Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng hay nhất năm 2025 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng cho Văn phòng công chứng Bảo Toàn dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1. Nguyên tắc chung

Một cách tổng thể, cả 3 yếu tố của mô hình nghiên cứu là năng lực phục vụ, sự đồng cảm và phương diện hữu hình đều là các bộ phận cấu thành của năng lực cung ứng dịch vụ. Đó là khả năng thực hiện chức năng quản lý và phục vụ khách hàng của bộ máy các TCHNCC. Có thể khái quát các yếu tố cấu thành năng lực cung cấp dịch vụ công chứng theo quan điểm nghiên cứu của tác giả gồm:

1. Hệ thống tổ chức của các TCHNCC được thiết lập trên cơ sở phân định rành mạch chức năng, thẩm quyền và nhiệm vụ;
2. Hệ thống thể chế, thủ tục hoạt động được ban hành có căn cứ khoa học, hợp lý, tạo nên khuôn khổ pháp lý và cơ chế vận hành đồng bộ, nhịp nhàng, nhanh nhạy, thông suốt của TCHNCC;
3. Đội ngũ Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ có phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ và kỹ năng hành chính với cơ cấu, chức danh, tiêu chuẩn đáp ứng các yêu cầu cụ thể của việc cung ứng dịch vụ;
4. Tổng thể các điều kiện vật chất, kỹ thuật, tài chính cần và đủ để đảm bảo cho hoạt động cũng ứng dịch vụ có hiệu quả.

Các giải pháp dưới đây chủ yếu tập trung đề cập đến yếu tố con người (năng lực chuyên môn và thái độ, văn hóa phục vụ) và phương diện hữu hình hình (cơ sở vật chất, hệ thống thông tin). Bên cạnh đó, tác giả cũng đưa ra một số đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật. Cơ sở đề xuất các giải pháp này là khung lý thuyết về chất lượng dịch vụ hành chính công và thực trạng về chất lượng dịch vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Bảo Toàn .

3.2. Các giải pháp cụ thể Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

3.2.1. Giải pháp về “Sự đồng cảm”

Ở khía cạnh cung cấp dịch vụ công chứng, sự đồng cảm có thể được hiểu như là công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ “biết” rung cảm trước những yêu cầu, lo lắng…. của khách hàng, hiểu và cảm thông với những mong muốn của họ và luôn đặt mình trong hoàn cảnh của khách hàng để nhìn nhận vấn đề, từ đó thể hiện thái độ quan tâm của mình. Sự đồng cảm cũng được xem như là một yếu tố của năng lực phục vụ xét về khía cạnh tâm lý. Đồng cảm làm cho người cung cấp dịch vụ công chứng sẵn sàng chia sẻ với khách hàng về những mong đợi của họ trong quá trình tiếp xúc và chuyển giao dịch vụ công chứng; sẵn sàng có mặt khi khách hàng cần mình, không tỏ thái độ vô cảm, thờ ơ trước những lo lắng, băn khoăn của khách hàng. Một cách tổng quát, sự đồng cảm là thái độ và trách nhiệm đối với khách hàng, công việc, đồng nghiệp và tổ chức. Do lĩnh vực cung cấp dịch vụ công chứng là đặc thù nên sự đồng cảm của công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ đối với khách hàng có ảnh hưởng mạnh mẽ đến chất lượng cảm nhận của họ về chất lượng dịch vụ công chứng. Vì vậy, nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng cần phải làm cho công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ đồng cảm với khách hàng.

Thực chất, sự đồng cảm được biểu hiện ở thái độ phục vụ lịch sự, nhã nhặn và sự quan tâm đến khách hàng. Khoa học hành vi chỉ rằng: Sự nhiệt tình chu đáo khi phục vụ xuất phát từ động lực làm việc và nhận thức của con người. Tác động đến thái độ phục vụ để có được phong cách phục vụ chuyên nghiệp, phục vụ cả bằng khối óc và trái tim, cần cả một quá trình lâu dài. Trong thực tế, đó là xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức.

Văn hóa tổ chức được hiểu là toàn bộ những nhân tố văn hóa mà tổ chức làm ra trong quá trình hình thành và phát triển, tạo nên bản sắc của tổ chức, chi phối, tác động tới tình cảm, lý trí và hành vi của tất cả các thành viên trong tổ chức đó. Văn hóa tổ chức là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, niềm tin của tổ chức chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ, hành vi của mọi thành viên của tổ chức; cùng được chia sẻ trong tổ chức và tạo nên nét đặc thù riêng của tổ chức. Văn hóa tổ chức xuất phát từ chính trong tổ chức và cần có cả một quá trình để hình thành. Một trong những yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức là chuẩn mực đạo đức. Đây là quan niệm của mỗi cá nhân về các giá trị đạo đức. Đó là quan niệm về nhân, nghĩa, lễ, trí, tín về sự bình đẳng, sự thương yêu đùm bọc lẫn nhau. Các yếu tố này thuộc văn hóa dân tộc. Khi hành xử các yếu tố này được coi như yếu tố đương nhiên trong các mối quan hệ tại tổ chức. Ngoài xã hội cũng như trong mỗi tổ chức, luôn tồn tại các hành động tốt – xấu, vấn đề là tổ chức sẽ thể chế hóa, xây dựng quan điểm chính thức như thế nào và từ đó xây dựng các chuẩn mực đạo đức chính thức cho tổ chức. Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Trên thực tế, văn hóa tổ chức tại các TCHNCC được biểu hiện chủ yếu ở văn hóa công sở. Nói cách khác, đó là bề nổi của “tảng bảng văn hóa” được quan tâm và dễ nhận biết hơn. Giải pháp trọng tâm là tuyên truyền, nâng cao nhận thức về văn hóa tổ chức cho công chứng viên và các chuyên viên nghiệp vụ trong các TCHNCC, cụ thể là trong Văn phòng công chứng Bảo Toàn.

Với đặc thù của lĩnh vực dịch vụ công chứng, việc phát triển văn hóa tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của Văn phòng công chứng cũng như tạo được niềm tin đối với khách hàng/công dân. Văn hóa tổ chức không phải là kết quả riêng của lãnh đạo mà là sự chung sức đồng lòng của toàn thể nhân viên trong Văn phòng công chứng, tạo lập uy tín của Văn phòng. Do đó, để phát triển được văn hóa tổ chức thì nhiệm vụ cần thiết là phải tuyên truyền, bồi dưỡng để nâng cao nhận thức về văn hóa tổ chức cho cán bộ nhân viên. Để nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên về văn hóa tổ chức, cần thực hiện những công việc sau:

Thứ nhất, đẩy mạnh công tác đào tạo về văn hóa tổ chức cho cán bộ nhân viên trong Văn phòng; thường xuyên phổ biến các tài liệu hướng dẫn triển khai văn hóa tổ chức, triển khai các hoạt động hỗ trợ xây dựng văn hóa tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của nhân viên để hoàn thiện bộ quy tắc ứng xử, các nội quy, quy định nhằm xây dựng hình ảnh đẹp của cán bộ nhân viên về tinh thần trách nhiệm cao, sự tận tâm, tận tụy trong từng công việc và hành động, nhằm giữ gìn, phát huy những giá trị đã có, hướng tới mục tiêu cao nhất là sự hài lòng của khách hàng.

Thứ hai, phải phân công cụ thể cho cá nhân nhân viên trong văn phòng chịu trách nhiệm về văn hóa tổ chức, cá nhân có nhiệm vụ tư vấn cho ban lãnh đạo các giải pháp về phát triển và thực thi văn hóa tổ chức: quy tắc ứng xử nội bộ, quy tắc ứng xử với khách hàng… Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Thứ ba, tăng cường tiếp xúc giữa lãnh đạo (công chứng viên) và nhân viên: Những lời phát biểu suông tại các buổi họp, những lời huấn thị từ phòng họp sẽ không thuyết phục bằng chính hành động của lãnh đạo và sự tiếp xúc thường xuyên với nhân viên của mình. Có thể coi quá trình tiếp xúc này là quá trình truyền đạt những giá trị, niềm tin, quy tắc của lãnh đạo tới nhân viên.

Thứ tư, xây dựng và hoàn thiện môi trường văn hóa trong Văn phòng công chứng Bảo Toàn. Về học tập, cần có quy chế rõ ràng và bắt buộc tất cả nhân viên trong Văn phòng phải tham gia các khóa đào tạo bồi dường nghiệp vụ và văn hóa tổ chức. Ngoài ra, cần khuyến khích và tạo điều kiện vật chất cho nhân viên tự tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài. Về lao động sinh họat, phải hoàn thiện môi trường văn hóa theo hướng đề cao các giá trị tinh thần của nhân viên, tạo điều kiện cho họ tự khẳng định giá trị bản thân. Văn phòng cần xây dựng các thiết chế văn hóa, củng cố và duy trì các hoạt động văn hóa xã hội, thể dục thể thao. Đẩy mạnh các họat động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao tại Văn phòng; tạo ra sân chơi lành mạnh, bổ ích cho nhân viên, góp phần xây dựng một đội ngũ công chứng viên và chuyên viên nghiệp vụ phát triển về trí tuệ, cường tráng về thể chất, trong sáng về đạo đức và phong phú về tinh thần.

Tóm lại, nhân viên trong Văn phòng có được sự đồng cảm với khách hàng, có thái độ quan tâm đến yêu cầu của khách hàng chỉ khi chính Văn phòng công chứng xây dựng và phát triển văn hóa công sở nói riêng và văn hóa tổ chức nói chung.

3.2.2. Giải pháp về nâng cao “Năng lực phục vụ”

Năng lực phục vụ có thể được hiểu như là một tập hợp các kỹ năng, kiến thức, hành vi và thái độ được cá nhân và tổ chức tích lũy và sử dụng để đạt được kết quả theo yêu cầu công việc. Nói cách khác, năng lực phục vụ là tổng hợp sự hiểu biết, kỹ năng, thái độ hay giá trị của cá nhân và tổ chức trong quá trình cung cấp dịch vụ công chứng có chất lượng theo yêu cầu của khách hàng – công dân. Đó là chất lượng của đội ngũ công chức, viên chức, năng lực chuyên môn và giao tiếp, khả năng phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân. Điều này cho thấy, để cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng tất yếu phải nâng cao năng lực phục vụ của Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ và bản thân Văn phòng công chứng Bảo Toàn. Đó thực chất là khả năng đáp ứng nhu cầu của nhân viên Văn phòng thông qua nâng cao trình độ chuyên môn đối với những nhu cầu và mong muốn khác nhau của khách hàng/ công dân:

• Đánh giá trình độ chuyên môn của nhân viên để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, sử dụng, tại Văn phòng.

Đánh giá trình độ chuyên môn của nhân viên là một việc làm rất khó, đòi hỏi phải xây dựng những tiêu chí đánh giá cho từng vị trí công việc, là cơ sở để đánh giá đúng, chính xác làm tiền đề để cho việc tuyển dụng, sử dụng phù hợp với Văn phòng. Để đánh giá trình độ của nhân viên tại Văn phòng công chứng Bảo Toàn cần tiến hành các kỳ tập huấn kỹ năng và chuyên môn định kỳ bằng các tình huống phù hợp, từ đó, xây dựng ra các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng vị trí công việc. Dựa trên thực tiễn hoạt động của Văn phòng và các tình huống mà cán bộ nhân viên đã gặp phải, tác giả xin đưa ra một số tiêu chí cụ thể đối với từng vị trí công việc: Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

• Đối với công chứng viên:

Tiêu chuẩn chung: Công chứng viên phải là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hoặc không có khả năng thực hiện vai trò của công chứng viên, sức khỏe tốt, là người tốt nghiệp chuyên ngành luật, có nhân cách và năng lực phù hợp với chức danh, đã trải qua khóa đào tạo nghề dài và chuyên sâu, hoàn thành thời gian tập sự hành nghề công chứng và vượt qua kỳ thi tuyển công chứng viên.

Tiêu chuẩn về trình độ: Để khẳng định vị trí của chức danh công chứng viên tại Văn phòng, các công chứng viên phải đủ điều kiện chuyên môn làm công chứng viên dự bị với thời gian ít nhất 2 năm.

Tiêu chuẩn về tuổi: lợi thế về độ tuổi được xem xét vì nghề này đòi hỏi phải có một nền tảng vững chắc và kinh nghiệm đáng kể. Do đó, công chứng viên tại Văn phòng phải là người ít nhất 30 tuổi và không quá 65 tuổi.

• Đối với nhân viên nghiệp vụ:

Tiêu chuẩn chung: là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hoặc không có khả năng thực hiện vai trò của nhân viên nghiệp vụ, sức khỏe tốt, là người có nhân cách và năng lực phù hợp với chức danh, cụ thể: cần cù, chịu khó, cẩn thận trong công việc, năng động, nhiệt tình, giao tiếp tốt và có kỹ năng hành nghề công chứng hoặc luật sư.

• Tiêu chuẩn về trình độ: tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành luật.
• Đối với nhân viên hành chính nhân sự và phát triển khách hàng:

Tiêu chuẩn chung: là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hành vi dân sự, sức khỏe tốt, là người có năng lực phù hợp với chức danh: khả năng giao tiếp tốt, có khả năng nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng, sử dụng tốt các phần mềm Office, có tinh thần trách nhiệm cao, kỷ luật tốt, năng động, ham học hỏi.

• Tiêu chuẩn về trình độ: tốt nghiệp từ trình độ cao đẳng trở lên.
• Đào tạo bồi dưỡng và sử dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu thực trạng của Văn phòng.

Trong bối cảnh có nhiều cơ hội và còn một số khó khăn, hạn chế nhất định, công chứng Việt Nam nói chung và Văn phòng công chứng Bảo Toàn nói riêng cần nắm bắt cơ hội và vượt qua các khó khăn. Hơn lúc nào hết, đội ngũ công chứng viên cần tiếp tục phát huy truyền thống, những kết quả, thế mạnh, lan tỏa kinh nghiệm cho nhau, phát huy vai trò của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên, tăng cường đoàn kết sức mạnh để hoạt động Công chứng của Văn phòng ngày càng phát triển.

Việc đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, kỹ năng, đạo đức nghề nghiệp cho công chứng viên và phát triển cho đội ngũ công chứng viên kế cận cần được quan tâm đúng mức. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên và lộ trình phát triển đối với đội ngũ công chứng viên kế cận tránh sự khuyết thiếu về công chứng viên.

Xác định rõ nhu cầu đối tượng cần được đào tạo, bồi dưỡng (Có thể bao gồm cả công chứng viên và nhân viên làm việc tại Văn phòng). Căn cứ vào thực trạng, vào kết quả của việc đánh giá năng lực của nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng. Trên cơ sở đó, xác định nội dung, chương trình phương pháp đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với nhu cầu và đối tượng nhằm đảm bảo công tác đào tạo, bồi dưỡng có hiệu quả, xây dựng được đội ngũ nhân viên trong Văn phòng đáp ứng được yêu cầu thực tế. Theo đó, Văn phòng cần tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn và kỹ năng công chứng, cụ thể:

Mở lớp đào tạo chuyên môn và kỹ năng về công chứng dành cho Công chứng viên của Văn phòng:

• Thời gian đào tạo: 3 ngày làm việc.
• Mức độ: Đào tạo định kỳ hàng năm
• Người tham gia giảng dạy: Giáo sư, tiến sỹ, giảng dạy lớp đào tạo Công chứng viên tại học viện Tư pháp.

Tổ chức các buổi họp chuyên môn nhằm nâng cao kỹ năng về nghiệp vụ công chứng cho chuyên viên nghiệp vụ của Văn phòng: định kỳ 3 tháng/lần. Phụ trách chuyên môn sẽ là các công chứng viên của Văn phòng công chứng Bảo Toàn.

3.2.3. Giải pháp về “Phương diện hữu hình” Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Dịch vụ là vô hình nên chất lượng thường hiểu theo khía cạnh “cảm nhận” của khách hàng/người dân. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như tạo ra “khía cạnh vật chất” của dịch vụ, Văn phòng công chứng cần “hữu hình hóa” quá trình cung cấp dịch vụ công chứng với những thông tin xác đáng, cơ sở tiếp dân khang trang…. Một cách cụ thể, đó là cơ sở vật chất, phòng làm việc và cách thức bố trí, thông tin rõ ràng và dễ hiểu, trang phục của nhân viên… Đây chính là lý do cần phải giải quyết vấn đề về “phương diện hữu hình” khi thực hiện nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng.

Về kiến trúc, cơ sở hạ tầng. Xây dựng và thực hiện đầy đủ các tiêu chuẩn chung về kiến trúc nội, ngoại thất cho trụ sở, văn phòng theo một thể thống nhất để thể hiện tính nhất quán trong phục vụ, tính ổn định về chất lượng dịch vụ công chứng cung cấp cho khách hàng. Văn phòng cần bố trí phòng đón tiếp khách riêng biệt, rộng rãi.

Văn phòng công chứng Bảo Toàn cần phải mở rộng quy mô để đáp ứng hết được yêu cầu của người dân sử dụng dịch vụ nhằm giảm thiểu tình trạng quá tải. Tuyển thêm các Công chứng viên và thư ký là một giải pháp để giảm thiểu sự quá tải. Đồng thời bổ sung thêm bộ phận lễ tân để tiếp đón những người dân đến làm việc được chuyên nghiệp.

Về đồng phục, thẻ nhân viên. Trang phục của nhân viên thể hiện văn hóa của Văn phòng, trang phục lịch sự, gọn gàng thể hiện sự tôn trọng khách hàng; giúp cho việc quản lý nội bộ được thuận lợi, tạo nên tác phong trang nghiêm và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc của nhân viên. Do vậy, cần thống nhất đồng phục để người dân dễ nhận biết, thoải mái khi sử dụng cho nhân viên. Đồng thời cũng phải có những biện pháp cụ thể để chấn chỉnh việc nhân viên mặc đồng phục, đeo thẻ khi làm việc cũng như khi giao dịch với khách hàng nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. Nhân viên được trang bị đầy đủ trang thiết bị cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp trong công việc, để lại hình ảnh tích cực và sự tin tưởng của khách hàng. Cụ thể tại Văn phòng: Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

• Đối với Công chứng viên nam: đồng phục sẽ là
• Đối với Công chứng viên nữ: đồng phục là zip và áo sơ
• Đối với chuyên viên nam: đồng phục là quần đen, áo sơ mi trắng
• Đối với chuyên viên nữ: đồng phục là zip và áo sơ mi trắng.

Văn phòng cũng cần theo dõi và đánh giá việc thực hiện các hệ thống tiêu chuẩn, định mức về trang thiết bị, diện tích phòng làm việc đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá thay thế cho các tiêu chí, định mức cũ, lạc hậu. Ấn phẩm, bảng hướng dẫn, chỉ dẫn…cần được thiết kế ấn tượng và dễ nhận biết, dễ hiểu… Văn phòng cũng cần đẩy mạnh phát triển trang tin điện tử, luôn cập nhật, bổ sung những thông tin mới nhất, lên trang web để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho khách hàng.

Tóm lại, để góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Bảo Toàn nhằm nâng cao sự hài lòng của người dân, cần quan tâm hơn đến phương diện hữu hình trong quá trình cung cấp. Đó là việc tạo lập hình ảnh, vật dụng, phương tiện… phục vụ khách hàng. Đó cũng là việc hoàn thiện hệ thống IT cho phép hỗ trợ thông tin cho khách hàng, cho phép cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng tới khách hàng.

3.2.4. Nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý

Năng lực lãnh đạo là yếu tố then chốt dẫn tới yếu tố thành công của Văn phòng. Để yếu tố này tác động tích cực đến tổ chức thì người lãnh đạo phải có một tầm nhìn chiến lược nhằm định hướng đúng đắn, có trí tuệ uyên bác và khả năng truyền đạt tốt để giúp cấp dưới hiểu rõ những công việc cụ thể, thực hiện những phương án đưa ra nhằm giúp hoàn thành chiến lược tổng thể.

• Theo đó, lãnh đạo Văn phòng công chứng Bảo Toàn cần tập trung vào những nhiệm vụ và công việc cụ thể:

Một là, lãnh đạo Văn phòng cần phân quyền, uỷ quyền, công việc phù hợp cho nhân viên trong văn phòng.

Hai là, trau dồi kỹ năng động viên khuyến khích, khả năng hiểu mình hiểu người nhằm nâng cao và củng cố nhiệt huyết của nhân viên, truyền cho họ những nhận thức tích cực và lòng nhiệt thành với tổ chức. Qua những thước đo cứng như sự sở hữu, sự vắng mặt, năng suất lao động của nhân viên và thước đo mềm như sự nhận thức về sự công bằng trong văn phòng và niềm tin của nhân viên, lãnh đạo Văn phòng có thể đánh giá về lòng nhiệt huyết của nhân viên và điều chỉnh phương pháp lãnh đạo hợp lý. Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Ba là, bản thân lãnh đạo Văn phòng cần nâng cao khả năng ra quyết định, khả năng ảnh hưởng và khả năng giao tiếp lãnh đạo, điều đó được thể hiện qua sự lớn mạnh của tổ chức đó, sự lớn mạnh và trung thành của các đối tác, sự phát triển của các đơn vị hay niềm tin, sự hài lòng của khách hàng. Với khả năng giao tiếp lãnh đạo, người lãnh đạo luôn thúc đẩy các mối quan hệ nhằm tạo sự hợp tác chặt chẽ, hiệu quả với các đối tác.

Bốn là, lãnh đạo cần có kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực, đồng thời là người có khả năng nhận ra những trật tự khuôn mẫu và hướng đi ngay cả trong những khó khăn, hoặc tình huống hỗn loạn. Cần có tầm nhìn lớn, luôn cam kết, đưa ra những mục tiêu xác thực, đúng đắn và nỗ lực cùng với cấp dưới thực hiện, biến ước mơ thành hiện thực nhằm kiến tạo tương lai. Với khả năng động viên và khuyến khích, lãnh đạo chú trọng đề cao sáng kiến, ý tưởng mới, dùng ngôn ngữ dễ hiểu sao cho cấp dưới thấm nhuần ý tưởng và khơi dậy quyết tâm trong toàn tổ chức để thực hiện ước mơ đó.

Năm là, Cần đa dạng hoá nguồn lực, thu hút nhân tài, thâu tóm kiến thức và kỹ năng tốt và thúc đẩy sự thành công của Văn phòng ở mức độ cao hơn. Luôn quan tâm và chú trọng tới môi trường làm việc và văn hoá của Văn phòng nhằm tăng hiệu quả công việc và sự thoái mái đối với nhân viên.

Sáu là, luôn cam kết phát triển cá nhân và nghề nghiệp cho cấp dưới. Tạo ra cơ hội học tập và khuyến khích cấp dưới tìm ra con đường phát triển nghề nghiệp nhằm phát triển nhân sự.

Bảy là, lãnh đạo Văn phòng cũng luôn hiểu rằng sự sung đột cũng là cơ hội để thúc đẩy hợp tác nội bộ, luôn tin tưởng nhân viên nhằm xây dựng sự hợp tác. Cần mềm dẻo nhưng luôn định hướng đường lối và áp dụng nguyên tắc dựa trên giá trị cơ bản để đạt mục tiêu. Đồng thời, trân trọng cách thức tiến hành và mục tiêu đề ra, kiên định đường lối và biết sử dụng kỹ năng và khả năng của đội ngũ chuyên gia một cách phù hợp, sát sao với quá trình thực hiện và linh hoạt điều chỉnh hành vi nhằm đạt mục tiêu trong công việc, thích ứng để đáp lại những thay đổi của tình huống và môi trường. Khi ra quyết định, lãnh đạo văn phòng cần luôn kiên định với đường lối đã chọn, trao quyền tự quyết cho nhân viên và quyền lực nhất định để cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của cấp dưới. Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Để cụ thể hóa giải pháp trên, Lãnh đạo văn phòng đã tích cực tổ chức các buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm giữa các Công chứng viên với nhau và gắn kết tình cảm với nhau qua các buổi du lịch, dã ngoại, sinh nhật hay liên hoan …. Ban lãnh đạo cũng đã có phương hướng động viên, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong Văn phòng.

Chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động công chứng; rút kinh nghiệm sâu sắc và khắc phục kịp thời những hạn chế, sai sót trong quá trình hoạt động của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Tích cực đổi mới, nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại:

Nghiêm túc chấp hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; phát huy tinh thần trách nhiệm giám sát lẫn nhau trong hành nghề, tận tâm và kiên quyết đấu tranh loại bỏ những hành vi sai trái trong hoạt động công chứng, vì sự phát triển bền vững của nghề công chứng. Thường xuyên nghiên cứu, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp, chia sẻ kinh nghiệm nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu công chứng của nhân dân.

Thường xuyên rà soát, cập nhật văn bản pháp luật mới ban hành, sửa đổi, bổ sung để kịp thời tư vấn cho khách hàng các rủi ro pháp lý có thể vướng phải trong việc thực hiện thủ tục công chứng.

3.2.5. Xây dựng và hoàn thiện quy trình thủ tục, dịch vụ

Xây dựng một quy trình làm việc khoa học có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng mà Văn phòng cung cấp cho khách hàng. Quy trình phục vụ bao gồm có cả thái độ tôn trọng quy định của quy trình và chất lượng của từng phần trong quy trình đó. Việc chuẩn hóa các quy trình công việc giúp cho việc chuyên môn hóa trong từng công đoạn của Văn phòng và giúp cho việc cải tiến quy trình phục vụ khách hàng được tốt hơn. Theo đó, Văn phòng cần thực hiện một số nội dung cụ thể sau:

Một là, Văn phòng cần mô phỏng theo những quy trình quản trị (điển hình là ISO 9001) làm hệ thống quản trị làm nền tảng để thể chế hóa bộ máy làm việc, giúp luật hóa trách nhiệm cá nhân hay nói đúng hơn là “minh bạch hóa” vai trò và phạm vi trách nhiệm của từng người để cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong trong Văn phòng.

Hai là, các cá nhân trong Văn phòng đều có trách nhiệm đánh giá quy trình đang áp dụng và có suy nghĩ về hợp lý hóa quy trình làm việc. Yêu cầu chung là phải hợp lý hóa quy trình (streamlining), tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc tiếp xúc và phục vụ khách hàng/công dân.

Ba là, đề nghị Sở Tư pháp là trung tâm điều phối sự hợp tác giữa các tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Cơ quan tài Nguyên và Môi trường các cấp; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan khác trong việc phục vụ người dân khi có nhu cầu, tham gia giao dịch dân sự.

Để tạo sự bình đẳng giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong việc cung ứng dịch vụ công chứng theo quy định của pháp luật, đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhanh chóng chuyển đổi các Phòng Công chứng thành Văn phòng công chứng.

3.3. Kiến nghị: Hoàn thiện quy định của pháp luật Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Một là, cần tiếp tục đẩy mạnh chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng. Tuy nhiên, hoạt động công chứng là một loại hình dịch vụ công, công chứng viên do Nhà nước bổ nhiệm để thực hiện dịch vụ này; thực hiện công việc đòi hỏi tính chuyên môn và trách nhiệm pháp lý cao. Do vậy, việc xã hội hóa hoạt động này cần có lộ trình thích hợp. Trong khi trình độ xã hội còn nhiều hạn chế cộng với tính phức tạp, thiếu ổn định của hệ thống pháp luật đã khiến cho nhận thức cũng như thực tiễn thực hiện hoạt động này còn nhiều bất cập. Do vậy, không nên nóng vội chuyển đổi các Phòng Công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp) thành Văn phòng Công chứng (hoạt động theo Luật doanh nghiệp) như một số quan điểm hiện nay.

Hai là, Bộ Tư pháp sớm xây dựng một văn bản pháp lý có tính ràng buộc đối với các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trong việc xây dựng nguồn quỹ hỗ trợ rủ ro và phòng ngừa rủi ro cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên phạm vi toàn quốc. Đồng thời, sớm ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật công chứng, tập trung vào một số nội dung sau:

Về công chứng viên: Để nâng cao chất lượng, bảo đảm sự phát triển bền vững của đội ngũ công chứng viên cần quy định chặt chẽ hơn các điều kiện bổ nhiệm công chứng viên. Theo đó, xác định rõ hơn địa vị pháp lý của công chứng viên; quy định rõ công chứng viên chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên; nâng thời gian đào tạo nghề công chứng từ 6 tháng lên 12 tháng; bổ sung quy định người miễn đào tạo phải tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng. Sửa đổi quy định về tập sự hành nghề công chứng theo hướng không miễn đào tạo nghề công chứng mà chỉ giảm thời gian tập sự đối với đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng trước đây; bổ sung quy định về kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, quy định công chứng viên chỉ được hành nghề đến 65 tuổi; bổ sung quy định về kiểm tra và tổ chức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, bồi dưỡng thường xuyên.

Về tổ chức hành nghề công chứng: Sửa đổi, bổ sung các quy định về Văn phòng công chứng nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho Văn phòng công chứng trong việc thay đổi loại hình hoạt động, thúc đẩy phát triển các Văn phòng công chứng quy mô lớn, hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả. Quy định việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng phê duyệt; Phòng Công chứng chỉ được thành lập ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển Văn phòng công chứng để đáp ứng yêu cầu của người dân.

Ba là, triển khai thực hiện có hiệu quả Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020, bảo đảm phát triển các tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp và phân bổ hợp lý gắn với địa bàn dân cư trên toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức trong xã hội, tăng cường tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, khắc phục tình trạng phát triển tổ chức hành nghề công chứng không đồng đều giữa khu vực đô thị với khu vực nông thôn, miền núi, vùng sâu, vùng xa, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn.

Bốn là, đổi mới chương trình, nội dung đào tạo nghề công chứng; tăng cường công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, đạo đức hành nghề công chứng. Xây dựng quy hoạch công chứng viên căn cứ theo nhu cầu thực tế của địa phương. Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Năm là, tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh những sai phạm và những biểu hiện tiêu cực trong hoạt động công chứng; hướng dẫn định hướng các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Luật công chứng và văn bản hướng dẫn thi hành để phát triển lành mạnh các hoạt động công chứng.

Sáu là, xây dựng được cơ sở dữ liệu thông tin về bất động sản, tạo nền tảng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để khắc phục rủi ro trong hoạt động hành nghề của công chứng viên.

Để tạo sự bình đẳng giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong việc cung ứng dịch vụ công chứng theo quy định của pháp luật, đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhanh chóng chuyển đổi các Phòng Công chứng thành Văn phòng công chứng.

Đề nghị Sở Tư pháp là trung tâm điều phối sự hợp tác giữa các tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Cơ quan tài Nguyên và Môi trường các cấp; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan khác trong việc phục vụ người dân khi có nhu cầu, tham gia giao dịch dân sự.

KẾT LUẬN Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

Sau hơn 4 năm thực hiện Luật Công chứng, xã hội hóa hoạt động công chứng tại thành phố Hải Phòng đã được xã hội đón nhận với nhiều dấu hiệu tích cực. Bên cạnh 05 phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã cho phép thành lập 23 Văn phòng công chứng tại các quận huyện thuộc thành phố nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân thành phố và tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự được nhanh chóng, kịp thời. Khách hàng được cung cấp các dịch vụ về công chứng một cách toàn diện, đảm bảo an toàn pháp lý, nhanh chóng, thuận tiện. Bên cạnh đó, biểu hiện cạnh tranh giữa các TCHNCC là điều dễ dàng nhận thấy.

Dịch vụ công chứng luôn gắn liền với nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng. Cùng với sự phát triển của thị trường vốn, thị trường giao dịch bất động sản, nhu cầu công chứng sẽ có sự phát triển mạnh ở Việt Nam nói chung và thành phố Hải Phòng nói riêng nhằm kiểm định sự ràng và có tính chất pháp lý trong các quan hệ dân sự. Kết quả hoạt động công chứng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới nhiều quan hệ xã hội và giao dịch khác phát sinh sau đó. Do đó, mọi TCHNCC cần phải hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc tìm ra những thành phần của chất lượng dịch vụ, các yếu tố hạn chế cũng như những yếu tố tác động vào sự hài lòng của khách hàng là tiền đề để nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhận thức được vấn đề, Luận văn đã đi phân tích làm rõ các yếu tố cấu thành chất lượng dịch vụ công chứng nói chung, cũng như chất lượng dịch vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Bảo Toàn nói riêng.

Chất lượng dịch vụ của Văn phòng công chứng Bảo toàn được cấu thành bởi 5 nhóm tiêu chí: nhóm cơ sở vật chất hữu hình, nhóm mức độ tin cậy, nhóm mức độ đáp ứng, nhóm năng lực phục vụ và nhóm mức độ đồng cảm. Kết quả khảo sát từ 500 khách hàng theo các tiêu chí đánh giá cho thấy: Về cơ bản, chất lượng dịch vụ của Văn phòng công chứng Bảo Toàn đã đạt yêu cầu về đáp ứng sự hài lòng của Khách hàng và được đánh giá cao. Cụ thể: Nhóm cơ sở vật chất hữu hình: Sự đánh giá của khách hàng đạt kết quả tốt chiếm 70%; trung bình chiếm 20%; và kém chiếm 10%; Nhóm mức độ tin cậy: Sự đánh giá của khách hàng đạt kết quả tốt chiếm 80%; trung bình chiếm 15%; và kém chiếm 5%; Nhóm mức độ đáp ứng: Sự đánh giá của khách hàng đạt kết quả tốt chiếm 85%; trung bình chiếm 10%; và kém chiếm 5%; Nhóm năng lực phục vụ: Sự đánh giá của khách hàng đạt kết quả tốt chiếm 70%; trung bình chiếm 25%; và kém chiếm 5%; Nhóm mức độ đồng cảm: Sự đánh giá của khách hàng đạt kết quả tốt chiếm 60%; trung bình chiếm 25%; và kém chiếm 15%. Từ đó, luận văn nêu rõ đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng của Văn phòng công chứng Bảo toàn như giải pháp về “sự đồng cảm, giải pháp về việc “nâng cao năng lực phục vụ”, giải pháp về “phương diện hữu hình” và một số giải pháp mang tính chất kiến nghị khác.

Với cách tiếp cận vấn đề về khía cạnh chất lượng dịch vụ công chứng, Luận văn hy vọng sẽ là một nguồn tài liệu bổ ích có thể áp dụng trong thực tiễn tại Văn phòng công chứng Bảo toàn nói riêng và hệ thống các TCHNCC nói chung. Luận văn: Giải pháp chất lượng dịch vụ công chứng ở Văn phòng.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:  

===>>> Luận văn: Nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng của văn phòng

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com