Mục lục
Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.
3.1. Phương hướng hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm- Hà Nội
Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 đặt mục tiêu đến năm 2020 xây dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong khu vực ASEAN… Từng bước chuyển hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan an ninh, quốc phòng dựa trên việc sử dụng văn bản giấy sang chế độ trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời đảm bảo các yêu cầu an ninh thông tin. Ứng dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử có sử dụng chữ ký điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp,… Bảo đảm những thông tin từ tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận của các cơ quan thuộc hệ thống Đảng, Nhà nước từng bước được chuyển sang dạng điện tử…
Nghị quyết số 24/NQ-HĐND ngày 07/12/2012 của Hội đồng nhân dân Thành phố phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 cũng như Quyết định số 6109/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030. Theo đó, quan điểm phát triển được chỉ rõ: “Phát triển công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội của Thủ đô thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, đảm bảo an ninh quốc phòng, minh bạch hóa, công khai hóa các thủ tục hành chính hướng tới nền hành chính phục vụ và nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân là nhiệm vụ ưu tiên chiến lược; Phát triển công nghệ thông tin là nền tảng của kinh tế tri thức, là công cụ, động lực phát triển kinh tế – xã hội, góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa Thủ đô; Phát huy thế mạnh của Thủ đô, huy động mọi nguồn lực phát triển công nghệ thông tin. Chú trọng các khâu đột phá trong ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin.
Trên tinh thần đó, Đảng bộ, HĐND, UBND quận Hoàn Kiếm cần quán triệt sâu sắc tinh thần đổi mới, cải cách nền hành chính và một trong những nhiệm vụ trọng tâm đó là thực hiện quản lý toàn bộ văn bản từ truyền thống sang quản lý văn bản điện tử. Nội dung trên cần được thể hiện trong Nghị Quyết Đảng Bộ quận, Nghị quyết của HĐND và triển khai trong kế hoạch công tác nhiệm kỳ của UBND quận. Với lợi thế là một trong những địa phương đi đầu của thủ đô về phát triển kinh tế xã hội Hoàn Kiếm có nhiều lợi thế để trở thành mô hình điểm của thành phố về cải cách hành chính cũng như ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công vụ. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Phương hướng trong giai đoạn 2020-2025 là tiếp tục thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, trong đó trọng tâm là đổi mới hoạt động của UBND quận, cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa nền hành chính. Trong hoạt động của cơ quan văn phòng cần đưa nhiệm vụ chuyển đổi số trở thành một trong những nhiệm vụ then chốt, có lộ trình phù hợp, có cơ chế hỗ trợ, giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện. Thực hiện quản lý văn bản điện tử cần trở thành nhiệm vụ nằm trong kế hoạch hoạt động của từng phòng ban, đơn vị.
Từng bước thực hiện chuyển đổi số theo Quyết định số: 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Chuyển đổi số tại UBND quận Hoàn Kiếm là tập trung vào phát triển hạ tầng số một cách tập trung, thông suốt; tạo lập dữ liệu mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cường công khai, minh bạch, phòng, chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết bị di động để người dân, doanh nghiệp có trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ, nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ, giảm chi phí.
Phương hướng hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm trong thời gian tới cần quán triệt các nội dung sau:
- Thực hiện chuyển đổi số, coi nhiệm vụ chuyển đổi số là nhiệm vụ quan trọng trong chỉ đạo, điều hành và căn cứ tình hình cụ thể của địa bàn mình để quyết định xây dựng đề án, chương trình, chiến lược, kế hoạch lồng ghép nội dung về chuyển đổi số trong hoạt động của mình. Nội dung này phải được chỉ đạo, giám sát, đánh giá định kỳ hàng năm.
- Thực hiện chuyển đổi từng bước tiến tới sử dụng toàn bộ văn bản điện tử và quản lý văn bản bằng hệ thống phần mềm, các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm đều thực hiện quản lý văn bản điện tử, giảm tải toàn bộ văn bản bằng giấy. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu hiện đại và đồng bộ, tính kết nối cao giữa thông tin của các phòng ban chuyên môn, việc truy xuất, tìm kiếm, sử dụng và lưu trữ văn bản diễn ra dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản, nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ cán bộ công chức.
- Nâng cao, trang bị kiến thức một cách toàn diện và chuyên sâu cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản điện tử, phấn đấu 100% cán bộ, công chức đang làm việc tại UBND quận Hoàn Kiếm được tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ
3.2. Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
3.2.1. Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về vai trò của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong quá trình hoạt động
Nhận thức rõ vai trò cũng như những hiệu quả tích cực từ việc áp dụng văn bản điện tử vào quản lý nhà nước, UBND quận Hoàn Kiếm cần tích cực triển khai các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, nâng cao ý thức và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc sử dụng, áp dụng văn bản điện tử vào thực tiễn công tác. Thông qua khảo sát, đánh giá có thể thấy đại bộ phận cán bộ, công chức làm việc tại UBND quận Hoàn Kiếm có thái độ đồng tình, ủng hộ và tích cực thực hiện việc quản lý văn bản điện tử, tuy nhiên để nhận thức một cách đầy đủ công tác quản lý văn bản điện tử trên tất cả các góc độ, từ góc độ chuyên môn đến góc độ pháp lý thì cần thực hiện thường xuyên có hiệu công tác giáo dục, tuyên truyền. Thực hiện giáo dục tuyên truyền trên cơ sở các quy định của pháp luật, trên nền tảng sự phát triển của khoa học công nghệ.
UBND quận Hoàn Kiếm cần sớm triển khai xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý với nội dung về phổ biến kiến thức pháp luật cũng như kiến thức chuyên môn liên quan đến văn bản điện tử, trong đó tập trung các nội dung quan trọng sau:
Tuyên truyền về tính hiệu quả, khả năng áp dụng, tính khả thi của văn bản điện tử trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, trong đó tập trung các quy định về tính pháp lý, quy trình quản lý, kiểm soát. Đội ngũ cán bộ, công chức ở cả cấp quận và cấp phường đều phải thường xuyên cập nhật các văn bản mới của cơ quan quản lý cấp trên về văn bản điện tử. Theo khảo sát trong số 100 cán bộ, công chức được hỏi thì có đến 90 % không hiểu hoặc hiểu chưa rõ khái niệm, đặc điểm của văn bản điện tử, từ đó cho thấy việc cần thiết phải làm tốt công tác tuyên truyền, giáo dục về văn bản điện tử, vị trí vai trò của văn bản điện tử trong quản lý nhà nước và trong việc cải cách nền hành chính.
Phổ biến, chia sẻ về các điển hình, các cơ quan trên cả nước đã áp dụng thành công văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử hiệu quả. Tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị chia sẻ về thực trạng, phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay trên cả nước đã có rất nhiều địa phương, ban ngành, tổ chức thực hiện triển khai văn bản điện tử trong hoạt động công vụ cũng như thực hiện quản lý văn bản điện tử một cách có hiệu quả, đây là những điển hình tiên tiến, những mô hình hay mà UBND quận Hoàn Kiếm có thể học hỏi, áp dụng. Bên cạnh đó cần nhận thức rõ rằng, việc áp dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử chẳng những là một hoạt động mang tính thực tiễn mà cũng là một hoạt động mang tính khoa học, một hoạt động có nền tảng khoa học vững chắc và tiếp tục cần được nghiên cứu, đánh giá, sáng tạo.
Bên cạnh việc tuyên truyền, cần thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức về tin học, công nghệ thông tin, đặc biệt là việc trao đổi thông tin, bảo mật thông tin, lưu trữ văn bản trên không gian mạng, thường xuyên cập nhật, sử dụng các phần mềm quản lý văn bản mới. UBND quận Hoàn Kiếm cần tìm kiếm những cơ sở đào tạo có uy tín, chất lượng về đào tạo công nghệ thông tin để thực hiện các khóa đào tạo cho cán bộ, công chức. UBND quận Hoàn Kiếm cần đặt ra chỉ tiêu trong giai đoạn 2020-2025 mỗi năm thực hiện được tối thiểu 5 chương trình tuyên truyền về quản lý, sử dụng văn bản điện tử.
3.2.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Trong quá trình áp dụng và thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, UBND quận Hoàn Kiếm cần thực hiện rà soát, đánh giá toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật đang áp dụng, các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành, tìm ra những bất cập, hạn chế, đề xuất kiến nghị, thay đổi, sửa đổi, bổ sung. Trọng phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 4 Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật, UBND cấp huyện có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là quyết định, do vậy đối với việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản điện tử, UBND quận Hoàn Kiếm chỉ có thể ban hành quyết định về việc thực hiện quản lý văn bản điện tử trên phạm vi quận Hoàn Kiếm. Trong văn bản quy phạm pháp luật UBND quận Hoàn Kiếm cần quy định rõ yêu cầu, nội dung thực hiện quản lý văn bản điện tử, mức độ áp dụng, đối tượng áp dụng và cơ chế thực hiện. Cùng với đó, UBND quận hoàn Kiếm cần có kế hoạch triển khai cụ thể theo từng giai đoạn, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quản lý văn bản điện tử tại các đơn vị, có cơ chế tiếp nhận ý kiến phản hồi, tiếp nhận những băn khoăn, vướng mắc của các tổ chức, đơn vị trong quá trình thực hiện quản lý văn bản điện tử.
Đề xuất với UBND thành phố về việc tiếp tục quy định cụ thể và chi tiết hơn nữa về việc triển khai áp dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong hoạt động chỉ đạo, điều hành. Trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử cần thường xuyên đánh giá kết quả thực hiện, tổng hợp kiến nghị, khó khăn của các cấp, các ngành trong địa bàn quận từ đó có biện pháp cụ thể giải quyết, những vấn đề vượt quá thẩm quyền cần kiến nghị lên các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên. UBND quận Hoàn Kiếm cần tiếp tục thực hiện nghiêm túc quyết định số 12/2020/QĐ-UBND Ban hành quy chế tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Việc thực hiện triển khai quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của UBND quận Hoàn Kiếm cần được đưa vào nghị quyết của HĐND quận trong mỗi nhiệm kỳ và có kế hoạch triển khai cụ thể theo từng giai đoạn.
3.2.3. Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn bản điện tử
Bộ máy và nhân lực là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả quản lý nhà nước nói chung, quản lý nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng và đặc biệt với quản lý văn bản điện tử, một nội dung không mới nhưng tồn tại nhiều vấn đề. Nhìn chung hiện nay bộ phận quản lý văn bản, tài liệu ở UBND cấp quận huyện vẫn quen với phương pháp quản lý văn bản truyền thống, đó là văn bản bằng giấy, lưu trữ trong không gian thực, trong khi đó quản lý văn bản, tài liệu điện tử trên không gian số đòi hỏi trình độ cao về công nghệ thông tin. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Để thực hiện tốt công tác quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử cần có sự đánh giá, sắp xếp lại đội ngũ nhân sự phụ trách quản lý văn bản tài liệu, bố trí những cán bộ, công chức có đủ năng lực, nhận thức và hiểu biết về công nghệ thông tin, được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm. Song song với bố trí nhân sự phù hợp cần tiến hành tinh giản biên chế, giảm thiểu số lượng nhân sự để phù hợp với phương pháp quản lý văn bản mới, thực hiện kiêm nhiệm một số vị trí để giảm biên chế.
Phòng Nội vụ phối hợp với Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàn Kiếm tiến hành xây dựng tiêu chí cho vị trí việc làm là chuyên viên phụ trách quản lý văn bản điện tử với các tiêu chí cụ thể, rõ ràng về chuyên môn. Văn phòng HĐND-UBND cần đánh giá một cách khách quan về năng lực, trình độ của đội ngũ công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử hiện tại, có cơ chế sử dụng, quản lý phù hợp.
Hiện nay số lượng công chức tại Văn phòng UBND – HĐND quận Hoàn Kiếm trực tiếp phụ trách quản lý văn bản điện tử là hai người, tuy nhiên giữa hai công chức chưa có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, công việc của từng người mà họ đang được sủ dụng dưới hình thức cùng làm và thay thế cho nhau. Văn phòng UBND-HĐND nên có sự phân công rõ ràng về yêu cầu, nội dung công việc, cần xem xét tính toán đến khả năng trong thời gian tới có thể tuyển dụng thêm, hoặc điều chuyển công chức ở các vị trí khác đến hỗ trợ công tác quản lý văn bản điện tử.
3.2.4. Tăng cường các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử
Giải pháp quan trọng đầu tiên cần triển khai để nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ quản lý văn bản đó là xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Hạ tầng công nghệ thông tin là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất đối với việc hiện đại hóa nền hành chính nói chung và số hóa văn bản hành chính nói riêng. Hệ thống mạng máy tính, hệ thống phần cứng, phần mềm phục vụ công tác xây dựng, soạn thảo, gửi và nhận văn bản cùng với các phần mềm phụ trợ khác trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng xây dựng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm cần tiến hành kiểm tra, rà soát và đánh giá toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin và hạ tầng cơ sở, tiến hành điều chỉnh, nâng cấp, cải tiến hệ thông trang thiết bị, phần cứng và phần mềm máy tính. Đối với các trang thiết bị máy tính đã cũ, hoạt động kém hiệu quả cần thực hiện thanh lý, thay đổi theo quy định của pháp luật theo quy định của pháp luật. UBND quận cần có kế hoạch thực hiện bảo mật thông tin nội bộ, bảo mật các tài liệu được số hóa, cổng thông tin điện tử của cơ quan. Hiện nay nền tảng cơ sở hạ tầng thông tin của UBND quận hoàn Kiếm được đánh giá là tương đối tốt với việc các trang thiết bị được mua mới và bảo dưỡng định kỳ, tuy nhiên nếu so sánh với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đặc biệt là hệ thống phần mềm thì hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin còn cần được thay đổi, hiện đại hóa trên nhiều phương diện. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Về công tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận, tiến hành hoàn thiện quy chế phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị trong cơ quan, đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử đến đơn vị cấp phòng và tiến tới triển khai toàn bộ địa bàn quận. UBND quận có phương án hỗ trợ đối với mỗi đơn vị để khắc phục những khó khăn, tồn tại trong việc sử dụng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn bồi dưỡng về công nghệ thông tin kết hợp bồi dưỡng kiến thức kỹ năng về văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, từng bước thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan, đơn vị. Quản lý văn bản điện tử là một trong những nội dung cơ bản của việc thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan hành chính nhà nước, đây là bước đầu để hướng tới một nền hành chính hiện đại, hoạt động minh bạch và hiệu quả.
Thực hiện việc phát triển và đổi mới hệ thống phần mềm ứng dụng đang sử dụng trong cơ quan, đơn vị. Hiện nay hệ thống phần mềm trong các phòng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm vẫn hoạt động tương đối riêng lẻ, dừng lại ở việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản là chủ yếu, để việc quản lý văn bản điện tử được diễn ra hiệu quả hơn cần xây dựng một hệ thống các phần mềm ứng dụng hỗ trợ cho công tác soạn thảo, sử dụng, gửi và tiếp nhận văn bản điện tử, các giai đoạn từ xây dựng, ban hành đến lưu trữ cần được tích hợp với nhau, xây dựng các hồ sơ dữ liệu chung đối với các mảng công việc có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị. Ứng dụng và sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm kiểm soát lỗi văn bản, phần mềm chống virut…
Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu xây dựng văn bản điện tử, về cơ bản nội dung của văn bản điện tử không khác so với văn bản bằng giấy, tuy nhiên bên cạnh công tác tham mưu về nội dung, các đơn vị cũng cần thực hiện tham mưu về tính pháp lý, các yêu cầu cần thiết của văn bản điện tử cho lãnh đạo, cơ quan có thẩm quyền khi ban hành. Các cán bộ, công chức, đơn vị làm công tác tham mưu cần nắm rõ các quy định mới của nhà nước về việc sử dụng, quản lý, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử, tính pháp lý của văn bản điện tử. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, rà soát đánh giá chất lượng của văn bản điện tử, đề cao công tác hậu kiểm, văn bản điện tử được số hóa hoặc xây dựng trên các phần mềm song không vì thế mà công tác kiểm tra, đánh giá bị xem nhẹ, dù được xây dựng trên các phần mềm máy tính có độ chính xác cao song những sai sót, khiếm khuyết là không thể tránh khỏi, chính vì vậy đối với văn bản điện tử thì công tác kiểm tra, rà soát vẫn là một khâu hết sức quan trọng.
Đối với hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, UBND quận Hoàn Kiếm cần có kế hoạch tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thường xuyên hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin của UBND quận, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ, kết nối internet và cổng thông tin điện tử của quận hoạt động bình thường, đảm bảo dung lượng và tốc độ truyền dẫn thông tin. Nâng cao chất lượng sử dụng và hoạt động của cổng thông tin điện tử, kết hợp tăng cường tính bảo mật của địa chỉ email.
UBND quận Hoàn Kiếm cần phát động phong trào đổi mới sáng tạo, khuyến khích các giải pháp, cách làm mới hiệu quả trong quản lý văn bản điện tử, thường xuyên tổng kết các giải pháp mới, các sáng kiến, có đánh giá và đưa vào thực hiện đối với các giải pháp có tính khả thi cao, dễ làm, dễ thực hiện và tiết kiệm ngân sách.
3.2.5. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản điện tử Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Nguồn lực nói chung và nguồn lực tài chính nói riêng là yếu tố hết sức quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử. Nguồn lực tài chính giúp đáp ứng nhu cầu về mua sắm trang thiết bị, phần mềm ứng dụng. Hiện nay chi phí cho hệ thống công nghệ thông tin tại các phòng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm còn tương đối khiêm tốn, chủ yếu là kinh phí sửa chữa, bảo trì máy móc, trang thiết bị và được sử dụng để giải quyết từng tình huống cụ thể. UBND quận chưa có kế hoạch và lộ trình cụ thể để phân bộ ngân sách phục vụ nâng cao chất lượng hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng trong công tác văn phòng nói chung và trong quản lý văn bản điện tử nói riêng.
Trong xây dựng ngân sách hàng năm phục vụ chi thường xuyên UBND quận Hoàn Kiếm cần có sự điều chỉnh, cân đối sao cho phù hợp nhằm tăng kinh phí đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài sản công mà trước hết là hệ thống máy tính, trang thiết bị phần cứng phục vụ công tác soạn thảo, xây dựng văn bản, gửi và nhận văn bản. UBND quận cần có kế hoạch thanh lý những trang thiết bị đã quá hạn sử dụng, không đảm bảo chất lượng, xây dựng văn hóa tiết kiệm tại cơ quan, đơn vị, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nguồn năng lượng, giao chỉ tiêu tiết kiệm hàng tháng đến từng đơn vị, sử dụng kinh phí tiết kiệm được để tái đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin. Các đơn vị tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản công, nghiêm cấm và xử lý dứt khoát các trường hợp lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích, không phục vụ hoạt động công vụ. Đối với các dự án, chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản cần có sự theo dõi sát sao, đánh giá tiến độ và chất lượng của từng dự án, tính toán một cách chi tiết kinh phí thực hiện.
3.2.6. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn bản điện tử
Con người là nhân tố quyết định cho mọi thành công của tổ chức, đối với cơ quan nhà nước đội ngũ cán bộ, công chức đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước mà trước hết là hoàn thành tốt các hoạt động công vụ trong đó có hoạt động quản lý văn bản điện tử. Cán bộ, công chức là người trực tiếp thực thi mọi công việc, trực tiếp xây dựng nội dung và hình thức của văn bản, triển khai các nội dung trong văn bản cũng như là người lưu trữ, bảo quản, kiểm soát văn bản điện tử. Trong nhiều năm qua, UBND quận Hoàn Kiếm đã tập trung nguồn lực thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, công chức với nội dung đào tạo đa dạng, phong phú bao gồm cả kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ công tác. Tuy nhiên đối với quản lý văn bản điện tử, các chương trình đào tạo bồi dưỡng vẫn còn ít, nội dung chưa tương xứng với tầm quan trọng của văn bản điện tử trong quản lý nhà nước, nội dung đào tạo chậm đổi mới, hình thức ít sáng tạo dẫn đến chưa đạt được hiệu quả đào tạo đề ra, các lớp bồi dưỡng chủ yếu là ngắn ngày, nội dung mang nặng tính lý thuyết thiếu điều kiện thực hành trực tiếp, chưa cập nhất những ứng dụng, kỹ thuật tiên tiến, hiện đại. Xuất phát từ thực tế đó, để công tác quản lý văn bản điện tử trong thời gian tới đạt hiệu quả cao, UBND quận Hoàn Kiếm cần đẩy mạnh công tác đào tạo bồi dưỡng đối với công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử nói riêng và toàn thể cán bộ, công chức của UBND quận nói chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào một số nội dung sau: Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Thứ nhất, làm tốt hoạt động khảo sát, đánh giá trước khi thực hiện đào tạo, cần khảo sát về chất lượng, trình độ của đội ngũ cán bộ công chức, khảo sát về nhu cầu đào tạo bồi dưỡng của công chức làm công tác quản lý văn bản điện tử, những khó khăn vướng mắc trong quá trình quản lý văn bản điện tử mà nguyên nhân do hạn chế về năng lực, trình độ. Kết quả khảo sát đánh giá sẽ là cơ sở chủ yếu để xây dựng chương trình đào tạo, lựa chọn cơ sở đào tạo, đồng thời là cơ sở để đánh giá kết quả đào tạo. Kết quả khảo sát cũng là cơ sở để lựa chọn đúng đối tượng thật sự phù hợp cho chương trình đào tạo về quản lý văn bản điện tử, phù hợp về trình độ chuyên môn, vị trí việc làm, nhiệm vụ và kinh nghiệm. Hoạt động khảo sát đánh giá về thực trạng trình độ công chức, viên chức, nhu cầu của công chức, viên chức đối với đào tạo về quản lý văn bản điện tử cần diễn ra hàng năm, bám sát nhiệm vụ cụ thể cũng mỗi phòng ban, đơn vị, mỗi vị trí việc làm.
Thứ hai, xây dựng các chương trình đào tạo dưới dạng dự án với các gói thầu, thu hút và kêu gọi sự tham gia của nhiều cơ sở đào tạo có uy tín chất lượng để lựa chọn ra cơ sở đào tạo đáp ứng tốt nhất nhu cầu đào tạo của tổ chức. Hiện nay các cơ quan, đơn vị vẫn đang sử dụng phương pháp lựa chọn đơn vị đào tạo truyền thống đó là chỉ định lựa chọn một đơn vị, cơ sở đào tạo thông qua thương hiệu, mối quan hệ hoặc tìm kiếm qua mạng, việc lựa chọn này không đảm bảo tính khách quan cũng như không đảm bảo lựa chọn được cơ sở đào tạo tốt nhất trong lĩnh vực mà tổ chức có nhu cầu. Việc lựa chọn cơ sở đào tạo qua đấu thầu gói dự án cần diễn ra một cách công khai, minh bạch, khách quan và công bằng, việc đánh giá năng lực của nhà thầu cần dựa trên cả hồ sơ và kết quả thực tiễn cũng như thành tích, kinh nghiệm, nhất là kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo bồi dưỡng về công nghệ thông tin.
Thứ ba, về công tác triển khai thực hiện đào tạo bồi dưỡng, cần quản lý chặt chẽ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, giao Phòng Nội vụ là đơn vị đầu mối thực hiện việc kiểm soát số lượng cán bộ, công chức tham gia lớp bồi dưỡng, theo dõi cách thức tổ chức lớp bồi dưỡng, chất lượng bài giảng, chất lượng học tập, ý thức thái độ của người học, đánh giá của người học đối với chương trình đào tạo, bồi dưỡng. Thời gian triển khai các khóa đào tạo không quá dài, không dàn trải mà cần tập trung trong thời gian phù hợp dựa trên kế hoạch làm việc chung của toàn cơ quan.
Thứ tư, công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng cán bộ, công chức sau khi thực hiện đào tạo, bồi dưỡng. Chất lượng của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng phải được thể hiện thông qua kết quả công việc, cách đánh giá tốt nhất chất lượng của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng là so sánh kết quả công việc trước và sau đào tạo. Sau khi kết thúc các khóa, lớp đào tạo bồi dưỡng về quản lý văn bản điện tử các đơn vị, phòng ban cần có sự đánh giá nghiêm túc kết quả công việc của công chức, cách thức thực hiện quản lý văn bản điện tử, thời gian thực hiện các nhiệm vụ, chất lượng văn bản, tỉ lệ lỗi sai đó sẽ là những yếu tố quan trọng đánh giá chính xác nhất kết quả đào tạo. Đối với các khóa đào tạo mà kết quả chưa được như mục tiêu đề ra cần có sự điều chỉnh cả về nội dung và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng cũng như lựa chọn đối tượng tham gia đào tạo, bồi dưỡng. Kết quả học tập các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về quản lý văn bản điện tử cũng sẽ là căn cứ, là cơ sở để đánh giá công chức, viên chức, là một tiêu chí hoàn thành nhiệm vụ hàng năm. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
3.2.7. Ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 trong quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử, thực hiện chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh mạng
Văn bản điện tử là một sản phậm của khoa học công nghệ hiện đại, muốn nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng văn bản điện tử, cần tăng cường ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ đặc biệt là những giải pháp công nghệ
4.0 hiện nay. Đầu tiên phải kể đến việc ứng dụng điện toán đám mây để quản lý khai thác dữ liệu, lưu trữ giữ liệu, UBND quận Hoàn Kiếm cần khẩn trương có kế hoạch xây dựng hệ thống dữ liệu thống nhất giữa các đơn vị, phòng ban, tránh việc bị tản mát thông tin, thông tin được lưu trữ đơn lẻ tại các đơn vị, không có sự liên kết, tích hợp.
UBND quận Hoàn Kiếm phải là đơn vị chủ trì xây dựng các dự án công nghệ thông tin phục vụ quản lý, lưu trữ văn bản, đây là nền tảng quan trọng để đưa hoạt động của bộ máy hành chính quận nhanh chóng tiếp cận với công nghệ 4.0. Bên cạnh đó UBND quận cần có sự quan tâm đúng mức với các giải pháp công nghệ 4.0 khác như OT, AI và Big Data, cần coi quản lý văn bản điện tử là một dự án điểm để tiến tới ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ 4.0 trong tất cả mọi mặt hoạt động của UBND quận.
Giữa các phòng ban, đơn vị cần thường xuyên có những trao đổi, chia sẻ về những giải pháp công nghệ mới, những phương pháp, cách thức làm hay, hiệu quả trong ứng dụng công nghệ, từ đó hình thành văn hóa chia sẻ tri thức của đơn vị, đối với các giải pháp lớn, mang tính hệ thống UBND quận cần nghiên cứu kỹ, có sự tham mưu, đề xuất chính xác và hiệu quả cho UBND thành phố để áp dụng trên phạm vi toàn thành phố. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Chuyển đổi nhận thức về sứ mệnh, sự cần thiết, tính cấp bách của chuyển đổi số trong xã hội, lan truyền từ điểm tới diện, từ một nhóm tổ chức, cá nhân tiên phong tới cộng đồng, bằng những câu chuyện thành công điển hình, có tính thuyết phục cao. Người đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp về chuyển đổi số trong cơ quan, tổ chức, lĩnh vực mình phụ trách; tổ chức phổ biến, quán triệt chủ trương của Đảng, nâng cao nhận thức của các cấp ủy Đảng, chính quyền, người dân về sự cần thiết và tính cấp thiết của chuyển đổi số. Gắn các mục tiêu, nhiệm vụ về chuyển đổi số với nghị quyết, chiến lược, chương trình hành động, mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh. Người đứng đầu cơ quan cam kết đổi mới, cho phép thử nghiệm cái mới, ứng dụng công nghệ mới vì mục tiêu phát triển bền vững, liên kết các thành phần khác nhau theo mô hình kinh tế tuần hoàn; thúc đẩy phát triển công nghiệp sáng tạo.
Mặt khác, bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để chuyển đổi số thành công và bền vững, đồng thời là phần xuyên suốt, không thể tách rời của chuyển đổi số. Để nâng cao hiệu quả bảo đảm an ninh thông tin thời gian tới, cần quan tâm thực hiện đồng bộ, trước hết là nâng cao nhận thức về an ninh thông tin và bảo đảm an ninh thông tin. Tăng cường giáo dục, bồi dưỡng, nâng cao ý thức của cán bộ, công chức; chú trọng tuyên truyền, phổ biến cho họ về các nguy cơ, các yếu tố gây mất an ninh, đe dọa gây mất an ninh thông tin. Tổ chức phổ biến, tập huấn để nâng cao nhận thức và năng lực bảo vệ an ninh mạng cho các tổ chức, cá nhân, trước hết là cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên trách quản lý và vận hành hệ thống thông tin quan trọng của cơ quan. Tiếp tục tăng cường thực hiện các giải pháp bảo đảm an ninh mạng và đấu tranh phòng, chống tội phạm trên không gian mạng. Triển khai đồng bộ các giải pháp để bảo đảm an ninh mạng cho hệ thống thông tin quan trọng về an ninh quốc gia; phát hiện, đấu tranh ngăn chặn sớm hoạt động tấn công mạng, gián điệp mạng, âm mưu, hoạt động chống phá của các thế lực thù địch, phản động trên mạng. Chủ động phòng ngừa và quyết liệt tấn công, trấn áp mạnh tội phạm mạng. Nghiên cứu xây dựng mô hình hợp tác công – tư trong bảo đảm an ninh, phòng, chống tội phạm trên không gian mạng ở Việt Nam, tạo cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan nhà nước với các doanh nghiệp nhằm khai thác tối đa nguồn lực xã hội trong hoạt động này.
3.2.8. Đổi mới văn hóa, lề lối tác phong làm việc Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Môi trường lao động, lĩnh vực hoạt động hình thành nên văn hóa, tác phong làm việc của người lao động. Lĩnh vực làm việc mới, đối tượng quản lý mới cũng yêu cầu người công chức, viên chức phải thay đổi lề lối, tác phong làm việc sao cho phù hợp. Trong thời đại công nghệ số và cụ thể ở đây trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là quản lý văn bản điện tử, văn hóa, tác phong làm việc của người công chức, viên chức cũng cần được thay đổi theo hướng:
Xây dựng tác phong làm việc lấy hiệu quả công việc là mục tiêu, giảm thiểu tối đa thời gian lãng phí, các hoạt động không đem lại giá trị cho công việc. Việc quản lý văn bản điện tử giúp cho người công chức, viên chức tiết kiệm được nhiều thời gian trong công việc, tuy nhiên có thêm quỹ thời gian không có nghĩa là sử dụng quỹ thời gian đó vào những việc vô bổ, việc cá nhân mà cần sử dụng quỹ thời gian một cách khoa học tập trung phục vụ mục tiêu của đơn vị, của tổ chức, phục vụ lợi ích của nhân dân.
- Khuyến khích tính đổi mới, sáng tạo, khích lệ người lao động đưa ra những sáng kiến có giá trị ứng dụng
- Xử lý công việc nhanh gọn, tránh bệnh quan liêu, hách dịch, tránh các thủ tục, quy trình rườm rà không cần thiết
- Ứng dụng khoa học công nghệ một cách tối ưu
- Xây dựng văn hóa học tập, chia sẻ tri thức
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở lý luận khoa học được trình bày tại chương 1, những đánh giá, phân tích sâu sắc thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, Chương 3 của luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm từng bước tháo gỡ những khó khăn, hạn chế và yếu kém trong công tác quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, phát huy tốt hơn nữa những kết quả, điểm mạnh đáng ghi nhận nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm. Các giải pháp tác giả đưa ra không chỉ dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân mà còn dựa trên kết quả khảo sát thực trạng quản lý văn bản điện tử với các số liệu hết sức khách quan, chính xác, phản ánh chân thực thực trạng và các vấn đề đang tồn tại trong quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm. Những giải pháp đưa ra trong chương 3 cũng là những giải pháp khả thi với điều kiện thực tế của UBND quận Hoàn Kiếm
KẾT LUẬN Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
Ứng dụng, sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật trong đời sống kinh tế xã hội là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh đất nước ta đang tiến gần hơn đến Cách mạng công nghiệp 4.0, nhà nước với vai trò là chủ thể duy nhất có quyền quản lý đất nước và xã hội sẽ trở thành tổ chức đi tiên phong trong xu hướng này, với tư cách là cánh tay nối dài của nhà nước, là đại diện cho quyền lực nhà nước, là bộ máy phục vụ đất nước, phục vụ nhân dân, chính quyền địa phương các cấp phải là lá cờ đầu trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính, thực hiện công cuộc chuyển đổi số trong tổ chức và hoạt động của mình. Quản lý văn bản điện tử chỉ là một trong số rất nhiều các nội dung quan trọng liên quan đến cải cách nền hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, tuy nhiên đây lại là nội dung hết sức quan trọng thể hiện một cách sâu sắc nhất quyết tâm chính trị của nhà nước và chính quyền các cấp trong việc xây dựng một nền hành chính thực sự minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và mang tính phục vụ, bên cạnh đó còn là việc tiết kiệm thời gian, công sức và các chi phí không đáng có.
Trong giai đoạn từ năm 2015-2020, UBND quận Hoàn Kiếm đã nỗ lực huy động sức mạnh của cả hệ thống chính trị trên địa bàn quận thực hiện nghiêm túc những chỉ đạo mang tính định hướng của UBND thành phố Hà Nội trong việc tăng cường quản lý văn bản điện tử, tập thể cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức UBND quận Hoàn Kiếm đã thực hiện có hiệu quả việc quản lý văn bản điện tử thể hiện trong kết quả công việc, những thành công ban đầu này đã được xã hội, nhân dân và cấp trên ghi nhận. Tuy nhiên trong thực tiễn công tác do những nguyên nhân chủ quan và khách quan vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế, yếu kém trong quản lý văn bản điện tử cần UBND quận Hoàn Kiếm tiếp tục nhận diện, phân tích và đưa ra các giải pháp khắc phục. Trong khuôn khổ một luận văn thạc sĩ chuyên ngành quản lý công, một công trình nghiên cứu khoa học, vấn đề về quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm đã được tác giả nghiên cứu, phân tích và đánh giá cả trên phương diện lý luận và thực tiễn, thông qua quá trình nghiên cứu tác giả đã làm rõ những vấn đề cả về lý luận và thực tiễn từ đó đề xuất những giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử. Trong các giải đoạn tiếp theo 2020-2025, 2025-2030, tốc độ phát triển của khoa học công nghệ sẽ diễn ra với nhịp độ nhanh chưa từng có, các cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc bộ máy nhà nước tiếp tục phải có những thay đổi cải cách mang tính chiến lược đầy táo bạo để hướng đến sự phát triển và thịnh vượng chung của đất nước và xã hội. Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận.
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:
===>>> Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm
Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website: https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com
[…] ===>>> Luận văn: Giải pháp quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận […]