Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hay nhất năm 2025 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài Luận Văn: Giải pháp áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Cục Đăng kiểm Việt Nam nói chung và tại Chi cục Đăng kiểm số 10 nói riêng dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1 Phương pháp nghiên cứu khảo sát và thu thập số liệu

Căn cứ trên yêu cầu của đề tài đưa ra tôi xác định vấn đề nghiên cứu là: Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL vào họat động của Chi cục Đăng kiểm số 10.

Vậy việc áp dụng HTQLCL theo TC ISO 9001:2023 là như thế nào khi đánh giá sự hiệu quả vào hoạt động của đơn vị, căn cứ trên yêu cầu 8 nguyên tắc của Hệ thống Quản lý chất lượng đồng thời với việc đánh giá thực trạng của việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị thời gian qua, việc đánh giá thực trạng thông qua các phiếu hỏi gửi tới toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Thu thập số liệu khảo sát, tiến hành phân tích số liệu, trả lời các câu hỏi đưa ra, đánh giá hiệu quả việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị là như thế nào, từ đó đưa ra một số ý kiến đóng góp để nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL vào họat động của đơn vị.

Các bước tiến hành khảo sát

• b1. Tham khảo các bộ câu hỏi khảo sát liên quan đến việc đánh giá HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023.
• b2. Xây dựng bộ câu hỏi về HTQLCL sát với thực tế hoạt động của Chi cục Đăng kiểm số 10.
• b3. Trình thầy giáo hướng dẫn khoa học phê duyệt nội dung của bộ câu hỏi.
• b4. Báo cáo lãnh đạo đơn vị về lý do, mục đích của nghiên cứu, cam kết sự bảo mật thông tin, tính minh bạch và tính khách quan của nghiên cứu.
• b5. Tiến hành phát phiếu khảo sát.
• b6. Thu hồi phiếu khảo sát.
• b7. Thu thập, tổng hợp số liệu, phân tích ra kết quả khảo sát.

3.2 Đối tượng, phạm vi của nghiên cứu, khảo sát

Đối tượng nghiên cứu là: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2023 tại Chi cục Đăng kiểm số 10 thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam. Do đó đối tượng khảo sát là là toàn thể cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Chi cục Đăng kiểm số 10.

• Phạm vi khảo sát

Phạm vi về không gian: Tiến hành khảo sát tại Chi cục Đăng kiểm số 10 (thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam), có địa chỉ số 16 Trần Hưng Đạo, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.

• Phạm vi về thời gian:
• Thời gian tiến hành khảo sát: Từ 20/9/2026 đến 10/10/2026
• Thời gian lấy ý kiến về hoạt động của đơn vị: Từ năm 2021 đến 2025.

3.3 Xây dựng bộ câu hỏi nghiên cứu

Từ nghiên cứu lý thuyết và mục đích của nghiên cứu. Căn cứ trên 8 nguyên tắc của quản lý chất lượng và 1 yếu tố rủi ro tác giả xây dựng ra bộ câu hỏi khảo sát. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

3.3.1 Xây dựng câu hỏi trong bảng hỏi

Dưới sự hướng dẫn của thầy giáo hướng dẫn, tổng hợp theo yêu cầu của đề tài nghiên cứu và thực tiễn của việc áp dụng vào hoạt động của đơn vị. Đồng thời căn cứ trên các nguyên tắc cơ bản của HTQLCL:

Hệ thống quản lý chất lượng được tuân theo 8 nguyên tắc cơ bản (theo phiên bản ISO 9001:2023 không yêu cầu nguyên tắc số 5: Tiếp cận theo hệ thống, nhưng tác giả xin phép được nghiên cứu theo đủ 8 nguyên tắc) và 1 yếu tố rủi ro.

Tác giả đã xây dựng các câu hỏi khảo sát như sau:

• Một số câu hỏi thu thập thông tin của người được khảo sát;
• Một số câu hỏi theo thang đo mức độ

Căn cứ trên 8 nguyên tắc của QLCL và yêu cầu về quản lý rủi ro, tác giả đã xây dựng 18 câu hỏi khảo sát, mỗi nguyên tắc có 2 câu hỏi và 2 câu hỏi dành cho việc khảo sát về công tác quản lý rủi ro của Chi cục (xem Phụ lục kèm theo).

3.3.2 Sắp xếp thứ tự câu hỏi trong bảng khảo sát. Hoàn thiện bảng khảo sát

Các câu hỏi về vị trí việc làm, thời gian làm việc của từng cá nhân… được xếp ở vị trí đầu tiên.

Sau đó đến câu hỏi về đánh giá của cá nhân về mục đích của việc áp dụng hệ thống QLCL ISO vào trong công việc theo ý hiểu của mỗi cá nhân.

Cuối cùng là các câu hỏi về tính hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị.

Sau khi bảng khảo sát được lập tiến hành rà soát lại theo mục đích của đề tài, chỉnh sửa, sự phê duyệt của thầy giáo hướng dẫn nghiên cứu, tiến hành in đồng loạt sẵn sàng công việc khảo sát.

3.4 Thực hiện công tác khảo sát. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Cách thức thu thập số liệu

Do đặc thù của đơn vị toàn thể cán bộ nhân viên làm việc tập trung tại một địa điểm là số 16 Trần Hưng Đạo, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng (đầu giờ sáng và cuối giờ chiều đều có mặt tại đơn vị, có công việc hiện trường thì cũng phải có mặt tại đơn vị để báo cáo), tuy nhiên có một số cán bộ, nhân viên đi công tác hiện trường ở nước ngoài, tác giả đã tính đến độ trễ trong việc gửi, nhận phiếu hỏi.

Song song với việc phát phiếu hỏi là việc thu hồi mẫu khảo sát, có 2 cách gửi phiếu hỏi là trực tiếp thông qua nhân viên văn thư phát trực tiếp đến bàn làm việc của từng cán bộ, nhân viên và gửi qua email với những người đang đi công tác xa dài ngày. Việc nhận phiếu thông qua một hòm phiếu tập trung tại phòng làm việc của tác giả đề tài (những người không có điều kiện gửi trực tiếp vào hòm phiếu, nhân viên văn thư sẽ tập hợp rồi mang bỏ vào hòm phiếu). Tất cả các phiếu hỏi được gửi, nhận hết sức khách quan và minh bạch.

Từ ngày 20 tháng 9 năm 2026 đến ngày 10/10/2026 tại trụ sở của Chi cục Đăng kiểm số 10 tại số 16 Trần Hưng Đạo, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, bắt đầu tiến hành phát phiếu khảo sát.

• Ngày thứ nhất (thứ 5): phát được 25 phiếu cho khối phòng ban có mặt tại trụ sở: thuộc Ban Giám đốc (2), Ban Hành chính Văn phòng (5), Ban Tài chính Kế toán (4), Ban ISO (2), Ban Kỹ thuật (12).
• Ngày thứ hai (thứ 6) phát được tổng số 30: Ban Giám đốc (2), Ban Hành chính Văn phòng (6), Ban Tài chính Kế toán (2), Ban ISO (2), Ban Kỹ thuật (18).
• Ngày thứ ba (thứ 2) phát được 12: Ban Hành chính Văn phòng (4), Ban ISO (2), Ban Kỹ thuật (6).
• Ngày thứ tư (thứ 6-28/09) còn 5 cán bộ đi công tác chưa về kịp, tiến hành gửi email để gửi phiếu khảo sát.

Như vậy tổng số phiếu hỏi được phát ra đạt 72/72 (100%).

Thu hồi phiếu: Tính đến ngày 10/10/2026 tổng số phiếu thu về như sau:

• Số phiếu phát trực tiếp phát ra 67 thu về 66 (98,5%).
• Số phiếu gửi email gửi đi 5 thu về 4 (80%).
• Số phiếu gửi email về ngày 15/10/2026 là 1, sau ngày chốt khảo sát 10/10 nên loại bỏ không ghi nhận số liệu.

Tổng số phiếu thu hồi hợp lệ là 70/72 (97,2%).

Như vậy đối tượng khảo sát là toàn thể cán bộ, nhân viên của Chi cục Đăng kiểm số 10 đã được tiến hành khảo sát, số % khảo sát là 97,2%. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

CHƯƠNG IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Kết quả nghiên cứu khảo sát và một số đề xuất kiến nghị sẽ được trình bày ở chương này. Phần đầu chương là phần phân loại các đối tượng tham gia khảo sát nhằm cung cấp cho người đọc cái nhìn khái quát nhất về thời gian làm việc tại Chi cục, thành phần của đối tượng khảo sát. Phần tiếp theo là kết quả khảo sát về động lực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, mức độ hiệu quả của hệ thống này tại Chi cục số 10 dưới góc độ từng nguyên tắc quản lý chất lượng và công tác quản lý rủi ro.

4.1 Kết quả nghiên cứu:

4.1.1 Về thời gian làm việc tại Chi cục của người tham gia khảo sát

Kết quả phản hồi ở câu thứ nhất cho thấy:

Hình 9: Biểu đồ thời gian làm việc của người tham gia khảo sát

Kết quả cho thấy: Những người có kinh nghiệm làm việc dưới 1 năm chiếm 2,86% (2 người); kinh nghiệm từ 1đến 3 năm chiếm 5,71% (4 người); còn lại 91,43% (64 người); là đã có kinh nghiệm làm việc trên 3 năm.

Với hơn 90% cán bộ nhân viên đơn vị có kinh nghiệm làm việc trên 3 năm cho thấy mức độ tiếp cận, hiểu biết và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 vào thực tế công việc của các đối tượng tham gia khảo sát là rất cao. Điều này góp phần quan trọng vào việc nâng cao độ tin cậy của các câu trả lời trong phiếu khảo sát.

4.1.2 Về thành phần của người tham gia khảo sát

Kết quả phản hồi ở câu thứ hai cho thấy:

Bảng 7: Cơ cấu tổ chức

Mặc dù cơ cấu tổ chức có 4 phòng ban, nhưng thành viên của ban giám đốc kiêm nhiệm luôn một trưởng ban nghiệp vụ, nên lãnh đạo phòng ban và ban giám đốc chiếm tỷ trọng là 10%

Còn lại 90% là những người làm việc trực tiếp, những người trực tiếp tham gia thực hiện và chịu tác động của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Chính vì thế kết quả khảo sát và đánh giá hiệu quả có ý nghĩa rất lớn trong việc đưa ra các khuyến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vào công việc của đơn vị.

Mặc dù đơn vị tổng số lượng cán bộ nhân viên không lớn, nhưng thành viên Ban ISO xấp xỉ 10% cho thấy rằng sự ghi nhận, coi trọng việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của Ban Lãnh đạo là rất cao,.

4.1.3 Về động lực của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Động lực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 được khảo sát qua Câu hỏi thứ 4 của Bảng khảo sát với 6 câu hỏi phụ như bảng dưới đây. Tuy nhiên với câu hỏi mở không có ý kiến phản hồi từ các đối tượng được khảo sát.

Với việc đề nghị người tham gia khảo sát xếp mức độ quan trọng nhất là 1 và không quan trọng nhất là 6 cho các phát biểu trên, tác giả đã gán điểm số từ 1, 2, 3, 4, 5, 6 cho mỗi câu trả lời. Sau khi có kết quả khảo sát, tổng cộng các câu trả lời trong bảng hỏi với điểm số gán cho như trên, ta có kết quả tổng hợp như sau:

• Xếp theo tổng số điểm:

Bảng 8: Kết quả khảo sát mục đích của việc áp dụng HTQLCL

Ở đây, với tổng điểm số điểm số thấp nhất sẽ là quan trọng nhất, tức là động lực cao nhất của việc áp dụng HTQLCL tại Chi cục, ta có kết quả như bảng trên.

Có 2 điểm số “138”, nghĩa là đối với tất cả mọi người trong đơn vị, đây là 2 mục đích quan trọng nhất của việc áp dụng HTQLCL theo ISO9001 vào hoạt động của đơn vị: Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Để thực hiện chỉ đạo, quy định của cơ quan quản lý cấp trên.
• Để nâng cao chất lượng các mặt hoạt động của Chi cục.

Xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp để phục vụ cho hoạt động của đơn vị ngày càng tốt hơn, nâng cao chất lượng tất cả các mặt hoạt động của Chi cục. Điều hầu như đa số mọi người đều hiểu như thế. Đó là điều rất tốt.

Nhưng, vẫn có một ý mà mọi người cũng rất coi trọng, đó là: “Để thực hiện chỉ đạo, quy định của cơ quan quản lý cấp trên”. Đa phần cán bộ nhân viên cũng chọn là quan trọng nhất, với tác giả thì có suy nghĩ khác đi đôi chút, việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến vào hoạt động của đơn vị đầu tiên phải là để cho tốt các mặt của đơn vị (yếu tố chủ quan), chứ không phải là để thực hiện việc “ Chỉ đạo, quy định của cơ quan quản lý cấp trên” (yếu tố bị động). Tuy nhiên đây là lựa chọn của đa số mọi người trong hệ thống ta cũng cần phải tôn trọng, và có những sự điều chỉnh, góp ý bằng thực tiễn khoa học.

Điểm số cao nhất là điểm số “255”, tức là yếu tố mọi người trong hệ thống coi nhẹ. Yếu tố rủi ro mới đề cập đến, coi trọng ở trong phiên bản ISO9001:2023, nhưng không phải là nó chưa từng xuất hiện, mà nó luôn hiện hữu trong mọi việc, mọi sự vật, chỉ có điều ta có đo đếm, đánh giá hay không mà thôi.

Đây đúng là điểm yếu nhất trong nhận thức của mọi người, có thể do yếu tố chủ quan về đặc thù công việc là cơ quan Nhà nước, mọi việc đã có Nhà nước bảo trợ rồi, và ý kiến của đối tượng công việc của đơn vị ít có phản hồi, phản ứng ngược lại.

Điều này cần phải thay đổi, cần phải nhận thức rõ, nền kinh tế đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế của thế giới, toàn cầu là một thế giới phẳng, rộng mở, sự cạnh tranh hết sức khốc liệt, yếu tố Nhà nước ngày cang bị coi nhẹ, chủ nghĩa bảo hộ không còn chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường.

Nói cụ thể, ngành Đăng kiểm tuy bây giờ vẫn có vai trong một cơ quan quản lý Nhà nước, nhưng ngay tại nội tại trong đất nước Việt Nam, Nhà nước đã đồng ý cho bao nhiêu các cơ quan Đăng kiểm nước ngoài vào hoạt động (Như Đăng kiểm Pháp BV, Đăng kiểm Nhật Bản NK, Đăng kiểm Mỹ ABS, Đăng kiểm NaUy DNV, Đăng kiểm panama IBS…), và còn theo xu thế chung Chính Phủ đang cho công tác xã hội hóa Đăng kiểm (từng bước, từng đối tượng cụ thể đã được phép thực hiện rồi). Đây là vấn đề lớn với toàn ngành, cả đơn vị, còn vấn đề sát với mỗi người yếu tố rủi ro là gì? Là việc mỗi khi thực hiện công việc yêu cầu công việc cụ thể, mỗi cá nhân phải lường trước các khả năng có thể xảy ra, hậu quả, kết quả sẽ có những góc độ nào, nếu có thì cách giải quyết sẽ như thế nào?… Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Yếu tố rủi ro này nếu ta coi nhẹ khi chưa gặp vấn đề gì sẽ không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của hệ thống, nhưng nếu khi có vấn đề xấu mà chưa có các biện pháp ứng phó sẽ tác động rất lớn đến từng cá nhân và cả đơn vị.

• Xét theo động lực bên ngoài và bên trong:

Bảng 9: Động lực áp dụng hệ thống ISO tại Chi cục

Kết quả phân tích ở bảng trên cho thấy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 tại Chi cục Đăng kiểm số 10 hiện nay đang nghiêng về động lực bên ngoài hơn là động lực bên trong. Trong các động lực bên ngoài thì động lực áp dụng ISO 9001 xuất phát từ yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên là mạnh nhất. Trong các động lực bên trong thì động lực để giảm thiểu, hạn chế rủi ro đối với Chi cục là yếu nhất.

Khi kết hợp phân tích theo phản hồi của các nhóm đối tượng khảo sát ta có bảng dưới đây:

Bảng 10: So sánh động lực áp dụng hệ thống ISO theo nhóm đối tượng

Kết quả phân tích cho thấy với Lãnh đạo (cả ban giám đốc và lãnh đạo phòng ban) đạt tỷ lệ là 50%, tức là ở nhóm lãnh đạo cân bằng giữa động lực bên trong và bên ngoài. Tuy vậy, với cán bộ, nhân viên và cả ban ISO, thì động lực bên ngoài lại đang được coi là quan trọng hơn.

Kết quả phân tích trên gợi ý rằng Chi cục Đăng kiểm số 10 cần quan tâm nhiều hơn đến việc tuyên truyền và triển khai các giải pháp cụ thể trong thực tế để nâng cao nhận thức và biến nhận thức thành những hành động cụ thể trong các mặt hoạt động của Chi cục nhằm tạo động lực bên trong nhiều hơn nữa khi thực hiện quản lý chất lượng tại đơn vị. Một điểm cần đặc biệt quan tâm đó là công tác quản lý rủi ro khi đây là một yêu cầu mới được bổ sung của Tiêu chuẩn ISO 9001:2023 so với ISO 9001:2016 trước đây. Bởi vì quản lý rủi ro tốt cũng sẽ đảm bảo cho sự hoạt động ổn định của Chi cục trước một môi trường kinh doanh đang tiềm ẩn rất nhiều biến động hiện nay.

4.1.4 Về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2023 tại Chi cục theo từng nguyên tắc quản lý chất lượng Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 được đánh giá thông qua 18 câu hỏi khảo sát và phân theo 8 nguyên tắc quản lý chất lượng và công tác quản lý rủi ro. Cụ thể như sau:

Câu 5: Đề nghị Anh/Chị vui lòng cho ý kiến về thực tế các hoạt động của Chi cục Đăng kiểm số 10 kể từ khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023 bằng cách đánh dấu ^ü vào các ô phù hợp trong các câu hỏi sau với:

• 1 – Không/chưa thấy trong thực tế
• 2 – Ít thấy trong thực tế
• 3 – Thỉnh thoảng có thấy trong thực tế
• 4 – Thường thấy trong thực tế
• 5 – Luôn luôn thấy trong thực tế

Kết quả khảo sát được trình bày trong bảng dưới đây:

Bảng 11: Kết quả khảo sát theo số lựa chọn

Kết quả theo tỷ lệ % số phiếu lựa chọn:

Bảng 12: Kết quả khảo sát (theo tỷ lệ %)

4.1.4.1 Nguyên tắc đảm bảo việc hướng tới khách hàng

Kết quả phân tích trên cho thấy cơ bản hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 ở Chi cục đã đáp ứng nguyên tắc hướng tới khách hàng khá tốt; tổng đạt mức 4 và 5 lần lượt là: 68/70 phiếu và 60/70 phiếu tương ứng: 98% và 86%.

Tuy nhiên, Kết quả cũng cho thấy rằng dù hoạt động của hệ thống đã hướng về khách hàng rất cao, nhưng vẫn còn nặng về nhận thức nhiều hơn là hành động cụ thể trong coi trọng ý kiến của khách hàng. Điều này gợi ý rằng Chi cục cần quan tâm hơn trong xây dựng một hệ thống thu thập và phân tích ý kiến của khách hàng để lấy đó làm cơ sở đề ra chủ trương, chính sách và định hướng cho các quyết định trong Chi cục. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

4.1.4.2 Nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo

Phân tích kết quả khảo sát cho thấy vai trò của lãnh đạo Chi cục trong việc tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 ở Chi cục là khá tốt. Hai nội dung câu hỏi về sự lãnh đạo có tổng mức 4 và 5 lần lượt là 68 và 66 lựa chọn (tương ứng 98% và 94%). Các hoạt động của Chi cục được Lãnh đạo Chi cục định hướng một cách thống nhất, ghi nhận mức độ 5 “Luôn luôn thấy trong thực tế” 55 lựa chọn (79%), mức 4 “Thường thấy trong thực tế” 13 lựa chọn (19%). Có thể đây là kết quả của việc mọi người đều nhìn thấy sự chỉ đạo quyết liệt, giám sát đốc thúc, nhất quán trong chỉ đạo tổ chức thực hiện các công việc của Chi cục.

Tuy nhiên, kết quả khảo sát cũng cho thấy so với sự đảm bảo mức độ gắn kết của từng hoạt động được triển khai ở Chi cục với mục tiêu chất lượng đã công bố cũng như các nguồn lực phục vụ đảm bảo cho việc thực hiện tốt các mục tiêu này vẫn còn là lĩnh vực cần được Chi cục quan tâm nhiều hơn, cần có sự cam kết nhiều hơn của lãnh đạo Chi cục. Có làm được như vậy mới đảm bảo những định hướng của lãnh đạo Chi cục được cụ thể hóa hơn ở trong những hoạt động thực tế của Chi cục.

4.1.4.3 Nguyên tắc đảm bảo sự tham gia của mọi người

Phân tích kết quả khảo sát cho thấy rằng cán bộ, công nhân viên của Chi cục cơ bản đều tích cực tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục và các ý kiến đóng góp của học được lắng nghe và được tôn trọng. Có sự cân bằng tương đối khi tổng mức 4 và 5 lần lượt là 91% và 88% (số lượng lựa chọn là 64 và 62 phiếu). Trong đó mức 5 (42 và 40 lựa chọn tương ứng 60% và 57%), mức 4 (đều là 22 lựa chọn tương ứng với 31% và 31%).

Mặc dù vậy, vẫn còn một tỷ lệ nhỏ số lượng cán bộ, công nhân viên của Chi cục (khoảng trên dưới 10%) vẫn mong muốn được tham gia đóng góp nhiều hơn vào các hoạt động của Chi cục, mong muốn được lãnh đạo Chi cục lắng nghe tích cực hơn nữa.

4.1.4.4 Nguyên tắc đảm bảo cách tiếp cận quản lý theo quá trình

Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống các quy trình quản lý chất lượng theo ISO 9001 của Chi cục đã được tổ chức thực hiện rất nghiêm túc trong toàn Chi cục; trở thành một nét văn hóa của đơn vị. Hai ý của nguyên tắc này mức 4 và 5 tổng điểm rất cao (97% và 98% tương ứng 68 lựa chọn) và mỗi ý đều có mức 5 cũng như mức 4 tương đồng nhau (71%, 75% và 26%, 23%).

Có thể khi áp dụng HTQLCL từ “Quy trình” là từ đựơc nghe đến nhiều nhất, với tỷ lệ lao động trong đơn vị có kinh nghiệm làm việc lớn hơn 3 năm là hơn 90%, vậy nên từ quy trình về từ ngữ và thực sự trong công việc mọi người đều nắm rất rõ và chắc. Cũng là vì đơn vị cung cấp dịch vụ, nên hoạt động của đơn vị tổ chức luôn đúng theo các quy trình đề ra, tuân thủ một cách chặt chẽ (có 62 quy trình và 28 hướng dẫn), điều này dẫn đến kết quả hoạt động về tài chính ở mức rất cao (Bảng kết quả hoạt động kinh doanh). Sự tuân thủ chặt chẽ này trước tiên từ mỗi bản thân của cá nhân, nhưng cũng là do sự kiểm soát của lãnh đạo đơn vị sát sao thể hiện qua các cuộc rà soát nội bộ, đánh giá định kỳ…, để tìm ra các điều chưa phù hợp và chỉnh sửa.

4.1.4.5 Nguyên tắc đảm bảo cách tiếp cận quản lý theo hệ thống

Căn cứ vào kết quả phân tích thì các hoạt động quản lý của Chi cục đã có tính thống nhất cao và đều hướng đến mục tiêu chung của cả đơn vị, kết quả công tác chung của cả Chi cục luôn được ưu tiên hàng đầu. Thực tế hoạt động của Chi cục cũng cho thấy sự ghi nhận của mọi người về kết quả của tập thể luôn đặt lên trên kết quả của mỗi cá nhân, sự ghi nhận này được thể hiện rõ qua các cuộc họp định kỳ hay là “Đại hội công nhân viên chức hàng năm”, tập thể có mạnh, có phát triển thì các cá nhân trong hệ thống đó cũng vững mạnh. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Tuy thế cùng là sự tiếp cận theo hệ thống, nhưng đánh giá sự gắn kết của các quy trình công việc với nhau lại mới chỉ là 50% ở mức 5. Điều này gợi ý rằng Chi cục cần xem xét lại sự tương thích giữa các quy trình quản lý chất lượng đang thưc hiện; đảm bảo sự kết nối chặt chẽ, có logic và khoa học giữa các quy trình, tránh sự xung đột hoặc bất hợp lý. Làm tốt được điều này sẽ giúp cho dòng chảy công việc thuận lợi hơn, đặc biệt khi một công việc cùng chịu tác động quản lý của nhiều quy trình khác nhau.

4.1.4.6 Nguyên tắc đảm bảo hệ thống được cải tiến liên tục

Kết quả khảo sát cho thấy việc thường xuyên cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục luôn được quan tâm và được đánh giá ở mức khá tốt. Tổng chọn lựa ở mức 5 và 4 trong hai ý là 65 và 62 lựa chọn (93% và 89%).

Nhưng kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng có sự không hài lòng nhất định trong cán bộ công nhân viên của Chi cục về tốc độ chỉnh sửa cải tiến những bất hợp lý trong các quy trình công việc. Nói cách khác là đang có một bộ phận khoảng hơn 10% cán bộ, công nhân viên của đơn vị nhìn nhận thấy có những bất hợp lý nhất định trong công tác quản lý chất lượng của Chi cục nhưng chưa được chỉnh sửa kịp thời.

Thực tế hoạt động của Chi cục thì sự cải tiến hoàn thiện thường diễn ra sau một năm (12 tháng), trong năm hoạt động dù có sự phát hiện qua các cuộc rà soát nội bộ, đáng giá nội bộ, nhưng mới chỉ dừng lại ở chỗ ghi nhận còn việc cải tiến cả một hệ thống lại phải nằm chờ cho toàn Ngành sau khi tổng kết các cuộc đánh giá tất cả các đơn vị. Có lẽ chính điều này là nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong việc chỉnh sửa cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục. Với sự phát triển như vũ bão của cách mạng khoa học công nghệ diễn ra hàng giờ, hàng ngày, hàng tháng…, với những thách thức của môi trường kinh doanh bên ngoài thì nếu các cải tiến mặc dù liên tục nhưng không kịp thời thì cũng là một phần kéo chậm lại sự phát triển của đơn vị. Đây là một điểm Chi cục cần đặc biệt quan tâm khắc phục.

4.1.4.7 Nguyên tắc ra quyết định dựa trên phân tích số liệu thực tế

Kết quả phân tích cho thấy mặc dù vẫn đạt ở mức độ khá nhưng việc dựa trên kết quả phân tích số liệu, chỉ số thực tế và phân tích các ý kiến phản hồi của khách hàng như là cơ sở cho việc ban hành các quyết định trong các hoạt động của Chi cục vẫn còn có những hạn chế nhất định, cần sớm được khắc phục. Có khoảng gần 20% số người tham gia khảo sát chưa thực sự thấy được điều này trong các quyết định của Chi cục.

Có lẽ đây vẫn là một đặc điểm chung của các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước khi mà các quyết định kinh doanh, hoạt động và nhân sự vv… còn phụ thuộc nhiều hơn vào các cơ quan quản lý cấp trên, vào cả một hệ thống quản lý của toàn ngành và vào mức độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm mà Chi cục được phép thực hiện.

4.1.4.8 Nguyên tắc đảm bảo phát triển quan hệ hợp tác các bên cùng có lợi

Đây cũng là một trong những sự ghi nhận không cao của mọi người về hiệu quả áp dụng của HTQLCL, mức ghi nhận 5 ở mức thấp của cả hai ý hỏi (36% và 47% 25 và 33 lựa chọn), tuy nhiên có kéo lại ở mức 4 (51% và 44%, 36 và 31 lựa chọn). Nhưng ngay cả mức 5 mỗi ý đều có sự khác biệt: Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Quan hệ với các đối tác của Chi cục dựa trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi (mức 5: 36%)
• Chi cục và các đối tác của mình luôn có sự cộng tác chặt chẽ trong công việc (mức 5: 47%)

Với các cơ quan có yếu tố Nhà nước, nguyên tắc hai bên cùng có lợi là một điều hơi xa với thực tế, tư tưởng ban ơn đâu đó vẫn còn lẩn khuất trong mỗi cá nhân (điều này thể hiện ở mức “luôn luôn thấy” chỉ nằm ở mức 36%).

Tuy vậy cũng là nguyên tắc quan hệ hợp tác cùng có lợi thì sự cộng tác chặt chẽ của cơ quan đăng kiểm được ghi nhận ở con số 47% “luôn luôn thấy”, điều này có thể là do sự cộng tác với các đơn vị khác, nhất là các tổ chức nước ngoài của ngành Đăng kiểm được hết sức đề cao để được đào tạo, học hỏi cái mới, và cũng một phần là nhờ sự áp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị.

Tuy vậy, phần yếu cần khắc phục (sự hợp tác hai bên cùng có lợi), phát huy hơn nữa sự cộng tác chặt chẽ với các đối tác là một yêu cầu đối với tất cả thành viên của đơn vị.

4.1.4.9 Công tác quản lý rủi ro

Tuy là một nhân tố mới đề cập tới trong phiên bản 2023 của HTQLCL ISO9001, nhưng con số “luôn luôn thấy” mức 5 là không nhỏ tuy vẫn có sự chênh lệch ( 32 và 38 lựa chọn, 46% và 54%). Ở yếu tố này mức 3 “Thỉnh thoảng thấy” cũng xuất hiện con số ở cả 2 ý hỏi là không hề nhỏ (mỗi ý có 10 lựa chọn, 14% và 14%) chứng tỏ vẫn có nhiều cá nhân chưa nắm rõ yếu tố rủi ro.

• Công tác phòng ngừa và xử lý các rủi ro trong Chi cục được nâng cao (mức 46%)
• Những vấn đề phát sinh có thể tác động xấu đến việc hoàn thành mục tiêu công tác của Chi cục được định kỳ xem xét và đánh giá (mức 5: 54%)

Đây là một thực tế, tuy mọi người chưa nắm rõ cách gọi cách hiểu là “yếu tố rủi ro”, nên việc phòng ngừa và xử lý rủi ro còn thấp. Nhưng hàng năm có các cuộc rà soát kiểm tra nội bộ, đánh giá nội bộ, và cả đánh giá hệ thống là yêu cầu bắt buộc, chính vì thế khi trả lời bảng hỏi mức 5 ghi nhận con số 54%.

Yếu tố rủi ro này trong giai đoạn hiện nay rất quan trọng, nó sẽ giúp ta lường trước được sự việc có thể diễn ra, đặt ra các mệnh đề nếu – thì cần giải quyết, sự ứng phó kịp thời sẽ tránh được các hậu quả xấu hoặc giảm thiểu tới thấp nhất hậu quả không tốt đến hoạt động của đơn vị. Nên người đứng đầu hệ thống cần có các phương thức để các cá nhân nắm rõ yếu tố này.

4.1.5 Đánh giá chung về những điểm mạnh và những điểm cần hoàn thiện hơn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2023 tại Chi cục Đăng kiểm số 10 Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Điểm mạnh

A1. Thực hiện rất tốt nguyên tắc số 4 “ Cách tiếp cận theo quá trình”

Qua kết quả khảo sát, ở nguyên tắc này mức độ 5 “Luôn luôn thấy trong thực tế” đều trên 70%, nếu tính cả mức 4 và mức 5 thì đạt 96% và 97%, một con số rất cao, phản ánh mọi cá nhân trong hệ thống đều tuân thủ một cách không có điều kiện đúng theo các quy trình đã được hệ thống đề ra, và một dòng chảy cứ liên tiếp nhau để cho một kết quả tốt nhất, với tác giả ngay từ ngày mới bắt đầu tiếp cận vào hệ thống đã nghe đến từ quy trình, quy chuẩn.

Cả hệ thống chung của Cục Đăng kiểm Việt Nam và các áp dụng cho tại đơn vị đăng kiêm thủy như Chi cục Đăng kiểm số 10, số lượng 90 quy trình và hướng dẫn nhìn như một con số khổng lồ với một đơn vị cung cấp dịch vụ, nhưng tất cả điều đó cho một kết quả con số cao như thống kê này.

A2. Thực hiện tốt Nguyên tắc 1 “Hướng vào khách hàng”

Với Chi cục đăng kiểm số 10, chỉ sau nguyên tắc 4 thì nguyên tắc 1 là nguyên tắc tốt thứ hai, với mục tiêu Chất lượng của Ðăng kiểm Việt Nam là phục vụ lợi ích công cộng và nhu cầu của khách hàng, góp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và môi trường, chính vì thế tất cả các hoạt động của Chi cục đều hướng về khách hàng.

Câu phương ngôn của cán bộ ngành đăng kiểm là thực hiện nghiêm văn hóa ứng xử, giao tiếp theo phương châm 4 xin 4 luôn “ Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép. Luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn thấu hiểu, luôn giúp đỡ”.

Thủ tục giải quyết công việc luôn được công bố rõ ràng, tất cả các công việc kiểm tra hàng năm không quá thời gian đã đề ra, sẵn sàng tư vấn để khách hàng được lợi nhất, khi khách hàng yêu cầu kiểm tra có thể bằng điện thoại Chi cục sẵn sàng đáp ứng mọi thủ tục sẽ hòan thiện sau, làm việc không kể thời giờ, ngày nghỉ và cả ngày Lễ, Tết….

A3. Thực hiện tốt Nguyên tắc 2 “Sự lãnh đạo” Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Người lãnh đạo là người dẫn dắt cả hệ thống, cả đơn vị hướng về phía trước, định hướng phát triển cho đơn vị trong ngắn hạn và dài hạn, Khảo sát đạt mức độ 5 đạt 79% và 54%. Sự lãnh đạo căn cứ trên các nguồn lực của đơn vị, phát huy tối đa các nguồn lực sẵn có, tận dụng và kịp thời bổ sung nguồn lực còn chưa đạt. Với Chi cục Đăng kiểm số 10 là một đơn vị dẫn đầu ngành Đăng kiểm về chất lượng nguồn lao động, sự lãnh đạo nhất quán, sáng suốt căn cứ trên tình hình kinh tế nước ta trong từng giai đoạn để định hướng đào tạo, bổ sung nguồn lực.

Hàng năm tổ chức Đại hội công nhân viên chức để lắng nghe ý kiến của tất cả cán bộ nhân viên Chi cục, định kỳ hàng quý sinh hoạt chuyên môn, người có kinh nghiệm đào tạo, kèm cặp cho thế hệ tiếp theo, đảm bảo nguồn lực của Chi cục luôn đầy đủ vững mạnh.

A4. Thực hiện tốt nguyên tắc 3 “ Sự tham gia của mọi thành viên”

Với điểm số khảo sát mức 5 đạt 60% và 57%, mức 4 đạt 31% và 31%. Một con số rất đồng đều, như đã nói muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa và bền vững thì đi với bạn bè, nhiều người. Tập thể Chi cục cũng vậy, vì mục tiêu dài hạn, sự phát triển của cơ quan trong tòan xã hội, sự đoàn kết nhất trí được hết sức đề cao trong môi trường hoạt động của đơn vị.

Sự minh bạch và chế độ đãi ngộ của cơ quan đã tạo điều kiện cho mọi người cũng hết lòng phấn đấu, việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2023 vào hoạt động của đơn vị đã góp phần thúc đẩy tham gia của mọi thành viên, tất cả như một guồng máy không thể thiếu một mắt xích nào thì mới hoạt động được trơn tru. Từ nhân viên văn thư, nhân viên kỹ thuật, tài chính kế toán và cả ban lãnh đạo tham gia vào một quá trình tạo ra sản phẩm cung cấp cho khách hàng theo yêu cầu công việc một cách nhanh nhất và hoàn thiện nhất.

A5. Thực hiện tốt nguyên tắc 5 “ Cách tiếp cận theo hệ thống”

• Khảo sát mức độ 5 đạt 50% và 70%, mức độ 4 đạt 49% và 26%.

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào đơn vị không phải là xây dựng riêng lẻ cho từng cá nhân, từng bộ phận mà tất cả đều phải tiếp cận theo một hệ thống và đồng bộ, yếu tố này phù hợp hài hòa với yếu tố kia, với nguyên tắc 4 sự tham gia của mọi thành viên đã tốt rồi thì việc tiếp cận theo hệ thống dễ dàng hơn, đặc biệt là nguyên tắc số 4 tiếp cận theo quá trình rất tốt thì việc tiếp cận theo hệ thống đơn giản đi rất nhiều.

Thực tế tại Chi cục đăng kiểm số 10, các quy trình liên quan trực tiếp, mật thiết với nhau, ví dụ như Quy trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu thực hiện tốt (ở đây là các giấy mời của khách hàng), nhanh thì công việc được xử lý nhanh chuyển đến nhân viên kỹ thuật đi thực hiện công việc giám sát ngoài hiện trường và lập hồ sơ ( các Quy trình giám sát tàu biển, phương tiện thủy nội đia, sản phẩm công nghiệp…), Quy trình tính và thu tiền đăng kiểm tiếp theo, cấp phát hồ sơ cho khách hàng… Tất cả đều liên quan mật thiết với nhau, tiếp nối nhau, bổ trợ cho nhau vì mục tiêu chất lượng của đơn vị.

A6. Thực hiện tương đối tốt nguyên tắc 6 “Cải tiến liên tục”

Trong quá trình áp dụng hệ thống có nhiều điểm không phù hợp cần cải tiến, không phù hợp từ các quy trình đưa ra, từ việc áp dụng vào thực tế công việc… . Điềm khảo sát ở mức độ vừa phải, mức 5 đạt 56% và 46%.

Qua việc thực hiện công việc hàng ngày những bất cập của hệ thống đã được báo cáo về cho QMR để tổng hợp các ý kiến, đánh giá nội bộ, đánh giá định kỳ, chu kỳ hàng năm cũng đưa ra các ý kiến để hoàn thiện hệ thống, tuy vậy việc khắc phục các lỗi, hoàn thiện hệ thống còn bị thời gian trễ, chính vì thế các cá nhân trong hệ thống cũng đã nhận thấy rằng việc thực hiện nguyên tắc 6 cũng mới chỉ đạt được ở mức độ tương đối mà thôi.

A.7 Thực hiện tương đối tốt nhóm “Quản lý rủi ro” Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Đây là điều tương đối bất ngờ vì đây là một nhóm mới theo phiên bản ISO9001:2023, tuy nhiên đánh giá ở mức 5 đạt 46%, 54%, mức 4 đạt 34%, 30%, mức 3 đạt 14% và 14%. Tuy nhiên trong đó việc phòng ngừa và xử lý rủi ro còn thấp hơn đánh giá và xem xét lại. Ở ý này đơn vị vẫn còn có buông nhẹ như trong lần đánh giá nội bộ đã nêu ra.

• Những điểm cần hoàn thiện

B1. Nguyên tắc số 7 Quyết định dựa trên sự kiện. Chưa được tốt

Ta đã đề cập đến ở trên việc phân tích các dữ kiện, số liệu thu thập được đa phần tập trung ở một số bộ phận chuyên môn, lãnh đạo, nên các quyết sách mọi cán bộ nhân viên có thể không nắm được rõ rằng các ý kiến của mọi người có được lắng nghe hay không, sự kịp thời của các quyết sách là như thế nào…,

Tập thể, từ người lãnh đạo đến nhân viên thừa hành cũng cần nên tập thói quen làm việc dựa vào các phân tích thực tiễn để đưa ra các quyết sách, định hướng, chứ không chỉ làm làm theo thói quen, cảm quan như trước nữa.

Theo khảo sát nhận được đánh giá ở mức 5 con số thấp, nhưng thực ra ở mức 4 “thường thấy trong thực tế” cũng ở con số cao. Ở đây chẳng qua tác giả kỳ vọng ở một đơn vị có số cán bộ nhân viên kinh nghiệm làm việc trên 3 năm chiếm hơn 90%, đồng thời đã tiếp cận HTQLCL rất lâu rồi, thì yêu cầu nào cũng mong muốn ở một con số mức 5.

B2. Nguyên tắc số 8: Phát triển quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng. Chưa được tốt

Có một vấn đề khách quan rằng, một mặt là đơn vị cung cấp dịch vụ (nguyên tắc cả hai bên cùng có lợi được đặt lên hàng đầu trong nền kinh tế thị trường), nhưng mặt khác đây cũng là một cơ quan nhà nước (có một vai là quản lý nhà nước) nên tư tưởng xin – cho vẫn còn đâu đó lẩn khuất trong tư tưởng của cán bộ nhân viên. Tuy đã được định hướng bởi sự lãnh đạo, hệ thống vận hành một cách khoa học theo các phương thức tiên tiến nhất, chỉ có con người là còn bị ảnh hưởng bởi tư tưởng Nhà nước – độc quyền mà thôi.

Con số nhận được qua khảo sát cũng giống nguyên tắc số 7, đó là mức độ 5 hơi thấp, nhưng mức độ 4 cao còn lại các mức độ khác rất nhỏ. Đây cũng là một sự kỳ vọng của tác giả như trên nguyên tắc số 7 là kỳ vọng tất cả đều nằm ở nhận xét mức độ 5 (là luôn luôn thấy trong thực tê).

Để thay đổi được những điều chưa được như kỳ vọng này chắc chắn cần quá trình lâu dài và sự đóng góp chung tay của tất cả cán bộ nhân viên, những người vận hành hệ thống của đơn vị.

• TÓM LẠI Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Bằng sự tổng hợp, nghiên cứu, thông qua các ý kiến nhận được của khảo sát với đề tài nghiên cứu về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023, tác giả và cả lãnh đạo đơn vị cũng đã nhận thấy một số mặt được của việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị, nhưng cũng nhận ra một số mặt còn hạn chế chưa được như mong muốn cần cải thiện.

Không chỉ bằng các quy trình, hướng dẫn cấp phát đến tay mỗi người là đã đủ, là tất cả các cá nhân trong hệ thống hiểu rõ, vận hành trơn tru được ngay. Dù có áp dụng HTQLCL gì đi chăng nữa, cũng phải theo mục đích, mục tiêu hoạt động cuối cùng của đơn vị là hiệu quả làm việc, đạt yêu cầu mục đích của đơn vị đề ra.

Chi cục Đăng kiếm số 10 (Cục Đăng kiểm Việt Nam) là cơ quan quản lý nhà nước, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ đăng kiểm phương tiện thủy. Mục tiêu Chất lượng của Ðăng kiểm Việt Nam là phục vụ lợi ích công cộng và nhu cầu của khách hàng, góp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và môi trường. Chi cục Đăng kiểm số 10 thay mặt Cục Đăng kiểm Việt Nam thực hiện nhiệm vụ đó ở khu vực Hải Phòng và các nơi khác khi có yêu cầu.

• Qua nghiên cứu này tác giả đã nhận thấy:

Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 góp phần to lớn vào trong hoạt động của đơn vị, hiệu quả do áp dụng HTQLCL là điều đã có thể khẳng định được.

Tuy nhiên với thời gian triển khai áp dụng từ rất lâu, có một số mặt chưa đáp ứng được như kỳ vọng, đã tốt nhưng còn ở mức độ tương đối và cũng có mặt còn chưa được tốt (Phần ưu điểm, hạn chế cuối chương III đã trình bày).

Nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001:2023 đang vận hành tại đơn vị, trong chương này tác giả xin có một số đề xuất góp ý, mong muốn được đóng góp vào hoạt động chung của hệ thống, để việc áp dụng HTQLCL được hiệu quả hơn nữa, tác giả xin đưa ra một số giải pháp như sau:

• Nhóm 1. Một số giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả của việc áp dụng HTLCL của Chi cục Đăng kiểm số 10 nhìn từ thực trạng.
• Nhóm 2. Giải pháp chung về hệ thống QLCL.

4.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc áp dụng HTLCL tại Chi cục Đăng kiểm số 10 Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Cuối chương III thông qua các phiếu khảo sát về thực trạng hệ thống của đơn vị (dựa trên nền tảng về 8 nguyên tắc và 1 yếu tố rủi ro của quản lý chất lượng) ta nhận thấy rằng mặc dù việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2023 vào họat động của Chi cục nhìn chung là tốt, tuy thế vẫn có những điểm chưa được như kỳ vọng, nếu có thể ta coi đó là những hạn chế cần có sự cải thiện để hệ thống QLCL của Chi cục được tốt hơn nữa.

Tác giả xin có một số ý kiến góp ý để hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023 tại Chi cục Đăng kiếm số 10 như sau:

4.2.1 Phát huy những mặt mạnh

4.2.1.1 Nguyên tắc tiếp cận theo quá trình

Đây là điểm mạnh nhất của HTQLCL của đơn vị nhận được theo bảng khảo sát. Có thể thấy rằng, Cục ĐKVN mà đại diện kiểm soát hệ thống là Phòng Pháp chế ISO, Chi cục Đăng kiểm số 10 đã xây dựng được bộ quy trình, hướng dẫn các nghiệp vụ đăng kiểm kỳ công, bám sát thực tiễn hoạt động nghề nghiệp của đơn vị. Mọi hoạt động tuân thủ theo đúng các quy trình đề ra, Đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ các khâu đều tuân thủ theo một quy trình định sẵn, như thường nói là tàu không chệch đường ray.

Có được điều này, bên cạnh việc có quy trình đúng, hoạt động tuân thủ chặt chẽ theo các quy trình hướng dẫn, còn là sự hiểu biết của mỗi cá nhân bên trong hệ thống, sự kiểm soát chéo lẫn nhau (có các cuộc thanh tra, kiểm tra chéo giữa các nhóm giám sát, thanh tra nội bộ, hậu kiểm…) để quá trình thực hiện luôn tuân thủ chặt chẽ.

Nói như vậy không phải là đã quá chuẩn chỉ rồi, các quy trình hoạt động đã đủ hay chưa, trong quá trình hoạt động do yếu tố chủ quan hoặc khách quan đưa lại (môi trường, thời tiết, tác đông của đối tác..) sự tuân thủ các bước công việc cũng có thể giảm nhẹ. Đơn vị cần: Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Tiếp tục nghiên cứu bổ sung các quy trình, quy định, hướng dẫn mới phù hợp sát với yêu cầu công việc là đăng kiểm các phương tiện thủy và sản phẩm liên quan (từ năm 2026 yêu cầu của Chính phủ là kiểm định các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về An toàn lao động trên tàu biển, tàu sông: thiết bị nâng, nồi hơi,bình chịu áp lực)… . Với các quy trình hiện hành cần rà soát định kỳ, cập nhật tính hiện thời, những quy trình lỗi thời cần được thay thế, các quy trình có các bước cần sửa đổi cho phù hợp với các quy định của Pháp Luật hiện hành thì sửa đổi. Việc sửa đổi, đề nghị sửa đổi không chỉ là việc của lãnh đạo, của ban ISO Chi cục mà là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong hệ thống để cho hoạt động của Chi cục ngày càng tốt hơn nữa.

Sự giám sát việc thực hiện công việc tuân thủ theo đúng các quy trình đề ra cần được chặt chẽ hơn nữa. Qua các cuộc đánh giá nội bộ đã chỉ ra, mặc dù biết trong khi thực hiện công việc có các quy định, quy trình hướng dẫn tương đối lỗi thời rồi nhưng các cá nhân không được tự ý thay đổi bỏ hay bước công việc, nếu có phát hiện gì cần cập nhật bổ sung, sửa đổi cần báo cáo để Chi cục đề nghị cấp cao hơn sửa đổi.

4.2.1.2 Nguyên tắc hướng vào khách hàng

Phục vụ khách hàng, sự hài lòng của mỗi người dân là tôn chỉ trong thực hiện công việc của ngành Đăng kiểm nói chung và Chi cục Đăng kiểm số 10 nói riêng. Toàn nghành đã có khẩu hiệu 4 xin, 4 luôn “ Xin chào, Xin lỗi, Xin cảm ơn, Xin phép. Luôn mỉm cười, Luôn nhẹ nhàng, Luôn thấu hiểu, Luôn giúp đỡ”. Nhìn chung với toàn thể cán bộ của nghành Đăng kiểm và của Chi cục Đăng kiểm số 10 luôn tâm niệm trong đầu về tinh thần ấy. Chủ yếu là việc thể hiện trong hành động cần phải quyết liệt hơn nữa, đơn vị cần có tiêu chí ví dụ về xét thi đua trong việc nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng.

Tuy nhiên nhẹ nhàng, mỉm cười, xin lỗi, xin phép…ở đây không phải là bằng lòng với bất kỳ yêu cầu nào từ phía khách hàng vì Đăng kiểm là đơn vị nắm trong tay sự an toàn về phương tiện kỹ thuật, về an toàn sinh mạng con người, cụm từ “dĩ hòa vi quý” cần phải loại bỏ.

Trong nguyên tắc hướng tới khách hàng này nhận xét là tốt, nhưng trong 2 ý có một ý hơi yếu đó là “Coi trọng việc thu thập phân tích ý kiến phản hồi của khách hàng”. Chi cục có một hộp thư góp ý để ngay ngoài sảnh tầng 1 của Chi cục, ngoài ra hàng tháng Ban Hành chính Văn phòng có gửi thư đến một số đơn vị khách hàng xin ý kiến nhận xét về kết quả công việc, sự hài lòng đối với sự phục vụ của Chi cục về tất cả các mặt, chấm điểm và gửi lại đơn vị. Kết quả thu được làm báo cáo tổng hợp gửi lên cơ quan chủ quản là Cục ĐKVN. Nhưng tại Chi cục chưa có một bản phân tích nào được đưa ra, ngay cả trong ban lãnh đạo cũng không nắm rõ sự phản hồi của khách hàng ngoài người đứng đầu hệ thống, chưa nói gì đến tất cả cán bộ, nhân viên của Chi cục. Điều này cần khắc phục ngay để đi vào thực chất trong việc tiếp thu phản hồi và hoàn thiện hoạt động đúng theo tinh thần hướng tới khách hàng. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

4.2.1.3 Nguyên tắc sự lãnh đạo

Sự lãnh đạo tốt của người đứng đầu hệ thống, của tập thể ban lãnh đạo thể hiện trong ý kiến đóng góp vào bản khảo sát là một điểm cộng. Sự định hướng nhất quán vào mục đích, mục tiêu hoạt động thống nhất trong tất cả các công việc và theo thời gian. Điều này cần phát huy sức mạnh tối đa, lãnh đạo là đầu tàu hướng cả đoàn tàu đi đến đâu, về đến đâu, để làm gì và đạt được mục đích gì, tại Chi cục được ghi nhận kết quả tốt.

Cũng giống như nguyên tắc trên, trong 2 ý khảo sát về sự lãnh đạo, ý thứ hai “ Các hoạt động của Chi cục gắn kết với mục tiêu chất lượng đã công bố và có đủ nguồn lực để thực hiện”, ý này nhận được sự phản hồi yếu hơn ý “ sự định hướng hoạt động của lãnh đạo luôn thống nhất”. Hoạt động gắn kết với mục tiêu chất lượng là điều hiển nhiên ai cũng nhận rõ, nhưng “ Đủ nguồn lực cần thiết” có vẻ yếu, thực tế trong giai đoạn vừa qua, để giám sát một phương tiện kỹ thuật đòi hỏi cao về nghiệp vụ (tàu chở khách yêu cầu Đăng kiểm viên phải là hạng I, tàu chở dầu yêu cầu Đăng kiểm viên phải là hạng 2. Với tàu biển hoạt động quốc tế Đăng kiểm viên tàu biển phải là bậc cao hoặc đa năng, tiếng Anh phải đạt trình độ Toeic tối thiểu 450, quả thực là thiếu hụt nhiều, nên khảo sát nhận được yếu hơn là dĩ nhiên.

Cách khắc phục: Lãnh đạo cần căn cứ vào nguồn lực hiện có để lên chương trình đào tạo, báo cáo Cục ĐKVN, đề nghị Trung tâm Đào tạo giúp đỡ, đào tạo liên tục có tính kế thừa, yêu cầu các ĐKV luôn luôn có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ tiếng Anh.. . Và cũng cần bổ sung nguồn nhân lực mới để đáp ứng cho nhu cầu công việc của Chi cục.

4.2.1.4 Nguyên tắc sự tham gia của mọi thành viên

Đây cũng là một điểm mạnh của Chi cục khi có sự tham gia của tất cả các thành viên vào trong hoạt động của Chi cục, sự đoàn kết nhất trí thể hiện ở trong việc số lượng phương tiện được kiểm tra tăng cao, doanh thu tài chính tăng và duy trì ổn định ở mức cao nhất nhì trong toàn Cục ĐKVN. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Trong khảo sát cả 2 ý nhận được sự nhận xét tương đồng cả về “ sự tham gia tích cực của mọi người với nỗ lực cao nhất vì mục tiêu chung” và cả “mọi ý kiến , ý tưởng của CBNV trong Chi cục được lắng nghe, tôn trọng”.

Sự đồng lòng, nhất trí trong công việc và cả trong các hoạt động tập thể là tốt, nhưng có phải là rất tốt hay chưa, mức 5 “luôn luôn thấy” chưa được như nguyên tắc “tiếp cận theo quá trình”. Có lẽ sự tham gia này bị bắt buộc nhiều hơn sự tự nguyện hay sao? Điều này có thể chưa chính xác, vì thế Ban lãnh đạo Chi cục cần có sự tìm hiểu, dùng mọi nguồn lực, khen thưởng động viên và có cả điều ngược lại để lôi kéo, hướng dẫn tất cả các thành viên cùng tham gia vào mọi hoạt động, và tất cả các thành viên cũng đều nhận thấy sự ghi nhận của lãnh đạo về việc tham gia của mình. Mọi ý kiến góp ý về hoạt động của Chi cục cần được tôn trọng, lắng nghe, mọi đề nghị sửa đổi cần được nhanh chóng đáp ứng, vì đó là những người trực tiếp vận hành hệ thống, thực hiện công việc. Tất cả phải vì một tập thể đoàn kết vững mạnh hoạt động đúng với mục tiêu chất lượng đã đề ra.

4.2.1.5 Nguyên tắc tiếp cận theo hệ thống

Đây cũng là một nguyên tắc mà Chi cục thực hiện tốt, tuy ý về “sự gắn kết giữa các quy trình thực hiện” yếu hơn ý về “kết quả công tác chung của Chi cục quan trọng hơn của cá nhân”.

Không chỉ tại đơn vị mà của toàn ngành Đăng kiểm, kết quả chung của Chi cục, của Cục luôn quan trọng hơn với kết quả của mỗi thành viên, vì công việc, việc làm của mỗi người gắn đến hình ảnh, xã hội nhìn vào hai từ “Đăng kiểm”. Đây là một niềm vinh dự nhưng cũng là trách nhiệm lớn lao. Mỗi thành viên tiếp tục phải phát huy điều đó, quán triệt bằng động viên và cả chế tài thực hiện trong quy chế nội bộ của đơn vị.

Sự gắn kết, tương thích của các quy trình trong nhận xét của nguyên tắc này yếu hơn một chút. Một câu hỏi với người điều hành hệ thống, vì kết quả khảo sát là kiến tập hợp của tất cả mọi thành viên. Cần xem lại từng quy trình thực hiện đã đáp ứng được yêu cầu công việc hay chưa, có khoa học, hợp lý và hợp với lòng dân (khách hàng hay chưa), mỗi quy trình riêng rẽ đều tốt rồi nhưng nếu ghép nối vào với nhau có ổn không hay lại gây ra sự phiền hà với đối tượng phục vụ của Chi cục. Đơn cử ví dụ ở đây: Quy trình kiểm tra các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về An toàn lao động lắp trên tàu biển, tàu sông có một loạt các đơn đề nghị, biên bản kiểm tra, giấy chứng nhận, số công việc cấp ra riêng lẻ, ĐKV giám sát… . Nhưng các thiết bị này lại lắp đặt trên các phương tiện là tàu biển, tàu sông cũng đã có một quy trình kiểm tra tương tự rồi (cũng có yêu cầu về các đơn đề nghị, biên bản kiểm tra, giấy chứng nhận, số công việc cấp ra riêng lẻ, ĐKV giám sát..). Nhưng theo quy trình thì quy đinh bộ hồ sơ cấp ra phải có đầy đủ sự ghi nhận bằng chứng về các việc đó. Với người đi làm ở đây là các ĐKV, người lãnh đạo Chi cục phân công đã thấy có sự bất cập rồi, chưa nói đến Khách hàng là người tiếp nhận dịch của của Chi cục, họ sẽ tốn thêm thời gian, tiền bạc, và với cả xã hội là sự lãng phí. Điều này yêu cầu cần cập nhật, sửa đổi để làm sao các quy trình đề ra phải thiết thực, gắn kết với nhau, đầu ra của bước này là đầu vào của bước kia, sự tương thích với nhau với điều kiện thực tế công việc của Chi cục.

4.2.1.6 Nguyên tắc cải tiến liên tục, tương đối tốt Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Sự cải tiến trong quản lý hệ thống của Chi cục là có, tốt nhưng chưa được tốt như yêu cầu. Liên tục cải tiến có, nhưng nhanh chóng chỉnh sửa thì chưa hẳn là vậy (trong hai ý khảo sát thì mức 5 là 56% và 46%).

Phân tích ở trên nêu ra rồi, hàng năm đều có các cuộc kiểm tra, kiểm soát, đánh giá nội bộ, tính về góc độ thời gian các quy trình, hướng dẫn liên tục được cải tiến, hoàn thiện đấy, nhưng sự bất hợp lý trong các quy trình thực hiện công việc nhanh chóng được chỉnh sửa thì chưa được cao, luôn có độ trễ (hàng năm). Hồ sơ phương tiện thì liên tục được cấp ra, công việc diễn biến hàng ngày, các ĐKV khi thực hiện công việc sẽ thấy có những điều bất hợp lý cần đề nghị sửa đổi kịp thời, việc ghi nhận thì có, nhưng định kỳ hàng năm đoàn đánh giá của cơ quan cấp trên là Cục ĐKVN mới đánh giá một lần, đánh giá tất cả các Chi cục, Trung tâm của Cục ĐKVN ghi nhận sự bất hợp lý rồi mới về tổng hợp, so sánh, kiểm tra lại… Nên để ra được một sự chỉnh sửa bất hợp lý này luôn luôn có sự chậm trễ, Điều này mất đi tính thời sự của việc phát hiện ra sự bất hợp lý.

Vậy phải làm gì, có kiến nghị như thế này, tại Chi cục Đăng kiểm số 10 cũng như các đơn vị trong toàn Cục ĐKVN đều có ban ISO, bộ phận phụ trách ISO, khi nhận được báo cáo về sự bất hợp lý của những người thực hiện công việc (kể cả là ĐKV hay nhân viên nghiệp vụ) cần nhanh chóng tìm hiểu, so sánh các công việc tại đơn vị, ít nhất là qua 3 bộ hồ sơ để đối chiếu, nếu thấy đúng là có sự bất hợp lý cần đưa ra đề nghị sửa đổi ngay, báo cáo lên Phòng Pháp chế ISO của Cục ĐKVN công nhận sửa đổi đó để tránh bị phát sinh lỗi trong các cuộc đánh giá về sau. Đồng thời cũng phải khuyến khích tất cả các thành viên chịu khó tìm tòi các điểm bất hợp lý trong các quy trình thực hiện công việc, tìm ra các phương pháp, cách thức để thực hiện công việc một cách khoa học nhất, hiệu quả nhất.

4.6.1.7 Yếu tố rủi ro, thực hiện tương đối tốt

Đây là một yếu tố mới trong phiên bản ISO9001:2023, trong phiên bản trước mới chỉ đề cập đến các biện pháp khắc phục, nhưng trong phiên bản 2023 này, yếu tố rủi ro được coi là trong một những yếu tố quan trọng nhất, Mỗi công việc, sự việc chúng ta cần lường trước sự rủi ro, lập giả thiết, lập kế hoạch ứng phó với mỗi biến động (tốt hoặc xấu) thực hiện công việc, và cách giải quyết khi công việc đã có kết quả.

Tại Chi cục Đăng kiểm số 10 sau quá trình xây dựng, chuẩn bị, phiên bản ISO9001:2023 bắt đầu đưa vào từ năm 2025, nhưng với một thực tế hơn 90% người lao động của Chi cục có kinh nghiệm làm việc trên 3 năm, nên việc tiếp cận phiên bản mới tương đối dễ dàng và nhanh chóng.

Tuy nhiên trong yếu tố rủi ro có hai ý để khảo sát, phần “công tác phòng ngừa và xử lý rủi ro” yếu hơn ý “định kỳ xem xét và đánh giá”. Đây là thực tế vì là yếu tố mới, còn yếu tố đánh giá và xem xét định kỳ thì trong phiên bản cũ luôn luôn đề cập đến.

Phát huy vấn đề tốt về yếu tố rủi ro như công tác đánh giá và xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chất lượng của Chi cục. và cũng để khắc phục điểm chưa mạnh trọng yếu tố này là công tác phòng ngừa và xử lý rủi ro chưa được cao, mặc dù tất cả mọi người trong hệ thống đã hiểu và coi trọng xác định yếu tố rủi ro trong hoạt động của Chi cục, nhưng cần phải có hành động cụ thể như lập ra các bản đánh giá tác động của tất cả mọi mặt, trong bản này nêu ra các khả năng có thể xảy ra, để phòng ngừa nó thì làm thế nào, nếu xảy ra rồi thì ứng phó làm sao và khi có kết quả cụ thể thì xử lý như thế nào?

Tất cả các phương án lập trong bản xác định rủi ro đó cần công bố đầu năm trong hội nghị Cán bộ công nhân viên chức và lưu bản cứng tại một vị trí cụ thể để tất cả mọi người trong hệ thống đều có thể tiếp cận, xem xét và cùng thực hiện.

4.2.2 Khắc phục những điểm còn yếu Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

4.2.2.1 Quyết đinh dựa trên sự kiện.

• Đây là nguyên tắc số 7 trong 8 nguyên tắc của hệ thống quản lý chất lượng.

Từ trước đến giờ, với các số liệu thống kê, tính toán đa phần thường tập trung ở một số bộ phận, một số người… để từ đó đưa ra các phương hướng, cách giải quyết cho tập thể. Đây là điều không sai, nhưng một hệ thống bao gồm tất cả mọi người, có thể những cá nhân ngoài những người nói trên khi giải quyết mỗi vấn đề đều đã có sự so sánh nhưng vẫn chỉ mang tính cảm quan, chứ chưa đưa ra bằng chứng, cơ sở dữ kiện cụ thể, đây là một việc có thể gây ra nguy hiểm khi hậu kiểm kiểm tra lại. Với người lãnh đạo, quyết sách, phương hướng họat động của những năm tiếp cần căn cứ vào số liệu thống kê đã qua và những dự báo sắp tới để đưa ra các hướng, đưa ra hướng rồi nếu thực hiện thì sẽ có các khả năng nào xảy ra, và nếu xảy ra thì cách giải quyết sẽ như thế nào. Phiên bản ISO 9001:2023 đưa yếu tố rủi ro này vào tôn thêm ý của nguyên tắc số 7 này.

Việc ra các quyết định có thể là một quá trình phức tạp và luôn có sự không chắc chắn nhất định, quá trình này thường bao gồm có nhiều loại hình và nguồn đầu vào cũng như việc diễn giải chúng có thể mang tính chủ quan. Quan trọng là phải hiểu các mối quan hệ nguyên nhân, kết quả và các hệ quả tiềm ẩn ngoài dự kiến. Phân tích sự kiện, bằng chứng và dữ liệu mang lại tính khách quan cao hơn và sự tin tưởng trong việc ra quyết định.

Trong họat động của Chi cục, người lãnh đạo xét duyệt hồ sơ căn cứ vào kết quả kiểm tra trên các biên bản báo cáo của đăng kiểm viên, lãnh đạo quyết định có đồng ý với kết quả này hay không để cấp hồ sơ cho khách hàng, đăng kiểm viên ra báo cáo đó căn cứ trên các số liệu thực tế kiểm tra. Có một đăng kiểm viên nào không đi kiểm tra thực tế chỉ nghe nói kể mà đã đồng ý với điều đó hay không? Có chứ, đấy chính là ra quyết định không căn cứ trên dữ kiện, có kết quả nhưng không rõ được hệ quả tiềm ẩn của việc làm đó. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Qua các cuộc đánh giá nội bộ, hậu kiểm, thanh tra chéo đã từng phát hiện ra các việc đó (ra quyết định không căn cứ trên sự kiện, dữ liệu), kéo theo một loạt các quyết định về sau đều sai có thể gây hậu quả hết sức nghiêm trọng.

Chính vì thế các giải pháp được đưa ra có thể tổng hợp như sau:

• Nâng cao nhận thức trong việc ra quyết định của mỗi thành viên trong hệ thống, ở đây là tất cả cán bộ, nhân viên của Chi cục.
• Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời cập nhật các văn bản chỉ đạo điều hành, kiến thức xã hội, pháp luật.
• Chế tài xử phạt, khen thưởng khi có những quyết định không phù hợp hay phù hợp với các tiêu chuẩn đề ra.

4.2.2.2 Phát triển hợp tác có lợi cùng với nhà cung ứng.

Đây là nguyên tắc thứ 8 trong 8 nguyên tắc của quản lý hệ thống chất lượng, Chi cục Đăng kiểm số 10 cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ, mục tiêu chất lượng là hướng tới khách hàng (là phục vụ lợi ích công cộng và nhu cầu của khách hàng, góp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và môi trường).

Trong mọi mối quan hệ không thể nào đặt điều kiện rằng mình được nhiều hơn đối phương, nếu khi đã như vậy thì không còn mang tính chất phục vụ lẫn nhau nữa. “Để đi nhanh hơn thì đi một mình, nhưng để đi xa hơn thì nên đi cùng nhau”– Câu nói này luôn đúng trong bất kỳ các mối quan hệ nào, từ góc độ hai cá thể, góc độ gia đình và cao nhất là trong góc độ công việc.

Như đã hiểu từ trước, Đăng kiểm là một trong những cơ quan quản lý nhà nước, nên đâu đó vẫn còn có tư tưởng xin cho, ban ơn…. Chính vì thế khi thu thập số liệu khảo sát, nguyên tắc số 8 này là một trong hai nguyên tắc được tỷ lệ mức 5 thấp nhất. Ta thấy rằng, ngay cả bản thân những người vận hành hệ thống, mục tiêu chất lượng đã rõ ràng, được định hướng, quán triệt từ mọi cấp, nhưng ngay nội tại bản thân của mỗi người yếu tố “ hợp tác hai bên cùng có lợi với nhà cung ứng” lại chưa được coi trọng.

Trong kinh doanh, có khái niệm quan hệ tương hỗ: Loại quan hệ này ít có tính cá nhân và thường là quan hệ giữa những người quản lý để cùng đạt được những mục tiêu kinh doanh. Chẳng hạn, quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp hay nhà cung cấp thường là những mối quan hệ tương hỗ. Mỗi bên có thể đem lại lợi ích cho nhau trong những mục tiêu ngắn hạn, hiếm khi mối quan hệ này kéo dài trong cả sự nghiệp hay cuộc sống cá nhân. Các bên trong mối quan hệ tương hỗ tin cậy và tôn trọng nhau vì họ thường xuyên làm việc cùng nhau, đối xử với nhau theo nguyên tắc hai bên cùng có lợi.

Cũng từ nguyên tắc 8 của HTQLCL này hiện nay chúng ta thường nghe nói đến:

• Nguyên tắc WIN – WIN Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Là một trong những nguyên tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phán, kinh doanh hiện đại. Theo nguyên tắc này, những người tham gia đàm phán, kinh doanh, hợp tác với nhau sẽ tôn trọng và chấp nhận nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” (win-win) và/ hoặc “các bên cùng có lợi” (win-win-win). Nguyên tắc này đảm bảo cho kết quả hợp tác bền vững hơn. Đây là nguyên tắc tối thượng trong mọi mối quan hệ chứ không chỉ trong kinh doanh. Nếu hiểu thấu đáo và tuân thủ được đúng nguyên tắc này thì mọi vấn đề trong cuộc sống sẽ được giải quyết ổn thỏa. Vấn đề khó là không phải ai cũng hiểu và không phải ai cũng theo nguyên tắc ngày.

Những điều trên đặt ra cho các cá nhân trong hệ thống của Chi cục Đăng kiểm số 10 câu hỏi rằng hoạt động của đơn vị tiến hành theo nguyên tắc này được không? Câu trả lời không phải là Có hay Không nữa vì đây đã là điều mặc nhiên rồi, nằm trong mục tiêu chất lượng của đơn vị. Nhưng có thể đánh giá nhận xét qua khảo sát đã cho người quản lý nhận ra rằng: Hệ thống đã có, quy trình hướng dẫn đã có nhưng cái chính phải là mỗi cá nhân trong hệ thống đó hiểu và thực hiện như thế nào.

Ban Giám đốc Chi cục Đăng kiểm số 10 cần định hướng rõ, không chỉ nói trên lý thuyết hoặc định kỳ hàng năm mới nhắc đến mà hàng tháng, hàng quý có những sinh hoạt chuyên đề, họp cơ quan luôn nêu ra những mục tiêu của đơn vị, đề cao mối quan hệ tương hỗ hai bên cùng có lợi sẽ tạo ra giá trị cao hơn và nâng cao năng lực của cả hai bên. Chấn chỉnh nhắc nhở nếu có những định hướng sai cũng đồng thời có các biện pháp khuyến khích qua hình thái vật chất như công việc được giao nhiều hơn, xét lương, thi đua khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt theo nguyên tắc này.

Trên đây là một số ý kiến của tác giả thông qua khảo sát việc áp dụng hiệu quả HTQLCL vào hoạt động của Chi cục căn cứ trên 8 nguyên tắc của quản lý chất lượng + yếu tố rủi ro. Bên cạnh những mặt cụ thể đó, có những vấn đề chung cả hệ thống cần phải thực hiện tốt để cùng duy trì, thúc đẩy, phát triển một hệ thống vững mạnh, do đó cần có thêm một số giải pháp chung như sau:

4.2.3 Giải pháp chung để duy trì, thúc đẩy quá trình vận hành hệ thống

Việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của Cục ĐKVN cũng như Chi cục Đăng kiểm số 10 là một quyết định đúng đắn, có thể nói đi trước thời đại ( bắt đầu từ năm 2004) so với khối các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy vậy để vận hành tốt trước tiên cần thiết phải luôn có các biện pháp duy trì, thúc đẩy HTQLCL gắn bó mật thiết với các hoạt động khác của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị phải tạo điều kiện hết sức nâng cao năng lực vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

• Giải pháp về đào tạo

Bất kể một công việc, một họat động gì cũng cần được đào tạo để tiếp cận một cách bài bản khoa học, từ đó mới áp dụng lý thuyết vào thực tế hoạt động của đơn vị. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Các thế hệ cán bộ nhân viên của Chi cục tiếp nối nhau, cần phải có sự kế thừa liên tục, điều đó yêu cầu phải có sự đào tạo. Đào tạo ở đây có các hình thức sau: Đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo tại chỗ, đào tạo ở các trung tâm đào tạo chuyên ngành…

• Đào tạo mới:

->Với tất cả cán bộ nhân viên khi làm việc trong đơn vị tức là đã tham gia vào một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến văn minh, hiện tại Cục Đăng kiểm Việt Nam có một “Trung tâm Đào tạo” chính vì thế trong điều kiện cho phép từng đợt, từng thời gian Ban Giám đốc Chi cục cho phép tất cả cán bộ, nhân viên trong đơn vị (những người chưa được đào tạo về ISO) đi học các khóa cơ bản về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, đào tạo song song với các khóa nghiệp vụ chuyên môn. Với các khóa cơ bản này, mỗi cán bộ nhân viên của Chi cục chính là những người vận hành hệ thống trực tiếp, họ cần hiểu như thế nào là ISO, để làm thì sẽ được lợi ích gì, và vận hành nó như thế nào, nói chung là phải hiểu thì mới làm được và có những đề xuất khi một phần nào đó trong hệ thống chưa được hòan thiện.

->Với cán bộ chuyên trách về ISO, có thể gửi đi đến các trung tâm đào tạo của Cục ĐKVN, của Viện Năng suất, của các tổ chức có khả năng về HTQLCL…, để luôn cập nhật kiến thức mới, kinh nghiệm của các tổ chức trên Thế Giới cũng như ở Việt Nam. Các kiến thức này với cán bộ chuyên trách ISO là hết sức cần thiết, vì đây là đầu tàu, là hạt nhân của sự phát triển hệ thống.

->Bên cạnh kiến thức ISO là đào tạo về chuyên môn chính của cơ quan, nghiệp vụ đăng kiểm, ISO chỉ là công cụ, còn nghiệp vụ chính mới tạo ra lợi ích cho xã hội. Cục ĐKVN có một bề dày và tầm rộng trong các quan hệ quốc tế với các tổ chức Đăng kiểm khác, chính vì thế sự hợp tác sẽ giúp đào tạo cho chúng ta các cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi…

• Đào tạo lại:

Cũng như đào tạo mới, kiến thức luôn rộng lớn và ngày càng thay đổi theo chiều hướng đi lên của khoa học công nghệ, không phải đã đào tạo rồi là cứ thế dừng và áp dụng, điều đó dẫn đến sự lỗi thời lạc hâu. Chính vì thế công tác đào tạo lại cũng quan trọng như đào tạo mới (nghiệp vụ ISO, nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ…)

Tổ chức các hội thảo, nghiên cứu, sinh hoạt các chuyên đề khoa học… trong nội bộ Chi cục, giữa các Chi cục trong Cục ĐKVN với nhau và cả với các cơ quan liên quan bên ngoài Cục ĐKVN. Đây cũng là một hình thức đào tạo, học hỏi lẫn nhau, truyền bá các kinh nghiệm trong làm việc cả trong HTQLCL cũng như công việc chính của Chi cục.

• Giải pháp về tăng cường các nguồn lực của Chi cục

Với đặc thù là đơn vị cung cấp dịch vụ, nhưng chủ yếu bằng chất xám chứ không phải nhờ máy móc (tuy nhiên một số công việc vẫn cần có các trang thiết bị KHKT): Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Nguồn lực con người (nhân sự):

-> Con người là nguồn lực chính trong các hoạt động thường ngày của Chi cục, với hoạt động của Chi cục là lĩnh vực đăng kiểm phương tiện thủy, nên nguồn tuyển dụng tập trung tại trường Đại học Hàng hải và một số trường Đại học về kỹ thuật, nhân viên văn phòng chiếm tỷ trọng rất nhỏ.

Hàng năm, ban giám đốc cần xây dựng nhu cầu nguồn nhân lực của Chi cục, đưa ra các đề xuất với cơ quan cấp trên, đồng thời liên hệ với các trường Đại học, các trường nghiệp vụ để có thể tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao.

->Bên cạnh nhân lực cho hoạt động chính của đơn vị, thì các cán bộ chuyên trách ISO cũng cần được Ban lãnh đạo định hướng giao nhiệm vụ cụ thể, chuyên sâu vào việc duy trì và vận hành hệ thống. Trong đó cần thiết có một QMR để thay mặt ban Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về HTQLCL của Chi cục.

• Nguồn lực về trang thiết bị làm việc.

Tuy con người là nguồn lực chính trong hoạt động của Chi cục, tuy vậy các trang thiết bị cũng rất cần thiết để giúp cho công việc được hoàn thành nhanh chóng.

Các công cụ dụng cụ như, máy móc, thiết bị đo, búa, trang bị bảo hộ… đây là những trang thiết bị cũng được yêu cầu trong vận hành của HTQLCL, trang bị, báo cáo cần được đầy đủ.

Cũng về trang thiết bị làm việc, nhưng có thể tách riêng ra đó là công nghệ thông tin, tin học hóa. Hiện nay là thời đại của công nghệ thông tin, cuộc cách mạng 4.0 mọi công việc, mọi giải pháp có thể tiếp cận được nhanh nhất, kịp thời đáp ứng cao nhất mọi nhu cầu của xã hội.

Ban Giám đốc cần xem xét trang bị đủ hệ thống máy tính, máy in, đường truyền để công việc luôn được vận hành một cách nhanh chóng nhất. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

• Giải pháp nâng cao chất lượng vận hành hệ thống quản lý chất lượng

Để nâng cao được chất lượng vận hành của HTQLCL ta cần làm tốt các việc sau:

Việc đánh giá nội bộ cần nâng cao hơn nữa, hiểu rõ và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng trong quá trình áp dụng HTQLCL.

Cần đào tạo một hệ thống các chuyên gia đánh giá nội bộ để từ nội tại xem xét các công việc đã hoàn thiện đúng quy trình hay chưa, đúng quy trình rồi nhưng có phù hợp với thực tiễn yêu cầu của xã hội hay không, Đánh giá nội bộ để tìm ra các điểm không phù hợp, phòng ngừa, xử lý, cải tiến… Việc đánh giá nội bộ cũng cần phải thực chất, tìm ra được các điểm chưa phù hợp cùng cải tiến.

Thước đo của người cung cấp dịch vụ là sự hài lòng của khách hàng, cần nắm rõ nhu cầu, đáp ứng được các nhu cầu đó trong phạm vi cho phép. Các vấn đề liên quan đến khách hàng cần có số liệu, dữ liệu để tổng hợp phân tích phục vụ cho việc vận hành và cải tiến hệ thống.

Cùng với bên ngoài, thì bên trong cũng rất quan trọng. Với các cá nhân trong hệ thống, hoạt động tốt cũng cần có sự động viên khen thưởng phù hợp, kịp thời.

Cục ĐKVN và Chi cục Đăng kiểm số 10 là một thành viên đã xây dựng được quy chế khen thưởng phúc lợi ngày càng vì người lao động hơn, điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc duy trì và phát triển hệ thống. Làm tốt có thưởng, làm không tốt thì không có thưởng. Khen thưởng trong công tác chính đã có nhưng cũng cần đưa chỉ tiêu khen thưởng với các cá nhân vận hành và duy trì hệ thống QLCL tốt. Việc khen thưởng tạo ra động lực trong vịêc học hỏi lẫn nhau, khắc phục nhược điểm, phát huy mặt tốt, đưa ra các cải tiến khi không phù hợp. Tất cả các điều này giúp cho việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động của đơn vị được tốt hơn.

KẾT LUẬN CHƯƠNG IV

Qua tổng hợp thực trạng về hiệu quả của HTQLCL ISO 9001:2023 vào hoạt động của đơn vị thông qua các phiếu khảo sát;

Qua nghiên cứu so sánh với lý thuyết về 8 nguyên tắc của HTQLCL. Tác giả đã đánh giá mức độ hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 của Chi cục Đăng kiểm số 10. Để từ đây đưa ra hai nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng của HTQLCL.

Những ý kiến dựa trên ý hiểu của tác giả, người đã đứng trong HTQLCL của đơn vị 15 năm, đôi khi vẫn còn chưa nhận ra được những điều chưa phù hợp, chính vì thế những ý kiến này còn chưa được đầy đủ, trọn vẹn. Nhưng cũng là một số góp nhỏ mong đóng góp vào hoạt động chung của đơn vị ngày càng phát triển vững mạnh hơn.

KẾT LUẬN Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị đều lựa chọn phương thức quản lý hệ thống của mình cho phù hợp. Với đặc thù là một đơn vị nhà nước hoạt động cung cấp dịch vụ tới khách hàng và các bên liên quan. Chi cục Đăng kiểm số 10 – Cục Đăng kiểm Việt Nam đang áp dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023.

Qua quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 đã giúp cho đơn vị thực hiện các nhiệm vụ chức năng của Nhà nước đồng thời thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.

Việc áp dụng, cải tiến được thực hiện thường xuyên, tuy nhiên với đà phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ nhu cầu của các đối tác tăng cao, cách tiếp cận cũng có nhiều thay đổi. Trong quá trình thực hiện áp dụng hệ thống QLCL vào hoạt động của đơn vị cũng còn có những điều chưa phù hợp, nguyên nhân cũng có một phần từ khách quan bên ngoài, nhưng qua nghiên cứu tổng kết thì nguyên nhân chủ quan nội tại bên trong là lớn hơn. Vai trò của ban Giám đốc duy trì và phát triển hệ thống để phục vụ cho hoạt động của đơn vị, qua mỗi lần đánh giá nội bộ, đánh giá chu kỳ, định kỳ cũng đã tìm ra được những khiếm khuyết cần cập nhật sửa đổi. Nhưng theo phiên bản mới nhóm yếu tố rủi ro được đề cao, cần đưa ra dự đoán, lập kế hoạch đối phó và xử lý khi có sự vụ xảy ra.

Trong nghiên cứu này cùng với lý thuyết của hệ thống tác giả đã có được cái nhìn của toàn thể thành viên trong hệ thống đó là tập thể cán bộ nhân viên, những người đang vận hành, hoạt động, duy trì và thúc đẩy hệ thống.

Một số điểm mạnh đã được nêu ra, một số điểm còn yếu cũng được đề cập đến, tác giả có một số đóng góp nhỏ với mục đích góp ý cho đơn vị nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023 vào hoạt động của đơn vị. Các đóng góp này chưa thể là đầy đủ vì kiến thức của tác giả còn hạn hẹp, cũng mong qua đây tác giả sẽ nhận được những góp ý, đóng góp của mọi người để hoàn thiện kiến thức của bản thân hơn nữa. Luận văn: Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:  

===>>> Luận văn: Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://hotrovietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: hotrovietluanvan24@gmail.com