Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận Văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Luận Văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng của công ty VOSCO giai đoạn 2018 – 2023 dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

2.1 Tổng quan về Công ty Vosco

2.1.1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vosco

Thành lập ngày 01/07/1970: “CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM – VIETNAM OCEAN SHIPPING COMPANY (VOSCO)” là kết quả của sự hợp nhất ba đội tàu Giải phóng, Tự lực, Quyết thắng với tổng trọng tải 34.000 tấn tàu.

Nhiệm vụ giai đoạn chiến tranh chống Mỹ: Vận tải hàng hóa kịp thời, đáp ứng yêu cầu chi viện cho chiến trường Miền Nam và các tỉnh khu IV; mở các tuyến vận tải đi nước ngoài như Hồng Kông, Nhật Bản chở hàng xuất khẩu, nhập khẩu, hàng viện trợ… phục vụ đắc lực cho công cuộc kháng chiến giải phóng dân tộc ở Miền Nam và xây dựng XHCN ở Miền Bắc…

Giai đoạn những năm 90 khi khối XHCN Đông Âu khủng hoảng và sụp đổ: Doanh nghiệp chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường.

Giai đoạn này Vosco thực hiện sắp xếp đổi mới mô hình kinh doanh, đổi mới cơ chế quản lý, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nghiên cứu thị trường, đầu tư phát triển đội tàu handysize và đội tàu dầu sản phẩm.

Năm 1999 tàu dầu Đại Long của Vosco là tàu biển Việt Nam đầu tiên kéo lá cờ đỏ sao vàng trên đất Mỹ.

Ngày 01/01/2008 Công ty cổ phần Vận tải biển Việt Nam(VOSCO) chính thức đi vào hoạt động trên cơ sở chuyển đổi sang mô hình cổ phần từ Công ty Vận tải biển Việt Nam (VOSCO). Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Từ khi thành lập đến nay, VOSCO luôn không ngừng nỗ lực mở rộng, phát triển và đổi mới đội tàu.Đội tàu hiện tại của VOSCO rất đa dạng, gồm các tàu chở hàng rời, tàu dầu sản phẩm và tàu container hoạt động không hạn chế trên các tuyến trong nước và quốc tế.

Hoạt động kinh doanh chính của VOSCO là vận tải biển. VOSCO không chỉ là chủ tàu, quản lý và khai thác tàu mà còn tham gia vào các hoạt động thuê tàu, mua bán tàu, các dịch vụ liên quan thông qua các công ty con và chi nhánh như dịch vụ đại lý, giao nhận& logistic; sửa chữa tàu; cung ứng dầu nhờn, vật tư; cung cấp thuyền viên… cũng như các hoạt động liên doanh, liên kết.

VOSCO đã thiết lập, thực hiện, duy trì, vận hành có hiệu quả Hệ thống Quản lý An toàn, Chất lượng và Môi trường (SQEMS) và thường xuyên chú trọng bổ sung và cải tiến nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code), tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và Công ước Lao động hàng hải.

Với bề dày truyền thống và sự tận tâm với khách hàng, VOSCO tự hào là một trong những công ty vận tải biển hàng đầu của Việt Nam, phục vụ đông đảo khách hàng trong và ngoài nước.Chúng tôi cam kết sẽ không ngừng nỗ lực đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận tải chất lượng, chuyên nghiệp và uy tín.

Trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị hạch toán phụ thuộc của Vosco

Công ty có trụ sở chính: 215 Lạch Tray, Phường Đằng Giang, Quận Ngôi Quyền, Hải Phòng.

Công ty có các chi nhánh: Quảng Ninh, Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Nha Trang, Vũng Tàu, Quảng Ngãi, Cần Thơ. Ngoài ra công ty còn có 6 đơn vị hạch toán phụ thuộc là: xí nghiệp đại lý sơn, xí nghiệp đại lý dầu nhờn, đại lý giao nhận vận tải đa phương thức, trung tâm huẩn luyện thuyên viên, trung tâm cung ứng thuyền viên. Bên cạnh đó, công ty còn tham gia góp vốn vào các tổ chức: công ty chứng khoán Hải Phòng, ngân hàng TMCP Hàng hải và Cty CP Hàng Hải Hà nội…

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Nhận Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Trị Kinh Doanh

2.1.2 Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của Vosco Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Mục tiêu hoạt động

Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam được thành lập để huy động có hiệu quả các nguồn vốn cho hoạt động đầu tư, kinh doanh các dịch vụ hàng hải và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa hợp pháo: tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động; tăng cổ tức cho các cổ đông; đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh.

Ngành nghề kinh doanh

• Kinh doanh vận tải biển: hàng khô, hàng container, dầu thô, dầu sản phẩm, khí gas, hóa chất, vận tải đa phương thức.
• Dịch vụ bốc, dỡ hàng hóa tại cảng biển, khai thác kho, bãi và dịch vụ giao nhận, kho vận.
• Kinh doanh tài chính và kinh doanh bất động sản.
• Dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ đại lý vận tải, dịch vụ môi giới hàng hải.
• Dịch vụ cung ứng thuyền viên, dịch vụ sửa chữa tàu biển, sửa chữa container.
• Đại lý phụ tùng, thiết bị chuyên ngành hàng hải, đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa.
• Đại lý vé máy bay.
• Dịch vụ cung ứng và xuất khẩu lao động, đào tạo và huấn luyện thuyền viên.
• Dịch vụ vui chơi giải trí, cho thuê văn phòng.

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban của Công ty Vosco Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Cty Cổ phần Vận tải biển Việt nam được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH đã được Quốc hội Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005. Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty và các văn bản khác có liên quan.

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam gồm có:

• Tổng Giám đốc: 01 người.
• Phó Tổng Giám đốc phụ trách Khai thác.
• Phó Tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật.
• Phó Tổng Giám đốc phụ trách chung.
• Phó Tổng giám đốc phía Nam.

Tổng giám đốc

Chức năng nhiệm vụ: Điều hành chung.

Tổng giám đốc do Chủ tich Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng công ty Hàng hải Việt nam. Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân và tổ chức điều hành trong mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hồi đồng quản trị, Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và pháp luật về điều hành công ty.

Phó Tổng Giám đốc phụ trách khai thác Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Chức năng nhiệm vụ: giúp Tổng giám đốc quản lý và điều hành sản xuất khai thác kinh doanh, nghiên cứu thị trường, điều phối nắm bắt nguồn hàng, xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất với Tổng giám đốc công ty kí kết các hợp đồng vận tải hàng hóa và các phương án cải tiến tổ chức sản xuất trong công ty, theo từng hoạt động của đội tàu.

Phó tổng giám đốc kĩ thuật

Chức năng nhiệm vụ: giúp Tổng giám đốc quản lý điều hành công việc kĩ thuật, vật tư, sửa chữa, công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học sáng kiến, hợp lý hóa sản xuất và các hoạt động liên quan khác, tiến hành theo từng hoạt động của đội tàu, đảm bảo các tàu hoạt động an toàn.

Phó tổng giám đốc phía Nam

Chức năng nhiệm vụ: chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của các cho nhánh phía Nam.

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu  tổ chức công ty Vosco

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Phòng Khai thác thương vụ

Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng Giám đốc quản lý khai thác đội tàu có hiệu quả nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc khai thác. Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:

• Tổ chức kinh doanh khai thác đội tàu hàng khô của công ty, chỉ đạo đôn đốc hệ thống đại lý trong và ngoài nước thực hiện kế hoạch sản xuất.
• Khai thác nguồn hàng, tham mưu ký kết hợp đồng vận tải và tổ chức thực hiện hợp đồng.
• Tổ chức đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế của đội tàu hàng khô
• Xây dựng kế hoạch sản xuất, báo cáo thống kê sản lượng vận tải, doanh thu theo định kỳ, kế hoạch trung và dài hạn vê kinh doanh khai thác vận tải
• Điều hành toàn bộ hoạt động của các tàu theo hợp đồng, chỉ đạo lựa chọn quyết định phương án quản lý tàu.
• Điều hành toàn bộ hoạt động của các tàu theo hợp đồng, chỉ đạo lựa chọn quyết định phương án quản lý tàu.
• Điều động tàu theo kế hoạch sản xuất và hợp đồng vận tải đã ký kết.

Đề xuất phương an thưởng giải phóng tàu nhanh, thưởng các tàu, các đơn vị kinh có đóng góp hợp tác, hỗ trợ tàu hoặc công ty có hiệu quả.

Phòng Vận tải dầu khí

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc quản lý khai thác đội tàu dầu kinh doanh có hiệu quả nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc khai thác.Phòng có nhiệm vụ chủ yếu đàm phán, kí kết các hợp đồng vận tài của tàu dầu, giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động của tàu dầu. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Phòng Vận tải Container

Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu container kinh doanh có hiệu quả cao nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc khai thác.Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là đàm phán, kí kết các hợp đồng vận tải của tàu container, giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động của tàu container.

Phòng Kỹ thuật

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật của đội tàu, quản lý kiểm soát việc thực hiện các tiêu chuẩn qua trình quy phạm về kỹ thuật bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa tiêu hao vật lý phụ tùng phục vụ cho khai thác kinh doanh vận tải hoạt động có hiệu quả. Phòng chịu sự quản lý trực tiếp của Phó tổng giám đốc kỹ thuật.

Tham gia vào các chương trình kế hoạch đào tạo lại, nâng cao trình độ kỹ thuật kỹ sư lái tàu về quản lý khai thác kỹ thuật, tham gia giám định sáng kiến nghiên cứu khoa học, tiết kiệm trong phạm vi quản lý nghiệp vụ của phòng và công tác kĩ thuật khác Tổng giám đốc giao.

Phòng Vật tư

Quản lý kỹ thuật vật tư, kế hoạch sửa chữa tàu, xây dựng các chỉ tiêu định mức kĩ thuật bảo quản vật tư nhiên liệu.

Nắm bắt nhu cầu sử dụng vật tư phụ tùng của các tàu để xây dựng định mức và cung cấp kịp thời cho hoạt động vận tải và các hoạt động khác.

Triển khai về mua bán và cung cấp vật tư, phụ tùng thay thế cho đội tàu.Xây dựng, điều chỉnh các nội quy, quy chế về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn quản lý, sử dựng máy móc, trang thiết bị trên tàu.

Quản lý về chất lượng, tính năng về kĩ thuật của trang thiết bị máy móc trên tàu. Theo dõi, hướng dẫn hoạt động khai thác sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc theo đúng quy trình quy phạm tiêu chuẩn kĩ thuật.

Phòng Tài chính Kế toán Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế và hạch toán kế toán trong toàn công ty, quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp cho công ty thực hiện các chỉ tiêu tài chính. Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau:

Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn vốn đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính. Phân tích đánh giá hoạt động tài chính trong khai thác đội tàu để tìm ra biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.

Đề nghị các biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính, có quyền tham gia tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán tài chính trong phạm vi công ty.

Trung tâm huấn luyện thuyền viên và trung tâm cung ứng thuyền viên

Là trung tâm chức năng chịu trách nhiệm quản lý ký kết với thuyền viên về tất cả các mặt đời sống của thuyền viên, chịu trách nhiệm bổ sung thuyền viên cho đội tàu. Thương xuyên có lớp đào tạo và đào tạo lại tay nghề, nâng cao trình độ cho đội ngũ thuyền viên, sẵn sàng thuyền viên dự trữ để bổ sung và thay thế thuyền viên cho các tàu bất ḱ khi nào. Cung ưng thuyền viên cho các tàu nước ngoài (đi đánh thuê).

Phòng Hàng hải Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác pháp chế, an toàn hàng hải của tàu, theo dõi về các vấn đề pháp lý của công ty. Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau:

• Quản lý hướng dẫn thực hiện công tác pháp chế hàng hải. Tổ chức thanh tra việc thực hiện các quy định của công ty, luật pháp quốc tế và Việt nam trên tàu. Quản lý, hướng dẫn việc thực hiện về công tác an toàn hàng hải, an toàn lao động trong sản xuất và hoạt động khai thác vận tải trong toàn công ty.
• Thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm trong công ty.
• Yêu cầu các phòng ban, các tàu, các đơn vị trong công ty cung cấp số liệu, chứng từ, hồ sơ liên quan đến hoạt động khai thác kinh doanh vận tải, khai thác kĩ thuật khi cần cho nghiệp vụ của phòng.
• Có quyền đề nghị khen thưởng và kỉ luật các cá nhân, tập thể thể hiện an toàn hàng hải, an toàn lao động cũng như chấp hành các luật lệ, luật pháp quốc tế, Việt Nam và các quy chế công ty.

Phòng Tổ chức Tiền lương

Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức lao động và tiền lương trong hoạt động khai thác kinh doanh của công ty. Phòng có chức năng chủ yếu sau:

• Tổng hợp cân đối kế hoạch sản xuất kinh doanh vận tải, kết quả sản xuất kinh doanh toàn công ty, theo dõi diễn biến thị trường, chính sách xã hội trong và ngoài nước ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tham mưu cho lãnh đạo để có biện pháp điều động phù hợp.
• Quản lý khai thác sử dụng lực lượng lao động của công ty, tổ chức tái đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn.
• Xây dựng các định mức lao động, lập kế hoạch về lao động tiền lương phù hợp.

Phòng Hành chính Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc các công việc Hành chính như:

• Quản lý về văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng phầm.
• Quản lý và lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng trụ sở chính và các chi nhánh, trang thiết bị nội thất, thiết bị văn phòng, thiết bị thông tin liên lạc.
• Quan hệ với các cơ quan chức năng trong địa phương để giúp cho hoạt  sản xuất kinh doanh của công ty được thuận lợi.

Ban Quản lý an toàn và chất lượng

Chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý an toàn (ISM code) và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

2.3 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 105598 do Sở kế hoạch đầu tư Hải Phòng cấp, đăng ký lần đầu ngày 05/03/1993 và đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày 15/3/2002 và có thay đổi sau khi cổ phần hóa. Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là:

• Kinh doanh vận tải biển: Hàng khô, hàng container, dầu thô, dầu sản phẩm, khí gas, hóa chất.
• Vận tải đa phương thức.
• Dịch vụ bôc dỡ hàng hóa tại cảng biển, khai thác kho bãi và dịch vụ giao nhận, kho vận.
• Kinh doanh tài chính và kinh doanh bất động sản.
• Dịch vụ đại lý tàu biển.
• Dịch vụ đại lý vận tải.
• Dịch vụ môi giới hàng hải.
• Dịch vụ cung ứng tàu biển.
• Dịch vụ sửa chữa tàu biển, sửa chữa container.
• Đại lý phụ tùng, thiết bị chuyên ngành hàng hải.
• Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa.
• Đại lý bán vé máy bay.
• Dịch vụ cung ứng và xuất khẩu lao động.
• Kinh doanh cho thuê văn phòng.
• Dịch vụ vui chơi, giải trí. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm vận tải đường biển và các dịch vụ hàng hải khác như: Đại lý tàu biển, đại lý vận tải đa phương thức, huấn luyện – đào tạo, cung ứng xuất khẩu thuyền viên, đại lý sơn, đại lý dầu nhờn và vòng bi, khai thác bãi container…. Tuy nhiên hoạt động chính của Công ty chiếm 90% tổng doanh thu.

Tình hình kinh doanh theo từng lĩnh vực

• Vận tải hàng khô

Vận tải hàng khô là sở trường của Công ty. Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã rất chú ý đầu tư và tích lũy kinh nghiệm cho lĩnh vực và đã thu được nhiều kết quả tốt đẹp, giúp Công ty phát triển nhanh, bên vững, trở thành doanh nghiệp vận tải biển lớn nhất cả nước. Công ty đã có mối quan hệ tốt và là bạn hàng truyền thống của chủ hàng lớn như gạo, than, nông sản, xi măng, clinker, phân bón, vật tư sắt thép xuất nhập khẩu của Việt Nam và thế giới, đặc biệt là các nước Đông Nam Á, Trung Đông, Châu Phi….

• Đội tàu hàng khô chia làm ba nhóm chính:

Nhóm tàu cỡ nhỏ từ 4.500 DWT đến 7.300 DWT là những tàu có khả năng quay vòng nhanh, vào được các cảng có độ sâu hạn chế, chuyên hoạt động tuyến Đông Nam Á, Đông Bắc Á.

Nhóm tàu cỡ vừa từ 10.000 DWT đến 17.000 DWT là những tàu có tầm hoạt động không hạn chế, rất năng động có thể đi tuyến gần và cả tuyến xa, linh hoạt theo cơ hội của thị trường. Nhóm tàu này của công ty hiện đang hoạt động chủ yếu ở thị trường Trung Đông, Châu Á với các mặt hàng như gạo bao, đường, nông sản phẩm, sắt thép, xi măng, clinker, phân bón… Nguồn hàng vận tải rất dồi dào, luôn có hàng hai chiều, tránh được hiện tượng chạy rỗng như các tàu lớn.

Nhóm tàu cỡ lớn từ 18.000 DWT đến 52.000 DWT là những tàu có trọng tải lớn, thế hệ mới, chạy tuyến xa, có doanh thu cao, chuyên chở các loại nông sản thực phẩm, quặng, sắt thép, nguyên vật liệu…hoạt động tuyến Châu Mỹ, Châu Âu, Châu Phi, Châu Úc và các khu vực khác. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Thị trường cước vận tải biển hàng khô từ cuối năm 2008 đến đầu năm 2010 bị ảnh hưởng giảm sút do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính và suy thoái toàn cầu. Trước tình hình có nhiều hãng tàu trên thế giới rơi vào khủng hoảng, phải neo tàu, thậm chí bán tàu những công ty đã phát huy được kinh nghiệm của nhiểu năm kinh doanh trong lĩnh vực này nên đội tàu hàng khô của Công ty vẫn hoạt động đều kể cả những thời điểm khó khăn nhất.

VOSCO đang khai thác đội tàu hàng khô và hàng rời chuyên dụng gồm chiếc với trọng tải từ 6.500 DWT đến 56.472 DWT (Supramax). Đây là đội tàu cốt lõi của VOSCO bao gồm 4 tàu cỡ Supramax, 5 tàu Handysize… phần lớn được đóng ở các xưởng đóng tàu của Nhật Bản và hoạt động trên phạm vi toàn thế giới.

Nhằm tối ưu hóa năng lực vận chuyển và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường, chiến lược đầu tư, phát triển, tái cơ cấu đỗi tàu hàng rời theo hướng đồng bộ hóa, hiện đại hóa và trẻ hóa, tăng kích cỡ và loại bỏ những tàu không còn phù hợp với thị trường luôn được Công ty đặc biệt coi trọng.

Công ty tập trung vào những yếu tố: độ tin cậy, tính linh hoạt và các mối quan hệ lâu dài. Đội tàu của VOSCO chở tất cả các loại hàng rời bao gồm đường, lúa mì, xi măng, clanh-ke, nông sản, lưu huỳnh… cũng như các loại hàng bao kiện.Với sự phát triển của lĩnh vực năng lượng và sắt thép thì phần lớn đội tàu hàng rời đang tham gia vận chuyển than và quặng sắt.

Đội tàu hàng rời được định giá lại có giá trị lớn gấp hơn 2 lần giá trị sổ sách.Giá trị sổ sách đội tàu hàng rời của VOSCO tính đến thời điểm tháng 6/2018 còn khoảng 1.682 tỷ đồng. Theo đánh giá độc lập của một đơn vị bảo hiểm thì giá trị thực tế của đội tàu hàng rời lên tới 3.452 tỷ. Nếu định giá lại toàn bộ đội tàu của VOSCO hiện nay thì giá trị đội tàu sẽ là 5.790 tỷ đồng. Nguyên nhân là do mức độ trượt giá của tàu đóng mới cũng như hoạt động kinh doanh thuận lợi trong những năm trước nên VOSCO đã áp dụng chính sách khấu hao nhanh. Kể từ năm 2008, Công ty áp dụng chính sách khấu hao đúng theo quy định của Bộ tài chính đối với tàu đã qua sử dụng và tàu đóng mới. Năng lực cạnh tranh quốc tế.VOSCO là một trong số rất ít các doanh nghiệp vận tải biển Việt Nam có khả năng hoạt động và cạnh tranh trên thị trường quốc tế.Công ty có khả năng tự quản lý và khai thác tàu, chủ động tìm kiếm khách hàng và thị trường đầu ra, hoạt động khai thác và vận hành tàu không bị phụ thuộc vào đối tác khác. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

• Đội tàu dầu

Đội tàu dầu gồm 2 chiếc tàu hiện đại, hai vỏ thế hệ mới với trọng tải 47.000 DWT mỗi chiếc, chủ yếu vận chuyển các loại dầu sản phẩm và hiện đang trong giai đoạn tiếp tục đầu tư mở rộng. Do là 2 tàu chị-em do đó có thể được tối ưu hóa trong việc cung cấp phụ tùng vật tư cũng như hoán đổi tàu. Được vận hành bởi những thuyền viên đã qua đào tạo bài bản, có kinh nghiệm cũng như các chứng chỉ quốc tế, cộng với việc luôn thực hiện tốt mỗi hợp đồng vận chuyển nên có thể đáp ứng được yêu cầu của tất cả các hãng dầu lớn cũng như những nhà kinh doanh dầu.

Vận chuyển dầu sản phẩm là lĩnh vực vận tải lớn thứ 2 tại VOSCO. Hiện mảng vận tải tàu dầu chiếm tỷ trọng khoảng 25%-30% doanh thu vận tải của VOSCO, Công ty đang dự định tăng tỷ trọng của mảng vận tải này bằng cách đầu tư thêm tàu chở dầu cỡ 50.000 DWT. Sản lượng vận tải tăng trưởng nhanh. Sản lượng vận chuyển (tấn) của VOSCO trong giai đoạn 2005-2009 tăng trưởng trung bình khoảng 27,8%/năm, tương đương với tốc độ đầu tư đội tàu, tuy nhiên tốc độ tăng sản lượng luân chuyển (tấn/km) lên tới 47,7%/năm. Điều này cho thấy hiệu suất hoạt động của đội tàu chở dầu sản phẩm tăng lên rõ rệt thông qua chỉ tiêu sản lượng luân chuyển trên tấn trọng tải bình quân.

Biểu đồ 2.1: Tăng trưởng Sản lượng vận tải dầu sản phẩm của VOSCO

• Đội tàu Container

VOSCO từ lâu được coi là anh cả trong ngành vận tải biển của Việt Nam với truyền thống và kinh nghiệm nhiều năm trong việc khai thác tàu hàng khô và tàu chở dầu. Nắm bắt xu hướng container hoá trên thế giới, bắt đầu từ cuối năm 2008 đến nay, VOSCO đã đầu tư và khai thác hai tàu container hiện đại có năng lực vận chuyển 560 TEUs/tàu. Công ty cũng đã đầu tư trang bị đồng bộ 2400 TEUs vỏ container mang logo và thương hiệu VOSCO để phục vụ cho hoạt động của đội tàu container.

Sau đây là một số thông số kỹ thuật cơ bản của hai tàu container :

• Tàu Fortune Freighter

Tuyến khai thác

• Hải Phòng – Tp.Hồ Chí Minh Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Từ khi bắt đầu đưa hai tàu container vào khai thác vào cuối năm 2008, VOSCO đã xác định tuyến vận tải Hải Phòng – Tp.Hồ Chí Minh – Hải Phòng là tuyến khai thác chính, đem lại doanh thu lớn cho đội tàu container.

Đây là tuyến đường khai thác chính của nhiều hăng tàu trong nước và một số hãng tàu ngoại.

Tại Hải Phòng, cảng xếp/ dỡ là cảng Tân Cảng 128.

Tại Tp.Hồ Chí Minh, cảng xếp/ dỡ là cảng Tân Thuận.

• Hải Phòng – Qui Nhơn – Tp.Hồ Chí Minh.

Đây không phải là tuyến khai thác chính của VOSCO. Hai tàu container của VOSCO ghé cảng Qui Nhơn không theo lịch trình cố định mà phụ thuộc vào nguồn hàng.

• Hải Phòng – Đà Nẵng – Tp.Hồ Chí Minh

Cũng giống như tuyến trên, tàu container cũng chỉ ghé cảng Đà Nẵng không theo lịch trình định sẵn mà phụ thuộc vào nguồn hàng cần vận chuyển, nhu cầu vận chuyển hàng hoá của chủ hàng.

Thị phần vận tải container nội địa của VOSCO

• Biểu đồ 2.2: Thị phần theo trọng tải của
• Biểu đồ 2.3: Thị phần theo trọng tải của
• Biểu đồ 2.4:Thị phần theo trọng tải của VOSCO và một số hãng tàu năm 2023

Nhìn vào bảng trọng tải và thị phần vận tải nội địa của VOSCO tính theo trọng tải tàu có thể thấy:

Tổng trọng tải đội tàu container hoạt động tuyến nội địa có xu hướng tăng qua các năm 2021, 2022, 2023 trong khi trọng tải đội tàu container của VOSCO không thay đổi. Điều này dẫn đến thị phần vận tải nội địa của VOSCO tính theo trọng tải tàu giảm 2% trong giai đoạn 2021 – 2023. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Số lượng tàu tham gia vào thị trường vận tải container nội địa có xu hướng giảm qua các năm dẫn đến tổng trọng tải đội tàu container giảm.

Qua phân tích tình hình thị trường vận tải container nội địa và cơ cấu của hàng hóa đóng trong container có thể thấy được những thuận lợi và khó khăn sau:

Hàng hóa chiều Hồ Chí Minh – Hải Phòng là những loại hàng có giá trị cao nên có thể áp dụng được mức cước vận chuyển cao nhằm bù đắp cho mức cước chiều ngược lại.

Khó khăn

• Chi phí nhiêu liệu duy trì ở mức khá cao.
• Chi phí cầu bến, hoa tiêu ngày càng tăng.
• Do cơ cấu hàng hóa hai chiều mất cân đối nên doanh nghiệp thường xuyên phải chuyển vỏ rỗng vào thành phố Hồ Chí Minh để phục vụ cho nhu cầu đóng hàng và vận chuyển của chủ hàng, dẫn đến phát sinh thêm chi phí chuyển vỏ rỗng (CIC).
• Hàng hóa chiều Hải Phòng – Hồ Chí Minh chủ yếu là nguyên liệu thô, giá trị thấp nên giá cước vận chuyển chiều hàng này thường ở mức thấp hơn nhiều so với chiều ngược lại do hàng hóa chiều Hồ Chí Minh – Hải Phòng là những hàng hóa có giá trị cao, thành phẩm.

2.4 Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty Vosco Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

2.4.1. Khái quát về Phòng Hành chính công ty Vosco

• Chức năng: Phòng Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty cụ thể như sau:
• Tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty trong công tác hành chính, văn thư lưu trữ, y tế.
• Giúp Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại.

Nhiệm vụ: Để thực hiện các chức năng trên Phòng Hành chính có những nhiệm vụ sau:

• Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất.
• Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
• Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty.
• Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
• Thực hiện tốt các công tác quản lý hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan công ty hoạt động có hiệu quả cao.
• Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ, thuyền viên đi công tác.
• Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
• Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
• Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh đặc biệt quan tâm đến đội ngũ thuyền viên đang làm việc trên tàu, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
• Liên hệ với chính quyền địa phương nơi công ty đóng trụ sở để giải quyết những vấn đề liên quan.

Quyền hạn: Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty, các đơn vị trực thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực khác mà lãnh đạo công ty phân công. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Được ủy quyền ký các văn bản như: các loại công văn đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty, ký các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường….

2.4.2 Trách nhiệm, phạm vi và cách giải quyết công việc của cán bộ phòng:

Chấp hành sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về công chức, viên chức, công vụ. Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở và quy định của Phòng và công ty.

Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực công tác mình đã được Trưởng phòng phân công, đảm bảo vận dụng chính xác, kịp thời vào các tình huống cụ thể. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của công ty khi đến giải quyết công việc trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc và theo quy định của pháp luật, không ngừng học tập để khai thác tốt hệ thống công nghệ thông tin – truyền thông hỗ trợ giải quyết công việc được giao, nâng cao trình độ tiếng Anh để có thể sử dụng được trong giao tiếp và trong công việc.

Phát huy tỉnh chủ động, sáng tạo để giải quyết công việc đúng thời hạn được giao, đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy trình xử lý công việc, đảm bảo về nội dung, hình thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản và có quyền giữ kiến riêng, thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để trưởng phòng xem xét, quyết định. Cán bộ của Phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi thi hành nhiệm vụ. Thời hạn hoàn thành công việc liên quan đến các đơn vị khác trong công ty tối đa 02 ngày, các công việc khác do Trưởng phòng phân công phải được hoàn thành đúng hạn khi nhận nhiệm vụ được giao. Trong quá trình thực thi công việc, có khó khăn, vướng mắc thì phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng để tìm hướng giải quyết. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

• Trực phòng theo lịch trực được phân công. Các công việc của người trực phòng gồm: vệ sinh phòng làm việc, chuẩn bị nước uống,…
• Tất cả cán bộ trong Phòng có nhu cầu học thêm, làm thêm phải báo cáo với Trưởng phòng để có kế hoạch. Chỉ khi có sự đồng ý của Trưởng phòng mới được triển khai thực hiện.

Cơ cấu lao động của phòng Hành chính

Bảng 2.1. Cơ cấu giới tính và độ tuổi lao động của phòng Hành chính

2.4.3 Công tác quản lý hành chính văn phòng

• Cách bố trí nơi làm việc

Văn phòng của bộ phận Hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho Tổng giám đốc công ty. Thông qua văn phòng các chủ trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp và gửi lên cấp trên giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

Phòng Hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 nên rất thuận tiện cho việc giao nhận công văn, tài liệu và đón khách đến liên hệ công tác.

Hiện nay phòng làm việc của toàn cơ quan công ty được bố trí theo kiểu văn phòng đóng, tách riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh và tập trung cao độ khi làm việc, phát huy khả năng tư duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ hoặc các trung tâm thuyền viên, rất an toàn cho việc giữ bí mật, thông tin. Bố trí văn phòng theo kiểu này đòi hỏi ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật lao động cao thì hiệu quả lao động sẽ rất lớn. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế là khó khăn trong việc quản lý lao động, xin ý kiến chỉ đạo phòng hoặc lãnh đạo công ty, tốn nhiều diện tích, không thuận lợi khi cần sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận để giải quyết công việc nào đó.

• Trang thiết bị văn phòng

Phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể 01 máy photocopy, 02 máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, quyết định, 01 máy scan, 04 máy điện thoại bàn…tất cả các trang thiết bị đều hiện đại, chất lượng cao. Ngoài ra phòng làm việc còn được trang bị máy điều hòa, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu…. Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ được giao.

2.4.4 Cách tổ chức lao động Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Hiện nay phòng Hành chính có 29 người, trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về toàn bộ công tác của phòng, các bộ phận của phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được phân công như sau: 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, phục vụ họp hành, hội nghị; 02 chuyên viên tiếp nhận chuyển giao tài liệu đi, quản lý hồ sơ của các đối tác, văn phòng phẩm…;01 cán bộ văn thư; 02 cán bộ y tế, 02 cán bộ phụ trách hậu cần; 03 nhân viên phục vụ; 05 lái xe; bảo vệ 10; công nghệ thông tin 03 người.

Sơ đồ 2.2:Công tác tổ chức P.Hành chính văn phòng của công ty VOSCO

c. Tình hình công tác văn thư của công ty Vosco

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức ông tác quản lý văn thư

• Quản lý công tác văn thư

Công ty Vosco, Tống giám đốc cũng như lãnh đạo công ty phần nào xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan. Trong thời gian qua hoạt động của công ty nói chung cũng như công tác văn thư nói riêng đã hoạt động dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc, chưa có sai phạm nào lớn.

Hình thức tổ chức công tác văn thư tại cơ quan được tiến hành chủ yếu thông qua các cuộc họp do Tổng giám đốc chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư. Khi có sự điều chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên các văn bản của cục văn thư – Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện.

Bộ phận văn thư được bố trí ngay trong phòng Hành chính của công ty, ngay tại tầng 1 sảnh chính lối ra vào của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa cơ quan với các đơn vị khác một cách nhanh chóng, kịp thời và thuận lợi. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Công ty cũng quan tâm đến việc trang bị các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư. Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì được sửa chữa một cách kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc.Hiện nay cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi/ đến (hệ thống quản lý văn bản).

Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, hiện nay được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tương đối đầy đủ các loại máy móc, hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: kẹp ghim, máy tính, tù đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy photocopy…. Bên cạnh đó phòng làm việc được bố trí một cách hợp lý, thiết kế khoa học, phòng và bên ngoài được trồng nhiều cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư làm việc một cách hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên lãnh đạo công ty cho đội ngũ cán bộ được tham gia các khóa học, lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn về nghiệp vụ, chuyên môn, đặc biệt tham gia các hội nghị, hội thảo về công tác văn thư.

Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo mà công tác văn thư của cơ quan ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.

Nhìn chung lãnh đạo rất quan tâm chú trọng tới việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Việc bố trí bàn ghế, máy móc, tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc tương đối khoa học, tạo điều kiện thuận lợi khi cán bộ tiến hành giải quyết công việc. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Ở mỗi phòng làm việc của văn phòng đểu được trang bị 01 máy đã được nối mạng, được cài đặt một số phần mềm nhằm phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu, soạn thảo văn bản, quản lý như Word XP, Word, Office….

Để đảm bảo cho công tác văn thư được tiến hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn công ty Vosco đã cài đặt một số phần mềm trên mạng (hệ thống quản lý văn bản) chuyên để lưu văn bản đi/ đến, lưu trữ công văn và tra tìm khi cần thiết.

Hiện nay cơ quan còn trang bị máy móc để hủy tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Với sự trợ giúp của trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ và hiện đại, công ty Vosco luôn luôn hoàn thành mọi công việc được giao.

2.4.5 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của công ty Vosco

Giống như các cơ quan tổ chức khác, để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả ngoài việc đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ có nghiệp cụ chuyên môn cao thì công tác chỉ đạo, điều hành đúng đắn, kịp thời, chính xác từ cấp trên là rất quan trọng. Có như thế thì mới đảm bảo được hiệu quả tốt nhất cho công tác văn thư của công ty. Công tác văn thư của công ty Vosco bao gồm nhiều nội dung và có mức độ phức tạp khác nhau. Tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân được giao phụ trách những nội dung nhất định và phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:

Trách nhiệm của Tổng giám đốc: Tống giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cấp dưới, đơn vị trực thuộc.

• Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan.
• Trực tiếp ký các văn bản do công ty Vosco ban hành.

Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính: Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

• Là người trực tiếp giúp Tổng giám đốc công ty tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác hành chính của công ty.
• Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Tổng giám đốc về các văn bản quan trọng.
• Ký thừa lệnh các văn bản được Tông giám đốc giao và ký các văn bản do phòng Hành chính phát hành.
• Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi.
• Bảo đảm giữ bí mật, an toàn văn bản, tài liệu.

Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách phòng Hành chính công ty:

• Kiểm tra thể thức văn bản đi, kỹ thuật trình bày văn bản ghi sổ ngày cho văn bản.
• Đóng dấu văn bản đi.
• Đăng ký văn bản đi.
• Chuyển giao văn bản đi.
• Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu.
• Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
• Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan, như sổ đăng ký văn bản đi/ đến, sổ chuyển giao văn bản.

2.4.6 Quản lý văn bản đi/ đến của công ty Vosco

• Công ty Vosco là công ty vận tải biển hàng đầu của Việt nam. Do vậy, hệ thống văn bản hình thành đa dạng và phong phú về mọi mặt kinh tế.
• Công văn đi/ đến của công ty Vosco đều tập trung một đầu mối ở văn thư của phòng Hành chính.

Đối với công văn đi: Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ. Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng/ ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức, tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất vê thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển cho trợ lý Tổng giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sao đó chuyển cho văn thư đăng ký số, ngày tháng văn bản ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu lại văn thư, 01 bản chuyển cho bộ phận soạn thảo có dấu đỏ, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của người soạn thảo.

Sơ đồ quy trình xử lý công văn đi: Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 1 sổ công văn đi. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình quản lý công văn đi * Đối với công văn đến

Công văn, tài liệu đến công ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu cục, fax, email..từ các đơn vị trong Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, các cơ quan bên ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dấu công văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các tài liệu, công văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến có đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho Trưởng phòng Hành chính căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể.

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến

Thủ tục soạn thảo văn bản, duyệt và trình ký văn bản

• Tiếp nhận, hiểu rõ mục đích, yêu cầu của văn bản sẽ ban hành.
• Xác định văn bản, hồ sơ, tài liệu và các đối tượng liên quan đến văn bản cần soạn thảo.
• Soạn thảo văn bản theo đúng quy cách. Rà soát nội dung, hình thức, kiếm tra lỗi chính tả trước khi in bản nháp.
• Trình trưởng phòng xem xét bản in nháp.
• Hoàn thiện văn bản, trình trưởng phòng xem xét lần cuối để ký duyệt.
• Trưởng phòng trình ký hoặc ủy quyền cho cán bộ trình văn bản.
• Phát hành văn bản.
• Lưu bản gốc.

Tổ chức họp phòng Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Trưởng phòng là người triệu tập, tổ chức họp phòng. Mỗi tháng tổ chức họp phòng một lần. Tùy theo yêu cầu cụ thể Phòng hành chính họp đột xuất. Cán bộ của phòng phải chuẩn bị báo cáo kết quả công tác trong tháng để trình bày trong cuộc họp khi có yêu cầu, chuẩn bị ý kiến phát biểu, kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của phòng và lĩnh vực mình phụ trách.

Trong trường hợp vắng họp, cán bộ phải xin phép và được sự đồng ý của trưởng phòng, phải cập nhật nội dung cuộc họp để triển khai thực hiện.

2.5 Đánh giá công tác hành chính văn phòng của Công ty Vosco

Công tác hành chính văn phòng của công ty Vosco được thực hiện hiệu quả hay không ngoài sự quyết định bởi quy trình thực hiện thì điều quan trọng hơn cả là do nhân viên phòng Hành chính. Do vậy việc đánh giá nhân viên có thể coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên để có thể xét duyệt sự hoàn thành nhiệm vụ, mức độ phù hợp với công việc, với công ty của một nhân viên theo định kỳ, từ đó đưa ra chế độ thưởng, phạt hợp lý. Đây là công việc vô cùng cần thiết, không thể thiếu để có thể tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc, động viên nhân viên cũng như thúc đẩy kịp thời, giúp nhân viên khắc phục những thiếu sót của nhân viên phòng Hành chính công ty Vosco. Tuy nhiên, đánh giá nhân viên không phải là điều dễ dàng, do đó, mỗi doanh nghiệp cần đưa ra những tiêu chí chung, áp dụng cho các cấp bậc nhân viên khác nhau, để có cách đánh giá khách quan nhất.

Tại phòng Hành chính công ty Vosco, việc đánh giá này được thực hiện qua các tiêu chí:

• Đánh giá năng lực, sự lạc quan Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Những CBCNV trong phòng trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, có tinh thần tích cực chính là người có thể gắn bó lâu dài với công ty cũng như có sự cầu tiến. Những người này chính là người cống hiến nhiều và mang đến cho môi trường làm việc một sự chuyên nghiệp, thân thiện và tích cực.

Cách đánh giá này dựa vào nhiệm vụ, vai trò của mỗi nhân viên, từ đó tuyển chọn, đào tạo nhân viên tốt hơn.Mỗi vị trí đều giữ trách nhiệm riêng, phù hợp với yêu cầu công việc. Dựa vào những tiêu chí thước đo hiệu quả công việc được giao hàng tháng, quý…mà nhà quản lý có thể nắm được nhân viên nào có năng lực thực sự, nhân viên nào cần đào tạo thêm.

• Sự trung thực để hoàn thành khối lượng công việc

Nếu như những người kinh doanh coi trung thực là một yếu tố có phần bất lợi thì trong quản lý trung thực lại là yếu tố cần thiết để đánh giá phẩm chất của một nhân viên. Một nhân viên có sự trung thực luôn được đánh giá cao bởi họ biết phân biệt đúng sai, công tư để làm việc.

• Sức khỏe, sự nhiệt tình

Nhiệt tình trong công việc sẽ giúp không khí làm việc khẩn trương và chuyên nghiệp hơn, được khách hàng đánh giá cao.Nhiệt tình cũng chính là yếu tố đem lại kết quả công việc tốt, nhanh chóng.

• Sự tôn trọng

Khi làm việc nhân viên cần có sự tôn trọng với chính cấp trên và đồng nghiệp của mình.Sau đó chính là sự tôn trọng đối với khách hàng. Chắc chắn chẳng có ông chủ nào muốn trong công ty mình có những nhân viên thô lỗ.

• Giờ giấc hoàn thành công việc Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Giờ giấc là yếu tố quan trọng để đánh giá sự chuyên nghiệp của mỗi nhân viên.Quản lý thời gian làm việc hiệu quả cũng là một trong những tiêu chí đánh giá nhân viên, bạn không cần làm việc 12-14 giờ mỗi ngày nhưng khoảng thời gian bạn làm việc phải thực sự mang lại hiệu quả.Điều đó mới là quan trọng nhất.

• Độ tin cậy, cẩn trọng

Việc chăm chút cho công việc, cẩn trọng sẽ là yếu tố mang lại hiệu quả công việc tốt, sự tin tưởng từ các đồng nghiệp và cấp trên.Thận trọng khi xử lý công việc là điều không bao giờ thừa. Bạn nên tập cho mình thói quen này vì nó sẽ giúp ích cho bạn ngay cả trong cuộc sống chư không chỉ là trong công việc.

Kết quả tổng hợp bảng 4.2 cho thấy, tổng điểm đánh giá nhân viên phòng Hành chính đã tăng từ 83.5 điểm lên 86.5 điểm (do nhân viên tự đánh giá), từ 78 đến 84 điểm (do trưởng bộ phận quản lý trực tiếp đánh giá) điều đó chính tỏ trình độ, kỹ năng, năng lực làm việc cũng như ý thức thái độ của nhân viên phòng Hành chính công ty Vosco đều được nâng cao. Các chỉ tiêu đánh giá về kết quả thực hiện công việc thường rất cao, đặc biệt về tiến độ thực hiện công việc luôn đạt điểm tối đa. Như vậy có thể khẳng định rằng, đội ngũ nhân viên phòng hành chính luôn tuân thủ tiến độ thực hiện công việc. Bên cạnh đó, điểm thưởng về tinh thần hợp tác cũng đạt điểm tối đa. Tuy nhiên, nhân viên phòng hành chính còn yếu về một số năng lực như năng lực tiếng và vi tính. Có thể nói, đây là hai năng lực rất cần trong thời đại ngày nay. Điều này cũng có thể lý giải một phần là có thể công ty đã chưa thực sự cần hai thứ năng lực này đối với nhân viên phòng Hành chính nên trọng số đánh giá còn chưa cao. Nhưng để bắt kịp theo xu thế thời đại và tính chất công việc mới thì nhân viên phòng Hành chính cũng cần phải nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

Bảng 2.2: Tổng hợp đánh giá nhân viên trong Công ty Vosco

Nói chung nhìn bề ngoài, nhiều người cho rằng, công việc của phòng Hành chính chỉ đơn giản là những đống hồ sơ, rồi sắp xếp và ghi chép lại… Nhưng thực tế lại khác với suy nghĩ, tưởng tượng, công việc của Phòng Hành chính không chỉ đơn giản như ta nghĩ. Công việc hàng ngày của CBCNV Phòng Hành chính bao gồm quản lý công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đưa đón và tiếp khách cho công ty; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của phòng ban. Ngoài ra, nhiệm vụ đối ngoại của công ty, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty cũng là công việc mà phòng Hành chính cần làm.

Nhân viên Phòng Hành chính đòi hỏi mỗi cán bộ phải trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỉ, kịp thời. Nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính cực kỳ quan trọng bởi họ được ví như chiếc cầu nối, gắn kết giữa Ban giám đốc với các doanh nghiệp khác nhưng đồng thời họ cũng cần phải phục vụ, quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mình, vì thế họ giống như “làm dâu trăm họ”. Sự thật thì dường như tất cả những việc không tên đổ vào phòng Hành chính hết.

Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, người làm hành chính có ty ty công việc không tên mà có khi họ phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một chức năng Phòng Hành chính. Họ phải chạy đi chạy lại như những con thoi với vô số nhiệm vụ, bên cạnh những công việc thường ngày thì hành chính còn phải xông pha với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. Đối với Ban giám đốc thì Phòng Hành chính đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo công ty trong việc chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật, xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty….Với núi công việc ấy, Phòng hành chính hiện nay với đội ngũ CBCNV đã luôn hoàn thành công việc được Ban giám đốc giao, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân mà không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ. Không chỉ biết quản lý giấy tờ, sổ sách, nhân sự, công việc hành chính văn phòng còn là những người dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty.

Hành chính văn phòng của công ty Vosco trong những năm gần đây, đã có rất nhiều chuyển biến tích cực, góp phần trong việc ổn định và phát triển kinh tế của công ty. Phòng Hành chính đã giảm bớt được một số thủ tục không cần thiết, giảm phiền hà, tốn kém thời gian mà trước đây vẫn làm như lưu trữ công văn bằng hồ sơ giấy tờ thì giờ đây lưu văn bản trên máy tính, tra cứu văn bản đến đi bằng phần mềm…, đổi mới và cải tiến chế độ làm việc và quan hệ với các cơ quan doanh nghiệp khác cũng như tinh thần, thái độ phục vụ của đội ngũ CBCNV đồng thời cũng kịp thời sửa đổi bổ sung những mặt hạn chế cho phù hợp với từng gian đoạn. Luận văn: Thực trạng tình hình công tác hành chính văn phòng.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Luận văn: Giải pháp công tác quản lý hành chính văn phòng

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com