Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

MỞ ĐẦU

1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn

Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản trong đó có công tác công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Đây cũng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.

Trong chương trình tổng thể Cải cách hành chính Nhà nước ta giai đoạn 2011 – 2020 (Nghị quyết số 30c NQ-CP ngày 08 11 2011) đã xác định hướng đến xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh, hiện đại hóa và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả cao để phục vụ nhân dân, xã hội, các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc nâng cao công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là cần nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư; đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng và ban hành văn bản. Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu; ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, hiệu quả hoạt động ở mỗi cơ quan, đơn vị.

Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36-NQ/TW.

Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra trong Nghị quyết 36, thực hiện thành công nhiệm vụ đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông. Một trong những mục tiêu đề ra tại Nghị quyết 36 của Chính phủ về Chính phủ điện tử là “đến hết năm 2017 Việt Nam nằm trong nhóm 3 quốc gia đứng đầu ASEAN về chỉ số dịch vụ công trực tuyến (OSI) và chỉ số phát triển Chính phủ điện tử (EDGI) của Liên Hợp Quốc”.

Công tác quản lý văn bản có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Bởi vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin cho phép thay thế lao động thủ công bằng tay sang tự động hóa máy móc nhiều khâu như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, kiểm tra tìm kiếm văn bản, cung cấp thông tin văn bản … Như vậy, sẽ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời, nhanh chóng và hỗ trợ lãnh đạo rất lớn trong quá trình ra quyết định và điều hành công việc. Từ đó, hoạt động quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao, điều kiện làm việc của cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư được cải thiện, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; thêm vào đó là góp phần tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học và hiện đại. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Đặc biệt, những năm gần đây sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 lên mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; từ các cơ quan đến các doanh nghiệp và nó cũng làm thay đổi nhiều đến cách thức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Đó là việc ứng dụng thông tin ngày càng sâu rộng trong quản lý văn bản. Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay đang tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ trước đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.

Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và Chính phủ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian tới.

Thứ nhất, đó là việc quá tải trong quá trình xử lý thông tin. Hàng ngày văn thư Bộ phải tiếp nhận một khối lượng lớn công văn, giấy tờ từ các cơ quan, đơn vị khác nhau gửi đến gây khó khăn không nhỏ trong quá trình xử lý thông tin của văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản không được chỉ đạo kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, góp phần tăng cường hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi chưa phát huy được hiệu quả. Công chức làm công tác văn thư vẫn phải sử dụng nhiều loại sổ sách ghi chép, gây ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý công việc. Việc nhầm lẫn số liệu, số hiệu văn bản không thể tránh khỏi do hiện nay việc lấy số văn bản đều thực hiện bằng tay và sổ sách. Công chức làm công tác văn thư không thể chủ động được trong quá trình tiếp nhận và xử lý công văn gấp nếu lãnh đạo đi vắng.

 Thứ ba, phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản chỉ áp dụng cho việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối được với các phần mềm, hệ dữ liệu khác. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động.

Xuất phát từ vị trí là công chức thực hiện công tác văn thư và những hạn chế nêu trên đã đặt ra yêu cầu phải có hướng giải quyết phù hợp để công văn được xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán bộ làm công tác văn thư và cũng để ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc theo kịp thời đại. Khi tiếp nhận văn bản giấy sẽ được gắn số trên hệ thống và người sử dụng chỉ cần truy cập mạng là có thể xử lý công việc được giao. Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả chọn đề tài: “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư” là đề tài luận văn thạc sỹ của mình.  

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan Nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy CNH – HĐH đất nước. Vì vậy, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, những đề tài này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Năm 2008 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”;

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính;

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính;

“Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu

Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017.

Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ;

Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu, chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng Chính phủ điện tử trong thời gian qua.

Các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi. Các nghiên cứu trên có phạm vi nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối với một đơn vị cụ thể như Bộ KH&ĐT thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

• Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi.
• Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ.
• Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT; và đánh giá kết quả, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó.
• Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Đối tượng: ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi cơ quan Bộ KH&ĐT.

Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đến năm 2012, dựa trên đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ thì Trung tâm tin học đã nâng cấp phần mềm. Trong luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại Bộ KH&ĐT từ năm 2012 đến nay.

5. Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về xây dựng Chính phủ điện tử, về mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ điện tử.

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn này sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp.

Ngoài ra luận văn sử dụng phương pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh.

Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào quan sát tình hình thực tế của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT; thống kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra giải pháp, kiến nghị. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn:

6.1 Ý nghĩa về mặt lý luận

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi, công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin.

6.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn

Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan Bộ KH&ĐT. Kết quả nghiên cứu của luận văn hy vọng sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của cán bộ công chức tại Bộ.

Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và thực thi công vụ cho các cơ quan hành chính nhà nước.

7. Kết cấu của luận văn

• Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ.
• Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Chương 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ

1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản

1.1.1. Khái niệm văn bản

 Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này. Dưới góc độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thông báo…được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản.

Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64 2007 NĐCP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp.

1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.

Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo.

Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn bản trả lời, tức là toàn bộ vòng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy.

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, công tác quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư đều có vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị.

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của công tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, công tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.

1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây: Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

• Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.

• Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản nói riêng.

Chính xác về nội dung của văn bản:

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên;

Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật … + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

• Chính xác về mặt thể thức văn bản:

Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số; Ký hiệu văn bản; Địa danh; ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký; chữ ký; con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

• Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

• Bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội.

• Hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư, tăng cường công tác quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.

1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến

1.1.4.1. Khái niệm

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (bao gồm cả Fax, văn bản chuyển qua mạng Internet và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện… được gọi chung là văn bản đến.

Nói cách khác, văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết các vấn đề mang tính chất công.

1.1.4.2. Quy trình chung quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

• Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư phải kiểm tra số lượng bì, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
• Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

• Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;
• Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan thì Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

• Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

• Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
• Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

a) Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho người được giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau đó văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.

b) Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

• Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết để kịp thời báo cáo lãnh đạo.
• Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

1.1.5.1. Khái niệm

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

1.1.5.2. Quy trình chung quản lý văn bản đi

Căn cứ theo Thông tư số 01 2011 TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

 Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

• Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
• Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

• Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
• Lập sổ đăng ký văn bản đi.
• Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

b) Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

• Việc đăng ký được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

• Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1 3 chữ ký về phía bên trái.

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. a) Làm thủ tục phát hành văn bản

• Lựa chọn bì;
• Trình bày bì và viết bì;
• Vào bì và dán bì;
• Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì. b) Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư 33 2015 TT-BCA Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 3 2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

• Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
• Đối với bì văn bản gửi đi nhưng Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Bước 5: Lưu văn bản đi

• Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
• Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

 Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra bên ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong Bộ. Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc.

 Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, hoặc cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, hình thức quản lý và chuyển giao văn bản trên mạng nội bộ hiện nay tại cơ quan vẫn chưa phải là hình thức phổ biến.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

1.2.1. Khái niệm

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật số 67 2006 QH11 của Quốc hội ngày 29 06 2006 về Luật Công nghệ thông tin. Theo đó, Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa… của con người.

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước là sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản ở cơ quan hành chính nhà nước, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác này.

1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy công tác văn thư trong cơ quan là một khâu trung tâm của quá trình diễn ra các hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin hiện hành. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được chất lượng công tác quản lý.

• Thứ nhất, việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tạo ra sự nhanh chóng, kịp thời trong việc chuyển giao văn bản. Các đơn vị, cá nhân sẽ nhận ngay được văn bản điện tử với nội dung giống bản giấy; văn bản hỏa tốc gửi đến thì được xử lý một cách nhanh nhất. Cùng với đó, sau khi nhập dữ liệu vào máy thì việc tìm kiếm hay tra cứu văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc tra cứu văn bản khi đăng ký ở sổ giấy như trước kia.
• Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin đem lại hiệu quả cao trong thực thi công việc. Khi công văn được nhập vào hệ thống máy sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của văn bản, đơn vị xử lý… như vậy sẽ giúp cho việc tra cứu công văn một cách dễ dàng nhất; Lãnh đạo đơn vị trực tiếp xử lý công văn cũng theo dõi được chuyên viên của đơn vị xử lý công văn đến đâu, đã có công văn trả lời chưa?; công văn trả lời đã ký chưa?; đã gửi đi chưa?; từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay không xử lý công văn.
• Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản không chỉ tiết kiệm về thời gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người: + Tiết kiệm về thời gian gửi – nhận văn bản;

Tiết kiệm về nguồn nhân lực. Khi tất cả đơn vị sử dụng chung một hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì dữ liệu chỉ cần nhập một lần và sau đó có thể sử dụng vào các công việc khác nhau như: dữ liệu của đơn vị nhận văn bản đến, dữ liệu để lập hồ sơ, dữ liệu để lưu trữ. Do vậy hiệu quả công việc sẽ được tăng lên và giải phóng sức lao động của người làm trong công tác này.

Thứ tư, đem đến tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản. Dựa trên tra cứu trên phần mềm hệ thống quản lý ta có thể biết chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ đang xử lý đến giai đoạn nào…

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo sự chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản là phù hợp với xu hướng chuyển đổi phương thức quản lý của các nền hành chính trên thế giới trong thời kỳ cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển mạnh mẽ. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

1.2.3. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra với nhiều nội dung mới như: Kỹ thuật số: trí tuệ nhân tạo (AI), vạn vật kết nối Internet, lữu trữ và xử lý dữ liệu lớn; Vật lý: in 3D, vật liệu mới, Robot cao cấp, xe tự lái; Công nghệ sinh học; năng lượng mới… Nhiều nội dung của cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo ra sự thay đổi lớn trong công tác quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước như internet, dữ liệu lớn… Việc ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng chính phủ điện tử tại nước ta đã hình thành nên một loại văn bản mới là văn bản điện tử. Trong một số lĩnh vực văn bản điện tử đã dần thay thế văn bản truyền thống qua các giao dịch điện tử. Với việc sử dụng internet (mạng toàn cầu), việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước, tổ chức giúp cho việc truyền tải, gửi, nhận thông tin kịp thời; truy cập tìm kiếm thông tin nhanh chóng; dễ dàng tương tác… Và những tác động lớn của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến công tác quản lý văn bản phải kể đến như:

Sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng. Hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.

Ứng dụng công nghệ thông tin, tác động của internet giúp cho việc tra tìm thông tin hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản.

Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo phải tìm kiếm, cập nhật, tổng hợp thông tin. Với tính năng tìm kiếm và lưu trữ thông tin, internet đã trở thành công cụ hữu hiệu hỗ trợ người soạn thảo tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Như vậy qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến đã hỗ trợ rất lớn trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, ra quyết định.  – Kết nối để xác định tính chân thực của chữ ký số

Khác với công tác quản lý văn bản giấy truyền thống, văn bản điện tử sử dụng chữ ký số, và nó có giá trị khi sử dụng chữ ký số xác thực. Việc xác thực chữ kỹ số trên văn bản đòi hỏi máy tính phải được kết nối internet với hệ thống xác thực và chứng thực chữ ký số của nhà cung cấp giải pháp công nghệ. Người sử dụng chỉ cần nhấn vào hình ảnh chữ ký số trên văn bản, hệ thống sẽ xuất hiện những thông tin như: người ký, chức vụ, thời gian, địa điểm ký văn bản…

• Chuyển giao, xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời

Để quản lý loại hình văn bản điện tử,các cơ quan nhà nước, tổ chức đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Sử dụng phần mềm với kết nối internet không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như: khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như: gửi thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, xin ý kiến… Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Phần mềm còn cho phép chia sẻ thông tin công việc giữa các cá nhân, đơn vị một cách linh hoạt, giúp cho các bên liên quan có thể thực hiện các tác vụ như: kiểm tra, tham khảo, hỗ trợ lẫn nhau xử lý công việc. Xử lý văn bản qua mạng còn giúp cho cơ quan nhà nước, tổ chức giảm việc in ấn văn bản giấy, tiết kiệm thời gian gửi văn bản.

Kết nối internet giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức ở bất cứ đâu cũng có thể xử lý công việc, xem đọc duyệt văn bản, điều hành mọi công việc từ xa mà vẫn đảm bảo mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1.2.4. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công nghệ thông tin

Xuất phát từ vị trí, vai trò, tác động của công nghệ thông tin đối với mọi mặt của đời sống xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm đưa công nghệ thông tin vào đời sống, cụ thể như sau:

Chỉ thị số 58-CT TW ngày 17 10 2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh được tầm quan trọng, là động lực của sự phát triển đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin của nước ta. Công nghệ thông tin phát triển cùng với một số ngành công nghệ cao sẽ là sự thúc đẩy nền kinh tế, xã hội phát triển mạnh mẽ; đưa nước ta hòa nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới; nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo quốc phòng an ninh và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thành công sự nghiệp CNH – HĐH trong nước.

Luật Giao dịch điện tử số 51 2005 QH11 ngày 29 11/2005 Luật quy định về thông điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong giao dịch điện tử. Phạm vi điều chỉnh chủ yếu là giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại.

Theo đó nhà nước đã công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chứng minh thư điện tử nước ngoài nếu chữ ký và chứng minh thư điện tử nước ngoài có độ tin cậy tương đương với độ tin cậy của chữ ký hoặc chứng minh thư điện tử theo quy định của pháp luật. Và việc xác minh mức độ tin cậy đó phải căn cứ vào các tiêu chuẩn quốc tế đã được thừa nhận, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và các quy định khác liên quan. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Luật Công nghệ thông tin số 67 2006 QH11 ngày 29 6 2006 Trong giai đoạn hiện nay của nước ta, Luật Công nghệ thông tin là cơ sở pháp lý tạo môi trường thuận lợi cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng phát huy hiệu quả trong công việc, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, định hướng và là hành lang pháp lý cơ bản để điều chỉnh các hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.

Nghị định 64 2007 NĐ-CP ngày 10 04 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Có thể nói, đây là văn bản cao nhất của Chính phủ trong thời gian qua đã tạo môi trường pháp lý thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin, làm cho hoạt động của các cơ quan nhà nước hiệu quả hơn, minh bạch hơn, nhanh chóng hơn và phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn.

• Quyết định số 19 2008 QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 Ban hành quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
• Quyết định số 20 2008 QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
• Quyết định số 50 2009 QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2009 Ban hành Quy chế quản lý Chương trình phát triển công nghiệp phần mềm và Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam.
• Thông tư số 01 2011 TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin cơ quan nhà nước.
• Thông tư số 02 2011 TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Thông tin và Truyền thông quy định nội dung giải quyết sự cố trong quá trình thực hiện đầu tư bảo hành, vận hành các dự án ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.

• Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28 tháng 02 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin.
• Thông tư số 19 2011 TT-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong cơ quan nhà nước.
• Hướng dẫn số 822 HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
• Hướng dẫn mang mục đích thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
• Quyết định số 1819 QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020.
• Nghị quyết 30c NQ-CP của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 trong đó Hiện đại hóa Hành chính là một trong sáu nhiệm vụ trọng tâm quan trọng của Chương trình.

Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau.

Ứng dụng công nghệ thông tin- truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công.

Như vậy, sự ra đời của Nghị Quyết 30c NQ-CP có ý nghĩa quan trọng và định hướng cho việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác văn thư nói riêng.

1.2.5. Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trường mạng

Căn cứ theo Hướng dẫn số 822 HD-VTLTNN ngày 26 8 2015 về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

1.2.5.1. Quy trình chung quản lý văn bản đến

• Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:
• Mô tả chi tiết được thể hiện:

(1) Đối với Văn thư cơ quan:

Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:

• Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
• Đăng ký văn bản đến trong phần mềm quản lý văn bản (PMQLVB) đến;
• Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PMQLVB đến;
• Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.

(2) Đối với Lãnh đạo Văn phòng hoặc người được cơ quan phân công cho ý kiến văn bản:

Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PMQLVB đến và chuyển cho: Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng); Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong phân hệ quản lý văn bản đến và chuyển cho: Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách); Chánh văn phòng Trưởng phòng hành chính (để theo dõi); Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

• Đối với Lãnh đạo đơn vị:

Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng…trong một cơ quan, tổ chức.

• Trưởng đơn vị:

 Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PMQLVB đến và chuyển cho: Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần); Cán bộ công chức chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).

• Đối với cán bộ công chức: Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Cán bộ công chức chủ trì giải quyết:

• Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến; – Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PMQLVB đến;  – Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);
• Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
• Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.

1.2.5.2. Quy trình chung Quản lý văn bản đi

• Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng:
• Mô tả chi tiết:

(1) Đối với cán bộ công chức:

• Dự thảo văn bản.
• Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
• Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
• Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
• In và trình lãnh đạo đơn vị;
• Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan; – Đăng ký văn bản đi trong phần mề quản lý văn bản, chuyển văn thư cơ quan.

(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị:

• Kiểm tra nội dung văn bản;
• Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); Cán bộ công chức chuyên môn soạn thảo văn bản;
• Chuyển pháp chế cơ quan văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
• Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
• Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử).

Đối với Lãnh đạo Văn phòng: Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử).

Đối với Lãnh đạo cơ quan:

• Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
• Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
• Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho: Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn); Chánh văn phòng (để biết).
• Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử).

(5) Đối với văn thư cơ quan:

• Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ cán bộ công chức chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản điện tử) của trưởng đơn vị;
• Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn bản điện tử);
• Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử);
• Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc:
• Đóng dấu văn bản;
• Đăng ký văn bản đi trong PMQLVB;
• Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
• Lưu văn bản đi.
• Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho cán bộ công chức chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
• Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung.

1.3. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ  Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

• Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ

Căn cứ theo Nghị định số 123 2016 NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ.

• Nội dung triển khai

Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Nghị quyết 36a NQ-CP ngày 14 10 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử đã được triển khai thực hiện rộng tại các cơ quan, đơn vị. Đẩy mạnh đổi mới, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước, nhất là trong công việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với những lĩnh vực thuộc quản lý của từng Bộ, ngành. Bổ sung tích hợp các dịch vụ công trực tuyến, nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp hơn.

Trong thời gian gần đây có Nghị quyết 01 NQ-CP ngày 01 01 2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT – XH và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, trong đó có nêu rõ năm 2018 các vụ, cục, đơn vị thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải xử lý được hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Các Bộ, ngành cũng đang khẩn trương triển khai thực hiện thủ tục để đăng ký chứng thư số chuyên dùng cho các đồng chí Lãnh đạo Bộ; Đảm bảo toàn bộ văn bản đến, đi của Bộ với các cơ quan đã thực hiện liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia.

• Công tác tuyên truyền, tập huấn

 Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng công nghệ thông tin luôn được Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đã được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành.

• Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
• Các Bộ, ngành, đơn vị đều duy trì hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của đơn vị mình.
• Duy trì và phát triển các cổng trang thông tin điện tử của Chính phủ, các Bộ, ban ngành.
• Duy trì, vận hành hệ thống Thư điện tử công của cơ quan.
• Đang triển khai và đi vào hoàn thiện về Triển khai ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước.
• Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các cơ quan nhà nước.
• Kiểm tra, đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Bộ, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư của Bộ tiếp tục được hoàn thiện. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cần sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.

1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ

• Thứ nhất, đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đem lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn bản pháp luật như Chỉ thị số 58 – CT/TW ngày 17 10 2000 của BCH TW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. Đảng xác định, công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng của sự phát triển KT – XH đất nước. Nhà nước ta luôn xác định ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, hay nói cách khác việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển nền công nghệ thông tin đất nước.

Trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và hiệu quả cao của ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực đời sống xã hội cùng với những đòi hỏi, những yêu cầu mới, ngày 1 7 2014, Bộ Chính trị đã thông qua Nghị quyết số 36-NQ TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế (Nghị quyết 36). Đây là văn bản hết sức quan trọng, mang tầm chiến lược, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin nước ta trong thời kỳ mới. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Những định hướng, tư tưởng, giải pháp lớn trong Nghị quyết 36 là tiền đề quan trọng để công nghệ thông tin Việt Nam phát triển ngày càng mạnh mẽ và hiệu quả hơn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nghị quyết 36 đã xác định: “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh, bền vững đất nước”.

Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36NQ/TW(Nghị quyết 26). Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra trong Nghị quyết 36, thực hiện thành công nhiệm vụ đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông. Theo Chương trình, bên cạnh các nhiệm vụ thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ tổ chức triển khai thực hiện 8 nhiệm vụ trọng tâm để đảm bảo hoàn thành mục tiêu Nghị quyết 36 đề ra.

Những định hướng của Đảng về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư nói chung có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

• Thứ hai, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế – xã hội. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đang được triển khai mạnh mẽ và thu được nhiều kết quả.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những sai sót trong xử lý văn bản. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý văn bản có mang lại hiệu quả hay không ảnh hưởng rất lớn ở những điều kiện vật chất, trang thiết bị, phần mềm quản lý mà cơ quan đầu tư trang bị cho bộ phận văn thư cơ quan. Trang thiết bị máy móc, phần mềm quản lý được trang bị hiện đại, phù hợp với nhu cầu sử dụng cũng như xu hướng phát triển của xã hội sẽ giúp tăng năng suất lao động, giảm bớt sai sót không đáng có trong quá trình thực thi công vụ. Ngược lại, nếu không được trang bị đồng bộ từ máy móc đến phần mềm hiện đại thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản sẽ gặp những khó khăn nhất định, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả xử lý công việc.

• Thứ ba, năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ công chức

Cán bộ, công chức có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triển khai và tổ chức thực hiện chính sách của Đảng, Nhà nước; quyết định sự thành công hay thất bại của đường lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra. Đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực thi các chính sách, kế hoạch của cơ quan, tổ chức; các mục tiêu quốc gia; thực hiện các giao tiếp (trao đổi, tiếp nhận thông tin,…) giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với doanh nghiệp và người dân. Vì vậy, đội ngũ cán bộ, công chức phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác, kỹ năng nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và ý thức phục vụ nhân dân. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan trọng được xác định trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020. Đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Trong những năm qua, cán bộ công chức ở bộ phận văn thư của cơ quan đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được nhu cầu công việc. Tuy nhiên, dưới tác động của cuộc cách mạng 4.0 như hiện nay, để thực hiện tốt hơn nữa công việc được giao, đòi hỏi đội ngũ công chức làm công tác văn thư cần nỗ lực hơn nữa để tiếp cận, nắm bắt và thực hiện thành thạo quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi trên các phần mền chuyên dụng, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Bởi suy cho cùng, nguồn lực con người luôn là yếu tố quyết định thắng lợi của mọi sự đổi mới.

1.5. Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.5.1. Bài học kinh nghiệm

Kinh nghiệm của Bộ Tài nguyên và Môi trường

Thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của mình. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày. Việc triển khai thực hiện về sử dụng văn bản điện tử đã được sự quan tâm, chỉ đạo kiên quyết của thủ trưởng đơn vị và đội ngũ lãnh đạo, quản lý. Ban hành các văn bản quy định để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử về trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan như: Giấy mời họp nội bộ, dự thảo văn bản xin ý kiến, các tài liệu cần trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết công việc. Việc vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp phải được chú trọng và sử dụng thường xuyên để trao đổi thông tin như thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị, lịch công tác, chương trình, công văn, các văn bản mới, giải quyết công việc và xử lý văn bản…Sử dụng, phối hợp giữa hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để đảm bảo hiệu quả, thuận lợi.

Các cấp lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra.

Công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Tài nguyên và Môi trường trên môi trường mạng đã mang lại hiệu quả cao, dần chuyển đổi trao đổi thông tin trên giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Khoảng 80% văn bản trao đổi của Bộ với các cơ quan, đơn vị khác là văn bản điện tử và 100% cán bộ công chức sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.

Kinh nghiệm của ngành Hải quan Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Từ năm 2001 đến nay, Tổng cục Hải quan đã triển khai áp dụng phần mềm Net Office do Công ty Selap xây dựng, phần mềm này được Tổng cục Hải quan triển khai ứng dụng trên phạm vi toàn ngành. Phần mềm Net Office được cài đặt tập trung tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan. Mỗi Cục Hải quan khu vực được cấp 01 tài khoản truy cập vào chương trình phục vụ công tác luân chuyển, xử lý, tra cứu văn bản. Tại các Cục Hải quan khu vực và các Chi cục Hải quan, đơn vị có thể tự cài đặt, triển khai thêm một phiên bản Net Office để phục vụ quản lý văn bản đi, đến tại đơn vị với các cơ quan, doanh nghiệp khác.

Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của ngành Hải quan đã đem lại nhiều kết quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả xử lý công việc. Việc công khai các văn bản đi, đến, các quy trình nghiệp vụ và các thông tin cần thiết khác đó giúp cho cán bộ, công chức toàn ngành cập nhật, khai thác sử dụng, giải quyết công việc hàng ngày được thuận lợi. Các đơn vị trong ngành thực hiện sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc tại đơn vị, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách minh bạch, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng văn bản điện tử đó đưa lên mạng nội bộ hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi nhận văn bản, đảm bảo rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí. Các đơn vị thuộc Tổng cục phối hợp với Văn phòng Tổng cục, Cục công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan rà soát các báo cáo nghiệp vụ, loại bỏ bớt quy định không còn phù hợp, bổ sung sửa đổi hoặc xây dựng mới với các tiêu chí đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Tiến tới xây dựng danh mục hệ thống thông tin báo cáo trong ngành và quy định gửi nhận báo cáo qua mạng nội bộ trong ngành.

Đặc biệt, ngành Hải quan thực hiện chế độ gửi, nhận báo cáo mang tính chất nghiệp vụ định kỳ của tất cả các cấp và sử dụng hình thức báo cáo qua thư điện tử. Nhờ có một cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ổn định, an toàn cũng như có quy chế làm việc phù hợp với những yêu cầu mới, ngành Hải quan đã đạt được mục tiêu giảm báo cáo, giấy tờ hành chính.

1.5.2. Bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Thứ nhất, ứng dụng công nghệ thông tin cũng như muốn làm bất cứ việc lớn nào cũng phải xác định được chiến lược, định hướng được mô hình ứng dụng CNTT của Chính phủ và của Bộ. Để từ đó, bất cứ triển khai một ứng dụng công nghệ thông tin dù nhỏ bé đều phải hướng tới mục tiêu chung. Mục tiêu chung trong ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ chính là xây dựng chính phủ điện tử, chính quyền điện tử theo mô hình tập trung thống nhất, liên thông và tích hợp dữ liệu trong toàn Bộ.

Thứ hai, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin cũng như tổ chức một phong trào thi đua, phải xây dựng điển hình tiên tiến, rồi tập trung chỉ đạo, tuyên truyền để các nơi đồng loạt triển khai. Nơi nào chậm triển khai sẽ mang tiếng “yếu”, sẽ mất điểm thi đua, rồi từ đó các đơn vị ganh đua nhau để làm tốt hơn, nhanh hơn đơn vị khác. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin theo kiểu phong trào còn có cái hay là ở chỗ làm đồng loạt, đồng khởi “trăm hoa đua nở”, nhiều nơi làm, giá thành rẻ đến bất ngờ.

Thứ ba, phải quyết tâm làm chủ, chủ động về công nghệ, quán triệt quan điểm tại chỗ trong ứng dụng công nghệ thông tin.

Thứ tư, phải đào tạo, tôn vinh được cán bộ trẻ. Cán bộ trẻ trong sự nghiệp cách mạng của Đảng đã rất quan trọng, nhưng trong sự nghiệp công nghệ thông tin thì càng quan trọng hơn. Vì trong công nghệ thông tin, cán bộ trẻ mới được đào tạo bài bản, nắm chắc công nghệ và giàu nhiệt huyết. Trong quản lý, sử dụng phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa cán bộ già (có kinh nghiệm chỉ đạo) và cán bộ trẻ (có trình độ công nghệ) để họ bù trừ cho nhau, phát huy cho nhau. Vấn đề này nếu không giải quyết thỏa đáng sẽ xảy ra việc kiềm chế lẫn nhau, gây hại cho sự phát triển.

Phải thấy rằng, đa số cán bộ trẻ muốn được cống hiến, muốn được sử dụng, muốn được làm việc để phát huy khả năng của mình chứ không phải lúc nào họ cũng nghĩ đến tiền bạc, danh vọng. Do vậy, tạo điều kiện cho cán bộ trẻ làm việc là rất quan trọng.

Thứ năm, việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin phải được nghiên cứu tỉ mỉ, có bước đi cụ thể phù hợp với tình hình kinh tế, điều kiện hạ tầng và nguồn nhân lực công nghệ thông tin ở cơ quan.

Thứ sáu, trong đầu tư phải rất coi trọng yếu tố con người. Bởi như đã đề cập, con người là yếu tố trung tâm quyết định thành công của đổi mới. Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi thực sự mang lại hiệu quả như kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tư máy móc, phần mềm quản lý, Bộ KH&ĐT cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ công nghệ thông tin cho công chức thực hiện công tác văn thư.

Tiểu kết chương 1 Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

Vai trò của công tác quản lý văn bản ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

Trong Chương 1, tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề chung về văn bản, quản lý văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản một cách cụ thể và chi tiết. Những lý thuyết cũng như kinh nghiệm trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản sẽ là tiền đề để tác giả xây dựng Chương 2 với tên gọi “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Luận văn: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY: 

===>>> Luận văn: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com