Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận Văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện đan phượng, thành phố Hà Nội dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

2.1. Quy định pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

2.1.1. Lịch sử phát triển của chế định pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân xã

Lịch sử phát triển quy định pháp luật về chứng thực của Nhà nước ta từ khi giành được chính quyền (năm 1945) đến nay cho thấy hoạt động chứng thực có sự thay đổi khá phức tạp cả về tên gọi và thẩm quyền. Cụ thể như sau:

Một là, giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1986:

Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủ lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ban hành Sắc lệnh số 59/SL về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ. Theo đó, quyền thị thực thuộc về UBND các cấp, Chủ tịch UBND sẽ phụ trách và phải đề cử một đến hai ủy viên để thay mặt mình khi vắng mặt, khi chính mình cần thị thực, khi người đương sự đối với mình có thân thuộc về trực hệ như cha, mẹ, ông, bà. Ngày 29/02/1952, Chủ tịch nước đã ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Theo đó, thẩm quyền thị thực giấy tờ liên quan đến chuyển dịch bất động sản, đất đai giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp thực hiện [10].

Ở Miền Nam: Ngày 29/11/1954, Thủ tướng Ngô Đình Diệm đã ký ban hành Dụ số 43 về Quy chế Công chứng. Văn bản này kế thừa các quy định về công chứng tại miền Nam trước đó và bị ảnh hưởng rất nhiều công chứng của Pháp, với một Phòng Công chứng và công chứng viên là người Việt Nam, đặt dưới sự quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp của Việt Nam Cộng Hoà. Sau khi miền Nam được giải phóng, các Uỷ ban tiếp quản có nhiệm vụ điều hành công việc hành chính, các việc công chứng, thị thực được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: UBND cấp xã, cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Ở miền Bắc: sau năm 1975, trong khi chờ ban hành Bộ luật dân sự và các văn bản về tổ chức, kiện toàn hệ thống các CQHC, tư pháp trong đó có công chứng, thì các việc công chứng, thị thực cũng vẫn được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: UBND cấp xã, cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất [24].

Hai là, giai đoạn từ năm 1986 đến năm trước 2000:

Ngày 10/10/1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 574/QLTPK hướng dẫn thực hiện các việc công chứng Nhà nước. Đây là văn bản QPPL đầu tiên được ban hành để khai sinh ra những Phòng Công chứng theo mô hình của Liên Xô cũ. Theo đó, UBND cấp huyện, cấp xã được thực hiện những việc sau: chứng thực chữ ký; chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu, giấy ủy quyền, các hợp đồng về chuyển dịch tài sản và các hợp đồng có ý nghĩa khác; chứng nhận di chúc và văn bản thuận phân chia tài sản thừa kế và phải ra quyết định giao cho Ủy viên thư ký hay cán bộ phụ trách công tác tư pháp thực hiện. Ngày 15/10/1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 858/QLTPK về hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng quy định trình tự, thủ tục chứng thực (mặc dù chưa sử dụng khái niệm về chứng thực hoặc sử dụng lẫn lộn cả thuật ngữ công chứng, chứng thực).

Ngày 27/02/1991, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước. Đây là văn bản đầu tiên ở tầm Nghị định quy định việc công chứng của các UBND cấp huyện như: chứng nhận hợp đồng dân sự, giấy ủy quyền, di chúc, bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt. Để hướng dẫn thi hành, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành: Thông tư số 276/TT-CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng nhà nước, Thông tư số 120/TT-CC ngày 26/2/1992 hướng dẫn việc chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần, Thông tư số 84/TT-LB ngày 18/12/1992 của liên Bộ Tài chính – Tư pháp quy định chế độ thu lệ phí công chứng.

Ngày 18/5/1996, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP (thay thế cho Nghị định 45/HĐBT) về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Nghị định cũng đã sử dụng thuật ngữ chứng thực trong việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản. Theo đó, cả Phòng Công chứng và UBND cấp huyện đều có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính; UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định [20].

Ba là, giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2007: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Trong điều kiện xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, ngày 08/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Nghị định được ban hành để khắc phục những điểm còn bất cập của Nghị định số 31/CP, quy định cụ thể về công chứng, chứng thực; phạm vi công chứng, chứng thực, thẩm quyền, quyền, nghĩa vụ của người thực hiện, người yêu cầu công chứng, chứng thực; QLNN về công chứng, chứng thực; trình tự, thủ tục thực hiện.

Theo đó, chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định. UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác. Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp thực hiện việc chứng thực. Có thể nói, đây là văn bản pháp lý đầu tiên đã phân biệt giữa công chứng và chứng thực nhưng chỉ căn cứ trên chủ thể thực hiện.

Bốn là, giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2014:

Thực hiện chủ trương tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực theo Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29/11/2006 Quốc hội Khóa XI tại kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật Công chứng điều chỉnh tổ chức và hoạt động công chứng. Hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định này phát triển những quy định của Nghị định số 75, quán triệt tinh thần cải cách hành chính theo hướng mở rộng chủ thể có thẩm quyền chứng thực, xác định rõ phạm vi của hoạt động chứng thực, đơn giản hoá trình tự, thủ tục chứng thực.

Nghị định thực hiện phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ cho UBND cấp xã thực hiện các việc chứng thực. Trước đây, Nghị định số 75/2000/QĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính chỉ do Phòng Công chứng và UBND cấp huyện thực hiện nên ở nhiều địa phương có hiện tượng quá tải, gây bức xúc cho người dân. Với quan điểm chuyên nghiệp hóa, tăng cường phân cấp thẩm quyền cho chính quyền cơ sở để tạo thuận lợi cho người dân, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP phân cấp Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong đó hướng dẫn thẩm quyền chứng thực đối với một số tình huống cụ thể. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Sau hơn 4 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ-CP/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP, việc phân định thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã đã giải quyết việc quá tải, tạo điều kiện thuận lợi về thủ tục, thời gian, chi phí cho người dân. Tuy nhiên, việc phân cấp giữa Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã còn cứng nhắc, chưa tạo thuận lợi cho người dân trong một số trường hợp (ví dụ một bộ hồ sơ có cả giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến hai cơ quan là Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã). Vì vậy, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 sửa đổi, bổ sung, giao cho Phòng Tư pháp cấp huyện thêm thẩm quyền như UBND cấp xã là: chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ.

Năm là, giai đoạn từ tháng 4/2015 đến nay:

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nhất là quy định về phân định thẩm quyền chứng thực phân biệt rõ ràng về tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch,… Ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thay thế các văn bản trước đây. Nghị định này bao gồm V chương, 49 Điều với nhiều điểm mới so với các văn bản trước đó [13]. Các quy định này sẽ được phân tích cụ thể ở nội dung tiếp theo.

Tóm lại, thời kỳ từ 1945-1986, chứng thực là hoạt động thị thực giấy tờ của UBND theo quy định của Sắc lệnh số 59/SL ngày 15-11-1945; hoạt động trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất của Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp theo quy định của Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952; hoạt động công chứng, thị thực của UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Toà án, Công an, Cơ quan địa chính, nhà đất. Thời kỳ từ 1987-2007: hoạt động chứng thực được đồng nhất hóa với hoạt động công chứng theo quy định của Thông tư số 574/QLTPK ngày 10-10-1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; sau đó có sự tách biệt về tên gọi theo thẩm quyền theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000 về công chứng, chứng thực. Từ năm 2007 đến nay, hoạt động chứng thực mới được coi là hoạt động độc lập, phân biệt một cách cơ bản với hoạt động công chứng cả về tên gọi, tính chất và thẩm quyền.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Dịch Vụ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Luật

2.1.2. Pháp luật hiện hành về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Các văn bản pháp luật hiện hành quy định về chứng thực của UBND cấp xã gồm: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 3/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực; Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên.

UBND cấp xã có các thẩm quyền sau đây: Chứng thực bản sao Chứng thực hợp đồng, giao dịch: liên quan đến tài sản là động sản, đai, về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở, sản, là động sản, quy định của Luật nhà ở. Khi chứng thực các hợp đồng, giao dịch UBND cấp tham gia hợp đồng, giao dịch mà không phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng hiện chứng thực

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã là quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực;  về việc chứng thực của mình; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

(i) Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực như sau: Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, bao gồm các bước sau đây:

+ Về phía người yêu cầu chứng thực: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự được cập nhật trên trang web www.lanhsuvietnam.gov.

Lưu ý: Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 01/2020/NĐ-CP thì Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự [4].

+ Về cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực:

Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực của người dân, người thực hiện chứng thực phải tiến hành các bước sau [5]:

Bước 1: Tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực do người yêu cầu chứng thực xuất trình, kèm theo bản sao cần chứng thực (nếu có sẵn). Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Kiểm tra bản chính (đối chiếu các quy định về những loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để chứng thực, lưu ý kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc những trường hợp không được chứng thực không).

Bước 3: Đối chiếu bản chính với bản sao.

Bước 4: Ghi lời chứng theo mẫu lời chứng được quy định tại mục 1, phần I, Phụ lục kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Bước 5: Lấy số và ghi việc chứng thực vào sổ. Số chứng thực trong bản sao có chứng thực và số vào sổ chứng thực là một số thống nhất. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì số chứng thực được lấy theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực.

Bước 6: Thu phí, trả kết quả (bản chính + số lượng bản sao theo yêu cầu). Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Không thực hiện lưu trữ bản sao từ bản chính theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định số23/2015/NĐ-CP; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (theo Điều 22, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Địa điểm thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính: tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Tại trụ sở chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm: Bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần;Niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thời gian, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch; Niêm yết công khai bảng phí, chi phí chứng thực (Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Thời hạn thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc trước 15 giờ thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì phải thực hiện chứng thực trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Sổ chứng thực bản sao từ bản chính được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai và thực hiện theo từng năm. Số chứng thực bản sao từ bản chính là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển sổ, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực.

Mẫu lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính phải tuân thủ theo quy định tại mục 1, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

(ii) Thủ tục chứng thực chữ ký:

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Như vậy, người yêu cầu chứng thực chữ ký là người chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký trên đó, bảo đảm rằng giấy tờ, văn bản đó không trái pháp luật, đạo đức xã hội. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về việc chữ ký trên giấy tờ, văn bản đó là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản liên quan. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Địa điểm chứng thực chữ ký: tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực. Phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần, niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và phí, chi phí chứng thực tại trụ sở cơ quan.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực giống với chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Về lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký: Sau khi thực hiện chứng thực chữ ký, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ. Văn bản, giấy tờ đã chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tiến hành chụp lại từ giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp thì văn bản lưu trữ do người yêu cầu chứng thực cung cấp. Sổ chứng thực chữ ký được quy định tương tự như sổ chứng thực bản sao từ bản chính.

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký: Theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; Không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 và khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

Trình tự, thủ tục về chứng thực chữ ký đã được quy định chi tiết tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể[5]: Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký, cụ thể: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Người yêu cầu chứng thực chữ ký nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt.

Bước 3: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định tại mục 2, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Bước 4: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 5: Lấy số và ghi vào sổ chứng thực chữ ký: Số chứng thực trong văn bản, giấy tờ đã chứng thực chữ ký và số vào sổ chứng thực chữ ký là một số thống nhất. Số chứng thực chữ ký được lấy theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực.

Bước 6: Thu phí chứng thực, trả kết quả.

Trường hợp không được chứng thực chữ ký: Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo; Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Thực hiện chứng thực chữ ký trong trường hợp đặc biệt: các quy định về chứng thực chữ ký cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được (Điều 26). Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký phải tuân thủ theo quy định tại mục 2, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

(iii) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Quyền của người yêu cầu chứng thực: yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất trừ trường hợp việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà quy định tại khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất phải được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất và hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở phải được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có nhà ở. Đây là một trong những quyền dân sự của người dân. Pháp luật về chứng thực cũng như pháp luật khác liên quan có những quy định cụ thể nhằm bảo đảm cho người dân có thể thực hiện quyền của mình.

Nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực: Nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành; Chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch; Thực hiện đúng các yêu cầu khác liên quan đến trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật về chứng thực.

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Để bảo vệ quyền lợi cho người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, cơ quan thực hiện chứng thực cần lưu ý khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch…, thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.Trường hợp người lập di chúc đang ở trong tình trạng bị cái chết đe dọa thì cơ quan thực hiện chứng thực xem xét hồ sơ và không yêu cầu họ xuất trình loại giấy tờ này. Đối với loại giấy tờ như Giấy CMND và Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng/bản sao giấy tờ thay thế, do quy định không yêu cầu bản sao có chứng thực do vậy để bảo đảm tính chính xác của các loại giấy tờ này thì người yêu cầu chứng thực cần phải xuất trình bản chính để cơ quan chứng thực đối chiếu. Đồng thời, thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch cần có đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm các bước cụ thể như sau [5]:

Bước 1: Xem xét và tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực, hai bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ hành vi của mình, không bị ép buộc hay chịu bất kỳ một áp lực nào từ người khác thì thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể dài hạn hơn thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Bước 2: Các bên tham gia thực hiện ký kết hợp đồng, giao dịch: phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ thì phải có 02 người làm chứng. Người làm chứng phải đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Trường hợp có người phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Bước 3: Ghi lời chứng: Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực;

Bước 4:Lấy số chứng thực và ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch: Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 5: Thu lệ phí, trả kết quả cho các bên tham gia ký kết hợp đồng.

Bước 6: Lưu trữ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực. Hồ sơ lưu trữ bao gồm hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực và các giấy tờ có liên quan kèm theo hồ sơ.

Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt [13, Điều 11]. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch: tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực, trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Lời chứng của chứng thực hợp đồng, giao dịch: Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản. Có 5 mẫu lời chứng cụ thể cho 5 loại việc chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu trên. Trong quá trình thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực cần tuân thủ nghiêm túc về việc ghi mẫu lời chứng theo loại hợp đồng, giao dịch phù hợp. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, số chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định tương tự như trong chứng thực bản sao từ bản chính.

Giá trị pháp lý và hiệu lực của hợp đồng, giao dịch được chứng thực: có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức và nội dung. Cụ thể: Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch được xác lập; Hoàn toàn tự nguyện; Mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm các quy định của luật, không trái đạo đức xã hội. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.

Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch; Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào; cơ quan đó phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch; Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch: Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia, liên quan; Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

Lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực; Đối với hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch: Sau khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ, thời gian lưu trữ là 20 năm.

Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền của người yêu cầu chứng thực cũng như cơ quan thực hiện chứng thực. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

2.1.2.4. Quy định về trách nhiệm quản lý nhà nước và xử lý vi phạm của Ủy ban nhân dân cấp xã trong hoạt động chứng thực

Theo quy định tại khoản 3, Đ trình độ để giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã trong công tá vận động nhân dân chấp hàn các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo  phương; Định kỳ 6 tháng và hàng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.

Công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực. Chủ tịch UBND cấp xã, Phó Chủ tịch UBND cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.

Riêng nội dung về khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo (Điều 45): Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại; việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 44 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định một số nguyên tắc trong xử lý vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực. Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.Trong trường hợp người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do lỗi của mình thì sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

2.1.2.5. Pháp luật quy định về chế độ chính sách, phí và lệ phí, các điều kiện đảm bảo khác

• Phí chứng thực bản sao từ bản chính và các chi phí khác: Mức thu phí cấp bản sao từ bản chính là 2.000đ/trang, từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính [7].
• Phí chứng thực chữ ký: Tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp.
• Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: Việc thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND cấp xã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT- BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực. Cụ thể:

Phí chứng thực là 50.000đ/hợp đồng,giao dịch. Việc thu phí chứng thực căn cứ trên số chứng thực hợp đồng, giao dịch. Một hợp đồng giao dịch thu 50.000 đồng chứ không thu theo số bản của hợp đồng; Phí chứng thực việc sửa đổi, bổ xung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch là 30.000đ/hợp đồng, giao dịch; Phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực là 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch [8].

Ngoài ra, bên cạnh phí chứng thực thì còn có chi phí khác trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó. Mức trần chi phí do UBND cấp tỉnh quy định trên cơ sở thực tế địa phương.

2.2. Tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phương, thành phố Hà Nội Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Đan Phượng là huyện ngoại thành nằm ở phía Tây Thủ đô Hà Nội;phía Bắc giáp huyện Mê Linh, phía Tây giáp huyện Phúc Thọ, phía Đông giáp quận Bắc Từ Liêm, phía Nam giáp huyện Hoài Đức. Diện tích tự nhiên là 78,038 km2, dân số có 174.501 người tại thời điểm 01/4/2019.Huyện có 16 đơn vị hành chính trực thuộc gồm Thị trấn Phùng và 15 xã là: Đan Phượng, Đồng Tháp, Hạ Mỗ, Hồng Hà, Liên Hà, Liên Hồng, Liên Trung, Phương Đình, Song Phượng, Tân Hội, Tân Lập, Thọ An, Thọ Xuân, Thượng Mỗ, Trung Châu.

Tốc độ phát triển kinh tế trên địa bàn huyện khá mạnh, tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm gần đây đạt >9%. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch đúng hướng tăng tỷ trọng ngành thương mại – dịch vụ, cụ thể đến hết năm 2018: Công nghiệp – Xây dựng đạt 48,40%, Thương mại dịch vụ đạt 43,54%, Nông nghiệp đạt 8,06%. Năm 2019, huyện đã hoàn thành xây dựng nông thôn mới nâng cao tại 3 xã: Đan Phượng, Song Phượng, Liên Trung và hoàn thiện hồ sơ đề nghị công nhận cho 07 khác trên địa bàn, dự kiến hoàn thành huyện nông thôn mới nâng cao trong năm 2020 [31].

Cải cách hành chính trên địa bàn được thực hiện đồng bộ, quyết liệt trên các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy của hệ thống chính quyền từ huyện đến cơ sở được củng cố, kiện toàn, tinh giản biên chế, xây dựng quy chế làm việc, quy trình giải quyết công việc nội bộ và phân công rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm và hiệu quả. Cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, thực hiện tốt việc tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng chống tham nhũng. Các trang thiết bị phục vụ công vụ được trang bị đồng bộ, hiện đại đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành chính. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 đạt hiệu quả; Thực hiện có hiệu quả cơ chế một cửa, một cửa liên thông, liên thông 3 cấp, 100% các thủ tục hành chính được công khai ở cả cấp huyện và cấp xã, hầu hết các hồ sơ hành chính đều được giải quyết đúng và trước hạn (đạt 99%).

Trên cơ sở đó, việc tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn được triển khai thực hiện tương đối thuận lợi, đạt được những kết quả như sau: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Thứ nhất, về chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật chứng thực:

Để tổ chức triển khai có hiệu quả Chương trình công tác của UBND thành phố Hà Nội và Sở Tư pháp, trong nhiệm kỳ 2015 – 2020, phòng Tư pháp tham mưu giúp UBND huyện Đan Phượng xây dựng, ban hành và tổ chức triển khai 134 Kế hoạch, Quyết định, Chỉ thị về trọng tâm công tác Tư pháp, công tác chuyên môn về các lĩnh vực của ngành Tư pháp [31], trong đó có công tác chứng thực, các UBND cấp xã trên địa bàn huyện đã quán triệt việc triển khai thực hiện các Kế hoạch, Quyết định và Chỉ thị này. UBND huyện cũng lập các đoàn kiểm tra, tuyên truyền pháp luật, các cuộc thi tại các xã, thị trấn có liên quan tới công tác chứng thực. Thực hiện chủ trương hướng về cơ sở nhằm tập trung giải quyết những bất cập, hạn chế trong công tác Tư pháp, UBND huyện chỉ đạo Phòng Tư pháp tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra công tác tư pháp nói chung và công tác chứng thực nói riêng cho các xã, thị trấn để kịp thời nắm bắt những bất cập, vướng mắc chuyên môn ở cơ sở để chỉ đạo, hướng dẫn. Hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời giải đáp những khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực cho các xã, thị trấn.

Trên cơ sở các Kế hoạch của UBND huyện, UBND các xã, thị trấn đã kịp thời ban hành các kế hoạch triển khai thực hiện thuộc địa phương mình; đồng thời phối hợp tốt với Phòng Tư pháp huyện để tổ chức, triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung kế hoạch đề ra. Trong những năm qua, công tác chứng thực trên địa bàn các xã, thị trấn được triển khai thống nhất, đồng bộ, hiệu quả, hoàn thành cơ bản nhiệm vụ đề ra, góp phần thực hiện thắng lợi kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội địa phương.

Thứ hai, về đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại cấp xã:

Các UBND Nhìn chung, đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch cơ bản ổn định được đà đồng chí có bằng đại học, cao đẳng chuyên ngành Luật (bằng 92,6 %), 2 đồng chí có bằng thạc sỹ Luật (chiếm 7,4 %) [25]

Hàng năm, số cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại các UBND cấp xã đều được bồi dưỡng nghiệp vụ thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, các văn bản mới đều được phổ biến và tập huấn.

Thứ ba, về kết quả thực hiện thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã: thực mà pháp luật quy định. Các UBND cấp xã đều niêm yết công khai danh mục thủ tục hành chính thuộc hành chính của xã để cá nhân, tổ chức biết và phối hợp thực hiện.

Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp được UBND huyện chỉ đạo triển khai kịp thời đến các xã, thị trấn. Công tác chứng thực được UBND cấp xã quan tâm. Công chức sử dụng phần mềm một cửa điện tử, sổ chứng thực điện tử nên việc tra cứu hồ sơ nhanh và chính xác. Việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực các hợp đồng, giao dịch dân sự đảm bảo đúng quy định của pháp luật, giải quyết kịp thời yêu cầu của tổ chức, công dân giải quyết chứng thực tại UBND cấp giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ nhân, tổ chức; chủng loại, sơ cho công chức Tư pháp thực hiện chứng thực trả kết quả cho công dân. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Hiện nay, 13/16 xã, thị trấn tại Đan Phượng bố trí cán bộ tư pháp trực ở bộ phận một cửa để trực tiếp tiếp nhận các hồ sơ yêu cầu về chứng thực, khắc phục tình trạng người trực không phải là cán bộ tư pháp nên không thể giải thích và trả lời cho người dân mà chỉ có thể chuyển hồ sơ. Chỉ có 03 xã hiện nay vẫn chỉ có 01 cán bộ tư pháp nên chưa bố trí được cán bộ tư pháp trực ở bộ phận một cửa (Số liệu tự thống kê từ các Ủy ban nhân dân xã trên địa bàn huyện Đan Phượng).

Kết quả việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại các UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng từ năm 2015 đến nay như sau [32, 33, 34, 35, 36]: dư công chức làm công tác chứng thực và các Chủ tịch, phó Chủ tịch. Nội dung tập huấn là các quy định về công tá như: Quy định của bộ Luật dân sự, Luật đất đai, Luật hộ tịch, Luật hôn nhân và gia đình…

Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã được triển khai thực hiện thông qua các hội  chuyện chuyên đề, hệ thống loa truyền thanh xã để toàn thể cán bộ và nhân dân được biết.Tuy nhiên, nội dung tuyên truyền này vẫn bị coi là mảng nhỏ, ít quan trọng. Chính vì vậy, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã nằm trong chương trình chung của Sở Tư pháp thành phố và Phòng tư pháp huyện hàng năm còn thiếu đa dạng, phong phú về hình thức, chủ yếu là các hội nghị tập huấn mang tính một chiều, thiếu thảo luận, tương tác giữa báo cáo viên và công chức tư pháp, thiếu các hội thi liên quan đến xử lý tình huống phát sinh trong thực tế, tập huấn chuyên sâu về kỹ năng nghiệp vụ. Do đó, chính các cán bộ công chức tại cấp xã cũng chưa có hiểu biết đầy đủ về hoạt động này, thậm chí chưa phân biệt được thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”. Chưa có đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên có am hiểu sâu và kỹ năng truyền đạt thực sự tốt về nội dung này. Việc tuyên truyền cho người dân cũng chưa được thực hiện tốt, chủ yếu mang tính hình thức, phong trào, chính quyền và các đoàn thể nhân dân trong tuyên truyền. Điều này dẫn tới tình trạng nhiều tổ chức và công dân chưa phân biệt được hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, chưa hiểu biết về thủ tục, quy trình đặt ra. Công tác này nằm trong chương trình chung của Sở Tư pháp thành phố và Phòng tư pháp huyện,chương trình hàng năm còn thiếu đa dạng, phong phú về hình thức, chủ yếu là các hội nghị tập huấn mang tính một chiều, huyện động chứng thực trên địa bàn. Thông qua hoạt động thanh quy trình, thủ tục chứng thực; đồng thời thực hiện tốt các quy định về cải cách hành chính, niêm yết công khai TTHC.

Công tác lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo UBND cấp huyện theo quy định được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.

2.3. Đánh giá pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tế huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

2.3.1. Một số ưu điểm Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Trên cơ sở các quy định của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã và thực tế triển khai tại huyện Đan Phượng, có thể thấy pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành đã khắc phục được một số hạn chế của các văn bản trước đây, tăng thẩm quyền cho UBND cấp xã, đơn giản các thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Cụ thể như sau:

Một là, tăng thẩm quyền một cách phù hợp cho cấp xã, quy định rõ ràng hơn thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND xã, tránh tình trạng ùn tắc và đùn đẩy trong hoạt động chứng thực so với trước:

Khoản 2, điểm a), các phân định này dễ xác định hơn so với trước đây Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định.

Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã đáp ứng nhu cầu của thực tiễn, khắc phục được sự phiền hà, tốn kém cho tổ chức, cá nhân bằng việc xác định trên thực tế tại Điều 5, TTHC xã, tránh phiền hà, tốn kém, lãng phí thời gian, tiền bạc cho cá nhân, tổ chức.

Ba là, pháp luật quy định trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã được bổ sung, hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa TTHC, tạo thuận lợi cho cả cơ quan có thẩm quyền và người dân, qua thực tế trên đại bàn huyện Đan Phượng, có thể thấy cụ thể như sau: cũng là một đóng góp về cải cách TTHC. Việc bổ sung quy định về chế độ và thời hạn lưu trữ đối với từng loại văn bản, giấy tờ được chứng thực tạo thuận lợi cho UBND cấp xã trong triển khai thực hiện.

Ngoài cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính đã có trước đó, Thông tư 01/2020 của Bộ Tư pháp đã bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định mới); Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Thủ tục từng loại việc chứng thực cụ thể được cải thiện nhiều so với quy định trước đây, tạo thuận tiện cho người dân trong quá trình thực hiện: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể, hoàn thiện hơn:

Nghị định 23 đã tăng trách nhiệm của cá nhân, tổ chức thông qua trường hợp chứng thực sao y bản chính, đưa vào các quy định làm rõ một số trường hợp phát sinh trong thực tiễn như trường hợp bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp có từ 02 trang trở lên nhưng không có dấu giáp lai giữa các trang. Quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ là phù hợp với Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/06/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC, tránh tình trạng lãng phí và “lạm dụng bản sao có chứng thực” [30].

Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao phải sao, chụp như thế nào thì Thông tư 01/2020 mới đây cũng bổ sung quy định về chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Thủ tục chứng thực chữ ký phù hợp và thuận tiện hơn:

Trước đây, quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP còn vướng mắc như không có quy định về những trường hợp không được chứng thực chữ ký, có sự lẫn lộn giữa hoạt động chứng thực chữ ký với các hoạt động có tính chất xác nhận hành chính khác dẫn đến tình trạng lợi dụng việc chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch, chưa quy định cụ thể đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký mất năng lực hành vi dân sự/văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật dẫn đến khó khăn, lúng túng trong thực hiện. Mặt khác, việc chứng thực chữ ký của nhiều người trên cùng một văn bản cũng chưa có quy định cụ thể nên một số UBND đã từ chối nhiệm của người thực hiện chứ, trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật, được ủy. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Quy định về địa điểm chứng thực chữ ký đã giúp cho người dân dễ dàng thực hiện hơn đồng thời đặt ra các nguyên tắc mà người thực hiện chứng thực phải tuân thủ khi thực hiện nhằm bảo đảm việc chứng thực đúng pháp luật, hiệu quả. Ví dụ công dân bị liệt, không thể đi lại được có nguyện vọng chứng thực chữ ký trên Giấy tờ bán, tặng, cho xe cho con có thể được thực hiện tại nhà riêng của công dân. Việc quy định nhiều cơ quan có thẩm quyền có thẩm quyền chứng thực chữ ký đã giúp người dân dễ dàng trong việc lựa chọn cơ quan có thẩm quyền. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã bổ sung thêm về thẩm quyền và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực về việc chứng thực chữ ký. Qua đó bảo đảm thống nhất với chủ trương chuyển giao một phần việc chứng thực sang cho các Tổ chức hành nghề công chứng, giảm tải cho các UBND. Nghị định cũng không có quy định hạn chế về chữ viết khi yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Do đó, UBND cấp xã và các cơ quan khác có thẩm quyền chứng thực chữ ký giống nhau, không phân biệt về chữ viết.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã phân định rõ trách nhiệm giữa người thực hiện chứng thực và người yêu cầu chứng thực. Theo đó, có thể hiểu cơ bản người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về mặt “hình thức” của giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký. Qua đó, đề cao trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký, làm giảm các trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật.

Thông tư 01/2020 mới đây của Bộ tư pháp cũng quy định cụ thể hơn chỉ có 04 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. quy định này tạo điều kiện của cán bộ chứng thực có thể từ chối chứng thực đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên mà người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư 01/2020 cũng bổ sung quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực.Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Trước đây, tại Nghị định 23/2015 và Thông tư 20/2015/TT-BTP không đề cập đến yêu cầu này. Quy định bổ sung này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ tư pháp trong quá trình thực hiện. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Trên cơ sở các cải cách thuận lợi trong quy định của pháp luật, công tác chứng thực trên địa bàn huyện Đan Phượng đã được tổ chức thực hiện đồng bộ ở các xã, thị trấn, pháp luật chứng thực, hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao, không ngừng hoàn thiện, – xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn huyện. Kết quả thực hiện chứng thực qua các năm cho thấy, số lượng chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký và hợp đồng giao dịch đều có xu hướng tăng khi so sánh qua các năm, chỉ cá biệt ở chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2017 có tăng đột biến và cao hơn các năm tiếp theo [32, 33, 34, 35, 36]:

Bốn là, quy định rõ hơn cách thức xử lý văn bản chứng thực trái luật:Thông tư 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định cách xử lý văn bản chứng thực trái luật trong khi các văn bản trước đây mới chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc xử lý văn bản chứng thực trái luật. Theo Thông tư 01, đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý. Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.

2.3.2. Một số hạn chế, vướng mắc

Một là, pháp luật không có quy định định nghĩa về chứng thực mà chỉ đưa ra định nghĩa các hoạt động chứng thực cụ thể như: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Điều này dẫn tới thực tế đó là người dân không thực sự hiểu rõ bản chất của chứng thực cũng như bị nhầm lẫn giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực. Trong khi đó chứng thực chỉ là sự chứng nhận về mặt hình thức đối với các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch còn công chứng là sự chứng nhận về mặt nội dung của hợp đồng, giao dịch và bản dịch.

Hai là, các quy định chung về thủ tục chứng thực còn có một số điểm thiếu cụ thể, rõ ràng, gây ra những vướng mắc trong thực tế triển khai tại UBND cấp xã, cụ thể như sau: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực không tương thích với số lượng công chức tư pháp sẽ gây khó khăn trong đảm bảo thực hiện:  làm việc trong ngày tiếp theo liên tịch số 01/2009/TTLT-TP-NV của Bộ.

Tư pháp phải tham mưu, thực hiện nhiều nhiệm vụ khác như phải trực tiếp xuống cơ sở phối hợp trong thi hành án dân sự, tuyên truyền pháp luật, hòa giải, xác minh một số việc về hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch và thực hiện những công việc khác của UBND xã giao [2]. Như vậy, ở khu vực thành thị với lượng hồ sơ chứng thực lớn, số lượng công chức Tư pháp không phù hợp sẽ gây  đảm bảo thời hạn.

Nguy cơ chứng thực giấy tờ, văn bản giả:

Nguy cơ từ việc đơn giản hóa quá mức các thủ tục, giấy tờ: Nghị định 23/2015 không quy định cụ thể giấy tờ cá nhân phải xuất trình phù hợp với phường, thị trấn. Cơ quan thực hiện chứng thực thường quy định thêm một số loại giấy tờ để đảm bảo sự chặt chẽ đặc biệt trong trường hợp chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch.

Vướng mắc trong thực hiện chứng thực theo cơ chế một cửa: Thủ tục chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông đã tạo thuận lợi cho người dân, tiết kiệm chi phí, giảm bớt thời gian giải quyết, nâng cao trách nhiệm của cơ quan chứng thực. Tuy nhiên, cơ chế này cũng phát sinh một số hạn chế, nhất là đối với địa phương chưa bố trí được cán bộ Tư pháp tại bộ phận “một cửa”. Việc phải bố trí cán bộ từ các phòng nghiệp vụ khác tại bộ phận “một cửa” đã dẫn đến những khó khăn, phức tạp cho người có yêu cầu chứng thực. Ví dụ sau khi nộp hồ sơ tại bộ phận “một cửa”, người dân lại phải đến để trực tiếp ký tới gặp công chức tư pháp để kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ và thực hiện ký trước mặt, rồi sau đó mới đến lấy kết quả tại bộ phận “một cửa” do công chức Tư pháp chuyển tới, vừa gây phiền hà, lãng phí thời gian cho người dân, vừa làm giảm vai trò của mô hình “một cửa”.

Ba là, quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể còn chưa thực sự hoàn thiện, thiếu phù hợp, cụ thể, gây ra một số khó khăn, vướng mắc trong thực hiện tại UBND cấp xã từ thực tế huyện Đan Phượng như sau:

• Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Quy định về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bên cạnh những ưu điểm tạo ra cũng khiến cho một số công chức Tư pháp chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của UBND cấp xã đối với các văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận qua thực tế cho thấy trong một số trường hợp văn bản được thiết lập hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài, trình độ của công chức cấp xã chưa đáp ứng thì UBND cấp xã không tiếp nhận mà hướng dẫn về Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Điều này dẫn tới trong một số trường hợp quy định bị vô hiệu hóa.

Bất cập trong trường hợp bản chính có sự thay đổi so với bản sao có chứng thực mà công dân xuất trình: Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định cá nhân, tổ khi thực hiện các giao dịch nhưng lại một số bản chính các giấy tờ qua thời gian xác định trách nhiệm khi có tranh chấp, sai sót xảy ra… Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả hiện nay cũng rất khó khăn do việc làm giả rất tinh vi, khó phát hiện nhất là trong thời đại công nghệ thông tin, đặc biệt là khó kiểm soát hồ sơ giả có yếu tố nước ngoài.

Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực vẫn còn diễn ra. Theo quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bên cạnh việc tạo thuận lợi cho người dân, thì thực tế đã dẫn đến tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực một cách tràn lan. Mặc dù Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT- TTg ngày 20/6/2014 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính nhưng thực tế cho thấy, tại nhiều cơ quan có chức năng tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, vụ việc cho người dân, người tiếp nhận không kiểm tra, đối chiếu bản sao/bản chụp với bản chính giấy tờ, văn bản theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, mà thường yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực. Thực trạng này vừa gây phiền hà, tốn kém cho người dân, vừa gây nên sự quá tải cho UBND cấp xã. Bên cạnh đó còn xảy ra tình trạng một số nơi tự đặt ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực (không tiếp nhận bản sao đã được chứng thực quá 6 tháng) không chỉ làm phát sinh chi phí (cả về thời gian và kinh phí) của người dân mà còn làm gia tăng áp lực cho UBND cấp xã.

Về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp khi chứng thực bản sao từ bản chính: Thực trạng hiện nay có hiện tượng sử dụng Giấy phép lái xe, văn bằng, chứng chỉ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp nhưng là giấy tờ giả mạo. Việc Thông tư số 20/2015/TT-BTP quy định không phải hợp pháp hóa đối với một số loại giấy tờ như Giấy phép lái xe, văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm kèm theo văn bằng chứng chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân đã gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực khi xác định có phải bản chính hợp lệ hay không (do mẫu dấu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài rất đa dạng). Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

• Về thủ tục chứng thực chữ ký:

Đối với các xã chưa bố trí công chức Tư pháp tại bộ phận một cửa, công chức tiếp nhận hồ sơ là các chức danh chuyên môn khác thì việc thực hiện ký vào các giấy tờ được chứng thực chữ ký tiềm ẩn nhiều nguy cơ do không có chuyên môn về luật để thẩm định hồ sơ vì theo thông tư 01/2020 thì người tiếp nhận hồ sơ tiến hành ký trực tiếp vào lời chứng trước khi trình lãnh đạo ký chứng thực tổ chức; vi phạm quyền công dân (Điều 25, khoản 3). Quy định xã công chức Tư pháp.

Có sự mâu thuẫn giữa quy định về các trường hợp được/không được chứng thực chữ ký với các quy định của các văn bản chuyên ngành khác như:

Tại Điểm g, Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của UBND xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định của pháp luật về chứng thực” [6]. Trong khi Khoản 4, Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lại quy định “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch” thì không được chứng thực chữ ký, việc bán, cho, tặng xe về bản chất cũng là một hợp đồng dân sự vì nội dung là sự thỏa thuận của các bên, do đó thay vì chứng thực chữ ký thì phải chứng thực hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch. Trên thực tế, một số văn bản có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (như cam kết về việc bán nhà, giấy ủy quyền thực hiện các quyền liên quan đến quyền sử dụng đất…) thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký.

Lúng túng trong từ chối chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung đăng ký kinh doanh: thực tế không ít trường hợp người dân đem những giấy tờ, văn bản có nội dung đăng ký kinh doanh yêu cầu chứng thực chữ ký với nhiều mục đích dùng giấy tờ, văn bản này để tiến hành hoạt động kinh doanh với nhiều ngành nghề. Khi gặp các trường hợp này, nhiều cán bộ thực hiện chứng thực vẫn chứng thực chữ ký cho người dân. Qua rà soát, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành như Luật doanh nghiệp, Luật ngân hàng, Luật kinh doanh bất động sản, Luật luật sư, Luật trợ giúp pháp lý, pháp luật về tố tụng… thì về nguyên tắc, một cá nhân, tổ chức muốn kinh doanh bất cứ ngành nghề gì đều phải tuân thủ quy định của pháp luật chuyên ngành và phải được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động, trong đó xác định rõ chủ thể kinh doanh, phạm vi, hình thức, lĩnh vực hoạt động. Do vậy, việc chứng thực là không đúng.

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định. Tuy nhiên, vẫn có tình trạng các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

• Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định một thủ tục chung đối với việc chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch trong khi đó thực tế chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm rất nhiều loại giao dịch khác nhau. Đặc biệt là sau khi thông tư 01/2020/TT – BTP ra đời, hạn chế việc chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền, chỉ có 4 loại được chứng thực chữ ký, còn lại phải thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch. Vì vậy gây khó khăn cho việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho công dân chứng thực phải dự thảo hợp đồng, giao dịch nhưng với nhiều loại hợp đồng khác nhau, công dân không biết soạn dự thảo, công chức Tư pháp cũng không có hết các mẫu hợp đồng để hướng dẫn công dân cụ thể về việc  lỗi kỹ thuật trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đã tới mỗi nơi thực hiện một kiểu thực khi triển khai quy định này.

Quy định về trách nhiệm của người thực hiện chứng thực còn tạo ra tâm lý chủ quan: Theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Điều này gây ra tâm lý chủ quan, không rà soát kỹ nội dung hợp đồng, giao dịch, ảnh hưởng đến an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, thương mại trên thực tế.

Bốn là, có sự mâu thuẫn giữa Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và một số văn bản hướng dẫn thi hành: số 227/BTP-BTTP ngày 29/6/2015 của Bộ Tư pháp và văn bản số 2354/UBND- CP lại quy định: Đối với các địa bàn đã thực hiện chuyển giao chứng thực hợp đồng, văn bản từ UBND.

Năm là, quy định về phí chứng thực còn có những điểm bất hợp lý, mâu thuẫn giữa các văn bản:Theo phản ánh của cán bộ chứng thực tại địa bàn, Tại Khoản 4, Điều 9 Nghị định số 55/2015/NĐ-CP, các cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng theo quy định tại Điều 4 của Nghị định này không phải nộp lệ phí chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản [14]. Tại Khoản 1, Điều 5 Thông tư số 202/2016/TT-BTC ngày 9/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực đăng ký giao dịch bảo đảm đã quy định đối tượng được miễn phí gồm: “Các cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng thuộc một trong các lĩnh vực cho vay phục vụ phát triển nông nghiệp”. Ngày 7/9/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 116/2018/NĐ- CP, khoản 4, Điều 1 đã sửa đổi Khoản 4, Điều 9 Nghị định số 55/2015/NĐ-CP như sau: “Các cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng theo quy định tại Điều 4 của Nghị định này không phải nộp phí chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản tại phòng công chứng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác, phí đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm”. Trong khi đó, Tại Điều 5 Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực chưa được sửa đổi cho thống nhất với các quy định trên [8].

Sáu là, một số hạn chế khác từ thực tiễn huyện Đan Phượng: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Do ảnh hưởng của văn hóa làng xã nên có biện pháp chấn chỉnh bản kháng quyết liệt của người  Có trường hợp

Chủ tịch/Phó chủ tịch thì đến áp lực cho cán bộ chứng thực.

Sự bất cập về trình tự chứng thực còn phát sinh khi người ký chứng thực (Chủ tịch/Phó Chủ tịch) đi vắng thì hoạt động chứng thực bị gián đoạn. Điều này gây khó khăn trong đảm bảo trong ngày. Đây là vấn đề về gây bức xúc cho công chiếu; chất lượng chứng thực trong một số trường hợp chưa đảm bảo.

Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực.

Một số UBND cấp xã chưa thấy được mức độ nghiêm trọng của hậu quả do sai sót trong chứng thực; còn tình trạng tùy tiện trong việc ghi, thu phí chứng thực, tình trạng lạm dụng việc chứng thực để hợp thức hóa giấy tờ giả, giấy tờ bị sửa chữa nội dung. Thực tiễn này đòi hỏi cần có quy định chặt chẽ hơn về điều kiện, trình tự, thủ tục chứng thực để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người dân. Ngoài ra, còn có hiện tượng lợi dụng việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền để thực hiện một số hành vi như đòi nợ, khiếu kiện, khiếu nại… gây hoang mang, ảnh hưởng trật tự, an ninh xã hội, yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ có nội dung về ngành nghề kinh doanh để thực hiện kinh doanh mà không thực hiện đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp, lợi dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác (ví dụ, chứng thực chữ ký trong giấy tờ có nội dung về hộ tịch như cam kết về quan hệ cha, mẹ, con…); chứng thực chữ ký trong một số giấy tờ có nội dung liên quan đến tài sản nhưng tài sản lại không có thực hoặc không đúng thông tin thực tế… Những hoạt động này tiềm ẩn phát sinh tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính.

Một số địa phương đã tự quy định thêm một số loại giấy tờ khác, chẳng hạn như: Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, Công chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phải có giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản, v.v. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ là hợp lý để đảm bảo hợp đồng giao dịch được thực hiện đúng pháp luật, không gây thiệt hại cho các bên liên quan, thể hiện trách nhiệm của cơ quan chứng thực và đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia. Song, quy định thêm này lại trái với tinh thần của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nên có thể gây ra phản ứng.

Trong chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: “cam đoan chưa kết hôn với ai” (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh…”. Mặc dù những giấy tờ này không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”… Vì vậy, chứng thực chữ ký trong giấy tờ có nội dung nêu trên là chưa đúng quy định thủ quỹ UBND đồng thông theo quy định dẫn đến nguồn các đối tượng theo Thông tư số 226/2016/TT-BTC chưa được thực hiện thống nhất giữa các xã, quyền lợi người dân chưa được đảm bảo.

Trên thực tế, hoạt nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở chưa sâu sát dẫn đến những khó khăn, vướng mắc, sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chấn chỉnh kịp thời.

2.3.3. Nguyên nhân hạn chế Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Một là, chưa nhận thức hết tầm quan trọng và việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực liên quan tới thẩm quyền của UBND cấp xã:

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền soạn thảo và ban hành văn bản pháp luật về chứng thực chưa có sự coi trọng thực sự đối với hoạt động chứng thực nên việc sửa đổi, hoàn thiện pháp luật về chứng thực nói chung và chứng thực tại UBND xã nói riêng không được chú trọng từ sớm giống như các lĩnh vực khác. Nhận thức về tầm quan trọng của hoạt động này trong việc đảm bảo các quyền và nghĩa vụ cơ bản của người dân, trong cải cách hành chính, thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội, về đặc thù và vai trò của UBND cấp xã trong việc thực hiện hoạt động này chưa sâu sắc. Chính vì vậy, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa tích cực trong việc nghiên cứu, tìm hiểu thực tế tại địa phương, các yêu cầu mới đặt ra và khả năng đáp ứng của nhà nước, những vướng mắc đặt ra trong thực tiễn của các quy định hiện hành để không ngừng sửa đổi, bổ sung, tiến tới hoàn thiện các pháp luật về chứng thực. Đây chính là nguyên nhân quan trọng dẫn tới việc hệ thống pháp luật về chứng thực còn nhiều điểm chưa phù hợp với thực tế, gây khó khăn cho cả việc triển khai của UBND cấp xã, cho cả người dân.

Pháp luật về chứng thực là pháp luật về hình thức (pháp luật về thủ tục). Vì vậy, việc áp dụng và thực hiện pháp luật về chứng thực phải phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực, là các quy định về nội dung thuộc các hoàn thiện, tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, pháp luật chứng thực ở Việc định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản QPPL khác.

Hai là, trình độ, quy trình lập pháp còn hạn chế, chưa có sự khảo sát, đánh giá tác động toàn diện các quy định liên quan đến thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã trước khi ban hành: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Trình độ lập pháp của các cơ quan nhà nước hiện nay còn có phần hạn chế cũng là là yếu tố chi phối trực tiếp khiến pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã còn thiếu cụ thể, rõ ràng, chưa thực sự phù hợp với thực tế. Quy trình lập pháp hiện nay cũng còn đơn giản, thiếu thốn về tài chính, trình độ cán bộ làm công tác lập pháp còn hạn chế, giai đoạn đánh giá bất cập và đánh giá tác động của các phương án quy định còn chưa được coi trọng. Chính vì vậy, quá trình khảo sát các bất cập, hạn chế của quy định về chứng thực liên quan tới thẩm quyền của UBND cấp xã chưa được thực hiện một cách bài bản trước khi bắt tay vào xây dựng, sửa đổi, bổ sung nên những vướng mắc đang đặt ra trong thực tiễn chưa được tổng hợp, phân tích một cách cặn kẽ, thấu đáo để đưa ra phương án giải quyết một cách cụ thể, chi tiết, dự liệu hết được những tình huống phát sinh trong thực tiễn. Do đó, một số quy định chưa bao quát hết được thực tiễn, thiếu cụ thể hoặc chưa phù hợp với nhu cầu của người dân, với đặc thù của UBND cấp xã. Nguồn lực đầu tư cho công tác xây dựng pháp luật cũng còn hạn hẹp.

Ba là, năng lực tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã còn hạn chế:

Năng lực tổ chức thực hiện của các chủ thể có thẩm quyền trong đó có UBND cấp xã như đã phân tích tại chương 1 chủ yếu bao gồm năng lực, kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ, công chức thực hiện chứng thực, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật có thể huy động để trang bị cho công tác chứng thực tại UBND cấp xã. Trước hết, năng lực tổ chức thực hiện pháp luật của UBND cấp xã trong cả nước không đồng đều giữa thành thị và nông thôn, xét trên mặt bằng chung thì năng lực này còn hạn chế như năng lực của cán bộ, công chức chưa cao, nguồn lực tài chính hạn hẹp, trang thiết bị còn thiếu hiện đại. Điều này dẫn đến các nhà làm luật khi lựa chọn phương án xây dựng các quy phạm pháp luật về chứng thực liên quan đến thẩm quyền của UBND xã phải cân đối trên cơ sở mặt bằng chung còn hạn chế đó. Do đó, các UBND cấp xã tại khu vực thành thì dù năng lực tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực có phần tốt hơn cũng vẫn phải tuân thủ theo các quy định chung của pháp luật có phần chưa phù hợp với thực tế tại thành thị.

Khi đặt nguyên nhân nhân này vào thực tế huyện Đan Phượng, có thể thấy rõ các khía cạnh cụ thể của nguyên nhân này như sau: Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Trước hết, công tác chứng thực chưa thực sự được các UBND cấp xã tại Đan Phượng quan tâm đúng mức: Nhận thức về công tác chứng thực của UBND huyện và đặc biệt là UBND xã tại Đan Phượng chưa sâu sắc, nhiều cán bộ, công chức vẫn có nhận thức đồng nhất hoạt động công chứng với chứng thực, chưa thấy hết được tầm quan trọng và đặc biệt là tính chất phong phú, phức tạp của hoạt động này cũng với những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng có thể được tao ra nếu như hoạt động này không được thực hiện một cách đúng đắn. Chính vì vậy, chưa có sự đầu tư thích đáng, chỉ đạo sâu sát thường xuyên, quan tâm đúng mức đối với việc thực hiện các quy định của pháp luật về vấn đề này.

Các nguồn lực về cơ bản là đáp ứng nhu cầu nhưng cũng còn một số hạn chế nhất định. Chưa có chính sách bố trí máy photo dịch vụ cho người dân nên khi thiếu giấy tờ người dân phải tự photo bên ngoài, có nơi phải đi xa rồi quay lại nên mất khá nhiều thời gian. Chất lượng nhân sự thực hiện chứng thực còn chưa thực sự đáp ứng. Tỷ lệ công chức được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và sự phức tạp của các giao dịch, hợp đồng, còn cần đến những hiểu biết liên quan tới các chuyên ngành khác. Bên cạnh đó, cũng đặt ra đòi hỏi cao về ngoại ngữ, tin học trong khi trình độ này của cán bộ, công chức cấp xã còn hạn chế. Số lượng công việc ngày càng gia tăng cùng với quá trình đô thị hóa dẫn đến tình trạng nhiều định trong quy trình thực hiện.

Bốn là, điều kiện kinh tế, xã hội, năng lực thực thi pháp luật chứng thực tại UBND xã của người dân còn có một số hạn chế:

Nhìn chung, xét trên bình diện chung quy định của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã thì mặt bằng nhận thức pháp luật, điều kiện kinh tế – xã hội của người dân trên phạm vi cả nước còn chưa cao nên các nhà làm luật phải lựa chọn quy trình phù hợp với mặt bằng chung, dẫn tới một số thủ tục trực tuyến có thể áp dụng ở đô thị cũng không thể thế chế hóa thành quy định chung của pháp luật áp dụng cho cả nước do còn tính toán đến yếu tố phù hợp với địa bàn nông thôn. Mức phí áp dụng cũng phải hợp lý, không thể thu phí cao. Từ thực tế huyện Đan Phượng cho thấy hiểu biết pháp luật của người dân liên quan đến chứng thực nhìn chung còn chưa sâu nên có những thủ tục phải giải thích, hướng dẫn nhiều lần. Huyện Đan Phượng thuộc địa phương. Do vậy, ngoài quan hệ công việc thì giữa công dân và cán bộ, công chức còn có quan h . Do đó, trong việc thực hiện chứng thực còn có thể dẫn tới sự nể nang, bỏ qua quy định.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

Chương 2 khái quát lịch sử pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã, chỉ ra trong các giai đoạn trước đây, quy định pháp luật gần như đồng nhất hoạt động chứng thực và công chứng, từ năm 2007 tới nay, chứng thực mới có sự tách bạch tương đối với công chứng về tên gọi, tính chất, thẩm quyền. Chương 2 tiến hành phân tích, đánh giá các quy định của pháp luật hiện hành và việc tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng, từ đó rút ra những nhận xét cơ bản sau đây: (i) Về ưu điểm: pháp luật đã tăng thẩm quyền một cách phù hợp cho cấp xã, quy định rõ ràng hơn thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND xã, tránh tình trạng ùn tắc và đùn đẩy trong hoạt động, pháp luật quy định trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã được bổ sung, hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa TTHC, tạo thuận lợi cho cả cơ quan có thẩm quyền và người dân, qua đó giúp UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng tổ chức thực hiện hiệu quả các quy định đề ra; (ii) Về hạn chế: pháp luật không có định nghĩa về chứng thực, các quy định chung về thủ tục chứng thực còn có một số điểm thiếu cụ thể, rõ ràng, quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể còn chưa thực sự hoàn thiện, thiếu phù hợp, cụ thể, gây ra một số khó khăn, vướng mắc trong triển khai thực hiện trên địa bàn… Các nguyên nhân cơ bản rút ra là: chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực liên quan tới thẩm quyền của UBND cấp xã ,trình độ, quy trình lập pháp còn hạn chế, chưa có sự khảo sát, đánh giá tác động các quy định trước khi ban hành, năng lực tổ chức thực hiện của UBND, điều kiện kinh tế, xã hội, năng lực thực thi pháp luật chứng thực. Các hạn chế và nguyên nhân rút ra sẽ là cơ sở quan trọng để đề ra các giải pháp hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trong Chương 3. Luận văn: Thực trạng pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY: 

===>>> Luận văn: Giải pháp pháp luật về chứng thực tại ủy ban xã

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com