Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng

Mục lục

Đánh giá post

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận Văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Luận Văn: Xây Dựng Các Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng hành chính công ty VOSCO dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1 Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của Phòng Hành chính Công ty Vosco

3.1.1 Nhiệm vụ của Phòng Hành Chính công ty Vosco

a. Công tác văn phòng

Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin.
Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty.
Soạn thảo văn bản, trình Tổng giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn…

Công tác an toàn lao động, chống cháy nổ Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Quản lý công tác vệ sinh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng.
Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì, việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn công ty theo quy chế.
Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn lao động.

Công tác bảo vệ

Bảo vệ tài sản của công ty và tài sản của người lao động trong địa phận công ty.
Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong công ty.
Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn.
Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự.
Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.

Công tác phục vụ

Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng.
Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp.

Thực hiện các công việc khác

Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của Ban điều hành công ty.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Dịch Vụ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Trị Kinh Doanh

3.1.2 Phương hướng hoạt động và phấn đấu của phòng Hành Chính vosco

Xây dựng, củng cố hệ thống chính trị gắn với “Nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng, chất lượng hoạt động của các tổ chức Đảng”.

Phát huy, nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, tạo điều kiện, môi trường ổn định cho các bộ phận khác trong công ty.

Phấn đấu toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên trong Phòng phải tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên, các chuyên viên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, sức khỏe và được cấp chứng chỉ chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định.

Phát huy những thành tích đã đạt được, Phòng Hành chính phấn đấu trở thành đơn vị vững mạnh hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp cao, tâm huyết với nghề, phục vụ tốt công tác được giao.

3.2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Vosco Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

3.2.1. Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp

a. Cơ sở của giải pháp về công tác tham mưu

Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác. Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác, hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.

Nội dung của giải pháp

Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan chỉ đạo điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục, hiệu quả.Ngoài ra, việc xây dựng chương trình công tác còn có chức năng điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả trọng động của cõ quan.

Để hạn chế những khó khăn trong công tác tham mưu, tổng hợp cần có một số biện pháp sau:

Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phòng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn.
Các cán bộ trong công ty chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với lãnh đạo. Ban lãnh đạo công ty cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ Phòng Hành chính có sự cố gắng, có tinh thần sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết giữa ban lãnh đạo với các cán bộ phòng.
Cán bộ phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các cán bộ trong cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc:
Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kê hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới.
Thứ hai là nguyên tắc ưu tiên. Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.
Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng. Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chủ ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp .

Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp cán bộ văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động của công ty, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo tính khả thi.

3.2.2. Giải pháp về công tác hậu cần Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Cơ sở của giải pháp về công tác hậu cần

Xây dựng các văn bản, kế hoạch đảm bảo liên quan đến công tác quản lý, sử dụng con người, quản lý đất quốc phòng, cơ sở vật chất của công ty, kiểm tra, giám sát chỉ đạo các phòng, các bộ phận quản lý sử dụng tốt, bền, an toàn, tiết kiệm, hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất khác của công ty Tham mưu, đề xuất và chỉ đạo thực hiện Chỉ lệnh công tác hậu cần trong công ty và bảo đảm hậu cần (ăn, ở, mặc, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch bệnh…) cho cán bộ trong công ty.

Nội dung của giải pháp

Chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Đối với công tác này, hiện nay Phòng Hành chính thực hiện tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác được đảm bảo và chặt chẽ hơn nữa, Phòng Hành chính có một bản quy định về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trưởng Phòng hành chính nên giao cho một nhân viên trong phòng chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuối công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến công tác của lãnh đạo.

Công tác mua sắm trang thiết bị của cơ quan

Phòng Hành chính phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan luôn đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết.

Công tác phục vụ Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Công ty cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên tạp vụ yêu cầu phải đòi hỏi sự nhiệt tình với công việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan.

3.2.3. Giải pháp về công tác hội nghị, hội thảo

Cơ sở của giải pháp công tác hội nghị, hội thảo

Để thực hiện tốt công tác phục vụ đại hội, hội nghị, cần phải tiếp tục củng cố, kiện toàn tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ số lượng, đảm bảo về chất lượng. Tham mưu bổ sung, hoàn thiện hoặc ban hành mới Quy chế hội nghị, hội thảo. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho cán bộ những kỹ năng hoạt động động cần thiết về phục vụ đại hội, hội nghị. Tham mưu ban hành Quy trình phục vụ đại hội, hội nghị cấp ủy, trong đó cần lưu ý nói rõ các nội dung cần thiết phải tiến hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

Nội dung của giải pháp

Công tác này công ty Vosco vẫn tồn tại hạn chế cần khắc phục, đó là việc chưa tuyên truyền cho các cán bộ nhân viên và thuyền viên trong công ty vê tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Bởi vậy, văn phòng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đạt được và là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo.

3.2.4. Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Cơ sở của giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ

Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của công ty. Hạn chế đến hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính.

Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư – lưu trữ. Đặc biệt lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn nhân lực. Việc truy cứu tài liệu còn khó khăn, ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo…

Chưa triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu…).

Hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản quy phạm pháp luật sau:
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/04/2001 của Ủy Ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/6/2005 của Liên tịch Bộ nội vụ – VP CP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của CP về công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh, TP trực thuộc TW… Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Nội dung của phương pháp

Để công tác văn thư lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau:

Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Công ty nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong công ty nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình Tổng giám đốc ký.

Phòng Hành chính phải trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, tài liệu, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Phòng Hành chính nên trình ý kiến ban lãnh đạo công ty xin được bố trí một phòng đọc riêng để cán bộ, nhận viên trong công ty mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.

Cán bộ văn thư phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.

Mỗi năm cán bộ văn thư phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong công ty thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa.Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại. Việc bảo quản hồ sơ phải tuân thủ theo những qui định sau:

+ Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bọ hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư nên sử dựng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc.

+ Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ hơ là nơi không bị ánh sáng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

+ Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấy xảy ra.

Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, Phòng hành chính công ty Vosco thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

3.2.5. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Cơ sở của giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật những kiến thức cần thiết, kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ thực thi công việc để phục vụ yêu cầu công việc được tốt hơn. Thông qua đó giúp họ nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm được giao, đồng thời hoàn thiện các tiêu chuẩn của công ty.Thời gian qua cán bộ trong công ty đã được đào tạo tốt song vẫn còn không ít những hạn chế cần được tiếp tục đổi mới, khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc mình đảm nhận.

Trong nhiều năm qua CBCNV trong công ty được cử đi đào tạo luôn được chú trọng. Chính phủ và Bộ nội vụ đã ban hành nhiều văn bản nhằm thể chế hóa quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác đào tạo cán bộ.

Thông qua các khóa đào tạo, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ nhân viên ngày càng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của nhiệm vụ trong tình hình mới. Đội ngũ cán bộ đã làm tốt hơn nhiệm vụ tham mưu, đề xuất được nhiều giải pháp để thực thi có hiệu quả nhiệm vụ, công cụ. Các kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, pháp luật…. cùng các kỹ năng mềm như: kỹ năng lãnh đạo, kiểm tra, giám sát, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, kỹ năng quản lý và phát triển nhân sự, kỹ năng giải quyết công vụ, kỹ năng giải quyết tình huống…đã được vận dụng vào giải quyết công việc, bước đầu đào tạo đã đạt được nhiều kết quả quan trọng.

Nội dung của giải pháp Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Để nâng cao hiệu quả công việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức là rất cần thiết.

Các cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng của công ty hầu hết là những cán bộ lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Nhưng không phải có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu của công việc mà khi trình độ khoa học đang được áp dụng trong công tác văn phòng nếu như họ không được đào tạo lại thường xuyên. Nên để mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng tại công ty thì Ban lãnh đạo cần lên chương trình đào tạo thường xuyên cho đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng ngày càng tốt hơn khối lượng công việc ngày càng nhiều và phức tạp.

Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên thì việc cử nhân viên đi học thêm các lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng là rất cần thiết. Bởi vì văn phòng được coi là cổng thông tin của toàn bộ công ty, toàn bộ thông tin từ các tổ chức chính quyền, từ cơ quan quản lý cấp trên đều qua bộ phận văn phòng và được các cán bộ công chức tập hợp và phân phối cho các bộ phận liên quan. Hơn nữa hiện nay việc truyền tải thông tin qua mạng internet đang rất phổ biến, nếu các cán bộ nhân viên có trình độ tin học, ngoại ngữ thì việc giải quyết các công việc và thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ cơ quan sẽ giản đơn hơn rất nhiều. Không những vậy các thông tin thu thập sẽ đa dạng không chỉ thu được những thông tin trong nước mà còn có những thông tin hữu ích của nước ngoài.

Hình thức đào tạo là đề xuất với UBND TP Hải Phòng và các ngành chức năng cấp kinh phí mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức. Bên cạnh đó cũng thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ. Văn phòng công ty Vosco nên lập kế hoạch để cử người đi học mà vẫn không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

3.2.6 Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

a. Cơ sở của giải pháp ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ

Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ thực chất là trách nhiệm của tất cả công chức trong toàn đơn vị. Trên thực tế, cán bộ các phòng chuyên môn vẫn còn suy nghĩ đó là công việc của cán bộ văn thư nên trong quá trình phát hành văn bản, lập hồ sơ công việc còn nhiều hạn chế và chưa đúng quy định của nghiệp vụ văn thư.

Từng lúc, từng nơi làm việc áp dụng CNTT trong công tác văn thư, ứng dụng chữ ký số đã làm cho việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư chưa kết nối được với các phần mềm, dữ liệu khác.

Trong giai đoạn hiện nay, khi mà ngày càng đòi hỏi về yếu tố an toàn, an ninh mạng thì bên cạnh vấn đề đặt ra về hệ cơ sở dữ liệu, giải pháp công nghệ… thì mối đe dọa về yếu tố bảo mật, virut máy tính, nguy cơ mất cơ sở dữ liệu… đang là những thách thức trong quá trình ứng dụng công nghệ.

Nội dung của giải pháp

Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và các cơ quan trên thế giới. Chúng ta cần có sự thay đổi để làm phong phú thêm các hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ. Đồng thời công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chương trình quản lý tài liệu lưu trữ như: “Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việc”; “Chương trình quản lý tài liệu lưu trữ”; “Chương trình quản lý văn bản”. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Qua quá trình nghiên cứu, tôi nhận thấy rằng văn bản là công cụ đắc lực trong công tác quản lý hành chính văn phòng của công ty. Do đó, công tác lưu trữ có vị trí quan trọng và đóng góp rất lớn vào hiệu quả hoạt động của công ty. Mỗi hoạt động quản lý, điều hành tại công ty đều dựa trên văn bản. Ngoai ra tài liệu lưu trữ không đơn thuần để khai thác sử dụng, mà còn là bằng chứng lịch sử vể hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định. Do đó việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Vosco là cần thiết và cấp bách.

KẾT LUẬN

Luận văn đã tập trung nghiên cứu “thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)”. Luận văn đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận về công tác quản lý hành chính văn phòng, thông qua nghiên cứu lý luận đã thấy được vị trí, vai trò cũng như chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức. Đồng thời thông qua nghiên cứu lý luận về công tác hành chính văn phòng cũng làm rõ thêm về sự cần thiết của công tác quản lý hành chính văn phòng đối với mỗi tổ chức. Nghiên cứu lý luận cũng chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hành chính văn phòng trong mỗi tổ chức. Việc nghiên cứu cơ sở lý luận đã làm rõ hơn và cụ thể hơn những nội dung các hoạt động của công tác hành chính văn phòng. Từ đó làm cơ sở để phân tích thực trạng công tác hành chính văn phòng của công ty Vosco tại chương 2. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

Trong chương 2, luận văn đã khái quát chung được địa bàn nghiên cứu là công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam Vosco như quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của công ty Vosco, khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Luận văn tập trung phân tích thực trạng công tác hành chính văn phòng của công ty Vosco. Chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Hành chính công ty Vosco. Phân tích thực trạng công tác Hành chính văn phòng của phòng hành chính như bố trí công việc, tổ chức lao động, quy trình thực hiện công tác văn thư, quy trình quản lý công văn đi và công văn đến, thủ tục soạn thảo, trình ký văn bản, tổ chức họp phòng… Thông qua tổng hợp đánh giá nhân viên và nhân viên tự đánh đã đánh giá được công tác Hành chính văn phòng của công ty Vosco, tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá qua 3 năm đều đạt được trên dưới 80 điểm (cụ thể đạt 83.5 đến 86.5 điểm là do nhân viên tự đánh giá, đạt từ 78 đến 84 điểm) là do cấp trên đánh giá nhân viên phòng hành chính thực hiện công tác hành chính văn phòng thông qua các tiêu chí như: năng lực, kiến thức – kỹ năng, kết quả thực hiện công việc, tuân thủ nội quy làm việc và điểm thưởng cho thái độ làm việc. Kết quả đánh giá này tạm gọi là cao, tuy nhiên có 2 chỉ tiêu về năng lực luôn được đánh giá là 0 điểm cả với bản thân nhân viên tự đánh giá và cấp trên đánh giá nhân viên là tin học và ngoại ngữ. Điều đó cho thấy rằng cán bộ nhân viên phòng Hành chính đã hiểu rõ được tầm quan trong của tin học và ngoại ngữ trong tiến trình hội nhập kinh tế.

Từ thực trạng vấn đề, luận văn đã đưa ra các giải pháp như các giải pháp về công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, công tác hội nghị – hội thảo, văn thư lưu trữ. Đặc biệt là giải pháp về công tác đào tạo, trong đó đặc biệt trú trọng việc nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, đạo tạo để người cũ bắt theo kịp được sự thay đổi của khoa học kỹ thuật. Một giải pháp cũng không kém phần quan trọng nữa là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công tác lưu trữ văn bản, đây là một xu thế tất yếu của thời đại công nghệ nhằm ứng dụng vào quản lý. Các giải pháp này khi thực hiện tốt sẽ góp một phần nào nâng cao chất lượng và hoàn thiện hơn công tác văn phòng tại công ty Vosco, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng của công ty trong xu hướng phát triển chung của nền kinh tế đất nước. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website: https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com

Post Views: 585