Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản

Mục lục

Đánh giá post

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1. Chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Bộ KH&ĐT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, bao gồm cả việc tham mưu tổng hợp về các chiến lược. Bộ có hơn 1.000 nhân viên làm việc ở 3 trụ sở chính (không bao gồm Tổng cục Thống kê), chịu trách nhiệm lập kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và xây dựng các chính sách quản lý kinh tế nói chung trong các lĩnh vực cụ thể như là đầu tư trong nước và nước ngoài, các khu công nghiệp và khu chế xuất. Để đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thực thi công vụ, Ban Chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ KH&ĐT tư đã được thành lập và hoạt động tích cực.

Thực hiện các chỉ đạo đó của Chính phủ, Bộ KH&ĐT đã đẩy mạnh triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của Bộ. Chiến lược đến năm 2020 các hoạt động của Bộ KH&ĐT được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại; nhất là trong việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với những lĩnh vực bức thiết, liên quan đến người dân và doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin đầy đủ, toàn diện, hiệu quả, an toàn bảo mật trong các chức năng của Bộ, tiến đến từng bước hiện đại hóa quản lý và điều hành nội bộ; Hoàn thiện các quy định về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, tối ưu hóa hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng linh hoạt, hiệu quả yêu cầu phát triển mở rộng. Cụ thể được thể hiện:

Một là, triển khai đầy đủ toàn diện các hệ thống phục vụ hoạt động nghiệp vụ và quản trị nội bộ của Bộ. Tập trung xây dựng và triển khai đầy đủ toàn diện các bài toán phục vụ các chức năng, nhiệm vụ của Bộ KH&ĐT: kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, kế hoạch đầu tư công, các hoạt động về đấu thầu, đăng ký kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa… Ứng dụng công nghệ thông tin cho tất cả các mảng hoạt động quản trị nội bộ của Bộ, toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý điều hành nội bộ của Bộ KH&ĐT sẽ thực hiện trên môi trường mạng. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Hai là, phát triển và cung cấp dịch vụ công điện tử. Thực hiện mục tiêu chung là xây dựng nền hành chính công phục vụ người dân và doanh nghiệp, Bộ KH&ĐT tăng cường nghiên cứu và triển khai các dịch vụ công điện tử, từ đó tạo ra các kênh giao dịch và kênh thông tin trực tuyến giữa Bộ với các tổ chức, cá nhân có quan hệ với ngân sách nhà nước. Các dịch vụ công điện tử mà Bộ cung cấp sẽ xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của Bộ trong chính quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ. Một số dịch vụ công điển hình như đầu tư công, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư ra nước ngoài, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hỗ trợ về thủ tục đấu thầu…

Ba là, tăng cường kết nối, tích hợp và trao đổi thông tin. Liên kết, tích hợp, trao đổi thông tin giữa các ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ của Bộ, giữa Bộ với các đơn vị có liên quan sẽ được thực hiện thông qua một trục tích hợp ứng dụng của hệ thống Bộ. Từ đó đảm bảo cho quá trình liên kết các quy trình có sự liên quan chặt chẽ với nhau, hình thành một chuỗi các quy trình nghiệp vụ được ứng dụng công nghệ thông tin một cách đầy đủ, hiệu quả, hướng đến mục tiêu đồng bộ, chia sẻ, tái sử dụng thông tin giữa các ứng dụng trong các mảng nghiệp vụ khác nhau trong nội bộ cơ quan cũng như giữa Bộ với các đơn vị có liên quan.

Bốn là, xây dựng các hệ thống công nghệ thông tin theo hướng tập trung. Hệ thống công nghệ thông tin của Bộ sẽ được xây dựng, chuyển đổi theo mô hình tập trung, tạo cơ sở để phục vụ cho công tác quản lý và điều hành. Tập trung hóa cũng là nền tảng để triển khai việc liên kết, tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng công nghệ thông tin, điều chỉnh và hình thành nên các quy trình nghiệp vụ hoàn toàn dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.

Năm là, hiện đại hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, Bộ KH&ĐT đã xây dựng một hệ thống mạng trong Hà Nội với tốc độ mạng trục (từ Core tới các Distribution) là 10 Gbps; 100% máy tính để bàn của các đơn được kết nối mạng LAN. Về ứng dụng công nghệ thông tin, trong nội bộ Bộ KH&ĐT được triển khai đồng bộ, nhiều ứng dụng hoạt động ổn định nhiều năm và phát huy hiệu quả cao trong phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành; phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ; phục vụ các công tác khác. Kiến trúc ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ rõ ràng, tạo nền tảng cho việc tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện Bộ KH&ĐT đã triển khai sử dụng thống nhất các ứng dụng nội bộ về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể; Hệ thống thư điện tử;…

Để tăng cường thu hút vốn đầu tư nước ngoài và củng cố lòng tin của các nhà đầu tư, Việt Nam cần phải cải thiện cơ sở hạ tầng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin công cộng. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc có được một năng lực để cung cấp một lựa chọn nhanh chóng và linh hoạt trong việc cung cấp các dịch vụ công. Bộ KH&ĐT đã bắt đầu triển khai một kế hoạch dài hạn hướng tới mục tiêu này thông qua đầu tư vào các giải pháp cơ sở hạ tầng mạng hàng đầu. Bước đầu tiên là xây dựng và vận hành một trung tâm dữ liệu hiện đại, để không chỉ cung cấp các tài nguyên điện toán và lưu trữ theo nhu cầu mà còn bảo vệ và bảo mật dữ liệu liên tục 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần.

Trong quá trình triển khai thực hiện quản lý điều hành điện tử, Bộ KH&ĐT đã thực hiện tập trung hóa các dữ liệu hoạt động của mình vào một trung tâm dữ liệu phục vụ các hoạt động nội bộ. Ngoài ra, Bộ còn dự kiến triển khai một cổng thông tin điện tử để cho phép các nhà đầu tư thực hiện qua mạng được nhiều thủ tục mà hiện nay đang phải thực hiện thủ công. Chẳng hạn như các hoạt động quản lý thông tin đầu tư nước ngoài, theo dõi và đánh giá các dự án.

Sáu là, chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ công chức về công nghệ thông tin. Đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin của Bộ được chuyên môn hóa theo các vị trí công việc và thực hiện xây dựng, triển khai, quản trị, vận hành hệ thống công nghệ thông tin theo quy trình được chuẩn hóa; đội ngũ cán bộ nghiệp vụ và điều hành có đầy đủ năng lực để khai thác, sử dụng các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Hình thành các bộ phận chuyên trách về hỗ trợ ứng dụng tập trung toàn ngành, bộ phận an toàn thông tin của Bộ KH&ĐT. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Bảy là, thuê các doanh nghiệp bên ngoài vào quản trị, vận hành, hỗ trợ, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống công nghệ thông tin. Giải pháp thuê doanh nghiệp bên vào ngoài sẽ giúp cho nguồn lực công nghệ thông tin nội bộ tập trung vào nghiên cứu, phát triển, quản trị, vận hành các hệ thống công nghệ thông tin cốt lõi, quan trọng nhất của cơ quan Bộ. Đẩy mạnh thuê ngoài các hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục đòi hỏi nhiều nguồn lực sẽ cho phép huy động nhân lực công nghệ thông tin có chất lượng cao từ các nhà cung cấp dịch vụ để bù đắp thiếu hụt về nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong hệ thống để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển hệ thống công nghệ thông tin theo Chiến lược phát triển Bộ KH&ĐT đến năm 2020.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đang là nhu cầu cấp bách đối với cơ quan Bộ KH&ĐT. Trong những năm qua, thông qua các chương trình quản lý ứng dụng cũng như công tác hiện đại hóa và cải cách thủ tục hành chính, Bộ KH&ĐT đã không ngừng đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bởi vậy, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin đã luôn được lãnh đạo Bộ quan tâm. Thực hiện chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Bộ, định hướng đến năm 2020 cơ quan Bộ sẽ hoàn thiện nâng cao chương trình Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; tích hợp ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ với hệ thống quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ; hoàn thiện chương trình gửi và nhận văn bản điện tử, và xây dựng quy chế quản lý văn bản điện tử của Bộ.

Hoàn thiện và nâng cao chương trình Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc sẽ tạo một môi trường làm việc thân thiện cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong cơ quan. Mỗi cá nhân đều có thể dễ dàng khai thác chương trình, và có thể chủ động đóng góp kinh nghiệm cũng như tri thức của mình trong quá trình làm việc. Nó giúp cho Lãnh đạo Bộ, cán bộ công chức kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, nhận công văn, đọc công văn, xử lý công văn quá hẹn, chuyển công văn, tra tìm công văn dễ dàng… từ đó giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động, giảm chi phí về nhân lực và thời gian thu thập số liệu thông tin. Ngoài ra, nó cũng tăng cường khả năng lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, hợp lý và hiệu quả. Thông qua chương trình, lãnh đạo có thể kịp thời nắm bắt công việc và điều hành ở khắp mọi nơi, mang lại hiệu quả cao trong quá trình xử lý công việc.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Hỗ Trợ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

3.2. Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới. Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, truyền thông đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của cả xã hội, thúc đẩy phát triển KT – XH, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Đảng và Nhà nước ta luôn coi công nghệ thông tin và truyền thông là một trong những phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh quá trình CNH – HĐH. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, trong đó có việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính. Dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin như: Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa; Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006; Nghị định 64 2007 NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Để tổ chức triển khai thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, thời gian tới Bộ KH&ĐT cần cụ thể hóa các văn bản của Chính phủ, Bộ, ngành về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phù hợp với điều kiện của Bộ nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi cho việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ nói chung và công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi nói riêng, cụ thể như sau:

  • Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại các bộ phận, đặc biệt là văn thư Bộ. Chuẩn hóa các quy trình, tiêu chuẩn chuyên ngành, quy định về tạo nguồn thông tin, trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị được thuận lợi và an toàn;
  • Quy định quản lý các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin của Bộ;
  • Xây dựng các chính sách ưu tiên sử dụng các sản phẩm công nghệ thông tin sản xuất trong nước, có thương hiệu Việt Nam trong các công trình, hệ thống thông tin của Đảng, Nhà nước.

Để tổ chức triển khai kịp thời, có hiệu quả các chính sách của Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin, Bộ KH&ĐT cần hoàn thiện cơ chế kiểm tra, giám sát việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản nhằm tạo động lực cũng như chế tài nghiêm khắc đối với những thành tích cũng như sai phạm của công chức trong thực thi công vụ.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần ban hành Quy chế quản lý văn bản điện tử:  Hiện nay, Bộ Nội vụ đã soạn thảo dự thảo Thông tư quy định về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Một số cơ quan đã ban hành Quy chế riêng về quản lý văn bản điện tử như Bộ Y tế Quy chế ban hành kèm Quyết định số 4920 QĐ-BYT ngày 06 12 2013; Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm Quyết định 2018 QĐ-BTNMT ngày 01 9 2016; Ủy ban Dân tộc ban hành kèm Quyết định 67 QĐ-UBDT ngày 02 3 2018… Trên cơ sở đó, Bộ KH&ĐT cần sớm xây dựng và ban hành quy chế riêng về quản lý văn bản điện tử phù hợp với cơ quan mình.

Theo quy định tại Nghị định số 64 2007 NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Sử dụng văn bản điện tử sẽ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành và xử lý công việc của Bộ; Thực hiện chương trình cải cách hành chính nâng cao chất lượng, hiệu quả, chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước về công tác kế hoạch và đầu tư công; Khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử.

Xây dựng Chính phủ điện tử được xác định là nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Chính phủ trong giai đoạn 2018 – 2020 và những năm tiếp theo. Trong năm 2018, Chính phủ đã đặt mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử phục vụ người dân; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý hồ sơ công việc trên mạng máy tính; thực hiện kết nối liên thông các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu; thực hiện hiệu quả cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4; tăng cường bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng; nâng cao chỉ số về Chính phủ điện tử theo đánh giá của Liên hợp quốc.  Theo bảng tổng hợp kết quả triển khai các nhiệm vụ, Bộ KH&ĐT đã hoàn thành 05 05 nhiệm vụ được giao. Trong đó, về tỷ lệ đăng ký doanh nghiệp và đăng ký đầu tư qua mạng điện tử, trong quý I 2018, tỷ lệ hồ sơ đăng lý doanh nghiệp qua mạng điện tử cả nước đạt 58,01%, tăng hơn 26% so với cùng kỳ năm 2017. Số hồ sơ đăng ký đầu tư là 2.280, trong đó số hồ sơ kê khai qua mạng là 803 hồ sơ, đạt tỷ lệ 35,2%.

Thực hiện nhiệm vụ theo Nghị quyết số 01 NQ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, hệ thống thư điện tử công vụ, Bộ KH&ĐT đã triển khai Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc thống nhất tại tất cả các đơn vị trực thuộc. Hệ thống này và trục liên thông của Bộ đã được liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia để thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan. Đồng thời, để đẩy mạnh việc xử lý công việc, ngày 15 01 2018, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Chỉ thị số 02 CT-BKHĐT về việc triển khai chỉ đạo, điều hành qua mạng trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

Như vậy, hiện nay cơ quan Bộ KH&ĐT đã và đang triển khai việc gửi và nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan khác. Bởi vậy, nhất thiết cần xây dựng ban hành một Quy chế quản lý văn bản điện tử riêng cho cơ quan, để có căn cứ thống nhất trong công tác quản lý văn bản điện tử nói riêng và công tác quản lý văn bản nói chung.

Quy chế quản lý văn bản điện tử của Bộ KH&ĐT xây dựng sẽ dựa trên dự thảo của Bộ Nội vụ, Quy trình xử lý văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, trong đó cần chú ý đến các nội dung chính như sau:

Quy trình đối với Văn thư Bộ KH&ĐT và Văn thư của Vụ, Cục, đơn vị:

  • Cập nhật văn bản đến Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ công chức phòng Văn thư của Bộ hoặc cán bộ phụ trách công tác văn thư của các đơn vị (sau đây viết tắt là Văn thư) thực hiện nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây viết tắt là phần mềm Quản lý văn bản) và chuyển văn bản đến cho người, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến.

Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm Quản lý văn bản: Văn thư vào mục Văn bản đến qua mạng để kiểm tra văn bản do cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào số văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;

Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật thông tin văn bản đến và đính kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tệp tin .pdf trừ những văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn, Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.

  • Phát hành văn bản đi

Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức, và thông tin đã được chuyển đến trên phần mềm Quản lý văn bản qua mạng, Văn thư thực hiện các việc sau:

  1. Cấp số, ngày của văn bản đi từ phần mềm Quản lý văn bản qua mạng.
  2. Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
  3. Thực hiện ký chữ ký số của bộ phận Văn thư lên tất cả các tệp văn bản đính kèm. Ngoài ra bộ phận Văn thư có thể ký chữ ký số của cơ quan (hay lãnh đạo cơ quan) nếu được ủy quyền.
  4. Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.

Văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử chưa được chuyển đến bộ phận Văn thư và chưa có chữ ký số trên văn bản.

Quy định đối với cấp lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo phòng, ban:

  • Thường xuyên theo dõi phần mềm Quản lý văn bản để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các đơn vị và phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản tồn đọng hay quá hạn.
  • Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
  • Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ trong đơn vị thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị; cho phép phát hành văn bản đi và ký chữ ký số cho văn bản phát hành.

Quy trình đối với cán bộ tham gia xử lý văn bản:

1. Tiếp nhận văn bản

Cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là Cán bộ) trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc vào phần mềm Quản lý văn bản để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Phải kiểm tra văn bản được phân công xử lý trên phần mềm chậm nhất 2 giờ sau khi nhận được thông báo có văn bản mới đến trong ngày làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công. Cán bộ phải xử lý văn bản trong thời hạn được quy định.

2. Quy trình xử lý văn bản đến

  • Khi nhận được văn bản do Văn thư chuyển đến, lãnh đạo đơn vị cập nhật ý kiến và thực hiện chuyển trên phần mềm cho đơn vị hoặc cá nhân trong đơn vị để tham gia xử lý văn bản.
  • Cán bộ được giao phân công xử lý văn bản đến tiến hành lập tờ trình, dự thảo văn bản đi trên máy tính của mình, sau đó vào phần mềm Quản lý văn bản để gửi tờ trình và dự thảo văn bản đi (đối với văn bản đến cần trả lời bắt buộc phải gắn liên kết với dự thảo văn bản đi để phục vụ công tác theo dõi văn bản), sau đó tiến hành thực hiện các bước của Quy trình “Xử lý văn bản đi”.
  • Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, cán bộ phải cập nhật thông tin liên quan đến quá trình xử lý văn bản vào trong hồ sơ xử lý văn bản để theo dõi.

3. Quy trình xử lý văn bản đi

  • Đối với xử lý văn bản đi đã ban hành: Cán bộ sử dụng chức năng Văn bản mới ban hành trên “Bàn làm việc” của cá nhân để xử lý, cập nhật dữ liệu về văn bản đi được chuyển đến.
  • Đối với việc dự thảo văn bản đi:

Cán bộ được giao dự thảo văn bản đi, thực hiện trình ký gửi lãnh đạo đơn vị trên hệ thống phần mềm.

Lãnh đạo đơn vị kiểm duyệt và thực hiện ký số trên văn bản và đính kèm tất cả tệp văn bản, tài liệu liên quan vào hệ thống và chuyển cho bộ phận kiểm duyệt Trình Lãnh đạo Bộ để thực hiện các bước Chuyển phát hành trên hệ thống.

Văn thư thực hiện chuyển phát hành văn bản sau khi đảm bảo đúng quy định tại Quy trình phát hành văn bản đi ở trên.

Để công tác quản lý văn bản điện tử được hoàn thiện, cơ quan Bộ KH&ĐT cần sớm hoàn thành triển khai chữ ký số chuyên dùng trong công tác quản lý văn bản: Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Công tác quản lý văn bản được coi là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và với cơ quan Bộ KH&ĐT nói riêng, nhằm đảm bảo lưu chuyển thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo, quản lý điều hành công việc. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị. Với khối lượng đầu việc khổng lồ, việc quản lý văn bản, điều hành của các cơ quan Bộ KH&ĐT nếu thực hiện theo cách thủ công sẽ mất nhiều thời gian, công sức và gặp nhiều khó khăn.

Căn cứ Luật giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua từ năm 2005, trong đó có một chương quy định về chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; Nghị định số 26 2007 NĐ-CP, ngày 15 2 2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; ngày 01/7 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 05/2010/TT-BNV hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Thông tư 41 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước đã có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05 2 2018. Thực tế có rất nhiều Bộ đã ứng dụng chữ ký số trong công tác quản lý văn bản hay dịch vụ công. Đi đầu phải kể đến Bộ Tài chính, cùng các Bộ ngành như Bộ Giao thông vận tải, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tư pháp…

Bộ KH&ĐT cần triển khai kế hoạch ứng dụng chữ ký số chuyên dùng nhằm mục đích nâng cao tính an toàn, bảo mật và tin cậy của văn bản điện tử khi trao đổi qua môi trường mạng, nâng cao hiệu quả phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị thuộc Bộ KH&ĐT; Tăng cường sử dụng văn bản điện tử, hạn chế sử dụng văn bản giấy trong cơ quan Bộ KH&ĐT thông qua việc sử dụng chữ ký số, đảm bảo an toàn dữ liệu cho ứng dụng thư điện tử, các phần mềm ứng dụng khi cập nhật, trao đổi dữ liệu trên mạng.

Có thể hiểu: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Hay nói cách khác, Chữ ký số là thông tin đi kèm theo văn bản điện tử nhằm mục đích xác nhận danh tính của tổ chức cá nhân gửi, ký dữ liệu đó.

Chữ ký số được sử dụng để khẳng định dữ liệu có bị thay đổi hay không…

Tại Điều 8, Nghị định số 26 2007 NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:

  • Văn bản điện tử đã được ký bởi chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như văn bản giấy, được tiếp nhận và xử lý theo quy định; cơ quan phát hành không cần gửi bản giấy.
  • Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số.
  • Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.

Việc sử dụng Chữ ký số giúp cơ quan Bộ KH&ĐT:

  • Xác định giá trị pháp lý của văn bản điện tử phục vụ cho việc trao đổi với các cơ quan, đơn vị khác.
  • Bảo mật nội dung thông tin khi gửi nhận qua mạng Internet.
  • Giảm thiểu tối đa thời gian gửi nhận văn bản; chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký diễn ra tiện lợi và nhanh chóng qua mạng Internet. Tiết kiệm chi phí hành chính.
  • Không phải in ấn các văn bản, hồ sơ tài liệu.
  • Việc ký các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.

3.2.2. Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Đối với lãnh đạo Bộ KH&ĐT  Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

  • Thường xuyên theo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan;
  • Yêu cầu Ban chỉ đạo triển khai ứng dụng công nghệ thông tin có báo cáo, đề xuất về tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, kịp thời biết các khó khăn vướng mắc để sớm có biện pháp giải quyết;
  • Một điều không thể thiếu để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản trở thành nhận thức và thói quen của mỗi cán bộ, công chức đó là chính lãnh đạo phải là người gương mẫu, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin mà trước hết là sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Bộ.

Đối với lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước nói chung

  • Quán triệt trong các cấp quản lý vai trò của công nghệ thông tin;
  • Tăng cường vai trò lãnh đạo của người đứng đầu các cấp. Phải trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong công tác thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát triển nhanh, bền vững, nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị;
  • Lãnh đạo phải chủ động, có quyết tâm chính trị cao, theo sát và ủng hộ quá trình ứng dụng công nghệ thông tin ở cơ quan mình;
  • Hàng năm, tổ chức bình chọn nêu gương những đơn vị, cá nhân lãnh đạo tiêu biểu trong việc sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin thành công.

3.2.3. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới. Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, truyền thông đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của cả xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân.

Đảng và Nhà nước ta luôn coi công nghệ thông tin và truyền thông là một trong những phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh quá trình CNH – HĐH. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, trong đó có việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính.

Tăng cường và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức và kiến thức về công nghệ thông tin trong cơ quan, bảo đảm công nghệ thông tin là một trong các nội dung trọng tâm, thường xuyên trong các chương trình truyền thông của các cơ quan thông tin đại chúng các cấp. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công nghệ thông tin. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Để việc tuyên truyền thực sự có hiệu quả, Bộ KH&ĐT nên:

  • Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan đặc biệt đối với công tác quản lý văn bản;
  • Tổ chức một số các cuộc thi tìm hiểu về công nghệ thông tin;
  • Có thể lồng ghép nội dung về công nghệ thông tin trong các cuộc thi dành cho công chức ví dụ như cuộc thi Tìm hiểu về cải cách hành chính hàng năm…Bên cạnh đó, cần có chế độ động viên, khuyến kích công chức tham gia các cuộc thi đạt thành tích cao một cách xứng đáng;
  • Mở các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản để cán bộ công chức trong cơ quan đặc biệt là công chức thực hiện công tác văn thư tham gia.

3.2.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin

Trên thực tế, công nghệ thông tin đang giúp hệ thống hạ tầng ở Việt Nam giải quyết các “điểm nghẽn”, chẳng hạn hạ tầng đô thị đang cải thiện chất lượng bằng hệ thống giao thông thông minh; hạ tầng xã hội cũng đang dần đáp ứng các yêu cầu dịch vụ cơ bản bằng các giải pháp y tế điện tử, giáo dục điện tử… Đặc biệt, công nghệ thông tin cũng đang là hạt nhân tích cực nhất trong việc kết nối, tạo tính đồng bộ cho các hạ tầng.

Để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, thì việc cần thiết đó là phải xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đồng đều và hiện đại, đáp ứng nhu cầu khai thác phục vụ công việc được nhanh, kịp thời và chính xác. Với ba mục tiêu cơ bản: thay thế các thiết bị đã bị hư hỏng, hết khấu hao hoặc công nghệ đời thấp không đáp ứng công nghệ mới; trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; triển khai các phần mềm mới, trang bị cho các dự án phát triển tin học. Trong đó, thay thế các thiết bị đã bị hư hỏng, hết khấu hao hoặc công nghệ đời thấp không đáp ứng công nghệ mới là mục tiêu chính. Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

Cần đẩy mạnh việc xây dựng các chính sách thu hút, phối hợp với các doanh nghiệp mạnh về công nghệ thông tin nhằm triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin. Phát triển các hình thức thuê, khoán mời thầu trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng xã hội hóa nhằm tạo tính cạnh tranh trong các đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin cho Bộ.

3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Phát triển đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin chuyên nghiệp cả về số lượng và đảm bảo đáp ứng các chuẩn kỹ năng công nghệ thông tin quốc gia. Ưu tiên tập trung đào tạo kỹ năng về ứng dụng công nghệ thông tin cho công chức thực hiện công tác văn thư. Tập trung xây dựng chương trình, hợp tác trong và ngoài nước cho đào tạo nhân lực an toàn thông tin, an ninh mạng, đáp ứng tình hình cấp bách về đảm bảo an ninh mạng, an toàn thông tin, nhất là nguồn nhân lực phục vụ quốc phòng – an ninh.

Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin. Thực hiện chuẩn hóa kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin đối với công chức và trình độ này cần phải được tổ chức sát hạch một cách nghiêm túc và định kỳ. Liên quan đến trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, ngày 11 03 2014, Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số 03 2014 TT-BTTTT quy định chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia trực tiếp hoặc có liên quan đến hoạt động đánh giá kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin. Thông tư này là cơ sở giúp cho các Bộ, ngành, doanh nghiệp trong công tác tuyển dụng, nâng bậc trình độ sử dụng công nghệ thông tin cho nhân sự của mình; các đơn vị đào tạo có thể xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

Căn cứ theo những quy định trong Thông tư số 03 2014 TT-BTTTT, Bộ KH&ĐT cần nghiêm túc thực hiện và tạo điều kiện cho công chức được bồi dưỡng và sát hạch trình độ sử dụng công nghệ thông tin theo quy định, đặc biệt là công chức làm công tác văn thư. Bởi dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay, công nghệ luôn luôn thay đổi liên tục theo chiều hướng hiện đại và tiến bộ hơn, do đó, để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao thì cần đầu tư bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin cho công chức nói chung và công chức làm công tác văn thư nói riêng.

Hiện nay, khó khăn lớn nhất trong ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ KH&ĐT vẫn là việc nhân lực công nghệ thông tin không chỉ thiếu về lượng mà còn thiếu cả về chất. Do lương thấp, không có nhiều chế độ ưu đãi, nên cán bộ có trình độ công nghệ thông tin chỉ làm việc một thời gian ngắn, sau lại bỏ việc ra ngoài làm.

Để tăng cường chất lượng nhân lực công nghệ thông tin, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần:

Đào tạo đội ngũ cán bộ trực tiếp đang làm công tác công nghệ thông tin chuyên nghiệp hơn.  Tuyển dụng bổ sung các cán bộ giỏi có trình độ, tâm huyết ở các bộ, ngành, địa phương về công tác nhằm tăng cường nguồn nhân lực công nghệ thông tin có trình độ cao cho Bộ. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Có chính sách thu hút nhân tài về công nghệ thông tin. Tôn trọng và tạo điều kiện vật chất và tinh thần, tạo môi trường xã hội và môi trường làm việc tốt để khuyến khích những tài năng cá nhân về công nghệ thông tin phát triển, kích thích sự cạnh tranh lành mạnh.

Có chính sách về tiền lương, các ưu đãi về ngành nghề đặc thù và đánh giá đúng thành quả lao động, đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin: Ngoài hệ số lương theo chế độ quy định của nhà nước, các đơn vị nên có chế độ đãi ngộ với những cán bộ làm công nghệ thông tin để sao cho cân bằng mức thu nhập giữa làm cho nhà nước và làm cho các công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Chú trọng thu hút nhân lực công nghệ thông tin của đội ngũ trí thức khoa học ngoài nước. Xây dựng chính sách đãi ngộ hợp lý, đây là công tác trọng tâm cần được ưu tiên đầu tư. Kiện toàn bộ máy của đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin; Tổ chức đào tạo nội bộ và đào tạo qua triển khai thực hiện các công việc cụ thể.

Để hướng đến việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hiện nay tại Bộ KH&ĐT đạt 100%, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đạt hiệu quả cao, trong công tác tổ chức cán bộ cần có các biện pháp sau:

Tuyển dụng cán bộ công chức biết sử dụng tin học, đây là một tiêu chí quan trọng để tuyển dụng vì hiện nay nhiều chuyên viên không lập hồ sơ điện tử hoặc có lập hồ sơ điện tử nhưng chỉ mang hình thức đối phó.

Phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết về các lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Từ đó thay đổi lề lối làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại và hiệu quả.

Bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo cơ quan về nghiệp vụ quản lý công nghệ thông tin, mà cụ thể là tổ chức, điều hành việc triển khai trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu cho cán bộ, công chức chuyên trách về công nghệ thông tin để nâng cao năng lực đề xuất, xây dựng và triển khai biện pháp đáp ứng các điều kiện kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

Bố trí cán bộ, công chức, viên chức tham gia các khóa tập huấn sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang được triển khai trong cơ quan, đơn vị. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Xây dựng và nhân rộng điển hình tiên tiến; có cơ chế khen thưởng đối với các cá nhân, tập thể có thành tích cao trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đồng thời kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân chậm trong ứng dụng công nghệ thông tin.

Cử công chức tham gia các đoàn học tập kinh nghiệm thông tin ở các nước có nền hành chính hiện đại tiên tiến để có những tư duy mới, đề xuất mới nhằm phục vụ tốt hơn cho việc hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc hiện nay.

3.2.6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Tiếp tục duy trì, vận hành ổn định, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thư điện tử, các phần mềm dùng chung, các cơ sở sữ liệu chuyên ngành.

Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây dựng, nâng cấp, triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin.

Đồng bộ hóa hệ thống phần mềm dùng chung trong các cơ quan để việc gửi nhận văn bản được nhanh chóng, thuận tiện.

Triển khai việc áp dụng các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trên cơ sở bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn, kỹ thuật đã ban hành trong lĩnh vực an toàn, an ninh thông tin, xây dựng ban hành các nội quy, quy chế cần thiết để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin khi trao đổi văn bản điện tử.

Triển khai các giải pháp bảo mật mạng máy tính, Trung tâm dữ liệu; Hàng quý rà soát, đánh giá tổng thể an toàn, an ninh thông tin; Giám sát hoạt động cũng như an toàn, an ninh hệ thống hàng ngày; Thực hiện đầy đủ quy định liên quan đến ứng cứu sự cố.

Đảm bảo sự chính xác trong nội dung của văn bản điện tử được chuyển đến giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Các Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xác nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử được tạo ra từ hệ thống do mình quản lý.

3.2.7. Hợp tác và hội nhập về công nghệ thông tin Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Chủ động tìm hiểu, nắm bắt thông tin về các chương trình, dự án hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin của Chính phủ, bộ, ngành, các viện nghiên cứu để đề xuất triển khai các hợp phần công việc phù hợp trên địa bàn tỉnh; chủ động xây dựng các chương trình, dự án công nghệ thông tin để đề xuất tài trợ, hỗ trợ thông qua các chương trình hợp tác quốc tế của Trung ương.

Chủ động tham gia các chương trình hợp tác về công nghệ thông tin với các bộ, ngành, tỉnh lân cận, và các địa phương phát triển mạnh về công nghệ thông tin như: TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng…; tổ chức học tập kinh nghiệm, kết nối chia sẻ thông tin công nghệ thông tin với các tỉnh, thành phố khác.

Có cơ chế, chính sách thu hút các nhà làm công nghệ thông tin, chuyên gia trình độ cao, các đơn vị công nghệ thông tin có uy tín trong nước tham gia, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công nghệ thông tin của Bộ.

Tổ chức các chuyến đi tham quan nước ngoài đối với các cán bộ, công chức làm việc về lĩnh vực tin học và lĩnh vực văn thư hành chính. Việc đến các nước có nền hành chính tiên tiến, hiện đại sẽ giúp cho chuyên viên có tầm nhìn mới để từ đó nghiên cứu, học tập, đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nói chung và quản lý văn bản nói riêng.

Hợp tác với các nước có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, quản lý văn bản và hồ sơ công việc hiệu quả, từ đó ký kết các hiệp định hợp tác, tương trợ, chuyển giao, hỗ trợ kỹ thuật đối với lĩnh vực này.

Đẩy mạnh hợp tác với các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực công nghệ thông tin, phối hợp trao đổi, đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà khoa học nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông làm việc cho Việt Nam.

Tranh thủ hợp tác quốc tế để huy động các nguồn vốn đầu tư nước ngoài, đặc biệt là tranh thủ vốn ODA, nhằm đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước và phát triển hạ tầng viễn thông tại các vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo.

3.3. Khuyến nghị Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

3.3.1. Với Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Công nghệ thông tin là thành tựu văn minh của nhân loại, giữ vị trí cốt lõi tạo nên cuộc Cách mạng Thông tin, có tác động sâu sắc và đóng góp lớn tới sự phát triển mạnh mẽ của nhiều quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, công nghệ thông tin còn thúc đẩy sự chuyển biến của xã hội loài người sang giai đoạn mới như đã từng xảy ra với những tiến bộ công nghệ trước đây. Nghiên cứu về lãnh đạo phát triển công nghệ thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao vai trò kiến tạo phát triển của các đảng chính trị cầm quyền văn minh và các nhà nước dân chủ trên toàn cầu. Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT thực sự mang lại lợi ích và hiệu quả như mong đợi, tác giả xin khuyến nghị với Bộ Kế hoạch và Đầu tư một số nội dung sau:

Các cấp Lãnh đạo của cơ quan cần chủ động hơn trong việc truy cập, sử dụng hệ thống mạng nội bộ và những tiện ích của phần mềm quản lý văn bản nhằm phát huy được tối đa những công dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý công việc hàng ngày của mỗi cán bộ.

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng các tính năng của phần mềm quản lý văn bản trong giải quyết công việc hàng ngày của các Vụ, Cục, các cán bộ, công chức trong cơ quan.

Mặt khác, Lãnh đạo cơ quan phải thường xuyên cử cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư do cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư để nâng cao chất lượng công việc tại cơ quan. Thực tế cho thấy, do số lượng công chức làm công tác văn thư tại Bộ còn ít và bận nhiều việc chuyên môn nên hầu như công chức tại bộ phận này không được tham gia các lớp tập huấn về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thực thi công vụ.

Đồng thời, tại cơ quan nên tổ chức các buổi hội thảo bàn về các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng của công nghệ thông tin, cũng như phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư của cơ quan.

Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan phải nhận thức rằng quản lý văn bản là nhiệm vụ của toàn cán bộ trong cơ quan, vì thế các cán bộ trong cơ quan phải biết phát huy hết các tính năng của phần mềm quản lý văn bản trong giải quyết công việc hàng ngày của mình. Đặc biệt là các cán bộ văn thư cơ quan phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới về ứng dụng công nghệ thông tin nói chung cũng như phần mềm quản lý văn bản nói riêng trong công tác văn thư nhằm phát huy hết các tính năng ưu việt của công nghệ thông tin trong công việc của mình. Đồng thời thường xuyên phối hợp với các chuyên viên của bộ phận công nghệ thông tin cơ quan để cải thiện phần mềm sao cho phù hợp với thực tế ứng dụng tại cơ quan, góp phần nâng cao chất lượng công việc của cơ quan.  Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần nghiên cứu, vận dụng các quy định của pháp luật để xây dựng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi ngành nghề đặc biệt đối với đối tượng công chức là văn thư nhằm tạo động lực khuyến khích công chức làm việc và học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

3.3.2. Với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Các cơ quan nhà nước quản lý phải thường xuyên nghiên cứu, ban hành các văn bản về công tác văn thư, trong đó có quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Đồng thời, thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn cho các cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan về nghiệp vụ của công tác văn thư, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư để nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư của các cơ quan. Ngoài ra, phải đưa ra những chính sách khuyến khích các cơ quan triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác quản lý văn bản.

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản thì lãnh đạo cơ quan cần phải kết hợp nhiều biện pháp khác nhau như: nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, mua sắm đầy đủ các trang thiết bị, ban hành những quy định pháp lý trong công tác quản lý văn bản của cơ quan… làm được như vậy sẽ tạo điều kiện để việc quản lý văn bản bằng phần mềm phát huy được hết các tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng công việc của cơ quan, đáp ứng yêu cầu của quá trình hội nhập và Chính phủ điện tử hiện nay.

Tiểu kết chương 3

Công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản nói riêng là hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và duy trì các hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Việc hiện đại hoá công tác văn thư đó trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết. Vì vậy, cần phải cải tiến quy trình luân chuyển và xử lý văn bản đến, văn bản đi với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Những cải cách trên nhằm giúp cho công tác văn thư tại cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư làm tốt hơn nữa chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ có hiệu quả công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo và đảm bảo cho các hoạt động nghiệp vụ Bộ Kế hoạch và Đầu tư được an toàn, thông suốt và hiệu quả.

KẾT LUẬN Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Ứng dụng công nghệ thông tin để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng tới văn phòng không giấy tờ đang là mục tiêu xây dựng và phát triển của Chính phủ Việt Nam hiện nay.

Có thể thấy quy trình giải quyết công việc trong các cơ quan hành chính được xây dựng trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mục đích tạo dựng môi trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài qua mạng máy tính; nâng cao khả năng giám sát, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp. Lãnh đạo được cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện công việc của cấp dưới làm cơ sở cho quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư bước đầu đã có những kết quả đáng kể đó là: Tạo ra sự nhanh chóng, thuận lợi trong việc gửi tổ chức việc chỉ đạo, điều hành thường xuyên, chính xác, kịp thời. Đồng thời nó còn góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc của cán bộ công chức trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, tạo phong cách làm việc khoa học, hiện đại, chính xác, nhanh chóng thông qua việc quản lý và theo dõi các công văn, tài liệu, chuẩn hóa quy trình xử lý công việc của lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai thực hiện văn bản, dễ dàng hơn trong tìm kiếm, tra cứu văn bản; chuyên viên có thể chủ động nghiên cứu, tạo hồ sơ sớm hơn trước đây và có thể kiểm soát tiến độ công việc của mình; Tạo thuận lợi cho lãnh đạo các đơn vị trong việc giám sát, chỉ đạo, điều hành đơn vị. Tất cả những điều trên giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư thực hiện tốt hơn nữa vai trò tham mưu của mình đối với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY: 

===>>> Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x
()
x
Contact Me on Zalo
0877682993