Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản

Mục lục

Đánh giá post

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

2.1. Khát quát về cơ quan Bộ kế hoạch và Đầu tư và Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

Căn cứ theo Nghị định số 123 2016 NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;

Căn cứ theo Nghị định số 86 2017 NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&ĐT;

Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê, bao gồm: Tham mưu tổng hợp về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, kế hoạch đầu tư công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tư trong nước, đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ theo quy định của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Căn cứ theo Nghị định số 86 2017 NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư; cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư bao gồm 33 Vụ, Cục, Đơn vị bao gồm:

Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân
Vụ Kinh tế địa phương và lãnh thổ
Vụ Tài chính, tiền tệ.
Vụ Kinh tế công nghiệp.
Vụ Kinh tế nông nghiệp.
Vụ Kinh tế dịch vụ.
Vụ Kết cấu hạ tầng và đô thị.
Vụ Quản lý các khu kinh tế.
Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tư.
Vụ Kinh tế đối ngoại
Vụ Lao động, văn hóa, xã hội
Vụ Khoa học, giáo dục, tài nguyên và môi trường
Vụ Quản lý quy hoạch
Vụ Quốc phòng, an ninh
Vụ Pháp chế
Vụ Tổ chức cán bộ
Vụ Thi đua – Khen thưởng và Truyền thông
Văn phòng Bộ
Thanh tra Bộ
Cục Quản lý đấu thầu
Cục Phát triển doanh nghiệp
Cục Đầu tư nước ngoài
Cục Quản lý đăng ký kinh doanh
Cục Phát triển Hợp tác xã
Tổng cục Thống kê
Viện Chiến lược phát triển
Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
Trung tâm Thông tin và Dự báo kinh tế – xã hội quốc gia
Trung tâm Tin học
Báo Đầu tư
Tạp chí Kinh tế và Dự báo
Học viện Chính sách và Phát triển
Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ Kinh tế – Kế hoạch

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Nhận Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2.1.2. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

Căn cứ Quyết định số 1868 QĐ-BKHĐT ngày 21 12 2017 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ; Quyết định 386 QĐ-VP ngày 28 03 2018 quy định nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ.

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ KH&ĐT, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của Bộ; kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý công tác kế hoạch – tài chính, tài sản của Bộ KH&ĐT và thực hiện công tác hành chính, quản trị, lễ tân đối với các hoạt động của cơ quan Bộ. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ KH&ĐT có chức năng giúp Bộ trưởng, Chánh Văn phòng trong công tác Văn thư, đánh máy, in chụp văn bản, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong nước và đầu tư ra nước ngoài, công tác hành chính văn phòng. Phòng bao gồm các bộ phận phụ trách các phần công việc sau: bộ phận văn thư, bộ phận in chụp, bộ phận scan đánh máy. Trong đó nhiệm vụ chiếm phần khối lượng công việc lớn nhất của phòng là công tác quản lý văn bản.

Công tác quản lý văn bản trong phòng bao gồm các công việc:

Tiếp nhận các loại văn bản, hồ sơ dự án và những tài liệu khác gửi đến Bộ, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng Bộ phân, chia và scan văn bản, chuyển văn bản đến Lãnh đạo Bộ và các đơn vị trong cơ quan để xử lý.
Mã hoá văn bản, tài liệu theo chuyên mục; lưu giữ thông tin và cập nhật. Theo dõi quá trình xử lý văn bản để có thông tin thường xuyên phục vụ các cấp lãnh đạo điều hành công tác.
Quản lý công văn đi – đến trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, quản lý thông tin văn bản gửi, nhận điện tử của Bộ với các cơ quan trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Thực hiện quy trình gửi, nhận, cập nhật văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc theo quy định. Chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật tình hình xử lý văn bản đến của các đơn vị thuộc Bộ lên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. – Quản lý và sử dụng các con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ. Quản lý và sử dụng Chứng thư số chuyên dùng của Bộ và Văn phòng Bộ theo quy định. – Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; làm thủ tục phát hành các văn bản đi theo quy định.
Phụ trách thông tin liên lạc trong và ngoài cơ quan bao gồm: Điện thoại, điện báo, điện mật, fax đi – đến, liên lạc và chuyển phát các loại công văn theo quy định.
Sắp xếp, nộp lưu văn bản theo quy định;
Tiếp nhận điện mật đến, chuyển giao và phát hành điện mật đi; – Đội ngũ cán bộ công chức trong phòng gồm cán bộ công chức chuyên trách và hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Tất cả đều được đào tạo về công tác văn thư, công tác quản lý văn bản để phục vụ tốt cho công việc của phòng.

2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

2.2.1. Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Triển khai hệ thống phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản qua mạng thực chất là một hệ thống hỗ trợ toàn diện hoạt động văn bản trong cơ quan Bộ trên mạng (bao gồm Internet, VP-NET hoặc Interanet). Phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin này cung cấp một hệ thống thủ tục tin học nhằm giải quyết công tác điều hành trong cơ quan Bộ thông qua văn bản với một cơ chế quy định và kiểm soát trách nhiệm rạch ròi, nhắc nhở công việc và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo Bộ.

Mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ sự chậm trễ trong giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quyền lực của người quản lý. Mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản còn được coi là một giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ công việc của Bộ KH&ĐT.

Chương trình “Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” được thiết kế dựa trên mô hình hoá tổ chức của công tác văn thư. Tất cả các công văn đi, công văn đến đều được lưu trữ trên máy chủ và gửi đến các đơn vị trực thuộc cũng như cá nhân trên mạng nội bộ của Bộ. Điều này đã làm thay đổi phương thức làm việc cũng như quản lý và điều hành công việc trong cơ quan Bộ. Xét về mặt lý thuyết, mô hình quản lý hành chính của Bộ KH&ĐT bao gồm các mối tác động và quan hệ giữa lãnh đạo Bộ với các tổ chức trực thuộc thông qua đầu mối là Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ đóng vai trò như là đầu mối thay mặt cơ quan Bộ giao tiếp với bên ngoài (thông qua hệ thống văn bản đi – văn bản đến). Mọi văn bản chính thức từ bên ngoài gửi đến cơ quan Bộ đều phải qua Văn phòng Bộ (bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính) đăng ký, sau đó cán bộ văn thư theo trình tự thủ tục sẽ chuyển giao văn bản về đơn vị chuyên môn để giải quyết. Tương tự như vậy, mọi luồng văn bản được hình thành từ các đơn vị chức năng của cơ quan Bộ khi phát ra sẽ phải qua bộ phận văn thư để đăng ký và phân phát.

Căn cứ theo Quyết định số 1149 QĐ-BKHĐT ban hành ngày 26 08 2013 Ban hành quy chế quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ KH&ĐT. Và gần đây nhất là Chỉ thị số 02 CT-BKHĐT ban hành ngày 15 01 2018 về việc triển khai, chỉ đạo điều hành qua mạng trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ là hiện đại hóa trong quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc. Bởi vậy, công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ hữu ích của các cán bộ và là nguồn thông tin quan trọng trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Ngày 12/4/2016, Thứ trưởng Đặng Huy Đông – Phó Trưởng ban Chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin Bộ KH&ĐT đã ký ban hành Quyết định số 489 BKHĐT- BCĐƯDCNTT về việc triển khai thực hiện Kết luận của Ban Chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin Bộ KH&ĐT. Theo đó, nhiệm vụ cụ thể trong ứng dụng công nghệ thông tin được giao cho các đơn vị thuộc và trực thuộc. Đối với Văn phòng Bộ, nhiệm vụ được giao cụ thể như sau: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Thực hiện số hóa các văn bản phát hành của Bộ và cập nhật trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và thực hiện gửi điện tử (không gửi bản giấy) đối với 100% các văn bản khi gửi các đơn vị thuộc Bộ;

Phối hợp với các đơn vị cập nhật đầy đủ hạn trả lời của các văn bản đến và các văn bản đi trả lời trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ để cung cấp số liệu về tỷ lệ hồ sơ đúng hạn trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ;
Tổ chức xây dựng Quy chế về công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao Bộ KH&ĐT.

Ngày 30 01 2017, Bộ KH&ĐT đã ban hành Quyết định số 1742 QĐBKHĐT về việc Phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin năm 2018 của Bộ KH&ĐT.

Theo đó, trong năm 2018, Bộ KH&ĐT đặt ra bốn mục tiêu tổng quát, như sau:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;
Ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ của Bộ;
Phát triển hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo nền tảng phát triển Công nghệ thông tin tại Bộ, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin;
Tích hợp, kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong Bộ, tạo lập môi trường chia sẻ thông tin qua mạng giữa các đơn vị; Tích hợp, kết nối với các cơ quan khác.

Để thực hiện các mục tiêu tổng quát nêu trên, Bộ KH&ĐT đã cụ thể các mục tiêu như sau:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ cơ quan: 100% đơn vị ứng dụng Hệ thống Quản lý thông tin tổng hợp; 100% đơn vị ứng dụng điều hành qua mạng trên Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; 100% thủ trưởng các đơn vị sử dụng chữ ký số; 100% đơn vị ứng dụng Hệ thống thư điện tử; Ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác: Kế toán; Quản lý tiền lương, Quản lý tài sản, …; 100% các chủ đầu tư thuộc Bộ ứng dụng Hệ thống thông tin về đầu tư sử dụng vốn nhà nước trong công tác báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư và báo cáo Kế hoạch đầu tư công; 100% các đơn vị liên quan trong công tác tổng hợp kế hoạch đầu tư công ứng dụng Hệ thống thông tin về đầu tư công.
Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân và doanh nghiệp: Cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử và các trang tin điện tử; Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài: đạt 10% tỷ lệ cấp giấy chứng nhận đầu tư qua mạng cho Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư; Ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký kinh doanh: đạt 50% trên cả nước cấp đăng ký kinh doanh qua mạng; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đấu thầu triển khai trên phạm vi toàn quốc. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cơ quan nhà nước: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập, giao, tổng hợp kế hoạch đầu tư công: 100% các Bộ, ngành và địa phương; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giám sát đầu tư: thực hiện 100% qua mạng báo cáo giám sát của Bộ, ngành, địa phương, tập đoàn, tổng công ty; Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các dự án sử dụng nguồn vốn ODA và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài; Nghiên cứu, tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu, thông tin quy hoạch.
Hạ tầng kỹ thuật: Xây dựng và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo an ninh, an toàn mạng.
Môi trường chính sách: Bổ sung, hoàn thiện các chính sách, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin.

Theo đó, Bộ KH&ĐT cũng đưa ra các nội dung chính để thực hiện kế hoạch năm 2018:

Phát triển hạ tầng kỹ thuật: Duy trì hoạt động ổn định và nâng cấp hạ tầng Hệ thống mạng nội bộ, Trung tâm dữ liệu; Duy trì hoạt động ổn định và nâng cấp hạ tầng Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; Tăng cường và nâng cao năng lực của Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư nước ngoài.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ: Tiếp tục ứng dụng có hiệu quả các Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể, Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, Hệ thống theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm vụ tích hợp với hệ thống của Chính phủ, …; Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử với toàn bộ các văn bản trong nội bộ Bộ; Thực hiện kịp thời việc gửi, nhận văn bản điện tử của Bộ trên trục liên thông văn bản quốc gia.
Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân và doanh nghiệp: Tiếp tục cung cấp thông tin chính thống của Bộ trên Cổng thông tin điện tử; Triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đấu thầu; Ứng dụng công nghệ thông tin trong phát triển doanh nghiệp; Ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký kinh doanh; Ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hợp tác xã.
Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cơ quan nhà nước: Tiếp tục hoàn thiện, triển khai Hệ thống thông tin về đầu tư sử dụng vốn nhà nước, đầu tư công trên toàn quốc; Nghiên cứu tiến tới xây dựng Hệ thống cơ sở dữ liệu, thông tin quy hoạch thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo nâng cao năng lực cho nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý vận hành, quản trị sử dụng hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin; Đào tạo, phát triển đội ngũ nhân lực an toàn, an ninh thông tin.

2.2.2. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

2.2.2.1. Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ

Nghị quyết 01 NQ-CP ngày 01 01 2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT – XH và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, trong đó có nêu rõ năm 2018 các vụ, cục, đơn vị thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải xử lý được hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

Để triển khai thực hiện mục tiêu này, Bộ trưởng Bộ KH&ĐT đã ban hành Chỉ thị số 02 CT-BKHĐT ngày 15 01 2018 về việc triển khai chỉ đạo, điều hành qua mạng trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Chỉ thị đã nêu rõ nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ, trong đó có các nhiệm vụ: “Khẩn trương thực hiện thủ tục để đăng ký chứng thư số chuyên dùng cho các đồng chí Lãnh đạo Bộ, thời gian hoàn thành trước ngày 16 01 2018.”, “Đảm bảo toàn bộ văn bản đến, đi của Bộ với các cơ quan đã thực hiện liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia đều được gửi nhận điện tử thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.”, “Triển khai đăng ký chứng thư số chuyên dùng cho các cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị. Đối với Thủ trưởng đơn vị chưa có chứng thư số, hoàn thành hồ sơ đăng ký gửi về Trung tâm Tin học trước ngày 16/01/2018”.

Sau khi Chỉ thị số 02 CT-BKHĐT được ban hành, Trung tâm Tin học, Bộ KH&ĐT đã có văn bản số 11 TTTH-CNPM ngày 17 01 2018 về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 02 CT-BKHĐT ngày 15 01 2018 gửi các đơn vị thuộc Bộ hướng dẫn cụ thể một số nội dung để thực hiện các yêu cầu tại Chỉ thị này. Văn bản đã hướng dẫn các đơn vị trình tự đăng ký chứng thư số chuyên dùng cũng như các nội dung trong việc gửi, nhận và phân văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Tình hình thực hiện Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT đã được công khai trên Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể của Bộ KH&ĐT tại địa chỉ.

Nhận thức được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, Lãnh đạo Bộ KH&ĐT đã sớm chú trọng đầu tư và phát triển chương trình ứng dụng công nghệ thông tin nhằm quản lý tốt nhất nguồn văn bản hình thành trong hoạt động quản lý. Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản bởi Bộ nhận thức rằng đây là một nguồn thông tin và phương tiện vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý góp phần tạo nên hệ thống thông tin quản lý của cơ quan. Do đó, Bộ đã chú trọng đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và trong quản lý tài liệu lưu trữ.

Trong những năm qua, thông qua những ứng dụng cũng như công tác hiện đại hóa và cải cách thủ tục hành chính, cơ quan Bộ đã không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động. Do vậy, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đã luôn được Lãnh đạo Bộ tạo điều kiện quan tâm. Thông qua đơn vị là Trung tâm Tin học đã trình và phê duyệt các đề án chiến lược về ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng đào tạo công nghệ thông tin theo giai đoạn, đảm bảo định hướng trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Bộ đã luôn quan tâm đến công tác thể chế hóa các văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt trong công tác quản lý văn bản cơ quan.

2.2.2.2. Công tác tuyên truyền, tập huấn Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng công nghệ thông tin luôn được Lãnh đạo Bộ KH&ĐT quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành.

Bộ KH&ĐT được đánh giá cao, các cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao. Đồng thời, chú trọng đến việc tổ chức các khóa bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ công chức, viên chức trong và ngoài Bộ như: Tổ chức giới thiệu về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Bộ, đặc biệt là Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; Hướng dẫn sử dụng máy tính an toàn và sử dụng chứng thư số chuyên dùng cho CBCCVC thuộc Bộ; Đào tạo triển khai chức năng lập kế hoạch, báo cáo giám sát, cập nhật thông tin dự án… cho các Bộ, ngành, tập đoàn, tổng công ty và địa phương trên cả nước.

2.2.2.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Bộ KH&ĐT là một cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước, mọi chi tiêu đều do ngân sách nhà nước cấp, Bộ cũng như các Bộ khác rất hạn chế về nguồn kinh phí dành cho phát triển ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên với quyết tâm cao của lãnh đạo Bộ ứng dụng công nghệ thông tin đã được triển khai rộng rãi đặc biệt trong lĩnh vực quản lý văn bản.

2.2.2.4. Kiểm tra, đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Bộ KH&ĐT, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư của Bộ tiếp tục được hoàn thiện.

Để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cần sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính. Bộ KH&ĐT đã xây dựng và triển khai tin học hóa công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc từ những năm 2006, việc ứng dụng này đến nay đã thành nề nếp đối với các đơn vị. Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc làm cho quá trình quản lý văn bản, luân chuyển văn bản một cách nhanh chóng, kịp thời, thay thế việc luân chuyển truyền thống.

Hệ thống được triển khai đã hiện đại hóa quy trình quản lý, điều hành trong cơ quan Bộ KH&ĐT. Hệ thống đã khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, đảm bảo việc gửi – nhận văn bản giữa các đơn vị; hỗ trợ đăng ký lịch làm việc của Bộ KH&ĐT, lịch họp của các đơn vị; hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ công việc; nhanh chóng cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của Lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn một cách nhanh chính xác, đầy đủ; lưu lại toàn bộ quá trình xử lý văn bản, công việc trên hệ thống mạng; theo dõi công việc, giám sát thống kê, tìm kiếm dễ dàng,… Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời với thời gian ngắn nhất.

2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ

Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ KH&ĐT được xây dựng dùng chung cho toàn bộ các đơn vị thuộc Bộ KH&ĐT, để quản lý các công văn đến, công văn đi, hồ sơ xử lý công việc qua mạng, trao đổi văn bản nội bộ giữa các đơn vị.

Lược đồ mô tả chức năng cơ bản của Hệ thống như sau:

Hệ thống được xây dựng trong một thiết kế tổng thể về ứng dụng CNTT của Bộ, là thành phần của Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể của Bộ. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc là một ứng dụng thuộc Hệ thống quản lý thông tin tổng thể của Bộ, được thiết kế, triển khai theo một kiến trúc thống nhất. Điều này đã cho thấy rất nhiều ưu điểm và hiệu quả trong thực tiễn, đặc biệt là việc liên thông tích hợp dữ liệu, tổng hợp, báo cáo số liệu.

Quy trình nghiệp vụ gồm:

Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc triển khai trên mạng Internet cho toàn bộ người sử dụng ở địa chỉ:

Hệ thống có phân loại 6 loại văn bản:

Văn bản đến: văn bản gửi đến đơn vị được quản lý trên Hệ thống;
Văn bản đi: văn bản phát hành của đơn vị;
Văn bản nhận xử lý: Văn bản đến của Bộ do đơn vị được phân xử lý và được gửi điện tử về đơn vị trên Hệ thống;
Văn bản đến nội bộ: Văn bản của các đơn vị thuộc Bộ gửi điện tử đến đơn vị trên Hệ thống;
Văn bản lưu: Văn bản phát hành của Bộ do đơn vị chủ trì soạn thảo và được Văn phòng Bộ chuyển về trên hệ thống để lưu;
Văn bản chờ phát hành: Văn bản đã được chuyển từ luồng xử lý công việc để chờ phát hành.

Các loại văn bản này tương ứng với các mục văn bản trên menu bên trái:

2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản

2.3.1. Quản lý văn bản đến

Hướng dẫn sử dụng cho cán bộ công chức văn thư của Bộ

Để truy cập vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc sử dụng chương trình phần mềm ứng dụng đã được thiết lập sẵn.

Màn hình đăng nhập:

Hệ thống sẽ yêu cầu nhập:
Tên đăng nhập
Mật khẩu đăng nhập
Sau đó nhấn chọn “Nhập văn bản đến”

Sau khi đăng nhập thành công, mà tùy theo quyền truy cập đã được phân định, người sử dụng có thể tiếp tục làm việc với các chức năng của chương trình. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Việc phân quyền này cho phép người sử dụng có thể thực hiện hoặc không thực hiện được các thao tác đối với chương trình. Ví dụ như nếu là chuyên viên thường thì chỉ được tra cứu và đọc những văn bản mà có quyền đọc. Còn nếu là chuyên viên văn thư, người sử dụng có thể cập nhật văn bản bằng việc sử dụng nút chức năng “Thêm”; trong quá trình cập nhật văn bản, nếu xảy ra sai xót thì có thể sửa lại nội dung bằng chức năng “Sửa” hoặc “Xoá” nội dung văn bản đã cập nhật. Đối với các loại văn bản khác cũng tương tự. Người sử dụng chọn loại văn bản mình muốn tương tác như là “Công văn” hoặc “Quyết định”.

Việc quy định quyền truy cập của các đối tượng cán bộ khác nhau trong chương trình như vậy đã góp phần đảm bảo sự chính xác, độ tin cậy cũng như tính bảo mật của thông tin đã được cập nhật. Mặt khác, với số lượng rất lớn cán bộ truy cập hàng ngày vào chương trình thì việc có sự phân quyền truy cập mới đảm bảo cho dòng thông tin luân chuyển không bị “tắc”, tránh tình trạng mất mát thông tin hoặc thông tin bị thay đổi tuỳ tiện.

Hệ thống Quản lý văn bản hồ sơ công việc văn bản đến gồm các chức năng sau:

Văn bản đến;
Tìm kiếm văn bản đến;
Báo cáo;
Tùy chọn gõ tắt

Trong đó, chức năng văn bản đến và tìm kiếm văn bản đến được sử dụng nhiều nhất.

Văn bản đến: gồm các chức năng cụ thể được sử dụng sau:

Thêm văn bản;
Đính kèm văn bản;
Chuyển văn bản;
Copy văn bản;
Xóa văn bản; – In văn bản.

Chức năng thêm văn bản:

Được sử dụng khi văn thư nhập mới một công văn, gắn số theo thứ tự trên hệ thống quản lý văn bản. Bao gồm các trường sau:

Tên sổ văn bản;
Số ký hiệu văn bản;
Ngày đến;
Ngày tháng phát hành văn bản;
Phân loại văn bản;
Mức độ khẩn;
Nhóm cơ quan;
Tên cơ quan;
Trích yếu nội dung;
Đơn vị chủ trì xử lý;
Sao gửi đơn vị phối hợp; – Thời hạn giải quyết; Chọn “ Lưu” văn bản.

Tất cả văn bản đến văn thư Bộ sau khi nhập số thành công, sẽ được scan gắn file điện tử kèm theo. Sau đó, khi văn bản giấy chuyển về các đơn vị thì đơn vị được phân công xử lý văn bản có thể sử dụng đồng thời cả bản giấy và file điện tử đã đính kèm.

Chức năng tìm kiếm văn bản đến: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Thông thường, văn thư cơ quan thường tìm kiếm văn bản theo từng tiêu chí một, hoặc kết hợp các tiêu chí với nhau như: Số ký hiệu văn bản của cơ quan ban hành văn bản, ngày tháng phát hành văn bản, hoặc tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung văn bản …

Ví dụ khi muốn tìm văn bản số 3531 ngày 14 05 2018 của Ủy ban nhân dân TP. Đà Nẵng. Văn thư sẽ nhập số 3531 vào phần số, và nhập ngày tháng phát hành công văn vào là 14 05 2018.

Sau đó chọn “Tìm kiếm” sẽ ra kết quả:

Theo như trên hệ thống văn thư sẽ nhìn thấy số ký hiệu công văn, tên cơ quan ban hành văn bản; ngày tháng công văn đến Bộ và số thứ tự của công văn trên hệ thống quản lý hồ sơ công việc.

Chức năng báo cáo:

Các loại báo cáo được xây dựng trên phần mềm gồm: Báo cáo văn bản đi, Báo cáo văn bản đến, Mục lục văn bản, Văn bản đã trả lời, Văn bản quá hẹn.

Báo cáo văn bản đến: Lãnh đạo và chuyên viên văn thư của phòng có thể theo dõi được vị trí công văn đến và đã qua xử lý của các Lãnh đạo nào.
Mục lục văn bản: sử dụng hàng ngày phục vụ khi văn thư Bộ chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo Bộ và các đơn vị trong Bộ.
Báo cáo công văn đã trả lời: văn thư sẽ nhập ngày tháng, sau đó nhấn nút “Xem báo cáo”. Báo cáo công văn đã trả lời sẽ hiện lên theo ngày. Nhìn vào đây, văn thư sẽ biết được số văn bản đã trả lời, ngày trả lời, đơn vị trả lời công văn.

Báo cáo công văn quá hẹn, chưa trả lời: tương tự như công văn đã trả lời. Văn thư nhập ngày tháng vào ô trên phần mềm, sau đó nhấn nút chọn “Xem báo cáo”. Trên bảng số thứ tự công văn đến trên hệ thống quản lý văn bản, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung, đơn vị đang xử lý và thời hạn xử lý đến bao giờ. Căn cứ vào bảng đó, văn thư sẽ nhìn thấy đơn vị đang được phân công xử lý văn bản đó đã bị chậm bao nhiêu ngày chưa có công văn trả lời.

2.3.2. Quản lý Văn bản đi Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Văn bản đi được soạn thảo do chuyên viên có trách nhiệm, sau khi được các bộ phận chức năng xem xét và được lãnh đạo cơ quan duyệt và ký, phải được nhân viên văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi gửi đi. Theo quy định chung của nhà nước và của Bộ, tất cả các văn bản do cơ quan Bộ ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính – Văn phòng Bộ. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn bản sau đó mới đóng dấu ban hành.

Cũng tương tự như văn bản đến, thông tin đầu vào của văn bản đi được thiết kế dựa trên yêu cầu quản lý thực tiễn và theo sự hướng dẫn tại Công văn số 608 LTNN – TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước) về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ. Chương trình quản lý văn bản đi bằng máy tính được thiết kế phải đảm bảo những thông tin cần thiết về một văn bản, ví dụ như thông tin về số, ký hiệu văn bản; thông tin về đơn vị soạn thảo văn bản; thông tin về người ký văn bản, thông tin về trích yếu nội dung văn bản… Những thông tin này bắt buộc phải có để đảm bảo đầy đủ các thông tin về mô tả chung; thông tin tra cứu; thông tin về nội dung… phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nhu cầu sử dụng văn bản phục vụ cho hoạt động chuyên môn của các chuyên viên trong Bộ.

Tại cơ quan Bộ, những thông tin đó bao gồm: Số và ký hiệu; Ngày đi; Trích yếu nội dung; Ngày ký; Người ký; Độ mật khẩn hỏa tốc thường; Số bản; Đơn vị soạn thảo; Nơi nhận; Đơn vị lưu.

Hướng dẫn sử dụng cho cán bộ công chức văn thư của Bộ:

Văn thư Bộ sử dụng phần mềm quản lý văn bản chung cho công văn đến và công văn đi. Do vậy, các bước đăng nhập vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc công văn đi tương tự như với công văn đến. Sau khi đăng nhập tên và mật khẩu, nhấp chọn “Nhập văn bản đi”.

Khi đăng nhập thành công, Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc văn bản đi sẽ gồm các chức năng sau:

Văn bản đi;
Tìm kiếm văn bản đi;
Báo cáo;
Tùy chọn gõ tắt.

Trong đó hai chức năng Văn bản đi và Tìm kiếm văn bản đi được sử dụng nhiều nhất.

Chức năng Văn bản đi:

Gồm các chức năng cụ thể sau: Thêm (Thêm mới văn bản đi); Đính kèm; Copy; Lưu trữ; Xóa; In văn bản; Gửi điện tử; Gửi nội bộ Chức năng “Thêm”: được dùng khi văn thư nhập mới một văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Chức năng thêm văn bản đi mới bao gồm các trường sau: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Tên sổ văn bản;
Số Thứ tự văn bản đi;
Ngày ký văn bản;
Mức độ khẩn mật;
Ký hiệu văn bản;
Phân loại văn bản;
Trích yếu nội dung;
Người ký;
Nhóm cơ quan;
Tên cơ quan;
Đơn vị liên quan;
Đơn vị soạn thảo, lưu;
Số bản lưu;
Số từ;
Người soạn thảo;
Công văn đã lưu;
Hạn trả lời; Loại văn bản; Trả lời văn bản số (Dùng đánh dấu khi công văn đến có hạn trả lời);
Ghi chú;
Hồ sơ đính kèm.

Chọn “ Lưu” văn bản.

Chức năng “ Tìm kiếm văn bản đi”:

Cửa sổ “ Tìm kiếm văn bản đi” sau khi mở bao gồm các trường thông tin liên quan đến việc tra tìm văn bản như sau:

Tên sổ văn bản;
Số thứ tự văn bản đi; – Ngày ký;
Phân loại văn bản;
Số ký hiệu văn bản;
Người ký;
Nhóm cơ quan;
Mức độ khẩn mật;
Trích yếu;
Đơn vị soạn thảo, lưu;
Người soạn thảo;

Chọn nút “ Tìm kiếm”. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Cửa sổ “Tìm kiếm văn bản đi” bao gồm rất nhiều trường thông tin. Nếu khi tra tìm một văn bản đi mà văn thư Bộ phải nhập tất cả thông tin trên thì sẽ mất nhiều thời gian. Do vậy, trên hệ thống đã được cài đặt sẵn, thông thường văn thư sẽ nhập hai thông tin chính là tên người soạn thảo văn bản và đơn vị lưu văn bản hoặc tóm tắt nội dung văn bản thì sẽ ra thông tin của công văn đi mà văn thư đang tìm kiếm. Đây gọi là tìm kiếm theo tên chuyên viên soạn thảo và tìm kiếm theo nội dung văn bản. Khi tìm kiếm theo tên chuyên viên, sẽ hiện ra hết những công văn mà chuyên viên này đã trình theo thời gian thứ tự văn thư nhập máy. Còn tìm theo nội dung thì sẽ ra một văn bản văn thư đang tìm kiếm thôi.

Ví dụ: Văn thư muốn tìm kiếm công văn có nội dung “Gia hạn thời gian phát triển giao thông đô thị TP. Hải Phòng”; khi biết tên chuyên viên trình công văn thì chỉ cần nhập thông số đơn vị soạn thảo Vụ KTĐN (Vụ Kinh tế đối ngoại) và người soạn thảo là Đào Xuân Năng thì sẽ ra công văn đang tìm kiếm với đầy đủ thông tin.

2.3.3. Quản lý Văn bản nội bộ

Bên cạnh nguồn tư liệu văn bản đến, văn bản đi, để đảm bảo cho hoạt động quản lý được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Bộ phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi là văn bản lưu hành nội bộ. Văn bản lưu hành nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình. Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc. Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan Bộ, từ Văn phòng Bộ hoặc các Vụ chức năng và không ban hành ra bên ngoài.

Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ cơ quan Bộ hoặc gửi cho các đơn vị trong Bộ mà có thể có hoặc không qua bộ phận văn thư của Bộ để đăng ký và lấy dấu.

Đăng ký văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là loại văn bản hình thành và công bố trong nội bộ của tổ chức, không dùng để giao dịch với các cơ quan bên ngoài. Văn bản nội bộ tồn tại trong môi trường hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào. Từ thực tế hoạt động, Bộ KH&ĐT có các loại văn bản nội bộ của cơ quan như Thông báo; nội quy; kế hoạch công tác…. Những văn bản này cũng đòi hỏi phải được quản lý tốt bởi đây cũng là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của Bộ. Quy trình tạo ra một văn bản nội bộ cũng giống như quy trình công văn đi, có thể hình dung như sau: chuyên viên dự thảo, lấy ý kiến, lãnh đạo đơn vị phê duyệt và cuối cùng là phát hành văn bản. Vì lý do đó mà việc quản lý văn bản nội bộ cũng tương tự như với công văn đi, tuy nhiên đơn giản hơn bởi loại văn bản này không cần đến một số yếu tố như: người nhận, nơi nhận, số công văn, tính chất của văn bản…

Một số lưu ý trong quản lý văn bản nội bộ đó là: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Đối với công văn phát hành trong nội bộ cơ quan, không lấy số công văn đi: Tùy theo tính chất của văn bản là công văn gấp hay công văn thường thì văn thư sẽ gửi hoặc chuyên viên sẽ gửi bản mềm hoặc mang gửi trực tiếp các đơn vị theo như trong công văn.Văn bản không lấy số công văn đi, nếu văn thư gửi thì sẽ ghi vào sổ theo dõi công văn của đơn vị. Nếu chuyên viên của vụ gửi thì sẽ không theo dõi qua sổ.
Đối với công văn phát hành trong nội bộ cơ quan có lấy số công văn đi: Đối với văn bản đã lấy số công văn đi trên hệ thống thì bắt buộc văn thư sẽ gửi. Nếu chuyên viên muốn gửi trực tiếp các đơn vị thì phải ghi vào phiếu trình công văn và có ý kiến đồng ý của Đồng chí Chánh Văn phòng. Văn bản nội bộ là một nguồn thông tin vô cùng quan trọng. Nó giúp cho các đơn vị trong Bộ có thể phối hợp xử lý công việc mang lại hiệu quả cao; hay thông báo thông tin đến nội bộ đơn vị hay toàn thể cán bộ công chức, viên chức nhanh nhất. Bởi vậy, quản lý văn bản nội bộ trong cơ quan cần được chú trọng hơn nữa từ các khâu như xin ý kiến, phát hành, lưu văn bản… để đảm bảo được tính thống nhất trong công tác quản lý văn bản trong cơ quan.

Trong Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ, có Chức năng Văn bản đến nội bộ cho phép nhận văn bản từ các đơn vị khác chuyển đến đơn vị mình thông qua Hệ thống. Sau khi thực hiện chức năng này thì sẽ chuyển một văn bản đi của đơn vị khác thành văn bản đến của đơn vị mình. Đây chính là chức năng giúp các đơn vị trong Bộ chuyển văn bản cho nhau, cùng phối hợp trong giải quyết công việc.

Văn bản mới đến nội bộ cũng sẽ được thông báo trên mục văn bản đến như sau:

Những văn bản chưa được nhận về sẽ có màu đỏ, còn lại màu đen là những văn bản đã được nhận. Để nhận văn bản, chọn văn bản cần nhận, khi đó nút hiển thị lên và nhấn chọn nút này, văn bản sẽ được nhận về và chuyển sang màu đen. Văn bản vừa nhận này cũng sẽ được hiển thị trong mục “Văn bản đến”:

2.4. Nhận xét thực trạng Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

2.4.1. Kết quả đạt được

Trong những năm qua, thông qua những ứng dụng cũng như công tác hiện đại hóa và cải cách thủ tục hành chính, cơ quan Bộ KH&ĐT đã không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động. Do vậy, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đã luôn được Lãnh đạo Bộ tạo điều kiện quan tâm. Thông qua đơn vị là Trung tâm Tin học đã trình và phê duyệt các đề án chiến lược về ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng đào tạo công nghệ thông tin theo giai đoạn, đảm bảo định hướng trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Bộ đã luôn quan tâm đến công tác thể chế hóa các văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt trong công tác quản lý văn bản.

Nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản giúp công việc trong cơ quan đặc biệt là công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng hơn. Văn bản sau khi tiếp nhận qua xử lý sẽ được đăng ký số trên hệ thống nhanh hơn do nhiều người có thể cùng sử dụng phần mềm nhập. Việc luôn chuyển văn bản điện tử cũng được thực hiện nhanh hơn.

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã giúp cho Lãnh đạo và chuyên viên kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, kiểm soát được công việc cần xử lý, công văn đến hạn, quá hạn trả lời, công văn đã chuyển đi… Giúp cho quy trình xử lý công văn, công việc ngày một chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn. Công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được thực hiện nhanh chóng khi cần, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tăng năng suất lao động; giảm chi phí cho nguồn nhân lực do đã được máy móc hỗ trợ nhiều; đem đến môi trường làm việc hiện đại, đơn giản, gần gũi với cá nhân người sử dụng. Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời với thời gian ngắn nhất.

Theo Báo cáo của Bộ Nội vụ, kết quả Chỉ số cải cách hành chính năm 2017 của các Bộ, cơ quan ngang Bộ thì Bộ KH&ĐT xếp vào nhóm 2 có Chỉ số CCHC từ 70% đến 80%. Kết quả đánh giá xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin năm 2017 của Bộ KH&ĐT đạt được như sau: xếp hạng và chỉ số đánh giá tổng thể mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ điện tử đứng thứ 6 với 0,651 điểm; Xếp hạng và chỉ số đánh giá Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đứng thứ nhất với 0,875 điểm; Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ đứng thứ 11 với 0,827 điểm; Xếp hạng và chỉ số đánh giá Trang Cổng thông tin điện tử (Cung cấp, cập nhật thông tin; Chức năng hỗ trợ trên trang cổng thông tin điện tử) đứng thứ 07 với 0,860 điểm; Cung cấp dịch vụ công trực tuyến đứng thứ 05 với 0,426 điểm; Cơ chế, chính sách và các quy định cho ứng dụng công nghệ thông tin đứng thứ 15 với 0,700 điểm; Nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin đứng thứ 13 với 0,707 điểm.

Những năm qua, công tác CCHC của Bộ luôn đứng ở vị trí các nhóm đi đầu. Tiếp tục phát huy hiệu quả, Báo cáo 6 tháng đầu năm 2018 trong công tác CCHC của Bộ KH&ĐT đạt được những kết quả cụ thể như sau:

Thứ nhất, về Cải cách thể chế: Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Trong 6 tháng đầu năm 2018, Bộ KH&ĐT xây dựng và trình cấp có thẩm quyền đã ban hành 07 văn bản quy phạm pháp luật; đồng thời, xây dựng trình cấp có thẩm quyền 06 văn bản quy phạm pháp luật; và tiếp tục hoàn thiện dự thảo một số văn bản liên quan đến lĩnh vực đăng ký kinh doanh, Luật Quy hoạch…

Trong 6 tháng đầu năm 2018, Bộ phận “một cửa” đã cấp 95 Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài, trong đó phần lớn hồ sơ được giải quyết đúng hạn, số còn lại do nhà đầu tư chậm bổ sung hồ sơ; 78 hồ sơ đang giải quyết, do đang chờ nhà đầu tư bổ sung hồ sơ dự án hoặc mới tiếp nhận đang trong kỳ hạn xử lý theo quy định. Bộ phận “một cửa” vẫn tiếp tục thực hiện trả lời chính sách và thủ tục đầu tư ra nước ngoài cho các nhà đầu tư đến liên hệ làm việc để được hướng dẫn về thủ tục đầu tư.

Bên cạnh đó, triển khai thực hiện Nghị định số 61 2018 NĐ-CP ngày 23 4 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, Bộ KH&ĐT đang khẩn trương xây dựng Bộ phận một cửa thuộc Văn phòng Bộ để giải quyết thủ tục hành chính các lĩnh vực đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài, Đấu thầu, thành lập và hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên nhà nước là chủ sở hữu và vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài và viện trợ phi chính phủ nước ngoài.

Thứ hai, về Cải cách thủ tục hành chính

Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, Bộ KH&ĐT đã ban hành các Kế hoạch trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, có 12 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, 01 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đầu tư bằng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và 03 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài sẽ được rà soát. Cùng với đó là các Quyết định về việc đơn giản hoá thủ tục hành chính, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vi chức năng quản lý Nhà nước của Bộ KH&ĐT.

Cải cách thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, các ngành các cấp và trong nội bộ. Sau khi thống kê và công bố, Bộ thủ tục hành chính đến thời điểm hiện nay của Bộ chỉ bao gồm các thủ tục hành chính liên quan đến cá nhân, tổ chức. Trong Bộ thủ tục hành chính không có các thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính và trong nội bộ của Bộ KH&ĐT. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã và đang thường xuyên được kết nối với cổng thông tin của cơ quan thuế để trao đổi các thông tin trong việc giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp.

Các hệ thống cung cấp dịch vụ công của Bộ (hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư nước ngoài, hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và hệ thống thông tin về doanh nghiệp quốc gia) đang được duy trì hoạt động có hiệu quả và sẽ sớm kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (khi đi vào vận hành) để giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.

Kiểm soát Thủ tục hành chính

Về rà soát, đánh giá thủ tục hành chính

Ngày 02 01 2018, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ký ban hành Quyết định số 02 QĐ-BKHĐT về việc phê duyệt Kế hoạch rà soát thủ tục hành chính năm 2018. Theo đó, các nhóm thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đầu tư bằng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA, vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài) và thuộc lĩnh vực đăng ký và thành lập doanh nghiệp đang được Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Vụ Kinh tế đối ngoại, Văn phòng Bộ rà soát theo kế hoạch.

Bộ cũng đã thực hiện nhiệm vụ rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ tên lĩnh vực, TTHC dư thừa, trùng lặp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Đồng thời, Bộ cũng đã thực hiện đánh giá tác động 12 thủ tục hành chính tại dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 78 2015 NĐ-CP ngày 14 9 2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp; thực hiện tham gia ý kiến đối với 02 văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính.

Về Công khai thủ tục hành chính

Bộ KH&ĐT thường xuyên thực hiện việc rà soát, thống kê, công bố thủ tục hành chính đã sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để công bố, cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và cổng thông tin điện tử của Bộ. Đã thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính, nội dung và địa chỉ tiếp nhận phản ánh kiến nghị trong cổng thông tin điện tử của Bộ và tại trụ sở nơi giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư số 02 2017 TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Tất cả các Quyết định công bố các thủ tục hành chính đã được sửa đổi, bổ sung thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ KH&ĐT và các văn bản liên quan đến hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính của Bộ đều được đăng tải kịp thời tại chuyên mục “Bộ thủ tục hành chính và dịch vụ công” trên Cổng thông tin điện tử của Bộ KH&ĐT tại địa chỉ:

Về Công tác truyền thông hỗ trợ hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính

Cổng thông tin điện tử của Bộ KH&ĐT thường xuyên thực hiện cung cấp thông tin, các văn bản về chính sách và các hướng dẫn phục vụ người dân và doanh nghiệp, cung cấp các biểu mẫu điện tử phục vụ lập và gửi báo cáo và thực hiện các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ. Theo đó, cá nhân, tổ chức có thể sử dụng các cơ sở dữ liệu đó tìm hiểu và thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.

Bộ đã tổ chức buổi làm việc với Bộ Thông tin và Truyền thông, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam về phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống kết nối điện tử của Bộ trong việc giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3 và 4. Đồng thời, Bưu điện Hà Nội đã và đang tổ chức làm việc với một số đơn vị thuộc Bộ để thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ Bưu chính công ích.

Về Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính và việc giám sát thực hiện thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Bộ KH&ĐT đã thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức liên quan đến quy định hành chính theo đúng quy định. Thời hạn và nội dung công văn trả lời đề đáp ứng được yêu cầu trong văn bản phản ánh, kiến nghị. Tính đến ngày 31 5 2018, Bộ đã tiếp nhận và xử lý theo quy định 60 phản ánh, kiến nghị của các cá nhân, tổ chức.

Triển khai Quyết định số 574 QĐ-TTg ngày 25 4 2017 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và trả lời phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp trên cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Bộ KH&ĐT đã tiếp nhận tài khoản cấp 1 do Văn phòng Chính phủ cấp để khai thác, quản lý và thiết lập hệ thống đầu mối tại các đơn vị cấp 2 thuộc Bộ để tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của doanh nghiệp trên Hệ thống tiếp nhận, trả lời phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp.

Công tác chỉ đạo, điều hành CCHC luôn được Lãnh đạo Bộ KH&ĐT quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện CCHC được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới theo hướng đơn giản hóa, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành.

Thứ ba, về Cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Rà soát vị trí, chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ

Trong 6 tháng đầu năm 2018, Bộ đã trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, ban hành các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Chiến lược phát triển, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương và Tổng cục Thống kê. Ngoài ra, trên cơ sở ý kiến thẩm định của Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ, Bộ đã tiếp thu, hoàn thiện dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin và Dự báo kinh tế – xã hội quốc gia, dự kiến trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, ban hành trong tháng 6 2018.

Bên cạnh đó, Bộ tiếp tục xây dựng phương án kiện toàn tổ chức bộ máy đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Chính phủ nhiệm kỳ khóa XIV, Nghị quyết số 39- NQ/TW ngày 17 4 2015 của Bộ Chính trị, Nghị quyết số 18-NQ TW Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả như; (i) Tổ chức sáp nhập một số cơ quan báo chí thuộc Bộ; (ii) Sắp xếp lại, cắt giảm tổ chức cấp phòng trong các đơn vị thuộc Bộ…

Về phân cấp quản lý

Trong 6 tháng đầu năm 2018, Bộ tiếp tục tiến hành rà soát, đánh giá việc thực hiện các nội dung quản lý cán bộ đã phân cấp, đồng thời, hoàn thiện bản dự thảo Quyết định thay thế Quyết định phân cấp cũ (Quyết định số 676 QĐ-BKH ngày 25 5 2009 và Quyết định số 357 QĐ-BKHĐT sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 676 QĐ-BKH) để phù hợp với các quy định mới của pháp luật và ngày càng tạo cho các đơn vị được phân cấp sự chủ động, thuận lợi trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức của mình.

Thứ tư, về Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

Thực hiện các quy định của pháp luật về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức, viên chức: Bộ luôn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật cán bộ, công chức; Luật viên chức và pháp luật về sử dụng, quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Nhằm nâng cao trách nhiệm, kỷ cương hành chính và đạo đức công vụ của cán bộ, công chức, viên chức, trên cơ sở Quy chế làm việc của Bộ đã được ban hành kèm theo Quyết định số 1298 QĐ-BKHĐT ngày 20 09 2017 Bộ đang tiếp tục hoàn thiện việc xây dựng Quy định về những việc cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên Bộ KH&ĐT không được làm cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và chức năng, nhiệm vụ của Bộ (thay thế Quyết định số 986 QĐ-BKH ngày 21 9 2006). Cùng với đó, Lãnh đạo Bộ tiếp tục chỉ đạo các đơn vị nghiêm túc thực hiện việc bố trí, sắp xếp, quản lý, sử dụng người làm việc theo vị trí việc làm đã xây dựng. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức trong và ngoài nước luôn được chú trọng, góp phần đáng kể trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực, kỹ năng và thái độ làm việc, hoàn thiện các tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo của cán bộ công chức, viên chức.

Thứ năm, về Cải cách tài chính công Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Theo công văn hướng dẫn của Bộ tài chính, Bộ KH&ĐT luôn thực hiện đúng thẩm quyền của mình trong phân bổ ngân sách, công khai ngân sách hàng năm, thực hiện cơ chế tự chủ kinh phí quản lý hành chính và cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập.

Thứ sáu, về Hiện đại hóa hành chính

Về hiện đại hóa hành chính, Bộ KH&ĐT đã hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên mạng Internet, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước đến năm 2020.

Theo Báo cáo đánh giá của Bộ Thông tin và Truyền thông về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, được xây dựng trên cơ sở số liệu báo cáo tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các Bộ, ngành, mức độ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin của các các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (Bộ, ngành) được đánh giá trên 6 nhóm tiêu chí là: Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin; Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin; Trang Cổng thông tin điện tử; Cung cấp dịch vụ công trực tuyến; Cơ chế chính sách và quy định thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin; Nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Trong đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin và phát triển Chính phủ điện tử đã được lãnh đạo Bộ KH&ĐT quan tâm, đẩy mạnh triển khai, thể hiện trong công tác xây dựng kế hoạch, chính sách đến công tác triển khai thực hiện. Kết quả ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của Bộ, đồng thời cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn.

Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Bộ đã đáp ứng được việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin và nhu cầu công việc của cán bộ, công chức, viên chức. Tỷ lệ cán bộ công chức, viên chức cần có máy tính để làm việc đều được trang bị đầy đủ, đồng thời được kết nối Internet và có mạng diện rộng (WAN).

Trong ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ đã được triển khai đồng bộ, phát huy hiệu quả cao trong phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành. Kiến trúc ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ rõ ràng, tạo nền tảng cho việc tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể, 100% các đơn vị đã ứng dụng Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể và Hệ thống thư điện tử của Bộ; Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc: Tỷ lệ văn bản trao đổi giữa các đơn vị thuộc Bộ là: 90,8 %; Tỷ lệ thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong xử lý công việc: 36,4 % (12 33 đơn vị); Hệ thống lưu trữ điện tử cơ bản đã được số hóa; Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ đã kết nối, liên thông với trục liên thông quốc gia do Văn phòng Chính phủ triển khai theo yêu cầu tại Nghị quyết số 36ª NQ-CP, đồng thời công khai số lượng văn bản trao đổi điện tử, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Bộ; Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi, cập nhật các nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo Quyết định số 42 QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. 100% các nhiệm vụ của Bộ được tích hợp về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để theo dõi tình hình thực hiện đến từng đơn vị thông qua các chuyên viên theo dõi. Kết quả thực hiện các nhiệm vụ này được công khai trong Bộ trên Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể, đồng thời hàng tháng có thông báo tự động đến Thủ trưởng, chuyên viên theo dõi của các đơn vị số lượng nhiệm vụ quá hạn, chưa thực hiện của đơn vị mình thông qua thư điện tử, tin nhắn điện thoại.

Bộ KH&ĐT đã cung cấp các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 về cấp giấy phép đầu tư ra nước ngoài, các thủ tục liên quan đến việc đăng ký, thông báo mới thầu, kết quả đấu thầu và đăng ký thành lập doanh nghiệp. Các đường liên kết đến các dịch vụ công trực tuyến đều được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ.

Trong cơ chế chính sách và quy định thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, Bộ KH&ĐT đã ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2016-2020, Kế hoạch hành động cụ thể về xây dựng Chính phủ điện tử của Bộ KH&ĐT, Xây dựng Khung kiến trúc chính phủ điện tử, Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ KH&ĐT năm 2016, Thông tư quy định về chế độ báo cáo trực tuyến và quản lý vận hành Hệ thống thông tin về giám sát và đánh giá đầu tư các chương trình, dự án đầu tư sử dụng vốn của Nhà nước,… Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Về nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin, Bộ KH&ĐT được đánh giá cao, các cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao. Đồng thời, chú trọng đến việc tổ chức các khóa bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ công chức, viên chức trong và ngoài Bộ như: Tổ chức giới thiệu về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Bộ, đặc biệt là Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; Hướng dẫn sử dụng máy tính an toàn và sử dụng chứng thư số chuyên dùng cho cán bộ công chức, viên chức thuộc Bộ; Đào tạo triển khai chức năng lập kế hoạch, báo cáo giám sát, cập nhật thông tin dự án… cho các Bộ, ngành, tập đoàn, tổng công ty và địa phương trên cả nước.

2.4.2. Hạn chế

Mặc dù đã mang lại hiệu quả nhất định nhưng phần mềm dùng chung chỉ áp dụng cho việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối được với các phần mềm, hệ dữ liệu khác (phần mềm một cửa điện tử, cơ sở dữ liệu về văn bản quy phạm pháp luật,…) nên hiện nay tồn tại khá nhiều phần mềm trong cơ quan hành chính dẫn đến quá trình xử lý mất nhiều thời gian, tốn kém chí phí đầu tư từng phân hệ phần mềm;

Từng lúc, từng nơi việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã làm cho cơ quan thiếu chú trọng đến việc cập nhật vào sổ theo dõi, cũng như thực hiện quy trình công tác văn thư, lưu trữ trên giấy. Từ đó dẫn đến có lúc chưa bảo đảm thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;

Trong giai đoạn hiện nay, khi mà yếu tố an toàn, an ninh mạng ngày càng được coi trọng thì bên cạnh vấn đề đặt ra về hệ cơ sở dữ liệu, giải pháp công nghệ, thiết bị, tăng cường thiết bị dự phòng về điện năng, giải pháp thuê bao mạng,… thì mối đe dọa về yếu tố bảo mật thông tin, virus máy tính, nguy cơ mất cơ sở dữ liệu….đang là những thách thức trong quá trình ứng dụng công nghệ; Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên máy tính của mỗi chuyên viên trong bộ phận văn thư đều lưu tên đăng nhập và mật khẩu luôn. Điều này thuận tiện cho chuyên viên không phải gõ đăng nhập nhiều lần; tuy nhiên xét về góc độ bảo mật thông tin thì đây là vấn đề cần được hạn chế. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Phần mềm sử dụng trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ phận văn thư bị lạc hậu. Do đó, trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin thì Bộ KH&ĐT cần đầu tư nguồn kinh phí để nâng cấp, sửa chữa, tập huấn, chuyển giao công nghệ, bảo dưỡng, cập nhật những phần mềm mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phần mềm. Do công nghệ phát triển theo từng ngày, nếu chúng ta không cập nhật sẽ nhanh chóng bị lạc hậu và không đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản, tài liệu điện tử;

Một khó khăn lớn nhất của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động.

Số lượng văn bản đến, văn bản đi phải xử lý trong ngày quá nhiều, từ đó việc nhầm lẫn hay để xót hoặc thất lạc văn bản vẫn còn diễn ra, ảnh hưởng không nhỏ đến việc giải quyết công việc chung của Bộ;

Bộ phận văn thư là trung tâm đầu mối trong việc tiếp nhận xử lý văn bản liên quan đến hoạt động của cơ quan. Việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng, đội ngũ công chức thực hiện công tác văn thư cần có trình độ chuyên môn phù hợp. Nhưng thực tế, có một số cán bộ công chức không qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, nên quá trình bảo quản hồ sơ tài liệu chưa thực hiện đúng quy định và quản lý văn bản Nhà nước.

Bộ KH&ĐT cần hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về quản lý văn bản điện tử và nâng cấp phần mềm ứng dụng ngày càng trở lên tiện ích, bảo mật cao. Nhờ đó, việc ứng dụng hệ thống tự động hóa việc luân chuyển văn bản điện tử giữa các cơ quan là công việc hoàn toàn có thể thực hiện trong thời gian tới.

2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan

Vấn đề về kinh phí đầu tư là một nguyên nhân không nhỏ trong tình hình ngân sách đang gặp nhiều khó khăn như hiện nay. Nguồn lực đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản cũng còn hạn chế, kinh phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin không đáp ứng nhu cầu, bố trí chưa kịp thời dẫn tới lộ trình, nội dung triển khai không theo kế hoạch, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chậm triển khai, kéo dài thời gian triển khai, triển khai không đồng bộ, thống nhất.

Chưa xây dựng được chế độ khen thưởng, động viên kịp thời và cơ chế kiểm tra, giám sát việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản nên ko tạo được động lực cũng như chế tài buộc công chức phải thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi;

Máy móc được trang bị cho bộ phận văn thư chưa đồng bộ, máy tính có cấu hình thấp và đã lỗi thời khiến cho việc sử dụng phần mềm còn khó khăn do máy tính không thể tải nổi phần mềm; bên cạnh đó, hệ thống mạng LAN chất lượng còn kém, tốc độ đường truyền không ổn định, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả xử lý văn bản, mất nhiều thời gian và công sức;

2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan

Việc hiện đại hóa hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT chưa được lãnh đạo Bộ chú trọng đầu tư. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan đã được Bộ triển khai từ lâu, tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ phận văn thư chưa thực sự được chú trọng và đầu tư thích đáng;

Nguyên nhân chủ quan đầu tiên phải nhắc đến đó chính là ở tư duy của công chức làm công tác văn thư. Do đã quá quen với lề lối làm việc cũ nên khi phải thay đổi phương thức làm việc từ thủ công sang máy móc khiến cho công chức khá lúng túng. Thêm vào đó, công chức làm công tác văn thư tại Bộ đa phần là những người có thâm niên lâu năm, trên 40 tuổi nên họ gặp không ít khó khăn khi phải thay đổi để tiếp cận cái mới, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản.

Đôi khi trong quá trình nhập văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, cán bộ văn thư còn xảy ra sai xót trong khi nhập dữ liệu dẫn đến tình trạng trùng số công văn hoặc sai thông tin về văn bản. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phát hành văn bản và đặc biệt là trong khi tìm kiếm văn bản; Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Hàng ngày, văn thư cơ quan phải tiếp nhận một khối lượng văn bản đến Bộ là rất lớn, nên nhiều lúc còn bị nhầm lẫn trong việc sắp xếp thứ tự khẩn hỏa tốc dẫn đến việc đăng ký văn bản đến trên hệ thống còn chậm.

2.5. Nhận xét chung

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.

Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Bộ KH&ĐT, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan. Tuy vậy, hiệu quả từ việc ứng dụng phần mềm này nhiều khi chưa tương xứng với mục đích ban đầu khi triển khai.

Tiểu kết chương 2 Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư thời gian qua đã đem lại những kết quả tích cực.

Đối với quản lý văn bản đến: Nếu như trước đây các chuyên viên chỉ biết mình có văn bản đến khi đã cầm trên tay văn bản đó thì hiện nay khi văn thư cập nhật số liệu trên hệ thống thì người xử lý công việc đã biết rằng mình có những gì và cần phải làm gì. Trước đây các văn bản đến văn thư cơ quan cần miệt mài tốn thời gian, tốn giấy mực để miệt mài vào sổ và giao nhận tới các đơn vị, thì hiện nay hệ thống đã giảm thiểu tối đa những tốn kém đó. …

Đối với quản lý văn bản đi: Trước đây người soạn thảo văn bản rất vất vả trong việc xin ý kiến và trình ký văn bản. Nhưng hiện nay do tiện ích của môi trường mạng đem lại, văn bản đã được trình lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp nhanh gọn và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định đòi hỏi cần phải có những giải pháp để giải quyết các vấn đề đó. Những hạn chế được tác giả trình bày tại chương 2 chính là cơ sở để tác giả xây dựng chương 3 với tên gọi “Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Luận văn: Hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website: https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com

Post Views: 180