Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư là hết sức quan trọng:

Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Hai là, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay.

Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật nhà nước.

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, trong đó có công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số cũng là một vấn đề được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm, đặc biệt trong Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ chính trị về “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế” và mới đây là Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 -2020, định hướng đến 2025 có hướng đến việc xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức, không để lọt thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Là một trong những quận trung tâm của Thủ đô – Trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm luôn nhận được một khối lượng lớn văn bản, giấy tờ từ các cơ quan, đơn vị khác nhau gửi đến, gây áp lực đối với đội ngũ văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản chậm được giải quyết, gây ảnh hưởng đến việc chỉ đạo, điều hành. Xuất phát từ những lý do trên, học viên chọn đề tài nghiên cứu “Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Dịch Vụ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Đã có một số bài viết chuyên đề trên các tạp chí, trên các trang website đề cập về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước ở những góc độ khác nhau. Dưới đây là một số công trình, tài liệu chính có liên quan đến đề tài mà học viên đã chọn để nghiên cứu:

Đề tài khoa học cấp Bộ của PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh năm 2008:

“Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”. Đây là một công trình khoa học với nội dung hết sức thiết thực, gắn với thực tiễn công tác cũng như cung cấp cơ sở lí luận vững chắc cho các công trình khoa học có cùng chung đối tượng nghiên cứu. Đề tài đã làm rõ cũng như đi sâu phân tích cụ thể những phương pháp quản lý văn bản điện tử hiện nay, có sự đánh giá lựa chọn những phương pháp hay và hiệu quả có tính khả thi cao để áp dụng trong các cơ quan nhà nước.

Cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS Văn Tất Thu do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2013 đã làm rõ những vấn đề lý luận chung về văn bản, lịch sử hình thành công tác văn bản ở Việt Nam từ năm 1945 đến nay, nội dung, nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn bản. Đây là cuốn sách đề cập khá toàn diện những vấn đề lý luận chung về văn bản, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý hành chính nhà nước, cũng như công tác văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số loại vản bản trong các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, do nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2001. Cuốn sách trình bày một cách tổng quát những vấn đề lịch sử văn bản hành chính nhà nước ở Việt Nam; tập trung làm rõ các loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước dưới các góc độ: khải niệm chung và phân loại văn bản quản lý nhà nước, chức năng, vai trò của văn bản và hệ thống văn bản trong công tác cán bộ và quản lý nhà nước. Ngoài ra cuốn sách còn giới thiệu tham khảo mẫu một số văn bản. Đây là một cuốn sách đề cập khá phong phú, toàn diện, có ý nghĩa cả về lý luận cũng như vận dụng cho hoạt động xây dựng, đánh giá văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước.

Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trong khuôn khổ một bài báo khoa học, tác giả đã trình bày khái quát những tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đối với công tác văn thư lưu trữ, trình bày những thay đổi đáng kể trong phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ trên cơ sở ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ mới và hiệu quả đem lại.

Thạc sĩ Vũ Thị Mai Lan với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công năm 2011: “Ứng dựng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”. Đây là một đề tài khoa học có nội dung tương đối gần gũi với đề tài luận văn, hướng nghiên cứu của Thạc sĩ Vũ Thị Mai Lan tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư hay nói cách khác là quản lý văn bản trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin, việc ứng dụng này được đặt trong bối cảnh hoạt động quản lý nhà nước với chuyên môn đặc thù của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Thạc sĩ Tạ Tuyết Nhung với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm 2015: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”. Đây là một công trình khoa học rất chất lượng, có đối tượng nghiên cứu trực tiếp là văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên việc nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một cơ quan chuyên về quản lý văn bản, giấy tờ đòi hỏi những nghiên cứu chuyên sâu hơn. Trong luận văn, tác giả đã đưa ra nhiều ví dụ, dẫn chứng dựa trên kinh nghiệm công tác thực tiễn của bản thân, đây là những bài học có giá trị tham khảo rất lớn cho luận văn : “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm”.

Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm 2018: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Luận văn thạc sĩ của Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân là một công trình khoa học có nội dung và đối tượng nghiên cứu tương đối sát với luận văn của tác giả, luận văn là một tài liệu tham khảo có giá trị đặc biệt là về phương pháp nghiên cứu, về phạm vi nghiên cứu Bộ Kế hoạch Đầu tư là cơ quan quản lý cấp bộ với số lượng văn bản, giấy tờ đồ sộ khiến cho phạm vi nghiên cứu của luận văn lớn hơn nhiều so với cơ quan hành chính cấp huyện như quận Hoàn Kiếm.

Tuy nhiên, các công trình nói trên chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn đề quản lý văn bản điện tử.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Mục đích: Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử và khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ đó đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn.

Nhiệm vụ:

 Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, luận văn có những nhiệm vụ cơ bản sau:

Nghiên cứu và vận dụng những thành quả đã có về phương diện lý luận để hình thành cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội;

Tổng kết thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá làm cơ sở cho việc đề xuất các phương hướng và giải pháp để hoàn thiện công tác tại cơ quan này;

Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu:

• Cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
• Thực trạng hoạt động quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
• Các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

Phạm vi nghiên cứu:

• Về Không gian nghiên cứu: tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
• Về Thời gian nghiên cứu: từ năm 2015 đến 2020.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

• Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng của học thuyết Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội; hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước về xây dựng chính phủ điện tử. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.
• Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp như: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phương pháp điều tra xã hội học để thu thập các số liệu và thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu

Để đạt được yêu cầu trên, tác giả đã tiến hành phát 100 phiếu khảo sát cho 100 cán bộ, công chức đang công tác tại UBND quận Hoàn Kiếm. Cuộc khảo sát được thực hiện trong vòng 2 tháng từ tháng 5/2020 đến tháng 6/2020, địa điểm tại UBND quận Hoàn Kiếm. Kết quả số phiếu phát ra và thu về hợp lệ: 100/100

Phương pháp xử lý phiếu điều tra: sau khi thu thập đủ số phiếu, tác giả thu thập thông tin và sử dụng phép tính phần trăm trên tổng số bình chọn cho phần đánh giá chất lượng máy móc, trang thiết bị tại đơn vị phục vụ quản lý văn bản điện tử.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản điện tử, ứng dựng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
• Về mặt thực tiễn: Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn bản tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về quản lý văn bản điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Luận văn cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu tại các cơ sở giáo dục và các cơ quan, đơn vị có nhu cầu.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cầu gồm 3 chương:

• Chương 1: Các vấn đề lý luận về quản lý văn bản điện tử
• Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
• Chương 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

1.1. Các khái niệm

1.1.1. Khái niệm văn bản Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Giao tiếp và truyền đạt thông tin là nhu cầu cố hữu của con người, ngay trong thời kỳ nguyên thủy, con người đã sử dụng các loại ký hiệu, hình vẽ mang tính chất tượng hình để truyền thông tin cũng như lưu giữ lại các sự kiện đã diễn ra. Đây có thể nói là hình thức sơ khai của văn bản. Cùng với sự phát minh ra các phương tiện ghi chép và đặc biệt là giấy viết, một cuộc cách mạng văn bản đã diễn ra và các khái niệm về văn bản sau này phần lớn gắn với văn bản bằng giấy.

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó.

Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,…). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ.

Có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn bản, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Một cách tổng quát nhất.

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư thì : “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”

1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính

“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư)

Theo nghĩa rộng văn bản hành chính là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của mọi cơ quan, tổ chức, các tổ chức này bao gồm tất cả các tổ chức từ doanh nghiệp tư nhân, danh nghiệp nhà nước, tổ chức phi chính phủ, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp. Văn bản hành chính xuất hiện và hình thành trong tất cả các hoạt động thường xuyên, liên tục của tổ chức và là một công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Theo nghĩa hẹp văn bản hành chính là văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước được pháp luật quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày và đảm bảo tuân thủ.

Như vậy theo quy định của pháp luật, văn bản hành chính là văn bản được hình thành, xây dựng và sử dụng trong điều hành giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị và tổ chức, văn bản hành chính mang tính vụ việc, sử dụng để giải quyết, thực hiện một nhiệm vụ, một công việc cụ thể, không mang tính quy phạm pháp luật như văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính được sử dụng trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức bất kể đó là cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc khu vực nhà nước hay tư nhân.

Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật

Theo Điều 2 Luật Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.

Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.

Như vậy văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước cố thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, làm khuôn mẫu cho xử sự của các chủ thể pháp luật, được áp dụng nhiều lần cho nhiều chủ thể pháp luật trong một khoảng thời gian và không gian nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo một trật tự nhất định mà nhà nước muốn xác lập.

Văn bản quy phạm pháp luật được chia làm hai loại là văn bản luật và văn bản dưới luật.

Văn bản luật là văn bản có hiệu lực pháp lí cao nhất. Văn bản luật bao gồm Hiến pháp – đạo luật cơ bản của Nhà nước, các luật, các bộ luật và các nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật của Quốc hội. Trong các loại văn bản này thì Hiến pháp là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lí tối cao. Hiến pháp được ban hành với một thủ tục đặc biệt: phải có từ 2/3 số phiếu thuận trở lên của các đại biểu Quốc hội thì Hiến pháp mới có thể được ban hành. Bất kì văn bản pháp luật nào khác trái với Hiến pháp đều là văn bản vô hiệu và phải được bãi bỏ. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay bao gồm:

1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.

9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP  Về công tác văn thư quy định về văn bản điện tử : “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.” 

Như vậy khi nhắc đến văn bản điện tử là nhắc đến hình thức thể hiện, phương pháp thể hiện của văn bản, văn bản điện tử bao gồm cả văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Khoản 2 Điều 5 Nghị định này cũng nêu rõ: “Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật”

Như vậy văn bản điện tử sẽ có những khác biệt so với văn bản ở dạng giấy:

Về hình thức, văn bản điện tử tồn tại dưới dạng số hóa, trên không gian mạng, văn bản thông thường tồn tại dưới dạng giấy và các vật liệu vật chất hữu hình

Về phương pháp truyền đạt thông tin qua hai dạng văn bản, văn bản điện tử thông tin được truyền thông qua mạng internet và các thiết bị phần cứng, phần mềm, văn bản thông thường thông tin được truyền đạt trực tiếp thông qua nội dung ghi trên văn bản.

Về cách thức xác lập giá trị pháp lý của văn bản, văn bản thông thường có tính pháp lý khi có chữ ký của người có thẩm quyền, hoặc đại diện cơ quan có thẩm quyền và được đóng dấu, văn bản điện tử ngoài các yếu tố trên còn được xác lập giá trị pháp lý thông qua chữ ký số. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Về cách thức lưu giữ, khai thác, tìm kiếm và sử dụng, đối với văn bản thông thường, hình thức lưu giữ là lưu giữ trên không gian thực, việc tìm kiếm truy xuất, khai thác và sử dụng diễn ra mà không cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phương tiện hiện đại như máy tính, phần mềm, mạng internet. Đối với văn bản điện tử việc xây dựng, sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm đều diễn ra trên không gian số, thông qua hệ thống trang thiết bị hiện đại, sử dụng các phần mềm, ứng dụng tiên tiến.

Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, Điều 5 Nghị định số: 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư quy định:

“1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật”

Chữ ký số của văn bản điện tử bao gồm chữ ký số của cơ quan, tổ chức và chữ ký số của người có thẩm quyền. “Chữ ký số của cơ quan, tổ chức” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (Theo Khoản 12 Điều 3 Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/06/2020 về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội). Ngoài ra thì yêu cầu về chữ ký số được quy định đầy đủ tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước.

1.1.5. Khái niệm quản lý văn bản điện tử

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý bao gồm: Chủ thể quản lý, Khách thể quản lý và Đối tượng quản lý

Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Chủ thể quản lý văn bản điện tử là các cá nhân, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, sử dụng, lưu trữ và quản lý văn bản điện tử, đối tượng quản lý là văn bản điện tử, khách thể quản lý là các quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng văn bản điện tử.

Quy trình quản lý văn bản điện tử bao gồm quản lý văn bản đến và văn bản đi. Theo Chương III Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư: Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Trình tự Quản lý văn bản đi :

• + Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
• + Đăng ký văn bản đi.
• + Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). + Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
• + Lưu văn bản đi.

Trình tự quản lý văn bản đến :

• + Tiếp nhận văn bản đến.
• + Đăng ký văn bản đến.
• + Trình, chuyển giao văn bản đến.
• + Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1.2. Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan HCNN Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện ở những nội dung sau:

Thứ nhất, văn bản điện tử là công cụ, phương tiện để các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện công việc nội bộ cũng như thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Văn bản là vật mang tin, chứa đựng nội dung về tư tưởng, ý chí, mục đích của nhà quản lý, nội dung quản lý, văn bản với nội dung chính xác, thông tin đầy đủ, kịp thời, khoa học sẽ tạo ra hiệu quả rất lớn cho công tác quản lý, đạt được mục tiêu của nhà quản lý, cơ quan quản lý đề ra. Văn bản điện tử chứa đựng những nội dung không có sự khác biệt đối với văn bản thông thường, tuy nhiên được xây dựng nhanh hơn, quy trình gửi và tiếp nhận ngắn gọn hơn, tính an toàn, bảo mật cao hơn.

Thứ hai, văn bản điện tử góp phần tiết kiệm ngân sách dùng vào việc trả lương cho công chức và mua sắm văn phòng phẩm, xây dựng kho, phòng lưu trữ. So với văn bản thông thường, văn bản điện tử cần ít nhân lực hơn để lưu trữ, vận chuyển do tất cả các công việc đều được thực hiện trên máy tính thông qua hệ thống phần mềm và mạng internet, văn bản được lưu trữ và bảo mật trên không gian số nên tiết kiệm được không gian phòng ốc phục vụ cho việc cất giữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ. Hàng năm mỗi cơ quan, tổ chức phải bỏ ra một chi phí rất lớn để mua sắm vật tư văn phòng phẩm, khoảng 20% số vật tư văn phòng phẩm đó bị sử dụng lãng phí hoặc chưa sử dụng hết, đó là một thực tế hiện nay. Việc đưa văn bản điện tử vào sử dụng sẽ giúp cắt giảm lãng phí, tiết kiệm nguồn lực, giúp tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn.

Thứ ba, văn bản điện tử góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và phục vụ chuyển đổi số trong cơ quan hành chính nhà nước. Muốn hiện đại hóa một tổ chức trước hết cần đổi mới từ công cụ hoạt động đến phương pháp hoạt động, một nền hành chính hiện đại phải bắt đầu từ việc hiện đại hóa hệ thống văn bản bằng hính thức số hóa. Từ việc số hóa văn bản, cơ quan hành chính nhà nước phải tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, đổi mới phương pháp hoạt động và tổ chức bộ máy. Với văn bản hành chính, mọi nội dung quản lý đều được công khai minh bạch và truyển tải một cách nhanh nhất đến với mọi người dân, đến với đối tượng quản lý, sự phản hồi, góp ý, đánh giá của các cơ quan, tổ chức, công dân đối với các văn bản do cơ quan hành chính nhà nước ban hành cũng diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn.

1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan HCNN

Văn bản điện tử có vai trò và tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, song cũng vì vậy mà đối với hình thức văn bản mới này cũng cần có sự quản lý phù hợp và hiệu quả để phát huy những ưu điểm của văn bản điện tử cung như hạn chế những sai sót không đáng có. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Trước hết cần xác định rõ văn bản điện tử là một đối tượng cần được quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước. Văn bản chứa đựng thông tin, mang tính pháp lý, do chủ thể có thẩm quyền ban hành, những thông tin này có thể là công khai nhưng cũng có thể là những thông tin bí mật, việc quản lý văn bản điện tử nhằm đảm bảo thông tin được tiếp nhận một cách chính xác, phù hợp và an toàn, thông tin không bị sử dụng vào các mục đích xấu, vụ lợi, không đe doạ các vấn đề về an ninh. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của mình, cơ quan hành chính nhà nước ban hành rất nhiều văn bản điện tử, nếu không quản lý hiệu quả rất dễ gây ra tình trạng thất thoát, bị mất, việc tìm kiếm, khai thác sẽ diễn ra khó khăn.

Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử cũng xuất phát từ việc văn bản điện tử bên cạnh những ưu điểm, cũng phải đối mặt với nhiều nguy cơ, thách thức. Việc lưu giữ một lượng văn bản, thông tin lớn trên không gian số đòi hỏi phải có hạ tầng công nghệ hiện đại, vừa đảm bảo lưu trữ khoa học vừa phải đảm bảo tính bảo mật, tránh việc thông tin bị rò rỉ, bị đánh cắp, bị thay đổi, bị giả mạo. Hiện nay tội phạm công nghệ cao đang là một loại hình tội phạm nguy hiểm, chúng không chỉ tấn công vào các doanh nghiệp, tổ chức dân sự mà còn liều lĩnh tấn công vào các cơ quan, tổ chức của nhà nước và một trong những mục tiêu của chúng là đánh cắp thông tin, bóp méo, làm sai lệch thông tin. Nếu không có sự quản lý chặt chẽ, hiệu quả thì hậu quả từ việc bị đánh cắp thông tin là khôn lường.

Thứ ba, quản lý văn bản điện tử là phù hợp với trình độ sản xuất và sự phát triển của xã hội. Thật khó có thể tìm thấy một ngành nghề nào trong xã hội hiện nay không có sự tham gia của công nghệ thông tin, của khoa học và các loại máy móc, trang thiết bị. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 4 đang diễn ra một cách hết sức mạnh mẽ trên bình diện thế giới, các quốc gia hiện nay đều đang tự chuyển đổi để phù hợp với xu hướng này. Việt Nam với hơn 30 năm thực hiện công cuộc đổi mới, nền kinh tế cũng như diện mạo xã hội đã có những thay đổi mang tính chất bước ngoặt, đặc biệt với việc nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sách khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học công nghệ, đến nay nước ta đã có nền tảng khoa học công nghệ tương đối vững chắc so với các quốc gia trong khu vực, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Với tư cách là tổ chức quyền lực đặc biệt giữ nhiệm vụ quản lý đất nước và xã hội, nhà nước và các cơ quan nhà nước phải là ngọn cờ đầu trong việc ứng dụng, sử dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác, hoạt động công vụ.

Thứ tư, văn bản điện tử là một đối tượng quản lý mới chứa đựng nhiều thách thức về mặt chuyên môn, trình độ. Nước ta hiện nay có trên 2 triệu cán bộ, công chức, một bộ phận cán bộ công chức trong số này đã bước vào độ tuổi trung niên, khả năng học tập, tiếp thu kiến thức đặc biệt là kiến thức về khoa học công nghệ bị hạn chế, bên cạnh đó là một bộ phận cán bộ, công chức hạn chế về trình độ công nghệ thông tin, khi tiếp cận với việc sử dụng văn bản điện tử đã có biểu hiện lúng túng, xử lý kém hiệu quả, thao tác công vụ không đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thực tế đó càng đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, khoa học đối với van bản điện tử.

1.4. Các quy định pháp lý về quản lý văn bản điện tử Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Xác định rõ văn bản điện tử là một đối tượng quản lý mới, chứa đựng nhiều thách thức và các vấn đề phức tạp, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh cũng như tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý, sử dụng và khai thác văn bản điện tử, một số văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

Tại Mục 2 Chương 3 Nghị định 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, có quy định về quản lý văn bản điện tử như sau:

Điều 35. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.
2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

Điều 36. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
2. Cơ quan nhà nước được Chính phủ giao trách nhiệm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin bảo đảm xác định thời điểm nhận và gửi văn bản điện tử. Thời điểm nhận là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định.

Điều 37. Thông báo nhận được văn bản điện tử

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Điều 38. Tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ

1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử.
2. Việc sao lưu hoặc biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.
3. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm chính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.

Điều 39. Xử lý văn bản điện tử

Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và để phân loại nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó.

Điều 40. Sử dụng chữ ký điện tử

1. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng.
2. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm 2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản điện tử

Việc quản lý văn bản điện tử phải dựa trên các nguyên tắc sau:

Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi, về bản chất nguyên tắc này vẫn giống với nguyên tắc khi quản lý văn bản thông thường, tuy nhiên đối với văn bản điển tử, mọi thao tác đăng ký, kiểm soát văn bản đến đi đều thực hiện bằng phần mềm trên không gian số.

Lưu số hiệu văn bản, số hiệu này là duy nhất. Số hiệu văn bản là con số thể hiện thứ tự văn bản được ban hành và cũng có ý nghĩa như một mã số định danh cho văn bản, mỗi văn bản chỉ có một số hiệu và số hiệu này phải được lưu trữ phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác định địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận. Trên không gian mạng hiện nay tiềm ẩn nhiều nguy cơ đối với hệ thống thông tin, bất kể đó là hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước hay tổ chức tư nhân, chính vì vậy đối với mỗi văn bản đến hoặc đi, do cơ quan gửi đi hoặc được nhận đều phải xác định rõ địa chỉ, danh tính người gửi, cũng như người nhận, tránh các hiện tượng tấn công của các phần mềm độc hại, các đối tượng phá hoại lợi dụng mạng internet để ăn cắp, đánh cắp dữ liệu.

Xác định rõ chức năng văn bản:

Ngày 12 tháng 6 năm 2020 UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết số 12/2020/QĐ-UBND Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Quyết định đã quy định nhiều nội dung quan trọng trong đó nêu rõ về nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Điều 5 quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội:

• Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
• Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp Bên gửi và Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để nhận, gửi văn bản điện tử,
• Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố

Đối với yêu cầu quản lý văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Về nội dung: Nội dung của văn bản điện tử có thể được xây dựng trực tiếp bằng phần mềm soạn thảo văn bản hoặc số hóa từ văn bản bằng giấy, nội dung truyền tải đầy đủ thông tin phục vụ hoạt động quản lý cũng như triển khai hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức, đảm bảo nội dung đầy đủ, thông tin chính xác, kịp thời, văn phong hành chính. Nội dung của văn bản hành chính phải thống nhất, phù hợp, không mâu thuẫn với các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Về hình thức: Văn bản điện tử phải được trình bày đảm bảo thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật tại Thông tư số 30/2020, đảm bảo các phần thể thức liên quan đến giá trị pháp lý. Văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. Văn bản điện tử phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Văn bản điện tử đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; hình thức dấu, chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 18 Nghị định này; về định dạng theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan

1.6. Nhiệm vụ của quản lý văn bản điện tử

• Đăng ký, thống kê văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của UBND, muốn quản lý, kiểm soát tốt văn bản điện tử thì yêu cầu đầu tiên đặt ra đó là phải nắm vững, nắm chính xác số lượng, chủng loại từng loại văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hoạt động thống kê, đăng ký phải được thực hiện cẩn thận, chi tiết và kịp thời
• Bảo quản văn bản điện tử, văn bản điện tử tồn tại trong môi trường đặc biệt, đó là môi trường không gian số, không gian mạng, tuy nhiên dù là môi trường nào văn bản điện tử cũng cần được bảo quản hiệu quả nhằm tránh xảy ra tình trạng mất, thất lạc và bị đánh cắp
• Tổ chức khai thác sử dụng văn bản điện tử, khai thác, sử dụng văn bản điện tử là một trong những nhiệm vụ quan trọng, quyết định hiệu quả của quản lý văn bản điện tử có đạt được hay không. Văn bản điện tử được khai thác như thế nào, sử dụng vào mục đích gì, hiệu quả đem lại ra sao đó là những câu hỏi phải trả lời khi thực hiện khai thác văn bản điện tử. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử còn cần đi liền với đánh giá hiệu quả sử dụng, phải luôn tìm tòi sáng tạo những cách làm mới, phương pháp khai thác, sử dụng mới.
• Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản điện tử, văn bản điện tử là khái niệm luôn đi cùng với công nghệ thông tin, với sự ra đời của công nghệ thông tin văn bản điện tử xuất hiện và quay trở lại văn bản điện tử đặt ra yêu cầu đối với nền tảng công nghệ thông tin phải không ngừng đổi mới, ứng dụng những thành tựu tiên tiến, hiện đại của công nghệ thông tin trong quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử.

1.7. Các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

1.7.1. Các công cụ quản lý văn bản điện tử

Quản lý văn bản điện tử cũng giống với việc quản lý các đối tượng khác, đều cần có những công cụ để thực hiện nhiệm vụ quản lý, công cụ quản lý văn bản điện tử được chia thành các nhóm sau:

Thứ nhất là nhóm các công cụ mang tính chất pháp lý. Để quản lý bất kỳ đối tượng, lĩnh vực nào trong xã hội đều cần có hệ thống công cụ pháp lý, đó là các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành có nội dung liên quan trực tiếp hoặc một phần đến đối tượng, lĩnh vực quản lý, có tính quy phạm chung. Hiện nay các công cụ pháp lý để phục vụ quản lý văn bản điện tử bao gồm Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, cấp huyện, Quyết định của UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Nhóm các công cụ pháp lý là nhóm công cụ quan trọng nhất, đặt nền tảng để triển khai thực hiện các giải pháp quản lý cũng như là cơ sở để các tổ chức, đơn vị xây dựng quy chế quản lý, sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức của mình. Nhóm các công cụ pháp lý cũng là cơ sở để thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng, xây dựng, ban hành và lưu trữ văn bản điện tử.

Nhóm công cụ thứ hai là nhóm các công cụ về kinh tế, khoa học, kỹ thuật. Muốn quản lý bất kỳ đối tượng nào nhất thiết phải đảm bảo nguồn lực về kinh tế, tài chính, mặt khác kinh tế, tài chính cũng là công cụ quan trọng để trực tiếp quản lý mỗi đối tượng, lĩnh vực khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội. Công cụ kinh tế thể hiện ở việc cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng kinh phí như thế nào trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử, phân bố kinh phí cho các hoạt động quản lý, mua sắm, đổi mới trang thiết bị có phù hợp hay không, đánh giá chất lượng hiệu quả của việc đầu tư ngân sách, kinh phí trong việc chuyển đổi từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử. Công cụ về khoa học kỹ thuật chính là hệ thống trang thiết bị, máy tính, phần cứng, phần mềm, hệ thống điện, cơ sở hạ tầng thông tin, mạng internet…, đây là những công cụ phục vụ trực tiếp thực hiện việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

1.7.2. Phương pháp quản lý văn bản điện tử

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hiện nay, vẫn có sự giao thoa giữa hai phương pháp quản lý văn bản. Phương pháp quản lý văn bản truyền thống và phương pháp quản lý văn bản bằng hệ thống phần mềm.

Đối với phương pháp quản lý văn bản truyền thống, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ, công chức phụ trách quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị sẽ sử dụng các biện pháp, kỹ thuật thủ công, đơn giản, lưu trữ văn bản bang giấy, trong các hộp, tủ đựng hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ, văn bản bằng tay. Quản lý văn bản thông qua cảm nhận trực quan, sử dụng các giác quan để quản lý, sử dụng không gian thực để chứa đựng, cất giữ. Phương pháp quản lý văn bản truyền thống có lịch sử tồn tại lâu đời, được sử dụng rộng rãi tuy nhiên trong điều kiện số lượng văn bản và khối lượng thông tin ngày càng lớn phương pháp quản lý văn bản truyền thống đã không còn phù hợp.

Với sự ra đời của văn bản điện tử, việc phải có một hệ thống các phương pháp quản lý văn bản mới phù hợp. Trong điều kiện khoa học công nghệ phát triển nhanh chóng đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, từ rất sớm các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm trên máy tính để soạn thảo, lưu trữ văn bản, tuy nhiên đó chỉ là hoạt động kỹ thuật thuần túy bởi lẽ kết quả cuối cùng vẫn là văn bản bằng giấy và được lưu trữ, quản lý theo phương pháp cũ. Đối với văn bản điện tử, phương pháp quản lý là sự số hóa, hiện đại hóa toàn bộ các khâu, các quá trình trong toàn bộ “vòng đời của văn bản”.

Phương pháp quản lý văn bản điện tử bao gồm các phương pháp sau:

• Sử dụng hệ thống phần mềm để xây dựng, lưu trữ, soạn thảo văn bản
• Sử dụng hệ thống phần mềm để truy cập, tra cứu, khai thác và sử dụng văn bản, tìm kiếm văn bản điện tử
• Sử dụng hệ thống mạng internet để chia sẻ, gửi văn bản điện tử
• Sử dụng hệ thống phần mềm để bảo vệ, bảo mật thông tin trong văn bản điện tử.

1.8. Khó khăn và các yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

1.8.1. Những yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử

1.8.1.1. Yếu tố pháp lý

Việc triển khai thực hiện sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước phải được quy định một cách cụ thể, rõ ràng và khoa học trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, đây vừa là căn cứ pháp lý vừa là cơ sở để triển khai có hiệu quả văn bản điện tử trên thực tế. Các quy định của pháp luật càng cụ thể chi tiết thì việc áp dụng, thực hiện càng dễ dàng. Bên cạnh các quy định của pháp luật thì các văn bản hướng dẫn thực hiện cũng có vai trò quan trọng trong việc triển khai thực hiện văn bản điện tử. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đầy đủ, được xây dựng khoa học và có tính hệ thống sẽ giúp cho việc triển khai thực hiện cũng như đánh giá kết quả áp dụng văn bản điện tử trở nên rõ ràng.

Yếu tố pháp lý còn thể hiện ở việc là căn cứ để chuyển đổi quá trình quản lý văn bản thông thường sang quản lý văn bản điện tử. Việc chuyển đổi từ sử dụng, quản lý văn bản truyền thống sang văn bản điện tử cần được thực hiện trên cơ sở pháp luật, sự điều chỉnh, sửa đổi các quy định của pháp luật cũng như việc xây dựng cơ chế, lộ trình rõ ràng trong thực hiện chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước. Quản lý văn bản điện tử có những đòi hỏi riêng khác với quản lý văn bản dưới dạng giấy tờ thông dụng, từ đó cũng làm phát sinh các quan hệ mới đòi hỏi cần được pháp luật điều chỉnh. Những quy định của pháp luật đối với quản lý văn bản thông thường khó có thể áp dụng một cách cơ học cho quản lý văn bản điện tử trên không gian số, chính vì vậy đòi hỏi cấp thiết phải có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới có đối tượng điều chỉnh cụ thể đó là văn bản điện tử. Mặt khác sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đòi hỏi pháp luật phải có tình dự báo, phải nắm bắt được xu thế phát triển của đối tượng điều chỉnh để có những sự thay đổi sao cho phù hợp, đảm bảo lợi ích của các bên

1.8.1.2. Yếu tố kinh tế

Muốn thực hiện triển khai quản lý văn bản điện tử cũng như đưa văn bản điện tử vào thực hiện trong thực tiễn quản lý nhất thiết phải có hệ thống cơ sở vật chất và nguồn lực tương ứng để quản lý vận hành. Trong quản lý văn bản điện tử yêu cầu tối thiểu đặt ra là phải có hệ thống máy tính, hệ thống mạng internet cùng với đó là các phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản, xây dựng và soạn thảo văn bản. Để đáp ứng yêu cầu trên, nhất thiết các cơ quan tổ chức phải có nguồn lực nhất định về kinh tế, phải có ngân sách hàng năm để thực hiện việc mua sắm, trang bị, lắp đặt bảo dưỡng, bảo trì.

Hiện nay cùng với sự phát triển một cách nhanh chóng của khoa học công nghệ nói chung, công nghệ thông tin nói riêng, hệ thống thông tin bao gồm cả phần cứng và phần mềm đều được đổi mới không ngừng nhằm tăng hiệu quả truyền dẫn thông tin, tăng cường tính bảo mật, nâng cao khả năng khai thác và sử dụng thông tin đặc biệt là thông tin dưới dạng văn bản. Một nguồn ngân sách dồi dào, có kế hoạch sử dụng hiệu quả sẽ là nền tảng quan trọng, giúp cho các cơ quan, tổ chức chuyển đổi số thành công mà đầu tiên là trong lĩnh vực quản lý văn bản. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Góc độ kinh tế còn thể hiện ở việc, khi thực hiện quản lý văn bản điện tử, các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm được nguồn lực rất lớn về chi phí vật tư, tài liệu, văn phòng phẩm, nhân sự, tiết kiệm thời gian, công sức, rút ngắn thời gian làm việc bị lãng phí.

Cơ chế quản lý tài sản công, cơ chế phân phối, sử dụng tài sản, chủ trương tiết kiệm, chống lãng phí của mỗi cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng lớn tới việc quản lý văn bản điện tử. Sử dụng công nghệ và các phương tiện khoa học kỹ thuật nhằm hướng đến nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc và hiệu quả chất lượng đó phải được đo đếm bằng con số, phải quy đổi được ra giá trị vật chất, khoa học công nghệ nếu sử dụng hợp lý, có phương pháp và kế hoạch thì sẽ giúp tiết kiệm rất lớn về nguồn lực, ngược lại có thể gây ra thất thoát lãng phí cho ngân sách nhà nước.

1.8.1.3. Yếu tố xã hội

 Một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến việc chuyển đổi quản lý văn bản từ hình thức truyền thống sang quản lý văn bản điện tử đó là yếu tố xã hội. Chính những thay đổi trong đời sống xã hội đã đặt ra bài toán đối với cơ quan quản lý là phải thay đổi để phù hợp với thực tiễn đời sống, cập nhật và bắt kịp với xu thế phát triển tất yếu của thời đại.

 Bắt đầu từ những năm 90 của thế kỷ 20, nước ta chính thức kết nối với mạng internet toàn cầu, sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã phần nào giúp các vùng miền, các quốc gia và mỗi con người đến gần nhau hơn, bên cạnh phương thức giao tiếp, truyền đạt truyền thống, con người đã có nhiều phương thức, cách thức thông tin hiện đại hơn, hiệu quả hơn, từ đó là biến đổi một cách sâu sắc đời sống, thói quen sinh hoạt, lao động của mọi tầng lớp dân cư. Mỗi người dân hiện nay đang có xu hướng quan tâm và giành thời gian nhiều hơn trên mạng internet, trên mạng xã hội, sử dụng máy tính, điện thoại thông minh nhiều hơn trong lao động, giải trí, giao dịch và các hoạt động công vụ. Nhà nước là tổ chức quản lý toàn xã hội, quản lý mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội buộc phải thay đổi để phù hợp với thực tiễn này. Một văn bản quy phạm pháp luật, một văn bản hành chính được in bằng giấy có lẽ sẽ rất khó để truyền tải đến mọi người dân, cách này vừa tốn kém vừa thiếu tính khả thi, song nếu là văn bản điện tử thì chỉ cần một lượt truy cập, mọi thông tin cần thiết mà người dân cần đều có thể tìm được một cách nhanh chóng.

Sự phát triển về văn hóa, giáo dục với việc đời sống văn hóa và trình độ dân trí ngày một nâng lên sẽ tạo điều kiện rất tốt để không chỉ thực hiện số hóa trong quản lý nhà nước mà còn giúp cải cách một cách toàn diện nền hành chính. Sự phát triển của khoa học, công nghệ và những ứng dụng của nó đã làm thay đổi một cách căn bản phương thức sản xuất, lao động, sinh hoạt của mỗi cá nhân, cộng đồng và xã hội. Ngày nay mỗi cá nhân tương tác với nhau, tương tác với tổ chức và cộng đồng thông qua không gian mạng, thông qua hệ thống máy tính và phần mềm ngày càng lớn, các trang thiết bị hiện đại giúp thu hẹp khoảng cách về không gian, rút ngắn thời gian làm việc và tạo nên một phong cách làm việc mới của những công dân kỷ nguyên số. Nhà nước là một hiện tượng thuộc kiến trúc thượng tầng của xã hội chịu sự chi phối, ảnh hưởng của cơ sở hạ tầng, những biến đổi của đời sống xã hội tất yếu dẫn đến những thay đổi từ nhà nước mà trước hết đó là sự thay đổi về phương pháp, cách thức quản lý. Văn bản là công cụ quen thuộc được sử dụng thường xuyên qua một thời gian dài trong quản lý nhà nước sẽ trở thành đối tượng đầu tiên chịu sự ảnh hưởng và buộc phải thay đổi. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

1.8.2. Những khó khăn trong quản lý văn bản điện tử

1.8.2.1. Khó khăn đến từ tâm lý ngại thay đổi, hạn chế về trình độ của một bộ phận cán bộ, công chức

Nền hành chính nước ta đã và đang bước vào giai đoạn thực hiện những cải cách sâu rộng và toàn diện, và cải cách trước hết phải đến từ tư duy của chính đội ngũ nhân sự làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đối với quản lý văn bản điện tử, việc đưa vào sử dụng một hình thức ghi nhận, truyền tải, lưu trữ thông tin hoàn toàn mới, hiện đại và khoa học đã nhận được sự ủng hộ rất lớn của đại bộ phận cán bộ, công chức người lao động và cả người dân, tuy nhiên cũng tồn tại một bộ phận cán bộ, công chức còn tâm lý ngại thay đổi, thụ động, chậm đổi mới, chưa có tinh thần phấn đấu, học tập, điều này đã phần nào tạo nên những khó khăn, cản trở việc sử dụng cũng như quản lý văn bản điện tử hiện nay. Thực tế trên một phần xuất phát từ hạn chế về nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức, chưa ý thức rõ vai trò, tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử, tư duy thiển cận ngại học hỏi, một phần cũng là nguyên nhân khách quan khi một số cán bộ, công chức đã lớn tuổi, khả năng nhận thức, tiếp thu các kiến thức mới về khoa học kỹ thuật bị hạn chế. Bên cạnh đó cũng phải thừa nhận rằng ở nhiều địa phương, đơn vị việc sử dụng văn bản điện tử thực sự chưa phù hợp.

Sự hạn chế về năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc sử dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động công vụ cũng là một rào cản cho việc quản lý văn bản điện tử. Hiện nay khoảng cách giữa nhận thức và hành động trong việc ứng dụng, sử dụng và quản lý văn bản điện tử vẫn còn rất lớn, trong một số trường hợp sự hạn chế về năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức không phải đến từ chính bản thân họ mà đến từ việc các cấp lãnh đạo, các cơ quan quản lý chưa thực sự thể hiện quyết tâm chính trị của mình trong việc đưa văn bản điện tử vào thực tiễn công tác. Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước chưa có những chỉ tiêu mang tính định lượng rõ ràng, chưa tạo được động lực cho người lao động trong việc phải đổi mới, phải cải tiến phương pháp làm việc, cách thức triển khai công việc.

1.8.2.2. Những hạn chế về trình độ phát triển và điều kiện kinh tế xã hội

Như đã khẳng định ở các phần trên, việc ứng dụng, sử dụng và quản lý văn bản điện tử đòi hỏi trình độ nhất định của cơ quan, tổ chức, địa phương về khoa học kỹ thuật và nguồn lực vật chất. Hiện nay ở nước ta số lượng các địa phương nghèo vẫn còn nhiều, các địa phương ở vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, biên giới và hải đảo còn gặp nhiều khó khăn, chưa đảm bảo các yêu cầu về hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, đầu tư ngân sách của địa phương cho vấn đề này còn eo hẹp.

 Ở những vùng đồng bào dân tộc thiểu số, trình độ dân trí còn thấp, nhận thức của người dân về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội còn thấp, một bộ phận dân cư vẫn ở trong tình trạng mù chữ, chính vì vậy không thể sử dụng văn bản điện tử trong quản lý đời sống kinh tế xã hội. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

 Sự khác biệt về điều kiện sống, thói quen sinh hoạt, làm việc giữa thành thị và nông thôn giữa sản xuất công nghiệp và dịch vụ với sản xuất nông nghiệp cũng tạo nên những khó khăn nhất định trong việc ứng dụng, sử dụng văn bản điện tử. Hiện nay người dân ở khu vực nông thôn, khu vực còn khó khăn về điệu kiện cơ sở hạ tầng còn tương đối xa lạ với việc thực hiện các loại dịch vụ công điện tử, truy cập, tìm kiếm thông tin trên văn bản điện tử, tại chính quyền địa phương các địa bàn này việc quản lý văn bản điện tử chủ yếu là tiếp nhận, lưu trữ văn bản điện tử do cơ quan nhà nước cấp trên truyển đến hoặc sử dụng email để gửi văn bản. Thực tế hiện nay không chỉ ở Việt Nam mà ở nhiều nước khác trên thế giới đó là khoảng cách giàu nghèo, khoảng cách về đời sống của các tầng lớp dân cư đang gia tăng, thực trạng đó gây cản trở không nhỏ trong quá trình xây dựng một nền hành chính hiện đại trên quy mô quốc gia.

 Yếu tố xã hội còn thể hiện ở việc cộng đồng dân cư, nhân dân của một quốc gia có thái độ như thế nào với việc nhà nước thực hiện quản lý văn bản điện tử, có thái độ đồng tình hay phản đối với việc sử dụng văn bản điện tử, bởi lẽ công dân là một trong những đối tượng chính trực tiếp làm việc, tương tác với văn bản của cơ quan hành chính nhà nước.

1.8.2.3. Nguy cơ đánh mất an toàn, an ninh thông tin

Thông tin hiện nay được coi là một nguồn lực, một loại tài nguyên quan trọng của mọi tổ chức, tuy nhiên thông tin cũng là loại tài sản dễ bị đánh cắp và giả mạo nhất đặc biệt trong bối cảnh khoa học công nghệ tiếp tục có những bước phát triển vượt bậc. Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy, được lưu trữ trên không gian số đã và đang phải đối mặt với những nguy cơ mất an toàn, an ninh, đặc biệt đối với các văn bản mang tính chất bí mật quốc gia. Hiện nay các hệ thống thông tin nội bộ ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị được quản lý và bảo vệ còn khá sơ sài, chưa có sự đầu tư đúng mức và cần thiết đối với hệ thống bảo mật an toàn thông tin, điều này rất nguy hiểm nếu mạng thông tin nội bộ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trở thành mục tiêu cho tội phạm công nghệ cao. Trên thế giới đã thống kê và ghi nhận hàng chục nghìn lượt tấn công của tội phạm vào các hệ thống thông tin của các cơ quan công quyền nhiều quốc gia, trong đó có cả những quốc gia có nền khoa học hiện đại bậc nhất như Mỹ, Anh, Nhật Bản… Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

Ở Việt Nam việc quan tâm đến hệ thống bảo mật thông tin mới được chú trọng ở cấp trung ương và cấp tỉnh, đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp huyện đều chưa chú trọng đến việc tăng cường bảo mật và an toàn thông tin đặc biệt là bảo mật an toàn đối với văn bản điện tử. Đây là một lỗ hổng lớn gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý văn bản điện tử và là một vấn đề cần sớm khắc phục. Hiện nay theo thống kê các trang web, các cổng thông tin điện tử các các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương có hàng triệu lượt xem và truy cập mỗi ngày, trong đó nhiều đợt truy cập với mục tiêu tìm kiếm thông tin, tìm kiếm văn bản, chính vì vậy việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin không chỉ hướng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước mà còn xuất phát từ lợi ích của công dân.

Tiểu kết chương 1

Chương 1 của luận văn đã khái quát toàn bộ nền tảng lý luận có liên quan đến văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử. Tác giả đã tập trung làm rõ nội hàm của các khái niệm về văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử cũng như vai trò, tầm quan trọng của văn bản điện tử. Thông qua việc thu thập tài liệu, tham khảo các văn bản, tài liệu pháp lý tác giả đã nêu bật được những nội dung quan trọng phân biệt văn bản điện tử và văn bản thông thường. Trong chương 1 luận văn cũng đã chỉ ra những yếu tố tác động, chi phối và ảnh hưởng đến hoạt động quản lý văn bản điện tử, những rào cản, nguy cơ và cả những khó khăn. Nền tảng lý luận tại chương 1 là cơ sở khoa học vững chắc và tin cậy để tác giả tiếp tục đi sâu nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản điện tử tại quận Hoàn Kiếm. Luận văn: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban quận Hoàn Kiếm.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY: 

===>>> Luận văn: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Quận

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com