Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

2.1. Khái quát về Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội của quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Hoàn Kiếm là quận nằm ở vị trí trung tâm của Kinh thành Thăng Long xưa và thủ đô Hà Nội ngày nay, có vị trí địa lý:

• Phía bắc và tây bắc giáp quận Ba Đình với ranh giới là các phố Hàng Đậu và Phan Đình Phùng
• Phía tây giáp các quận Ba Đình và Đống Đa với ranh giới là các phố Lý Nam Đế, Trần Phú, đường tàu, Nguyễn Thái Học, Lê Duẩn
• Phía nam giáp quận Hai Bà Trưng với ranh giới là các phố Trần Hưng Đạo, Hàn Thuyên, Lê Văn Hưu, Nguyễn Du
• Phía đông giáp quận Long Biên với ranh giới là sông Hồng.
• Quận Hoàn Kiếm có diện tích 5,29 km2, là quận có diện tích nhỏ nhất tại thành phố Hà Nội.
• Là một quận trung tâm của Hà Nội, lịch sử quận Hoàn Kiếm gắn liến với lịch sử nghìn năm xây dựng và gìn giữ Thăng Long – Hà Nội
• Thời Tiền Lý, năm 545 Lý Nam Đế đã đóng quân, dựng bè gỗ trên sông Tô Lịch (đoạn mà thời bấy giờ chưa bị lấp) chống lại nhà Lương.
• Từ thời Lý – Trần trở đi, đây là đất thuộc huyện Thọ Xương và là một trung tâm buôn bán trọng điểm của kinh thành Thăng Long. Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Trong thời Pháp thuộc, diện tích quận Hoàn Kiếm ngày nay chiếm phần lớn thành phố Hà Nội cũ thuộc Pháp. Những con phố quy hoạch đồng đều, vuông vức là thành quả của người Pháp trong công cuộc cải tạo nơi đây từ một vùng nông thôn thành khu phố cho người châu Âu và giới thượng lưu bản xứ.

Hầu hết các phố thuộc Hoàn Kiếm ngày nay đều đã từng mang tên tiếng Pháp.

Thời kỳ 1954 – 1961, khu vực này gồm toàn bộ khu phố Hoàn Kiếm, khu phố Đồng Xuân và một phần khu phố Hàng Cỏ với khu phố Hai Bà. Từ năm 1961 – 1981, các khu phố Hoàn Kiếm cũ, khu phố Đồng Xuân cũ, các khối 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 15, 16, 17 của khu phố Hàng Cỏ cũ và các khối 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41 của phu khố Hai Bà cũ hợp nhất thành khu phố Hoàn Kiếm.[3]

Tháng 1/1981, khu phố Hoàn Kiếm đổi tên thành quận Hoàn Kiếm, gồm 18 phường: Chương Dương, Cửa Đông, Cửa Nam, Đồng Xuân, Hàng Bạc, Hàng Bài, Hàng Bồ, Hàng Bông, Hàng Buồm, Hàng Đào, Hàng Gai, Hàng Mã, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Phan Chu Trinh, Phúc Tân, Trần Hưng Đạo, Tràng Tiền và giữ ổn định cho đến nay.

Nằm ở vị trí trung tâm của thủ đô, quận Hoàn Kiếm có nhiều điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội. Dù là quận có diện tích nhỏ nhất trên địa bàn thành phố Hà Nội song quận Hoàn Kiếm lại là quận có bề dày về truyền thống văn hóa, lịch sử, truyền thống yêu nước và cách mạng. Trên địa bàn quận tập trung nhiều các trung tâm văn hóa, di tích lịch sử, trung tâm thương mại, danh lam thắng cảnh, đây là một lợi thế rất lớn để phát triển kinh tế đặc biệt là thương mại, dịch vụ và du lịch. Điều kiện cơ sở hạn tầng đô thị của quận hoàn Kiếm được đánh giá nằm trong nhóm có chất lượng cao nhất cả nước đó là nền tảng quan trọng để tiếp tục thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội.

Trên địa bàn quận cũng có nhiều trụ sở của các cơ quan nhà nước của thành phố và của trung ương chính vì vậy Hoàn Kiếm còn có vai trò ý nghĩa rất lớn về mặt chính trị, hành chính. Đời sống dân cư ở mức cao so với cả nước, các công trình công cộng, dân sinh được xây dựng, cải tạo đổi mới đáp ứng đầy đủ nhu cầu đời sống văn hóa của cư dân trên địa bàn.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Bảng Giá Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2.1.2. Tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Nhìn vào cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm có thể thấy UBND quận Hoàn Kiếm mang đầy đủ những đặc trưng về cơ cấu tổ chức của chính quyền đô thị, các phòng ban chuyên môn được kiện toàn đầy đủ với chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND về quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực. Số lượng các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận quản lý là 12 đơn vị, số lượng các phòng ban, đơn vị trực thuộc nhiều khiến cho khối lượng văn bản, giấy tờ cần xử lý, tìm kiếm và lưu trữ lớn. Điểm đáng quan tâm trong cơ cấu tổ chức của UBND quận Hoàn Kiếm đó là từ rất sớm Văn phòng UBND đã hợp nhất với Văn phòng HĐND, việc hợp nhất hai cơ quan giúp giảm đầu mối, tinh giản bộ máy xong cũng khiến cho khối lượng công việc đặc biệt là khối lượng văn bản vần xử lý sẽ nhiều hơn, chính vì vậy việc đưa ra một phương pháp quản lý văn bản mới là vô cùng cần thiết. Hiện nay quận Hoàn Kiếm có 18 đơn vị hành chính cấp phường, xã trực thuộc bao gồm: Chương Dương, Cửa Đông, Cửa Nam, Đồng Xuân, Hàng Bạc, Hàng Bài, Hàng Bồ, Hàng Bông, Hàng Buồm, Hàng Đào, Hàng Gai, Hàng Mã, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Phan Chu Trinh, Phúc Tân, Trần Hưng Đạo, Tràng Tiền.

2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động 

Trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động của UBND quận Hoàn Kiếm yêu cầu cấp thiết được đặt ra đó là phải nhanh chóng là chuyển đổi một cách có hiệu quả các văn bản truyền thống dưới dạng giấy sang các văn bản điên tử dưới dạng số hóa. Văn bản điện tử được hình thành dựa trên một số nội dung công việc như sau:

Thứ nhất, văn bản điện tử hình thành trong hoạt động chỉ đạo điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm. Trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận cũng như của các phường trên địa bàn, UBND quận Hoàn Kiếm đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản, các văn bản này có sự đa dạng về nội dung, thể thức tùy vào mục đích, tầm quan trọng của nội dung công việc. Các văn bản hình thành trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các quy định chặt chẽ của pháp luật và được thống nhất quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan. Trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm, văn bản điện tử đặc biệt thể hiện ưu điểm so với văn bản giấy thông thường thể hiện qua thời gian xây dựng nhanh, thời gian chuyển tải ban hành nhanh, thông tin kịp thời tới đối tượng quản lý nhất là trong các tình huống, giải quyết các vụ việc cấp bách.

Thứ hai, văn bản điện tử xuất hiện trong quá trình giao dịch, làm việc với cá nhân, cơ quan, tổ chức và đơn vị khác. Trong hoạt động của mình, UBND quận Hoàn Kiếm có sự phối hợp trong công tác và thực hiện nhiệm vụ với nhiều các cơ quan khác, mối quan hệ công tác, nội dung công việc, trách nhiệm các bên liên quan. Ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động giao dịch, hợp tác, trao đổi công việc giữa các cơ quan, đơn vị làm giảm thời gian lãng phí không cần thiết, giảm các cuộc họp, nội dung trao đổi ngắn gọn, tập trung, thời gian giải quyết công việc rút ngắn. Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Theo công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 của Văn phòng Chính phủ thì danh mục văn bản điện tử được gửi, nhận không kèm văn bản giấy tại UBND quận gồm:

• Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, huyện, xã, Quyết định của UBND cấp tỉnh, huyện xã.
• Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.

Danh mục văn bản trên không áp dụng với các loại văn bản: Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản giấy theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mức Luật, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa gồm bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, ấn phẩm, vật phẩm…; Văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự và chế độ chính sách đối với công chức, viên chức.

Bảng 2.1. Số lượng văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020

Thông qua bảng thống kê có thể thấy số lượng văn bản điện tử hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo điều hành chiếm đa số và tăng dần qua các năm, số lượng văn bản điện tử trong phối hợp hoạt động, giao dịch chiếm tỉ lệ ít hơn và có sự biến động tăng giảm không theo tuyến tính. Từ năm 2015 đến năm 2020, số lượng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý nhà nước, trong hoạt động chỉ đạo điều hành tăng từ 85 lên 423 văn bản, như vậy số lượng này cho thấy UBND quận Hoàn Kiếm đã thực hiện chuyển đổi từ văn bản truyền thống sang văn bản điện tử một cách có hiệu quả, số lượng văn bản điện tử tăng lên không những phản ánh việc sử dụng công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý văn bản có hiệu quả mà còn phản ánh việc quản lý văn bản điện tử đã thực sự đem lại những tiện ích và được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ủng hộ.

2.2.2. Thực trạng  các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử  Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Hiện nay việc quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

• Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
• Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005
• Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006
• Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015
• Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018
• Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
• Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư
• Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
• Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và các định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;
• Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước;
• Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Kỹ thuật soạn thảo và Thể thức trình bày văn bản hành chính
• Nghị quyết số 24/NQ-HĐND ngày 07/12/2012 của Hội đồng nhân dân Thành phố phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.

Về phía UBND Thành phố Hà Nội, ngày 17 tháng 12 năm 2013 UBND thành phố ban hành quyết định số 57/2013/QĐ-UBND Về việc ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội. Quyết định đã nêu rõ các nội dung quan trọng bao gồm: Nguyên tắc quản lý các hệ thống thông tin để trao đổi văn bản điện tử, danh mục các văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng, quy trình tiếp nhận văn bản điện tử, tính hợp pháp của văn bản điện tử. Trong tám năm thực hiện quyết định việc quản lý văn bản điện tử trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung trong đó có UBND quận Hoàn Kiếm nói riêng đã có nhiều chuyển biến tích cực, chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản điện tử được nâng lên rõ rệt. Trước những đòi hỏi mới của thực tiễn công tác quản lý, trước yêu cầu phải đổi mới mạnh mẽ hơn nữa công tác quản lý văn bản điện tử, UBND thành phố Hà Nội có Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 57/2013/QĐ-UBND ngày 17/12/2013 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Hà Nội.

Quyết đinh số 12/2020/QĐ-UBND là một bước phát triển mới trong việc cụ thể hóa, chi tiết hóa các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử.. Theo quy chế, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy; chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật… Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ. Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp bên gửi và bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu vể hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để nhận, gửi văn bản điện tử.

Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử của UBND quận.

Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử là văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. Văn bản điện tử phải được phát hành ngày trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Đơn vị quản lý hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử của UBND quận Hoàn Kiếm phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật.

Về phía UBND quận, ngày 25 tháng 9 năm 2017 quận ra công văn số 1219/UBND-VP về việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND quận Hoàn Kiếm với các cơ quan thuộc thành phố Hà Nội. Theo đó, từ ngày 25/9/2017, toàn bộ văn bản, tài liệu chính thức của UBND quận Hoàn Kiếm (trừ các văn bản không chuyển qua mạng theo quy định) trao đổi với các cơ quan hành chính nhà nước thuộc Thành phố được giao dịch qua môi trường mạng thay cho văn bản giấy bằng hộp thư điện tử công vụ do Thành phố cấp: vanthu_hoankiem@hanoi. Trong công văn số 1023/UBND-VP ngày 21/6/2019 về việc triển khai thực hiện ứng dụng văn bản điện tử có chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, UBND quận Hoàn Kiếm đã chấm dứt sử dụng chữ ký số chuyên dùng của Thành phố và tổ chức thực hiện gửi văn bản điện tử có chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ từ ngày 18/6/2019 trong giao dịch hành chính điện tử với các cơ quan, đơn vị trong địa bàn quận và Thành phố.

2.2.3. Thực trạng tổ chức nhân lực quản lý văn bản điện tử 

Đội ngũ nhân lực quản lý văn bản nói chung là một trong những bộ phận được UBND quận Hoàn Kiếm hết sức quan tâm cả về chất lượng và số lượng, đây là bộ phận thuộc Văn phòng UBND-HĐND quận. Kể từ năm 2015 đến năm 2020 số lượng công chức trực tiếp tham gia quản lý văn bản và văn bản điện tử của quận Hoàn Kiếm là 2 công chức, số lượng không có sự biến động. Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Để đảm bảo chất lượng đội ngũ công chức đảm bảo yêu cầu chuyên môn đối với quản lý văn bản điện tử, từ năm 2015 khi UBND thành phố Hà Nội chính thức có văn bản yêu cầu thực hiện triển khai quản lý văn bản điện tử, xây dựng văn bản điện tử, UBND quận Hoàn Kiếm đã khẩn trương triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn cho đội ngũ công chức mà trước hết là tập huấn về kiến thức pháp luật liên quan đến quản lý văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm đã chỉ đạo Văn phòng UBND-HĐND tiến hành rà soát, đánh giá một cách toàn diện về năng lực, trình độ, kinh nghiệm của đội ngũ công chức hiện tại, từ đó đã có sự bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với tình hình mới. UBND quận đã phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông đào tạo chuẩn kỹ năng công nghệ thông tin cho 100% cán bộ, công chức, viên chức thuộc quận; ngoài ra lãnh đạo Quận, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quận, phường tham gia các khóa đào tạo về chính phủ điện tử, khóa học về quản trị web, an toàn bảo mật thông tin, phần cứng máy tính… Trong quá trình triển khai phần mềm điều hành tác nghiệp đã tổ chức 46 lớp giới thiệu, hướng dẫn sử dụng cho 1256 lượt cán bộ là lãnh đạo, công chức, cán bộ CNTT, văn thư của tất cả các đơn vị tham gia sử dụng (Trung bình 8 lượt đào tạo trên 1 đơn vị). UBND quận Hoàn Kiếm cũng đã làm tốt công tác tuyển dụng công chức làm công tác văn phòng, công tác lưu trữ, hành chính tổng hợp để thực hiện tốt việc quản lý văn bản điện tử.

Vấn đề duy nhất còn tồn tại hiện nay về nhân lực thực hiện quản lý văn bản điện tử đó là một số công chức công tác lâu năm, tuy có trình độ và kinh nghiệm tuy nhiên do hạn chế về tuổi tác nên gặp nhiều khó khăn trong việc sử dụng, ứng dụng và triển khai một số phần mềm vào quản lý văn bản điện tử, đây có thể nói là tình trạng chung của nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị hiện nay.

Bảng 2.2. Thống kê trình độ, kinh nghiệm của công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2015-2020

Từ số liệu thống kê về số lượng và trình độ công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm có thể thấy, trong khoảng thời gian 5 năm sự biến động về nhân sự ở bộ phận này là không nhiều. Công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm, đã có sự thay đổi nhân sự cả về số lượng và chất lượng nhưng con số là chưa cân xứng với nhu cầu thực tế của cơ quan về quản lý văn bản điện tử, từ năm 2018 đến năm 2020 số lượng công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử không có sự biến động, cả 2 đều được đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin cũng như kỹ năng nghiệp vụ quản lý văn bản.

2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lý văn bản điện tử Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Việc đảm bảo các nguyên tắc và yêu cầu trong quản lý văn bản điện tử chẳng những giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn mà còn góp phần tiết kiệm thời gian, công sức đảm bảo tính kịp thời của văn bản trong quản lý nhà nước. Trong quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, lãnh đạo UBND đã quán triệt sâu sắc việc đảm bảo nguyên tắc trong xây dựng, sử dụng văn bản điện tử trên tinh thần tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật, thường xuyên cập nhật, tiếp thu những quy định mới, những thay đổi trong văn bản quy phạm pháp luật và nghiêm túc thực hiện. UBND quận giao hai đơn vị làm công tác kiểm tra chặt chẽ đối với việc đảm bảo nguyên tắc và yêu cầu trong quản lý văn bản điện tử đó là Văn phòng UBND và Phòng Tư pháp. Văn phòng UBND có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, văn phong, về việc đảm bảo các quy định về kỹ thuật trình bày đối với văn bản hành chính, phòng Tư pháp có nhiệm vụ rà soát, kiểm tra tính hợp hiến và hợp pháp của các văn bản do UBND dự thảo ban hành. Trong 5 năm qua do thực hiện tốt công tác kiểm tra số lượng các văn bản điện tử có những thiếu sót, hạn chế đã giảm đáng kể, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý văn bản điện tử.

Bảng 2.3. Tỷ lệ lỗi sai văn bản điện tử qua các năm từ 2015-2020

Các lỗi sai trong quá trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một lỗi cơ bản cần tránh đối với công tác văn thư, tuy nhiên không chỉ ở UBND quận Hoàn Kiếm mà ở nhiều cơ quan, đơn vị khác các lỗi sai về thể thức văn bản vẫn diễn ra. Dựa trên số liệu của bảng thống kê, lỗi sai về thể thức trong văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm là một lỗi phổ biến, bên cạnh đó cũng có những lỗi về nội dung, về văn phong tuy nhiên tỉ lệ thấp. Qua các năm từ 2015 đến 2020 tỉ lệ lỗi sai về thể thức văn bản đã giảm, từ 3,32% trên tổng số văn bản giảm xuống còn 1,05% vào năm 2020. Con số này thể hiện việc đội ngũ công chức phụ trách xây dựng, soạn thảo văn bản đã có những chuyển biến tích cực về mặt chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kỹ năng trong công việc, tuy nhiên con số trên cũng cho thấy lỗi thể thức là một lỗi dễ mắc, khó phát hiện, đòi hỏi phải có sự am hiểu nắm bắt một cách chuẩn xác các quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2.2.5. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử 

Tất cả các đơn vị, phòng ban thuộc UBND quận Hoàn Kiếm đều có công chức phụ trách quản lý văn bản tại đơn vị, mỗi phòng ban, đơn vị đều có hệ thống máy tính, phần mềm và được kết nối mạng nội bộ. Văn phòng HĐND – UBND là đơn vị đầu mối quản lý văn bản điện tử của UBND quận Hoàn Kiếm.

Văn phòng HĐND-UBND có những nhiệm vụ sau: Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Thứ nhất, tiến hành đánh giá, rà soát toàn bộ các văn bản điện tử dự thảo của các phòng ban chuyên môn về thể thức, kỹ thuật trình bày, các yêu cầu kỹ thuật khi thực hiện số hóa, các yêu cầu kỹ thuật đối với văn bản điện tử. Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các phòng, ban, đơn vị trong việc xây dựng, quản lý văn bản điện tử tại đơn vị. Thực tế trong giai đoạn 2015-2020, Văn phòng UBND-HĐND đã thực hiện tốt công tác kiểm duyệt, kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tỉ lệ sai về thể thức và kỹ thuật trình bày trong các văn bản điện tử của UBND quận ban hành có xu hướng giảm, các phòng ban chuyên môn cũng nâng cao tần suất và chất lượng công tác kiểm duyệt thể thức văn bản.

Thứ hai, văn phòng HĐND-UBND thực hiện tốt công tác đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị, nguồn điện, thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì đảm bảo hệ thống mạng thông tin nội bộ và kết nối internet diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, đảm bảo tốc độ đường truyền, chất lượng gửi nhận văn bản điện tử. Tuy nhiên đối với hệ thống máy tính, trang thiết bị đã cũ, hư hỏng, chất lượng bị giảm sút văn phòng chưa có phương án cụ thể trình UBND quyết định phương án xử lý, một số hạng mục sửa chữa, trang bị có kinh phí lớn chưa được phê duyệt.

Thứ ba, thường xuyên kiểm tra cơ sở dữ liệu của cơ quan, phối hợp với phòng Tư pháp, rà soát, sàng lọc các văn bản điện tử đã hết hiệu lực, các văn bản điện tử đã được thay thế, tạo ổ lưu trữ riêng. Tiến hành đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị về tiến độ thực hiện các văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo ủy ban. Trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử, có biện pháp kiểm tra tính đầy đủ và toàn vẹn của văn bản, đảm bảo nhận đúng nhận đủ thông tin trong văn bản, đảm bảo gửi văn bản đúng địa chỉ, đảm bảo tính bảo mật thông tin trong quá trình gửi và nhận. Trong hoạt động thường xuyên của UBND số lượng các văn bản điện tử đi và đến rất lớn, bên cạnh việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ công tác của mình, Văn phòng UBND-HĐND cũng đôn đốc, theo dõi các đơn vị tổ chức cá nhân khác có trách nhiệm hoàn thiện đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng văn bản điện tử theo đúng yêu cầu quản lý đề ra.

Các phòng ban, đơn vị đã thực hiện một cách khoa học việc thu thập, xử lý và sàng lọc thông tin trước khi thực hiện xây dựng văn bản điện tử. Trong hoạt động quản lý, thông tin đóng vai trò là nguyên liệu đầu vào và quyết định quản lý và sản phẩm đầu ra, các quyết định quản lý, nội dung quản lý được cụ thể hóa dưới dạng các văn bản, chính vì vậy yếu tố thông tin quyết định chất lượng văn bản điện tử và cũng quyết định việc hoàn thành hay không hoàn thành quản lý văn bản điện tử. Theo quan niệm truyền thống quản lý văn bản là quản lý từ khi một văn bản được ra đời, có hiệu lực, có giá trị đến khi văn bản hết hiệu lực, tuy nhiên quản lý văn bản điện tử phải hiểu theo phạm vi rộng đó là quản lý từ nguyên liệu đầu vào. Các nguồn thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật phải được tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích kỹ càng, các phòng ban, đơn vị đều có công chức chuyên trách mảng công việc này, mọi hoạt động đều nhằm đảm bảo thông tin đúng, đủ, kịp thời và dễ sử dụng trong xây dựng văn bản điện tử.

2.2.6. Thực trạng sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử  Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Việc sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử dựa trên nền tảng công nghệ thông tin về cơ bản được cán bộ, công chức tại UBND quận Hoàn Kiếm đồng tình ủng hộ, cán bộ công chức đều có mong muốn tiếp tục được nâng cấp, trang bị thêm các phương tiện kỹ thuật, hệ thống phần mềm hiện đại để quản lý tốt hơn khối lượng văn bản điện tử đang ngày một gia tăng. Hạ tầng công nghệ thông tin tại trụ sở Quận ủy; trụ sở HĐND và UBND quận; trụ sở Đảng ủy, HĐND và UBND các phường và các đơn vị được quan tâm đầu tư mạng LAN, đường truyền internet tốc độ cao kết nối vào mạng diện rộng của Thành phố. Trang bị máy tính đồng bộ với việc triển khai các ứng dụng nội bộ như hệ điều hành tác nghiệp, quản lý đơn thư…cho đối tượng là lãnh đạo quận, thủ trưởng các phòng, ngành, lãnh đạo 18 phường thuộc quận. Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các đơn vị thuộc quận, tạo ra môi trường làm việc điện tử chuyên nghiệp, nhanh chóng , chính xác; tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ, công chức…góp phần thực hiện cải cách hành chính. UBND quận đã triển khai nghiên cứu, nâng cấp tích hợp phần mềm quản lý công văn đi và đến, phần mềm chuyển nhận văn bản (Quận Hoàn Kiếm xây dựng và triển khai năm 2006) thành phần mềm “Điều hành tác nghiệp).

Phần mềm này được triển khai chính thức đến 157 đơn vị; tạo lập 1305 tài khoản cho lãnh đạo và cán bộ, công chức các đơn vị thuộc quận sử dụng phần mềm “Điều hành tác nghiệp”. Phần mềm giúp lãnh đạo quận, các đơn vị xử lý văn bản, truy xuất dữ liệu, theo dõi tiến độ thực hiện của cán bộ, công chức mọi lúc bằng máy tính hoặc thiết bị thông minh có kết nối mạng; đồng thời giúp cán bộ, công chức quản lý được công việc, cũng như thuận lợi trong công tác báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo khi cần thiết. Công tác đảm bảo an toàn- an ninh thông tin được quan tâm. Đang xây dựng quy chế đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT của UBND quận. 100% máy chủ, máy tính tại trụ sở HĐND và UBND quận và UBND 18 phường đã được cài phần mềm phòng chống virus, mã độc; hoàn thành việc triển khai mô hình mạng LAN 3 lớp và cải tạo nâng cấp hệ thống wifi tại trụ sở HĐND và UBND quận nhằm tăng cường đảm bảo an toàn – an ninh mạng. Tiếp tục triển khai nhiệm vụ lắp đặt thiết bị Firewall cho toàn quận đề nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo an toàn – an ninh mạng. Thực trạng về chất lượng các công cụ, phương tiện kỹ thuật phục vụ quản lý văn bản điện tử được khảo sát đánh giá cụ thể thông qua lấy ý kiến của đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại các phòng ban, đơn vị.

Bảng 2.4. Đánh giá chất lượng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm phục vụ quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Dựa trên kết quả khảo sát 100 cán bộ, công chức đang làm việc tại các phòng,  ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm có thể thấy, bên cạnh con số 56% cán bộ, công chức đánh giá tốt về chất lượng hệ thống trang thiết bị vần còn 32% cán bộ, công chức đánh giá chất lượng trang thiết bị ở mức trung bình, đặc biệt có 12% cán bộ, công chức đánh giá thấp về chất lượng hệ thống trang thiết bị. Thực tế được biểu hiện qua những con số trên là khách quan và phản ánh đúng về thực trạng chất lượng hệ thống trang thiết bị phục vụ quản lý văn bản điện tử hiện nay tại UBND quận Hoàn Kiếm. Giữa các phòng, ban, đơn vị có sự không đồng đều về chất lượng trang thiết bị, máy móc, việc mua sắm, trang bị chưa diễn ra đồng bộ, mức độ đánh giá tốt tuy chiếm trên 50% nhưng chưa phải là một con số chiếm tỉ lệ lớn.

Kết quả quá trình khảo sát cùng với thực tiễn công tác tại UBND quận Hoàn Kiếm đã khẳng định vai trò hết sức quan trọng của hệ thống máy móc, trang thiết bị và phương tiện hiện đại trong quá trình thực hiện quản lý văn bản điện tử. Quản lý văn bản điện tử là sự kết hợp một cách triệt để giữa phương pháp quản lý mới dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, do đó vai trò của thiết bị là rất quan trọng, việc chuyển đổi, nâng cấp, mua sắm mới trang thiết bị quyết định tiến độ chuyển đổi từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử.

2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

2.3.1. Kết quả đạt được

Giảm bớt sổ sách ghi chép văn bản đến. 80% số cán bộ, công chức tại UBND quận Hoàn Kiếm được hỏi đều đồng ý với việc quản lý văn bản điện tử giúp giảm thiểu việc ghi chép qua sổ sách. Việc chuyển đổi quản lý văn bản từ quản lý văn bản bằng giấy truyền thống sang quản lý văn bản điện tử đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian công sức cũng như số lượng giấy tờ, văn phòng phẩm. Lưu trữ văn bản trên không gian số giúp tăng số lượng văn bản được lưu trữ, hạn chế tối đa việc ghi chép qua sổ sách.

Nâng cao năng suất trong công việc, hoạt động công tác văn phòng là một hoạt động mang tính chất tổng hợp, một nhân viên, chuyên viên văn phòng có thể phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau với tính chất, trình độ chuyên môn khác nhau. Từ việc quản lý văn bản điện tử, sử dụng các phần mềm máy tính để lưu trữ, gửi và khai thác văn bản điện tử sẽ giúp công chức làm công tác văn phòng nói riêng, công chức nói chung tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và chất lượng công việc, có thể xử lý được nhiều công việc hơn trên một đơn vị thời gian.

Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản đi, đến nhanh hơn nhiều lần (trước đây nếu tìm văn bản đi, đến của các năm trước thi rất khó tìm và mất thời gian phải vài ba ngày, nay chỉ cần tối đa vài phút là có thể tìm được. Việc tìm kiếm trước đây phải biết chính xác số, ngày tháng văn bản thì mới tìm được, nay chi cần biết trích yếu, số, ngày tháng, hoặc một số yếu tố của văn bản là cũng có thể tìm được).

Theo dõi tình hình xử lý văn bản chặt chẽ hơn, có thể theo dõi đến tận chuyên viên (trước đây không thể làm được vì nếu theo dõi bằng thẻ thì với khối lượng hàng ngày vài trăm văn bản sẽ phải có rất nhiều người lập thẻ và theo dõi quá trình xử lý, ngày nọ tiếp ngày kia số thẻ đến hàng ngàn do vậy rất khó theo dõi). Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về số lượng văn bản đi, đến và tình hình xử lý văn bản, phân loại văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn (trước đây phải đếm và cộng bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà không đảm bảo chính xác).

Trước đây. chuyên viên không thế tự mình kiểm tra văn bản đến mình và mình đã xử lý, thì giờ thông qua quản lý văn bản điện tử điều đó đã trở nên dễ dàng.

Khi cập nhật toàn văn văn bản vào mạng đã giúp mọi người có cơ sở dữ liệu để tra cứu, không nhất thiết phải đến bộ phận lưu trữ, hoặc phải lưu văn bản giấy (trước đây không thể làm được).

Đáp ứng được các yêu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo về văn bản, nhất là thống kê (trước đây không thể làm được).

Cơ sở dữ liệu do Văn phòng cập nhật vào đã trở thành tài nguyên chung cho tất cả các đơn vị trong cơ quan, trên cơ sở đó để lập hồ sơ, giảm nhẹ công việc cho cán bộ (trước đây phải làm bằng tay tất cả, nay chỉ việc in ra).

Bảo đảm xử lý công việc trong cơ quan nhanh hơn, thực hiện được một bước về cài cách thủ tục hành chính, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, quá trình chu chuyển văn bản và phối hợp xử lý cũng diễn ra nhanh hơn (Ví dụ: trước đây khi xin ý kiến phối hợp phải lần lượt từng đơn vị, mỗi đơn vị 2 đến 3 ngày nên mất nhiều thời gian để phối hợp, đến nay qua mạng có thể xin ý kiến phối hợp đến tất cả các đơn vị trong cùng một lúc nên thời gian phối hợp giảm đáng kể).

Tránh được tình trạng văn bản chồng chéo, một văn bản đến nhiều nơi và một vấn đề nhiều đơn vị cùng ra văn bản.

Khi ứng dụng tin học trong quản lý văn bản, công tác thống kê theo các yêu cầu đặt ra được đáp ứng một cách nhanh chóng.

Việc bắt buộc xử lý qua mạng (từ văn bản đến, quá trình xử lý, trình ký,…) và đưa toàn bộ văn bản vào cơ sở dữ liệu để khai thác chung dần đần đi vào nền nếp, từ đó tạo ra nguồn cung cấp cho lưu trữ điện tử.

Với phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, Văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm đang dần dần quét (Scan) các tài liệu vào hồ sơ (những năm trước đây) để có thể khai thác qua mạng.

Tăng cường hiệu quả công tác thu thập và xử lý thông tin thông qua văn bản, thu thập và xử lý thông tin là hai bước nằm trong một quá trình, với việc quản lý văn bản điện tử, việc thu thập thông tin sẽ diễn ra nhanh hơn với khối lượng thông tin lớn hơn, kịp thời hơn từ đó góp phần nâng cao hiệu quả xử lý thông tin, tránh mất thời gian chờ đợi, gián đoạn.

2.3.2. Hạn chế Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Trình độ nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức tại UBND quận Hoàn Kiếm về việc ứng dụng, sử dụng và quản lý văn bản điện tử vẫn còn hạn chế, tâm lý ngại thay đổi, thụ động, trình độ về công nghệ thông tin còn yếu. Năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức là yếu tố then chốt quyết định hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, quyết định chất lượng hoạt động công vụ.

Với đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm và sự tận tụy trong công việc, UBND quận Hoàn Kiếm đang là một trong những địa phương đi đầu của thành phố về chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức. Tuy nhiên vẫn còn một bộ phận cán bộ, công chức có tâm lý ngại thay đổi, bảo thủ, trì trệ, thiếu tinh thần học hỏi, phấn đấu, đặc biệt trong việc học tập, ứng dụng khoa học công nghệ vào công việc. Hàng năm UBND quận vẫn thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, các đợt tập huấn về công nghệ thông tin và sử dụng phần mềm trong quản lý văn bản điện tử tuy nhiên chính tâm lý ngại thay đổi đã làm hạn chế hiệu quả đào tạo, bồi dưỡng.

Việc thực hiện đổi mới trang thiết bị, hệ thống máy tính và hệ thống phần mềm đi kèm vẫn còn diễn ra chậm, chưa đồng bộ và chưa tạo ra hiệu quả đột phá, 30% số máy tính hiện sử dụng tại UBND quận Hoàn Kiếm đã cũ và có tốc độ xử lý chậm thường xuyên phải sửa chữa, bảo dưỡng, một số cán bộ công chức phải sử dụng máy tính cá nhân trong công việc.

Công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn trong xây dựng, lấy ý kiến xây dựng văn bản vẫn còn một số bất cập, không ít trường hợp chưa tìm được tiếng nói chung trong công việc đặc biệt là những nội dung có liên quan đến nhiều phòng và được chỉ đạo, điều hành bằng văn bản điện tử.

Việc xử lý văn bản điện tử ở một số đơn vị, một số vị trí công tác còn diễn ra lúng túng, chưa thực sự chuyên nghiệp, bộ phận văn thư lưu trữ, vị trí phụ trách tiếp nhận văn bản, lưu văn bản chỉ do một công chức thực hiện do đó khi có tình huống bất ngờ không có người thay thế. Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Việc xây dựng trang web và cổng thông tin điện tử của quận còn hạn chế, không thể truy cập trực tiếp vào cổng thông tin điện tử của quận Hoàn Kiếm, việc tra cứu, tìm kiếm các văn bản, hồ sơ trực tuyến thực hiện rất khó khăn.

Nguồn kinh phí phục vụ đầu tư mua sắm, trang bị phương tiện kỹ thuật, máy móc, phần mềm vẫn còn hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu về trang thiết bị, nâng cấp, mua sắm của các phòng ban, đợn vị. Kinh phí là một nguồn lực quan trọng thúc đẩy hoạt động nói chung của tổ chức, tuy nhiên nguồn kinh phí được sử dụng trong cơ quan nhà nước được phê duyệt, quản lý theo một trình tự hết sức chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, các quy trình, thủ tục này ở một giới hạn nào đó làm giảm hiệu quả của việc sử dụng ngân sách, mặt khác nguồn kinh phí phục vụ đầu tư xây dựng cơ bản ở các đơn vị, cơ quan hành chính nhà nước hiện nay chưa cao và chưa cân xứng với nhiệm vụ và vai trò của các tổ chức này.

Việc giải quyết thủ tục hành chính và xử lý hồ sơ công việc còn phụ thuộc vào nhiều giấy tờ, tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến còn thấp. Chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin còn chưa được triển khai hiệu quả. Việc xây dựng các cơ sở dữ liệu , hạ tầng công nghệ thông tin nền tảng phục vụ phát triển Chính phủ điện tử còn chậm, bảo mật, an toàn, an ninh thông tin còn thấp. Tình hình tội phạm mạng diễn biến phức tạp, hệ thống thông tin của UBND quận còn nhiều hạn chế, còn tồn tại lỗ hổng bảo mật dễ bị khai thác, tấn công, xâm nhập

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế

2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan

Việc thực hiện chuyển đổi số, chuyển đổi sử dụng văn bản truyền thống sang văn bản điện tử ở nhiều đơn vị chưa được chú trọng, chưa có sự quyết tâm lớn từ phía lãnh đạo phòng ban, đơn vị. Bản thân một bộ phận cán bộ, công chức, những người trực tiếp làm việc sử dụng và quản lý văn bản không muốn thay đổi, chưa bắt kịp với xu hướng mới trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tư tưởng bảo thủ, trì trệ, ngại thay đổi, thiếu tinh thần học hỏi, ý chí phấn đấu.

Sự hạn chế về trình độ chuyên môn trong công tác, khác với phương pháp quản lý văn bản thông thường, quản lý văn bản điện tử bên cạnh trình độ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ, người công chức còn cần có những kiến thức tương đối chuyên sâu về khoa học máy tính, về hệ thống công nghệ thông tin. Các công chức đang đảm nhiệm quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm là những người có kinh nghiệm, có chuyên môn về văn thư lưu trữ nhưng chưa được đào tạo cơ bản về công nghệ thông tin. Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Thói quen trong công tác và hoạt động công vụ không dễ thay đổi, nền hành chính của nước ta đã trải qua hàng chục năm với phương pháp làm việc truyền thống, trong đó bao gồm cả phương pháp quản lý văn bản. Việc thực hiện chuyển đổi số, áp dụng một cách triệt để và đồng bộ khoa học công nghệ vào trong hoạt động công vụ nói chung, công tác quản lý văn bản nói riêng không thể thực hiện ngay trong thời gian ngắn mà cần có lộ trình phù hợp trên cơ sở điều kiện thực tiễn của địa phương, cơ quan, tổ chức. Mặt khác hoạt động công vụ là hoạt động có tính kết nối rất cao với hoạt động đời sống xã hội, cần có sự tương xứng về trình độ phát triển giữa cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượng tầng.

Việc chuyển từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử là một điển hình về thực hiện đổi mới, sáng tạo trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên khác với các tổ chức thuộc khu vực tư, hiện nay hoạt động đổi mới, sáng tạo trong cơ quan hành chính nhà nước diễn ra chưa mang tính sống còn, chưa thể hiện sự cấp bách và chưa thể hiện nhu cầu bức thiết từ đội ngũ nhân sự. Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước luôn mang tính ổn định, các hoạt động đổi mới chỉ diễn ra khi có chủ trương, chính sách lớn từ cơ quan cấp trên do vậy thiếu tính linh hoạt, chủ động và sáng tạo. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị trong khu vực công chưa được chủ động trong thực hiện các chương trình, dự án về đổi mới sáng tạo mà điển hình như việc áp dụng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.

2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan

Chuyển đổi số và hiện đại hóa nền hành chính quốc giá là một quá trình đầy gian nan và thử thách, phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn lại có những khó khăn nhất định. Nhìn nhận một cách khách quan có thể thấy rằng nền hành chính Việt Nam và các cơ quan hành chính ở Việt Nam trong đó có các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện thực hiện chuyển đổi số và hiện đại hóa nền hành chính với một xuất phát điểm rất thấp, sự trì trệ kéo dài trong quản lý kinh tế, vấn nạn quan liêu, tham nhũng, hách dịch cửa quyền và lợi ích nhóm đã kéo lùi sự phát triển của nền hành chính hàng chục năm, chính vì vậy những thay đổi theo hướng hiện đại, dù là nhỏ nhất cũng vấp phải muôn vàn khó khăn. Trên thế giới với những quốc gia phát triển, việc hiện đại hóa nền hành chính nói chung, hiện đại hóa trong quản lý và sử dụng văn bản nói riêng diễn ra với thời gian khác nhau tùy thuộc vào điều kiện kinh tế xã hội và thể chế chính trị, tuy nhiên có một điểm chung đó là sự chuyển đổi giữa hai phương pháp cũ và mới luôn diễn ra với nhiều khó khăn. Chính vì vậy thực hiện chuyển đổi cơ chế hoạt động quản lý nói chung và trong vấn đề quản lý văn bản nói riêng cần có quyết tâm chính trị rất lớn từ phía lãnh đạo.

Văn bản điện tử đến nay đã được áp dụng, sử dụng tuy nhiên đây vẫn là vấn đề mới đòi hỏi sự nghiên cứu, học tập một cách hết sức nghiêm túc trong toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức, trong khi đó khối lượng công việc quản lý rất lớn, các phòng ban, đơn vị phải tập trung cao độ vào công tác chuyên môn, do đó thiếu sự tập trung cho công tác quản lý văn bản điện tử. Tư duy thích ổn định, ngại đột phá là một rào cản cố hữu tồn tại qua thời gian dài.

Về kinh phí phục vụ chuyển đổi quản lý văn bản từ truyền thống sang văn bản điện tử. Quận Hoàn Kiếm là một trong những địa phương đi đầu thành phố về nguồn thu nộp ngân sách, tuy nhiên trong phân bổ nguồn lực phục vụ chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển quận Hoàn Kiếm còn nhiều vấn đề quan trọng cần ưu tiên giải quyết do đó nguồn ngân sách chi cho hoạt động chuyển đổi số nền hành chính cũng như phục vụ quản lý văn bản điện tử còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Giai đoạn 2015-2020 cũng là giai đoạn nền kinh tế cả nước có nhiều biến động, sự phát triển kinh tế đan xen những nguy cơ suy thoái, những thách thức đã gây không ít khó khăn trong việc đảm bảo nguồn lực tốt nhất phục vụ hoạt động công vụ.

Tiểu kết chương 2 Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.

Chương 2 của luận văn đã đi sâu nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thông qua quá trình nghiên cứu cũng như thực hiện điều tra xã hội học, luận văn đã làm rõ thực trạng quản lý văn bản tại UBND quận Hoàn Kiếm cả trên phương diện những kết quả đạt được và cả những mặt hạn chế, tồn tại. Luận văn cũng đã chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại đó tạo cơ sở cho việc xây dựng các biện pháp, phương hướng nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm. Để củng cố độ tin cậy của luận văn, tác giả đã trình bày các số liệu, các kết quả nghiên cứu dưới dạng bảng thống kê cũng như sơ đồ hóa một số quy trình, tổ chức bộ máy.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY: 

===>>> Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com